Как написать четкое бизнес-обоснование за 8 шагов
7 сентября 2021 г.
Бизнес-кейс — это ценный документ, который помогает обосновать и направить профессиональный проект. Разработка бизнес-кейса в начале нового проекта дает вам четкий план, которому нужно следовать по мере его продвижения. Вы можете использовать этот документ, чтобы направлять свои решения и оценивать свой успех. В этой статье мы объясним, как написать экономическое обоснование, и предоставим шаблон, который поможет вам начать работу.
Что такое бизнес-кейс?
Бизнес-кейс — это документ, который обосновывает новый проект перед руководством и заинтересованными сторонами. Этот документ имеет решающее значение, когда проект требует крупных вложений денег или ресурсов.
Экономическое обоснование обычно разрабатывается спонсором проекта и представляется ключевым заинтересованным сторонам для оценки. Затем проект утверждается, отклоняется, откладывается или пересматривается по мере необходимости. Хорошо продуманное экономическое обоснование ясно объясняет ценность проекта. Он оценивает как прогнозируемые выгоды, так и стоимость или риск, обеспечивая четкое обоснование дальнейших действий.
Точный объем бизнес-кейса определяется характером проекта. Однако ваше экономическое обоснование обычно включает:
Цель проекта
Ожидаемые преимущества
Риски
Стоимость, оценка инвестиций и другие коммерческие аспекты
Сравнение вариантов
Сроки
Влияние на операции
Как написать бизнес-кейс
Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы разработать и составить убедительное экономическое обоснование:
Определите проблему, которую вы решаете.
Изучите альтернативные решения.
Определите идеальное решение.
Создайте исполнительное резюме для вашего проекта.
Детализируйте ресурсы, необходимые для проекта.
Обозначьте масштаб проекта.
Укажите сроки реализации и завершения.
Укажите организацию проекта.
1. Определите проблему, которую вы решаете
Ваше бизнес-кейс должно начинаться с четкой проблемы, которую необходимо решить компании. Выделите риски или затраты, связанные с этой проблемой, и обоснуйте необходимость решения.
2. Изучите альтернативные решения
Чтобы представить четкое экономическое обоснование, вы должны оценить все возможные решения. Работайте в тесном контакте с коллегами, чтобы обсудить все возможные подходы к проблеме. Изучите каждое возможное решение, изучив стоимость, сроки, риски и преимущества, связанные с этими вариантами.
3. Определите идеальное решение
Определите, какое решение лучше всего подходит для проблемы, с которой вы столкнулись. Это проект, который вы изложите в своем бизнес-кейсе. У вас должен быть убедительный аргумент в пользу того, почему это решение лучше других вариантов. Возможно, это самый доступный, быстрый или выгодный вариант. Обобщите, чем этот подход лучше по сравнению с каждым из альтернативных вариантов.
4. Создайте резюме для вашего проекта
После того, как вы тщательно изучили свой проект и разработали четкую схему предпочтительного решения, создайте его резюме. Это заявление высокого уровня, которое кратко объясняет жизненно важные детали проекта. Внимательно отредактируйте это, так как резюме — это первый пункт, который рецензенты будут анализировать. Этот раздел должен побудить вашу аудиторию к дальнейшему изучению бизнес-кейса.
5. Детализируйте ресурсы, необходимые для проекта
Укажите все ресурсы, необходимые для вашего проекта. В дополнение к финансовым вложениям вам также могут понадобиться такие ресурсы, как ИТ-поддержка, хранение данных и специальное использование ключевых сотрудников.
6. Опишите объем проекта
Уровень детализации, включенный сюда, зависит от проекта. Включите все применимые разделы, для которых у вас есть соответствующая информация. Вот некоторые из вещей, которые вы можете включить:
Преимущества и ограничения
Взаимозависимости
Сфера охвата и влияние
Оценка рынка
Оценка рисков
Схема проекта
Стратегия закупок
7. Предоставьте график реализации и завершения
Определите, сколько времени займет каждый этап вашего проекта, и оцените дату его завершения. Разделите временную шкалу на управляемые разделы, объясняющие, что будет происходить на каждом этапе проекта.
8. Укажите организацию проекта
Объясните, кто будет управлять и работать над проектом. Наметьте структуру отчетности, объяснив, кому вы будете отчитываться в течение всего проекта, и какую информацию вы будете предоставлять. Укажите показатели, которые вы будете использовать для измерения прогресса или определения успеха.
Преимущества бизнес-кейса
Создание бизнес-кейса поможет вам тщательно оценить ваш проект. По мере разработки бизнес-кейса вы можете найти альтернативные подходы, которые лучше, чем ваше первоначальное предложение.
Это позволяет вам изменить свое направление, прежде чем вы сделаете значительные инвестиции в конкретный подход. Когда несколько проектов конкурируют за одни и те же средства и ресурсы, анализ бизнес-кейсов для каждого варианта упрощает сравнение этих вариантов и делает правильный выбор.
Создание надежного бизнес-кейса поможет вам представить свой проект нескольким аудиториям и получить необходимое одобрение во всех отделах. Это один из первых документов, который вы создадите, когда начнете новый проект, и содержащаяся в нем информация поможет информировать другие шаги, если предложение будет продвигаться вперед.
Бизнес-кейс обеспечивает прочную основу для разработки дополнительных документов, таких как план управления проектом. Информация, представленная в первоначальном бизнес-кейсе, легко преобразуется в этапы действий и вехи.
По завершении проекта вы можете сравнить экономическое обоснование с постпроектной оценкой. Сопоставление этих документов поможет вам оценить свой уровень успеха и определить, соответствует ли готовый продукт первоначальному предложению.
Шаблон бизнес-кейса
Рассмотрите возможность использования этого шаблона для создания своего бизнес-кейса:
I. РЕЗЮМЕ
[Provide a concise summary of the project that you’re proposing. Include a clear justification that specifies the problem in question and how your proposal will solve it.]
II. ФОН
[Offer additional details about the problem in question. Explain how your solution aligns with the company’s goals and mission statement. Describe the value of your proposed solution, clearly stating how it aligns with the company’s organizational strategy.]
III. АЛЬТЕРНАТИВЫ
[Outline the alternative approaches to this problem. Summarize each option and include details that explain why other choices fall short and how your chosen option is superior. This includes an evaluation of the risks, costs, functionality and potential for each approach.]
IV. РЕКОМЕНДАЦИЯ
[Recommend the project that best solves the problem. Outline key details regarding this project, including:
Cost analysis
Necessary resources
Benefits
Financial benefits
Operational improvements
Market improvements
Customer benefits
Employee benefits
Market analysis
Risk assessment
Timelines
This section will vary greatly with the scope of the project but should provide readers with a clear understanding of what you propose to do and how you will accomplish it.]
V. ПРОЕКТНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
[Specify how the project is organized, detailing all roles and responsibilities.]
VI. ОТЧЕТНОСТЬ ПО ПРОЕКТУ
[Explain how you will monitor and measure progress throughout the project. Specify what reports you will submit, when these are due and who will receive and evaluate them.]