Как найти дубликаты в Microsoft Excel (по шагам)
Microsoft Excel — это распространенное программное обеспечение для рабочих мест, которое позволяет профессионалам создавать электронные таблицы для различных приложений. Навыки работы с Excel являются общим требованием для кандидатов на работу, и повышение вашего опыта работы с Excel может стать хорошим способом повысить свою конкурентоспособность на рынке труда. Один из способов улучшить свои возможности Excel — научиться находить дубликаты в документах Excel. В этой статье мы объясним, почему важно находить дубликаты, объясним несколько методов их поиска, подсчета и фильтрации в Excel и дадим советы, которые помогут вам найти дубликаты в ваших проектах.
Электронные таблицы Excel — это удобный способ организации и анализа данных. Хотя для набора данных иногда необходимы повторяющиеся значения, они могут сделать информацию менее четкой и более сложной для точной оценки. Повторяющиеся значения также могут появляться на листах Excel из-за ошибок пользователя и могут сделать данные неточными. Чтобы предотвратить это, часто бывает полезно найти дубликаты, чтобы вы могли решить, удалять ли их.
Вот несколько методов, которые вы можете использовать для поиска, подсчета и фильтрации дубликатов в Microsoft Excel:
Откройте Excel на своем компьютере.
Найдите опцию «Файл» в левом верхнем углу и нажмите на нее.
Выберите «Открыть» в раскрывающемся меню, когда оно появится.
В диалоговом окне найдите свой файл и выберите его.
Когда вы закончите, нажмите «Открыть», чтобы закрыть окно и просмотреть документ.
Найдите диапазон ячеек, которые вы хотите проверить на наличие дубликатов.
Выделите ячейки, щелкнув правой кнопкой мыши одну ячейку и перетащив ее, пока не будет выбран весь диапазон ячеек.
Найдите кнопку «Домой» в левом верхнем углу экрана и нажмите на нее.
Когда появится меню, выберите «Условное форматирование».
Когда появится раскрывающееся меню, найдите параметр «Правила выделения ячеек» вверху и наведите на него курсор.
Во втором меню перейдите в самый низ и нажмите на опцию «Дублировать значения».
Когда появится диалоговое окно, вы можете выбрать способ отображения повторяющихся значений, щелкнув стрелку вниз справа и выбрав стиль форматирования.
Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы закрыть окно и применить изменения.
Затем Excel выделит все повторяющиеся значения выбранным вами цветом.
Откройте программу Эксель.
В левом верхнем углу экрана найдите опцию «Файл» и нажмите на нее.
Когда появится раскрывающееся меню, выберите «Открыть».
Когда появится диалоговое окно, найдите свой документ и нажмите на него.
После выбора файла нажмите «Открыть», чтобы закрыть диалоговое окно и просмотреть электронную таблицу.
Если вы ранее использовали какое-либо условное форматирование, вы можете очистить его, выбрав область, над которой вы работаете, а затем щелкнув вкладку «Главная» в верхнем левом углу экрана.
Затем найдите «Условное форматирование» и нажмите на него.
Когда появится раскрывающееся меню, наведите курсор на опцию «Очистить правила» внизу.
Во втором меню щелкните первый параметр с надписью «Удалить правила из выбранных ячеек».
После очистки предыдущих настроек оставьте ячейки выделенными и снова нажмите на вкладку «Условное форматирование».
В раскрывающемся меню найдите внизу «Новое правило» и нажмите на него.
Когда появится диалоговое окно, найдите раздел «Выбор типа правила» и нажмите «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
Под словами «Форматировать значения, где эта формула верна» будет текстовое поле.
В текстовом поле введите следующую формулу:
=СЧЁТЕСЛИ($A$1:$C$10,A1)=3 .
Когда вы закончите, вы можете нажать «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.
Excel выделит все тройные значения в выбранной области.
