Как найти гибкий бюджет: 6 шагов (с примером)

22 марта 2021 г.

Гибкий бюджет можно использовать для учета изменений в уровне доходов организации. Некоторые рабочие места считают, что гибкие бюджеты помогают им лучше прогнозировать свое финансовое положение, что облегчает их принятие решений о расходовании денег. В этой статье мы расскажем, что такое гибкий бюджет, почему он важен для рабочего места, как создать гибкий бюджет и приведем пример гибкого бюджета для рабочего места.

Что такое гибкий бюджет?

Гибкий бюджет — это тип бюджета, учитывающий разницу в затратах. Постоянные затраты в бюджете — это затраты, которые никогда не меняются. Переменные затраты – это затраты, которые могут изменяться. Примером гибкого бюджета может быть бизнес, арендная плата которого всегда одинакова (фиксированная стоимость), но стоимость запасов которого колеблется (переменная стоимость) в зависимости от продаж. Бизнес может использовать гибкий бюджет, чтобы планировать свои финансы.

Почему гибкий бюджет на работе важен?

На работе важно иметь гибкий бюджет, потому что это может помочь вам подготовиться к непредвиденным расходам. Это также полезный способ планирования расходов в зависимости от того, как работает бизнес. Вот несколько примеров компаний, которые могут использовать гибкие бюджеты для прогнозирования расходов:

• Сезонный бизнес: предприятия, доходы которых колеблются в зависимости от сезона, например, цветочные магазины и компании по уходу за газонами, могут использовать гибкий бюджет, чтобы подготовиться к колебаниям затрат.

• Рестораны. Расходы ресторанов зависят от того, насколько быстро они могут продать еду, поэтому гибкий бюджет может помочь ресторанам тратить деньги в соответствии с их доходом.

• Отели: поскольку расходы зависят от того, сколько гостей решили остановиться в отеле, отели могут использовать гибкие бюджеты, которые меняются в зависимости от загрузки отеля.

Как найти гибкий бюджет

Ниже приведены некоторые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы найти гибкий бюджет для рабочего места:

1. Определите постоянные затраты

Первым шагом к созданию гибкого бюджета является определение фиксированных затрат — затрат, которые всегда будут одинаковыми, независимо от того, насколько хорошо работает бизнес. Вот несколько примеров постоянных затрат:

• Арендная плата, ипотечные и кредитные платежи: эти платежи, как правило, постоянны из месяца в месяц.

• Заработная плата: годовая заработная плата для сотрудников является фиксированной стоимостью, потому что одна и та же сумма денег входит в каждую зарплату.

• Страхование. Страховые платежи могут быть фиксированными, если с вас всегда взимается одна и та же сумма.

2. Определите переменные затраты

Как только вы определили свои постоянные затраты, вы можете определить свои переменные затраты, которые могут колебаться в зависимости от вашего производства или объема услуг. Вот список примеров переменных затрат:

• Счета за коммунальные услуги: Счета за коммунальные услуги вашего офиса могут увеличиваться или уменьшаться в зависимости от того, сколько энергии вы используете.

• Заработная плата неполный рабочий день: Заработная плата сотрудников, занятых неполный рабочий день, может варьироваться, если они не работают одинаковое количество часов в каждый период оплаты.

• Расходные материалы: канцелярские товары, такие как кофе, бумага и чернила для принтера, могут стоить по-разному при каждой покупке.

3. Определите, насколько изменятся ваши переменные затраты

Теперь, когда вы отметили свои постоянные и переменные затраты, вы можете рассчитать, насколько ваши переменные затраты меняются каждый месяц. Существует несколько способов расчета переменных затрат для рабочего места.

Одним из распространенных расчетов является стоимость единицы продукции. Разделите переменные затраты на количество единиц, чтобы получить переменные затраты на единицу. Затем выполните тот же расчет с постоянными затратами. Например, если производство 100 продуктов стоит 5000 долларов, производство является переменными затратами. Вы можете разделить 5000 долларов на 100, чтобы получить цену за единицу, 50 долларов, что означает, что производство одного продукта стоит 50 долларов. Использование расчета цены за единицу может помочь вам масштабировать свой бюджет для различных уровней производства.

