Как начать деловое письмо (с примерами и советами)

22 февраля 2021 г.

Написание делового письма с соответствующей формулировкой может сделать вашу переписку профессиональной и изысканной. Когда вы правильно начинаете деловое письмо, вы создаете положительное впечатление, которое может укрепить ваши деловые отношения и повысить эффективность вашего письма. В этой статье мы обсудим некоторые общие советы по началу делового письма и приведем примеры, показывающие, как начинать различные распространенные деловые письма.

Как начать деловое письмо

Вы всегда должны начинать деловое письмо с приветствия, а затем указывать причину его написания. Четкое и правильное введение сообщает принимающей стороне о вашем профессионализме. Чтобы начать деловое письмо, выполните следующие действия:

1. Напишите приветствие

Напишите приветствие вверху письма. Надлежащее приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете получателя, но оно всегда должно быть относительно формальным для деловой переписки. Для деловых писем подходят следующие приветствия:

• Кого это может касаться: используйте это приветствие, если вы не знаете имени, пола или должности получателя.

• Уважаемый менеджер по найму! Обратите внимание на это приветствие, если вы знаете должность получателя, но не знаете его имени.

• Уважаемый господин/уважаемая госпожа! Это приветствие уместно, если вы знаете пол получателя, но не его имя.

• Уважаемый мистер Нельсон/Уважаемая мисс Роджерс/Уважаемый доктор Томас! Используйте это приветствие, если вы знаете имя, пол или титул получателя. Г-жа предпочтительнее г-жи, так как это не предполагает семейного положения получателя.

• Уважаемый Дейл Фиммел! Это приветствие полезно, если вы знаете имя получателя, но не его пол.

• Уважаемые коллеги! Используйте это приветствие для группы деловых контактов, которых вы хорошо знаете.

• Уважаемый Джон/Дорогая Валерия! Это приветствие может быть уместным, если вы хорошо знаете деловое лицо. Вы можете использовать это открытие для давних деловых отношений, длящихся несколько лет, и гораздо более коротких деловых отношений с людьми, с которыми у вас есть личные связи, например, контакты, с которыми вы общаетесь.

Закройте большинство приветствий в деловых письмах запятой. Однако «кого это может касаться» ставится двоеточие. Если вы не уверены, какое приветствие подходит получателю, выберите наиболее формальный вариант, который вы рассматриваете.

2. Объясните причину написания

Первое полное предложение или два вашего делового письма должны объяснить причину, по которой вы его написали. Этот раздел может включать личное представление — если вы не известны получателю — и ссылку на любой предыдущий контакт, который у вас был с получателем, для контекста. Если вы начнете свое деловое письмо с краткой ключевой информации, получатель сможет легко понять, почему он получил ваше письмо.

Советы по началу делового письма

Хотя слова, которые вы используете, чтобы начать свое деловое письмо, будут варьироваться в зависимости от цели вашего письма и отношений с получателем, эти общие рекомендации могут помочь вам профессионально начать все виды деловых писем:

• Напечатайте свое деловое письмо, используя стандартный шрифт и размер: Вы всегда должны печатать свое деловое письмо, чтобы убедиться, что оно разборчиво. Используйте стандартный шрифт, например Times New Roman или Arial, размером 12 пунктов, чтобы ваше письмо было легко читаемым.

• Используйте профессиональный тон: вы можете использовать имя получателя и другие знакомые слова, чтобы показать свои близкие отношения, но вы всегда должны использовать профессиональный тон, который показывает уважение к получателю и его ситуации. Даже если вы расстроены ситуацией, использование профессионального тона повысит ваши шансы на успешное разрешение.

• Пусть ваши отношения с получателем диктуют формальность: деловые письма могут варьироваться от формальных до относительно неформальных. Подумайте, насколько хорошо вы знаете своего получателя, и используйте более формальный тон с деловыми знакомыми, чем с близкими контактами. Правильный тон, скорее всего, сделает ваше деловое письмо более искренним.

• Используйте личные местоимения. Использование личных местоимений в начале делового письма придает вашей переписке теплоту и индивидуальность. Используйте слово «я» при обращении к себе и слово «вы» по отношению к получателю. Если вы пишете от имени своей компании, вы должны использовать «мы» вместо «я», чтобы показать, что ваши слова поддерживают ваш бизнес.

• Используйте активный залог. Если вы начнете свое деловое письмо с активного залога, а не пассивного залога, ваша переписка будет лаконичной и ясной.

• Изучите имя получателя: проверьте веб-сайты компании, спросите своих коллег или позвоните в компанию, в которой работает ваш получатель, чтобы узнать его имя, где это возможно. Если имя унисекс, продолжайте свои исследования, чтобы узнать пол получателя. В то время как «Для кого это может касаться:» и «Уважаемый сэр» или «Уважаемая мадам» являются подходящими способами начать деловое письмо, использование имени получателя в вашем приветствии сделает ваше деловое письмо более теплым и более личным.

• Подтвердите и проверьте правописание: использование правильного написания свидетельствует о профессионализме или внимательности. Поскольку написание имен и фамилий может значительно различаться, вы всегда должны проверять написание имени получателя, чтобы избежать ошибок.

Примеры того, как начать деловое письмо

Используйте следующие примеры способов начать обычные деловые письма в качестве шаблонов для вашей собственной деловой переписки.

Деловое письмо после предыдущего контакта

«Уважаемый мистер Джеффс,
Я пишу о нашем телефонном разговоре о вашем недавнем ужине в Mexitwist Taqueria».

Деловое письмо для первого контакта

“Для предъявления по месту требования:
Я Майкл Коггинс, менеджер по логистике Exotica Athleisure. Я пишу, чтобы узнать о стоимости хранения и доставки нашей одежды с вашего склада».

Деловое письмо с просьбой

“Уважаемый Пол,
Я пишу, чтобы спросить, не могли бы вы прислать мне список влиятельных лиц в социальных сетях, которых вы пригласили посетить запуск газировки Lyte в следующем месяце».

Деловое письмо с хорошими новостями

«Дорогая мисс Джейкс,
Я рад сообщить вам, что вы выиграли бесплатную аренду автомобиля на год от Easy Rentals, главный приз в нашем недавнем конкурсе».

Деловое письмо с плохими новостями

«Уважаемый мистер Кляйн,
Меня зовут Тиа Макдональд, и я менеджер загородного клуба Parrot Springs. С сожалением сообщаю вам, что мы больше не можем провести вашу свадьбу в следующем месяце из-за недавнего пожара».

Деловое письмо о приеме на работу

“Уважаемый менеджер по подбору персонала,

Меня зовут Стивен Ганштальдт, и я пишу, чтобы подать заявку на вакантную должность помощника по рекламе, недавно опубликованную на доске объявлений Indeed».