Как написать и отформатировать технический документ

3 сентября 2021 г.

Белые книги могут быть ценным активом для бизнеса, повышая доверие и надежность, а также предоставляя читателям ценные решения проблем. Однако этот полезный маркетинговый инструмент должен быть хорошо написан и подкреплен обширными исследованиями, чтобы обеспечить максимальную ценность для читателей. В этой статье мы обсудим, что такое технический документ и как написать убедительный документ для вашей компании.

Что такое белая бумага?

Белые книги — это подробные технические материалы, подкрепленные обширными и оригинальными исследованиями, полученными из надежных источников. Этот тип контента обычно включает в себя различные таблицы, диаграммы и графики для визуального отображения данных, обсуждаемых в официальном документе. Из-за глубины и тона официальных документов они часто считаются авторитетными и используются для продвижения идейного лидерства в отрасли.

Компании, которые используют официальные документы, чаще всего включают компании B2B, консалтинговые фирмы и финансовые организации. Однако любой бизнес, который хочет повысить свой авторитет в своей отрасли, может составить и опубликовать официальный документ. Белые книги обычно используются в деловом мире для представления исследований, связанных с отраслью, продвижения преимуществ продукта и подробного изложения позиции компании по конкретной теме.

Связанный: Что такое Белая книга? Определение, использование и лучшие практики

Как написать белую книгу

Выполните следующие шаги, чтобы подготовить и написать технический документ для вашего бизнеса:

1. Выберите правильную тему

Есть несколько факторов, которые влияют на выбор правильной темы для вашего официального документа. Эти факторы включают в себя аудиторию, которую вы хотите охватить, проблему, решение которой вы представите, и опыт, которым обладает ваша компания в своей отрасли. Потратьте время на рассмотрение всех этих факторов, чтобы убедиться, что вы написали информационный документ, который является актуальным, ценным и поддерживает вашу конечную цель.

2. Проведите исследование

Белые книги требуют обширных исследований, прежде чем их можно будет опубликовать и серьезно отнестись к отрасли. Вы можете использовать информацию из авторитетных источников, таких как отраслевые ресурсы, правительственные сайты, внутренние документы и ссылки в Интернете. Укажите источники, из которых вы нашли информацию. Хотя не требуется определенного количества ссылок, читатели обычно считают официальные документы с большим количеством цитируемых ссылок более надежными и авторитетными.

Прочитайте больше: Типы методов исследования

3. Сравните с конкурентами

Чтобы убедиться, что вы не пишете технический документ, который отвечает на проблему, которая уже была решена в другом техническом документе, вы должны найти время, чтобы прочитать официальные документы, которые уже были написаны. Вы можете изучить официальные документы, относящиеся к выбранной вами теме, и посмотреть, полностью ли они решили проблему, которую вы хотите решить, или есть пробелы в знаниях, которые вы можете заполнить своим собственным официальным документом.

Обеспечение отсутствия других официальных документов, похожих на ваш, может предотвратить избыточность вашего технического описания и вместо этого рассматривать его как новый вклад в отрасль.

Связанный: Как провести исследование конкурентов

4. Организуйте свои данные

Большое количество идей, источников, контента и данных используется для написания белой книги. Без надлежащей организации это может стать громоздким, и вы рискуете забыть включить важную информацию. Использование такого инструмента, как интеллект-карта, может помочь вам лучше организовать ваши данные и обеспечить их включение в ваш официальный документ наиболее эффективным и ценным способом.

5. Отформатируйте свой технический документ

Большинство технических документов имеют стандартный формат, что упрощает их чтение. При написании технического описания используйте следующий формат:

• Заголовок: Ваш заголовок должен стоять на первом месте и должен четко отражать то, что читатель может ожидать узнать из вашего технического описания. Название также должно привлекать внимание и побуждать читателей захотеть прочитать ваш технический документ.

• Резюме: Резюме — это короткий фрагмент того, что будет обсуждаться в вашем официальном документе.

• Постановка проблемы: Постановка проблемы — это место, где вы указываете проблему, которая будет рассмотрена в вашем официальном документе.

• Справочная информация. В разделе справочной информации вашего технического описания должна быть представлена ​​информация, объясняющая любую справочную информацию, связанную с проблемой.

• Решение: Компонент решения — это то, где вы представляете свои выводы и решаете проблему, которую вы ранее представили.

• Заключение. В заключении вы подытоживаете информацию, обсуждаемую в официальном документе, а также повторяете свое решение.

• Ссылки: Вы должны цитировать все источники, использованные в вашем техническом документе, в разделе ресурсов в конце документа.

6. Напишите введение

Вы должны включить в свой технический документ введение, которое привлекает читателей, а также обсуждает основные моменты, которые будут включены в ваш документ. Во введении должна быть упомянута проблема, которую решает ваш технический документ, ключевые моменты, которые будет освещать ваш документ, и преимущества, которые читатель получит от прочтения вашего документа.

7. Заполните оставшиеся разделы

После того, как вы написали введение, вы можете продолжить писать свой технический документ, заполнив компоненты, упомянутые в первом шаге этого раздела. Обязательно следуйте своей карте ума или плану, который вы создали на этапе подготовки, чтобы не потерять концентрацию при написании официального документа.

8. Редактировать и корректировать

После того, как вы закончите свой технический документ, отредактируйте и вычитайте его, чтобы обеспечить максимальную точность. Вы можете либо попросить профессионального редактора или писателя просмотреть ваш черновик, либо отредактировать документ самостоятельно. Обязательно редактируйте не только орфографию и грамматику, но и содержание.

9. Продвигайте свой технический документ

После того, как вы закончите свой технический документ, вы должны продвигать свой документ, чтобы читатели могли его найти. Обычные места для продвижения официального документа включают сообщения в блогах, платформы социальных сетей, целевые страницы и страницы веб-сайтов. Определите, где ваш технический документ будет наиболее подходящим образом продвигаться, а затем разместите его.

Прочитайте больше: Основы контент-маркетинга: что такое контент-маркетинг и как им заниматься

Советы по написанию белой бумаги

Ниже приведены советы, которые следует учитывать при написании официального документа для вашего бизнеса:

• Сохраняйте тон своего профессионального официального документа, чтобы убедиться, что вы передаете авторитет.

• Убедитесь, что все утверждения, которые вы делаете в своем официальном документе, подкреплены авторитетным источником.

• Включайте данные, когда это возможно, чтобы повысить эффективность вашего технического описания.

• Сосредоточьтесь на одной теме, а не вводите и обсуждайте несколько тем.

• Соблазните читателей, описав выгоду, которую они получат от прочтения вашего технического описания.

• Постарайтесь сделать язык вашего официального документа максимально простым для понимания.

Связанный: Полное руководство по официальным документам