С помощью этой информации вы можете найти общую переменную стоимость. Для этого умножьте общий выпуск продукции на переменные затраты на каждую произведенную единицу продукции. Например, если общий объем производства составляет 1000 единиц продукции, а переменные затраты на каждую единицу составляют 25 долларов, общие переменные затраты составляют 25 000 долларов.

Также можно рассчитать средние переменные затраты, не связанные с производством. Например, если коммунальные услуги компании стоят 250, 300 и 200 долларов в течение квартала, вы можете сложить расходы и разделить на количество месяцев. В этом случае 750 долларов, разделенные на три, составляют 250 долларов, поэтому средние переменные затраты на коммунальные услуги составляют 250 долларов в месяц.

4. Рассчитайте общие накладные расходы

Накладные расходы — это текущие коммерческие расходы, не связанные с затратами на непосредственное производство товаров. Чтобы рассчитать общие накладные расходы, определите затраты, которые не связаны непосредственно с производством. Затем определите, какие из этих затрат являются переменными, а какие постоянными. В ваших окончательных расчетах гибкого бюджета ваши переменные накладные расходы будут меняться по мере изменения выпуска, но ваши постоянные накладные расходы останутся неизменными.

Вот несколько примеров накладных расходов:

• Доставка: это переменные накладные расходы, которые не связаны напрямую с производством продукта.

• Маркетинг. Продажи и маркетинг не создают продукт напрямую, поэтому эти затраты являются примером накладных расходов. Затраты на маркетинг могут быть постоянными или переменными в зависимости от их отношения к компании и ее продуктам.

• Административные расходы: расходы, связанные с ведением документации, являются еще одним примером накладных расходов. Административные расходы, скорее всего, представляют собой постоянные накладные расходы.

5. Создайте бюджет

Вы можете добавить фиксированные затраты, переменные затраты и сумму, на которую они варьируются, в свой бюджет.

Есть несколько способов составить свой бюджет. Вы можете включить постоянные и переменные затраты в свой бюджет в виде заданных цифр с отдельным столбцом для отклонений. Вы также можете использовать проценты для представления суммы бюджета, которую, как вы ожидаете, поглотят переменные затраты. Другой способ составления бюджета — иметь столбцы, показывающие переменные затраты для различных контрольных показателей, таких как сумма дохода, которого вы достигаете. Вы можете перечислить итоги для фиксированных затрат, переменных затрат и общих накладных расходов, чтобы завершить бюджет.

Какой бы способ представления цифр вы ни выбрали, убедитесь, что ваш бюджет будет понятен внешнему источнику на тот случай, если он понадобится вам для целей бухгалтерского учета или аудита.

6. Пересмотрите и обновите свой бюджет

После того, как ваш бюджет будет использован, периодически обновляйте его с учетом любых изменений в процентах переменных затрат, чтобы сделать их более точными. Хорошо пересматривать гибкий бюджет не реже одного раза в квартал или когда в бизнесе происходят значительные бюджетные изменения. Это может помочь вам продолжать принимать обоснованные решения о расходах на вашем рабочем месте.

Пример гибкого бюджета

Компания продает товар по цене 20 долларов за единицу. Обычно компания продает 100 продуктов в месяц, но может продавать до 300 продуктов в месяц. Бизнесу нужен бюджет, который меняется в зависимости от его производства. Вот пример того, как гибкий бюджет может выглядеть для бизнеса:

Ежемесячный гибкий бюджет для компании

Стоимость за единицу Стоимость за 100 единиц Стоимость за 200 единиц Стоимость за 300 единиц Постоянные затраты Аренда $2,000 $2,000 $2,000 $2,000 Заработная плата $30,000 $30,000 $30,000 $30,000 Кредиты $5,000 $5,000 $5,000 $5,000 Общие фиксированные затраты
$38 000 $38 000 $38 000 $38 000 Переменные затраты Производство $15 $1 500 $3 000 $4 500 Доставка $2 200 $600 $600 Общие переменные затраты $17 $1 700 $3 600 $5 100 Общие накладные расходы $39 700 $41 600 $43 100