Как написать деловую записку (с шаблоном и примерами)
16 августа 2021 г.
Деловая записка — это один из основных способов донести информацию до всех сотрудников вашей организации. Меморандумы предназначены для быстрого и эффективного распространения информации, и они могут включать важное резюме, в котором излагаются важные моменты меморандума.
В этой статье мы поговорим о том, что такое деловая записка, объясним, как написать деловую записку, и покажем шаблон и два примера, которые помогут вам написать ее для вашей собственной компании.
Что такое деловая записка?
Деловая записка — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между сотрудниками. Заметки кратки, эффективны и просты в навигации. Они могут выполнять ту же роль, что и пресс-релизы, за исключением того, что документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, а не для местных и национальных журналистов. Примеры заметок, которые могут понадобиться вашему бизнесу, включают в себя изменения в персонале в организации или обновления о собраниях компании, таких как праздничные вечеринки или встречи.
Прочитайте больше:Понимание основ разработки стратегии
Как написать деловую записку
Выполните следующие действия, чтобы написать следующую деловую записку:
Перечислите цель меморандума во вступительном абзаце.
Будьте лаконичны и сохраняйте позитивный тон во всем.
Сообщите сообщение меморандума в строке темы.
Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию.
1. Перечислите цель меморандума во вступительном абзаце.
Читатели должны сразу понять, что вы сообщаете своей аудитории во вступительном абзаце. Вам необходимо составить содержание своей заметки, чтобы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников. Перечислите цель служебной записки, прежде чем подробно рассказывать о принятии решения или о том, что привело к текущей ситуации. Таким образом, вы даете хронологическую последовательность событий, чтобы дать больше ясности о действиях, которые должны предпринять сотрудники, если таковые имеются.
2. Будьте лаконичны и сохраняйте положительный тон во всем
Поскольку вы пишете эту записку коллегам и руководителям, с которыми вы общаетесь ежедневно, используйте позитивный язык. Короткие и четкие предложения с использованием активного залога помогут вам донести свою цель, что может повысить доверие к вам со стороны коллег.
3. Сообщите сообщение меморандума в строке темы
Строка темы должна сообщать читателю, что именно он должен узнать из записки, и указывать, куда поместить ее в папку электронной почты. Например, обновление бюджета для отдела маркетинга помогает читателям понять тему служебной записки и предварительно просматривает потенциальные действия, которые повлияют на отдел и его деятельность в будущем.
4. Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию
В основном абзаце подробно рассказывается о решении, которое объявляет компания, и о том, как оно повлияет на каждого сотрудника в будущем. Вы хотите обратиться к потенциальным чувствам к сотрудникам, но вам нужно сделать это таким образом, чтобы они были понятны сотрудникам. Выразите свою благодарность за их тяжелую работу и ваш план работы с сотрудниками, чтобы справиться с повторяющимися изменениями.
Шаблон деловой записки
Ознакомьтесь с этим шаблоном бизнес-памятки при планировании собственного:
Описание изображения
Деловой меморандум
Дата: Текущий месяц, день, год
Кому: Имена сотрудников организации
От кого: Ваше имя и фамилия, а также официальное название вашей компании.
Тема: Тема, связанная с бизнесом
Текст: Начните с перечисления причин, по которым вы пишете эту записку от имени компании. Идеальная длина — одно предложение, но не более двух предложений. Затем вам необходимо предоставить необходимые сведения о том, что все сотрудники, от руководителей до сотрудников начального уровня, должны знать об этих последних событиях в компании. Объясните, является ли эта записка ответом или продолжением ранее письменного сообщения, отправленного компанией.
Сформулируйте здесь свое заключение относительно меморандума, но вы можете использовать этот раздел, чтобы определить потенциальную реакцию сотрудников и планы, которые ваша компания стремится реализовать, которые дополняют пункты выше. Если вам нужно, чтобы сотрудники действовали в соответствии с этой памяткой или связались с конкретным ответственным лицом, также укажите эту информацию здесь.
