Как написать еженедельный отчет о статусе проекта за 5 шагов
Руководители проектов могут использовать различные процессы для отслеживания своего прогресса или передачи информации клиентам и заинтересованным сторонам. Эти специалисты могут использовать еженедельный отчет о состоянии проекта, чтобы отслеживать выполнение конкретных задач и решать любые проблемы или проблемы с инвесторами. Понимание того, что нужно включить в этот документ, может помочь вам или вашей команде создать его, чтобы следовать графику и выполнению проекта. В этой статье мы обсудим, что такое еженедельный отчет о состоянии проекта, важность этого документа, как его написать, а также список советов, которые помогут вам в этом.
Что такое еженедельный отчет о состоянии проекта?
Еженедельный отчет о состоянии проекта — это документ, созданный менеджерами проекта, который предоставляет заинтересованным сторонам обзор хода выполнения проекта, бюджета и графика. Этот отчет может быть ценным инструментом как для проектных групп, так и для инвесторов, поскольку он позволяет всем сторонам оставаться в курсе выполнения результатов и этапов, изменений в плане или графике, а также проблемах или рисках, возникающих на протяжении всего процесса разработки.
Этот тип документа обычно имеет профессиональный и информативный тон и, вероятно, фокусируется на целях высокого уровня, которые интересуют заинтересованные стороны проекта. Он также может включать широкий обзор любых проблем, а не концентрироваться на одном ограниченном вопросе. Еженедельные отчеты о статусе проекта могут различаться в зависимости от предпочтений заинтересованных сторон, масштаба и продолжительности проекта.
Важность еженедельного отчета о состоянии проекта
Еженедельный отчет о статусе проекта важен, потому что он может помочь создать подотчетность и организовать команду проекта, а также помочь убедиться, что все находятся на пути к достижению своих целей и способствуют его своевременному завершению. Этот отчет также может помочь организации снизить риски и выявить потенциальные изменения или проблемы в рамках проекта на его ранних стадиях, позволяя команде и заинтересованным сторонам вносить необходимые коррективы в бюджет, график или план.
Еженедельные отчеты о состоянии проекта могут повысить ценность для клиентов и заинтересованных сторон, позволяя им понять вклад своих финансовых вложений, а также прогресс и развитие их результатов или ключевых элементов. Он также может предоставить руководителю проекта и команде поддержку в случае возникновения непредвиденной проблемы или проблемы, позволяя им иметь четкую запись своих действий, сроков и оценки рисков.
Как написать еженедельный отчет о статусе проекта для заинтересованных сторон
Вот список шагов, которые может выполнить ваша компания при создании еженедельного отчета о состоянии проекта:
1. Соберите свои данные
Чтобы начать писать еженедельный отчет о состоянии проекта, соберите информацию, которую вы планируете включить. Эти данные могут поступать из различных источников внутри компании, поэтому вы можете получить целостное представление о различных аспектах проекта, включая бюджет, события, расписание и другую ключевую информацию. Вы можете собирать данные из таких источников, как:
Программное обеспечение для управления проектами: если ваша команда использует программное обеспечение для управления проектами, для вас уже может храниться и систематизироваться большое количество важных данных. Это может включать количество часов, потраченных на планирование или разработку, или сумму бюджета, использованного командой на данный момент.
Хронология и расписание проекта: Хронология проекта вашей команды, вероятно, содержит дополнительную информацию, которая может быть полезна для вашего еженедельного отчета, включая события, даты и записи о порядке, в котором сотрудники выполняли определенные действия. Это также может информировать вас о любых предстоящих сроках, чтобы помочь вам убедиться, что ваша команда их соблюдает.
Финансовые отчеты. Финансовые отчеты могут предоставить профессионалам ценную информацию о бюджете и общих затратах. Эти документы могут включать в себя банковские выписки, отчеты о расходах, табели учета рабочего времени и сметы, и все они могут содержать ключевые данные для еженедельного отчета о состоянии проекта.
2. Создайте исполнительный обзор с названием проекта, конечной целью и статусом.
Приступая к составлению документа, включите ключевые идентификаторы проекта, такие как название проекта, дату отчета, идентификатор или код проекта и имя руководителя проекта. Команда проекта может указать эту информацию в верхней части страницы, чтобы ее было легко найти и использовать в будущем. Затем вы можете включить видение проекта или конечную цель, которая представляет собой сводку из одного-двух предложений, описывающую цель проекта и прогресс, достигнутый командой на данный момент.
Вы можете включить то, чего надеются достичь руководитель проекта и команда, а также любые вехи, которые вы планируете достичь на протяжении всего процесса. Ниже этой информации вы можете выделить статус проекта и указать, находится ли он в хорошем состоянии и может ли команда завершить его в соответствии с графиком. Это может помочь информировать заинтересованные стороны о ходе проекта и информировать их о том, могут ли они ожидать, что организация завершит проект вовремя или это потребует вмешательства заинтересованных сторон.
3. Определите вехи и ключевые элементы
После добавления резюме проекта вы можете указать от двух до трех этапов и результатов и обсудить прогресс, достигнутый командой в достижении этих целей. Вехи проекта могут быть связаны с получением результатов для клиентов, поэтому заинтересованные стороны могут счесть важным иметь возможность отслеживать и понимать прогресс организации в достижении этих контрольных показателей. Вместо того, чтобы записывать эти детали в нескольких предложениях, подумайте о том, чтобы составить таблицу или краткий список со следующей информацией:
Процент выполнения: Добавление процента выполнения контрольной точки проекта, выполненной командой, может упростить заинтересованным сторонам использование отчета, чтобы понять, когда ожидать их результаты и будет ли команда проекта придерживаться графика.