Вы можете использовать следующие шаги, чтобы найти дубликаты в ваших документах с помощью формулы СЧЁТЕСЛИ:
Откройте программу Excel и ваш документ, как описано выше.
Выберите ячейку рядом с первой ячейкой в диапазоне, который вы проверяете на наличие дубликатов. В этом примере мы используем A2, поэтому мы выбираем B2.
Найдите строку формул прямо над электронной таблицей и введите следующую формулу:
=СЧЁТЕСЛИ(A:A, A2)>1.
Вы также можете ввести формулу прямо в ячейку.
В этом примере A2 является первой ячейкой, и если вы хотите начать с другой ячейки, вы можете написать ее вместо A2 в формуле.
Затем вы можете перейти к выделенной ячейке и щелкнуть маленькое поле в правом нижнем углу.
Затем вы можете перетащить, чтобы выделить другие ячейки, которые вы хотите проверить.
Excel будет отображать «Истина» рядом с дубликатами и «Ложь» рядом с уникальными значениями.
Если вы хотите, чтобы Excel отображал значение, отличное от «Истина» или «Ложь», вы можете изменить формулу.
Если вы хотите, чтобы значения читались как «Повторяющиеся» и «Уникальные», вы можете ввести следующую формулу в пустую ячейку рядом с первой ячейкой:
=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A:A,A2)>1, “Дубликат”, “Уникальный”).
Затем вы можете перетащить, чтобы проверить все ячейки в столбце.
Вы также можете использовать формулу, которая отображает «Дублировать» рядом с повторяющимися значениями и оставляет место рядом с уникальными значениями пустым:
=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ (A:A,A2)>1, “Дубликат”, “”)
Затем вы можете перетащить, чтобы выбрать все ячейки в столбце и проверить наличие дубликатов.
Вы можете использовать следующий метод для проверки точных дубликатов с учетом регистра:
Откройте Excel и ваш документ, как и в предыдущих методах.
Найдите первую ячейку в диапазоне, который вы хотите проверить, и установите флажок рядом с ней. В данном случае мы используем A1, поэтому выбираем B1.
Затем вы можете ввести следующую формулу в ячейку или в поле формулы над электронной таблицей:
=ЕСЛИ(СУММ((–EXACT(A: A, A1))) <=1,"","Дубликат").
Если вы начинаете с другой ячейки, вы можете заменить «A1» в приведенной выше формуле координатами вашей ячейки.
Затем вы можете перетащить указатель из угла ячейки, чтобы применить формулу к другим ячейкам в столбце.
Эта формула будет помечать ячейки с точными совпадениями с учетом регистра термином «Дублировать», а остальные оставлять пустыми.
Если вы ищете одинаковые строки в нескольких столбцах, вы можете выполнить следующие шаги:
Откройте Excel и вашу электронную таблицу, как и в предыдущих методах.
Найдите первый открытый столбец рядом с первой строкой и выберите его. В этом примере мы проверяем строки в столбцах A и B, начиная со строки 1, поэтому мы выбираем C1.
Затем вы можете объединить информацию в обоих столбцах, введя следующую формулу в пустую ячейку:
=А1&В1.
В качестве другого примера, если вы проверяете столбцы A, B и C, начиная со строки 2, вы должны ввести =A2&B2&C2 в ячейку D2.
Затем вы можете перетащить курсор из угла ячейки, чтобы применить формулу к другим строкам электронной таблицы.
Это сконденсирует всю информацию в разных столбцах в одну ячейку на строку.
Затем вы можете найти дубликаты, используя метод СЧЁТЕСЛИ или параметр условного форматирования.
Чтобы использовать метод СЧЕТЕСЛИ, выберите пустую ячейку рядом с ячейкой, выбранной на шаге 2. Если вы хотите использовать метод условного форматирования, перейдите к шагу 13.