Спасибо,
Имя и фамилия
Адрес электронной почты компании
Телефон компании
Если применимо, вы можете перечислить приложение, которое поддерживает решение, объявленное в служебной записке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всех сотрудников, чтобы объяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти вложения лично.
Загружаемый шаблон бизнес-памятки
Чтобы отредактировать шаблон в Документах Google, выберите «Файл» > «Открыть» > «Загрузить» > и выберите нужный файл на своем устройстве.
Если применимо, вы можете перечислить приложение, которое поддерживает решение, объявленное в служебной записке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всех сотрудников, чтобы объяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти вложения лично.
Примеры деловой записки
Ниже приведен пример бизнес-памятки, которую вы можете использовать в качестве руководства для своего следующего документа:
Описание изображения
Обновление запуска продукта для компьютера GHY
Дата: 17 декабря 2020 г.
Кому: всем сотрудникам
От: Джейсон Саксон, вице-президент по маркетингу
Тема: Обновление продукта для компьютера GHY
Учитывая ответы, которые мы получили за последние три месяца от тестировщиков продуктов и опросов клиентов, я пишу, чтобы сообщить вам, что запуск продукта для компьютера GHY будет отложен со 2 января 2021 года до 2 апреля. , 2021.
Мы считаем, что дополнительное время для проверки возможностей компьютера с обновленными программами поможет клиенту расширить использование программного обеспечения для выполнения повседневных задач. Некоторые сотрудники выразили убеждение, что эта задержка приведет к увеличению продаж конкурентов, поэтому организация решила продавать наши нынешние компьютеры со скидкой 30 % до момента запуска компьютера, предлагая праздничные распродажи со скидкой 50 % в течение новый год. Торговые представители могут делиться этой информацией с текущими клиентами и лидами.
Отдел маркетинга будет держать организацию в курсе новых обновлений. Мы понимаем, что это изменение может повлиять на доход и прибыль, получаемые отделом продаж. Менеджеры имеют право отказаться от текущих целей продаж на четвертый квартал и работать с представителями над удержанием текущих клиентов для обеспечения обслуживания клиентов, когда это необходимо.
Хотя эта задержка является неприятной новостью для всех нас, мы верим в обещание наших сотрудников оправиться от этого и добиться процветания в 2021 финансовом году. Мы верим, что наши нынешние клиенты останутся преданными нам, несмотря на эту новость.
Спасибо,
Джейсон Саксон
jsaxon@ghycomputers.com
458-983-6470
Пример загружаемой памятки
Чтобы отредактировать пример в Документах Google, выберите «Файл» > «Открыть» > «Загрузить» > и выберите нужный файл на своем устройстве.
Вот еще один образец бизнес-памятки, который вы можете использовать в качестве руководства для своего следующего документа:
Описание изображения
Освещение Полярной звезды
17 декабря 2019 г.
Кому: всем сотрудникам
От: Эйвери Андерсон, менеджер по маркетингу продуктов
Тема: Выход на пенсию Лорен Райли
Я пишу это сообщение, чтобы сообщить вам, что Лорен Райли уйдет на пенсию из North Star Lighting с 1 марта 2020 года. Лорен была преданным сотрудником North Star Lighting, проработав в компании более трех десятилетий, восемь из которых в качестве заместителя. президент по продажам.
Мы чувствуем, что Лорен дала нам все за время своего пребывания в должности, и мы ценим ее усилия, помогающие команде продаж расшириться с 20 до 40 сотрудников.
Мы знаем, что это будет переход для всех нас, и компания находится в процессе найма ей замены, что будет сложно, учитывая ее большую роль. На праздничной ноте мы планируем устроить ей вечеринку в честь выхода на пенсию, так что следите за новостями от меня по этому поводу.
Я призываю вас зайти в офис Лорен, чтобы поздравить ее с этим заслуженным достижением. Еще раз спасибо, Лорен, за всю вашу тяжелую работу.
Искренне,
Эйвери
Эйвери Андерсон
aanderson@northstarlighting.com
(458) 317-1234
Загружаемый образец памятки
Чтобы отредактировать образец заметки в Документах Google, выберите «Файл» > «Открыть» > «Загрузить» > и выберите нужный файл на своем устройстве.