Запланированные даты начала и окончания: включите даты, которые руководитель проекта запланировал для начала и окончания вехи или конечного результата. Это начальные даты, которые команда проекта устанавливает во время работы до завершения ключевого элемента или конечного результата.
Фактические даты начала и окончания: включите фактическую дату начала и дату окончания вехи, чтобы отслеживать, соответствует ли прогресс прогнозируемому графику менеджера проекта. Если веха все еще выполняется, отметьте дату окончания как подлежащую определению (подлежит уточнению).
4. Обсудите любые проблемы, изменения или потенциальные риски
Затем вы можете предоставить заинтересованным сторонам обновленную информацию о статусе или разрешении любых проблем, изменений или потенциальных рисков при выполнении проекта. Раннее выявление рисков и управление ими является важным аспектом своевременного и успешного завершения проекта. Это означает, что включение этой информации в отчет может принести пользу руководителю проекта и заинтересованным сторонам, позволяя им выявлять и решать проблемы до их возникновения. Вы можете выделить несколько мер по управлению рисками, таких как:
Открытые запросы на изменение: идентифицируйте и составьте список запросов на изменение, которые могут решать заинтересованные стороны, включая корректировку расписания или сроков. Подумайте о том, почему существует этот запрос на изменение, как заинтересованные стороны могут помочь менеджеру проекта в решении этой проблемы и любых следующих шагах, которые могут потребовать осведомленности или одобрения заинтересованных сторон.
Открытые риски. К открытым рискам относятся любые потенциальные риски, возникшие с момента последнего еженедельного отчета о состоянии, а также действия, которые руководители проектов планируют предпринять, чтобы свести на нет или свести к минимуму их. Сюда также может входить информация о плане управления рисками, который команда проекта использует для управления существующими рисками.
Нерешенные проблемы. К открытым проблемам относятся любые проблемы, возникшие с момента создания предыдущего еженедельного отчета о состоянии. Этот раздел обычно включает в себя обновление статуса относительно проблем, с которыми команда проекта столкнулась и устранила в прошлом, или о том, как они отслеживают текущие проблемы.
5. Просмотрите и отправьте заинтересованным сторонам
После создания первого черновика отчета вы можете отредактировать его на наличие ошибок в правописании, точности или ясности. Безошибочный отчет может помочь вам и вашей организации показать заинтересованным сторонам, что вы серьезно относитесь к проекту и что вы потратили время на его вдумчивое написание. Это может помочь продемонстрировать, что вы цените их инвестиции и вклад.
Просмотрите документ, чтобы убедиться, что вы включили всю необходимую информацию, не звучащую многословно, потому что может быть важно, чтобы отчет о состоянии был кратким и простым для понимания. Как только вы убедитесь, что документ не содержит ошибок, вы можете представить его заинтересованным сторонам, чтобы информировать их о статусе и ходе проекта.
Советы по составлению еженедельного отчета о состоянии проекта
Вот список советов, которые помогут вашей компании составлять еженедельный отчет о состоянии проекта:
Включите всех членов команды проекта. Хотя менеджеры проекта могут нести ответственность за создание еженедельного отчета о состоянии проекта, если члены команды будут делиться своими идеями и мнениями, это поможет обеспечить включение и учет всей наиболее важной информации.
Выделите первоочередную информацию: размещение самой важной информации в начале документа может помочь вам привлечь внимание читателя и убедиться, что он прочитает и поймет наиболее ценные данные. Если у вашей команды есть основная цель, задача или разработка, подумайте о том, чтобы указать ее в верхней части страницы.
Сохраняйте последовательность: независимо от того, какие показатели вы решите включить в свой еженедельный отчет о состоянии проекта, сохраняйте постоянство из недели в неделю, чтобы было легче отслеживать прогресс определенного эталонного показателя. Это может помочь вам измерить успех проектных инициатив и определить области, которые могут выиграть от вмешательства заинтересованных сторон.
Используйте наглядные пособия: в дополнение к вашим письменным резюме рассмотрите возможность использования наглядных пособий, таких как диаграммы, графики и таблицы, для иллюстрации информации, представленной в отчете. Это может помочь облегчить понимание данных и может позволить заинтересованным сторонам понять статус проектов, бегло взглянув на документ.
Отдайте предпочтение простоте: хотя может показаться, что нужно включить и обсудить с заинтересованными сторонами много информации, еженедельные отчеты содержат краткий обзор состояния и завершения проекта. Это означает, что вы можете извлечь выгоду из расстановки приоритетов простоты и ясности и рассмотреть возможность редактирования любых данных, которые не имеют решающего значения для читателей.
Рассмотрите возможность использования шаблона. Хотя вы можете самостоятельно создавать еженедельный отчет о состоянии проекта, рассмотрите возможность использования шаблона, который поможет вам сэкономить время при накоплении и организации данных. Это также может помочь вам убедиться, что ваша команда не забудет добавить любую важную информацию или выделить свои разработки и успехи.