В ячейку или в поле формулы введите следующую формулу:
=СЧЁТЕСЛИ(С:С,С1)>1
Эта формула работает для нашего примера, поскольку мы проверяем столбец, начинающийся с C1, и вы можете изменить его в соответствии со своими потребностями. Например, если вы объединили свои данные в столбце D, вы можете написать =СЧЁТЕСЛИ(D:D,D1)>1 в ячейку E1.
После того, как вы вставите свою формулу, вы можете перетащить, чтобы выбрать другие строки в вашей электронной таблице.
Excel будет вставлять «Истина» рядом с дубликатами и «Ложь» рядом с уникальными строками.
Чтобы использовать параметр условного форматирования, выделите ячейки, которые вы хотите проверить на наличие дубликатов.
Найдите «Домой» в левом верхнем углу страницы и нажмите на нее.
Найдите параметр «Условное форматирование» слева на панели инструментов.
В нижней части раскрывающегося меню нажмите на вкладку «Повторяющиеся значения».
Когда появится диалоговое окно, убедитесь, что в раскрывающемся меню слева установлено значение «Дублировать».
Затем вы можете щелкнуть стрелку вниз в правом боковом меню и выбрать параметр форматирования для повторяющихся ячеек.
Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно и применить изменения.
Любые повторяющиеся ячейки в сжатом столбце будут выделены выбранным вами цветом.
Вы можете использовать следующие шаги, чтобы подсчитать количество дубликатов каждого значения в столбце:
Откройте Excel и ваш документ, как и в предыдущих шагах.
В документе определите диапазон ячеек, которые вы хотите проверить на наличие дубликатов.
В этом примере мы будем использовать ячейки от A3 до A9.
Нажмите на пустую ячейку рядом с первой ячейкой (B3 в этом примере).
В строке формул вставьте следующую формулу:
=СЧЁТЕСЛИ($A$3:$A$9,$A3)
В этом примере A3 и A9 определяют диапазон поиска. Если вы используете другой диапазон, вы можете изменить параметры, заменив значения, например, $B$2:$B$8 для ячеек с B2 по B8.
Значение после запятой также должно соответствовать первой ячейке в столбце. Например, если вы начинаете с B2, значение после запятой будет $B2.
Затем вы можете перетащить из исходной ячейки, чтобы выделить весь столбец.
Затем Excel подсчитает количество дубликатов каждой ячейки и отобразит число в следующем столбце.
Если вы хотите, чтобы Excel отображал варианты в числовом порядке (1-й, 2-й, 3-й и т. д.), вы можете начать с выполнения шагов с первого по четвертый.
Затем введите следующую формулу в строку формул:
=СЧЁТЕСЛИ($A$3:$A3,$A3).
В этой формуле A3 является первой ячейкой в столбце, и вы можете настроить формулу в зависимости от того, с чего вы начинаете. Например, если вы проверяете столбец, начинающийся с B2, ваша формула будет =СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B2,$B2).
Затем вы можете перетащить из выбранной ячейки, чтобы выбрать другие в столбце.
Затем Excel покажет числовой порядок любых дубликатов. Например, он покажет 1 рядом с первым дубликатом, 2 рядом со вторым и т. д.
Вот несколько советов, которые помогут вам легче находить дубликаты в ваших проектах Excel:
Научитесь использовать формулы. Хотя поначалу использование формул может показаться сложным, они позволяют легко выполнять более специализированные функции. Вы можете изучить раздел поддержки на веб-сайте Microsoft и просмотреть блоги, которые предоставляют помощь пользователям Excel.
Регулярно проверяйте: зачастую проще найти дубликаты в небольших наборах данных. Подумайте о том, чтобы регулярно проверять свои электронные таблицы на наличие дубликатов по мере продвижения проекта.
Узнайте больше об Excel. Если вы регулярно используете Excel на работе, может быть полезно ознакомиться с программой поближе. Вы можете просмотреть видеоуроки и самостоятельно попрактиковаться в различных функциях, чтобы упростить поиск дубликатов и другие задачи.
Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых выше, не связана с компанией Indeed.