Как измерить управление изменениями за 5 шагов

10 сентября 2021 г.

Бизнес-лидеры улучшают свои отделы, оценивая изменения и включая результаты в новые политики. Управление изменениями — это упражнение по анализу процессов, которое может помочь руководителям узнать больше об эффективности своего отдела как на индивидуальном, так и на организационном уровне. Понимание управления изменениями может помочь вам эффективно оценить и улучшить вашу организацию. В этой статье мы обсудим управление изменениями, в том числе то, как вы можете оценить аспекты компании и как измерить управление изменениями.

Что такое управление изменениями?

Управление изменениями — это оценка стратегий отдела для определения эффективности недавних и потенциальных изменений. Руководители отделов могут использовать этот процесс для пересмотра политик, чтобы сделать их более эффективными, или для создания дополнительных стратегий повышения производительности. Руководители также могут использовать управление изменениями для повышения удовлетворенности сотрудников, соблюдения политики и понимания сроков. Эта оценка важна, потому что она помогает менеджерам узнать, какие политики имеют значимое влияние на систему и почему.

3 уровня управления изменениями

Существует три разных уровня, на которых лидеры могут применять управление изменениями, в том числе:

1. Индивидуальное выступление

При оценке отдела менеджеры могут консультироваться с отдельными сотрудниками, чтобы определить, есть ли у них четкие ожидания, выполнение работы и разумные сроки. Оценка отдельных показателей эффективности может помочь менеджерам понять, какие политики дают эффективные результаты, а какие могут потребовать пересмотра. Если менеджер хочет повысить эффективность процессов, наблюдение за работниками во время их работы может помочь определить способы достижения целей производительности. Менеджеры также могут оценивать сотрудников, чтобы понять, как они реагируют на новые политики или увеличение рабочего процесса.

Индивидуальные методы оценки эффективности могут также включать:

• Отчеты об использовании

• Показатели принятия политики

• Отчеты о приверженности

• Вовлечения сотрудников

• Измерение квалификации

• Отзывы сотрудников

• Журналы ошибок

• Звонки в службу поддержки

• Изменение поведения

• Изменить осведомленность

• Результаты опроса удовлетворенности

2. Организационная эффективность

Управление изменениями организационной эффективности изучает, как значительные изменения влияют на результаты деятельности организации. После изменений в отделах руководители могут оценить эффективность организации, чтобы сравнить оценки с фактическими результатами. Эффективность организации может оценивать текущие и прошлые ключевые показатели эффективности (KPI) — измеримые цели, которые показывают, достигает ли организация бизнес-целей. Это может помочь руководству определить, привела ли новая политика к увеличению средних показателей выполнения целей.

Другие методы оценки этого типа управления эффективностью могут включать:

• Соблюдение плана проекта

• Улучшение производительности

• Готовность бизнеса к изменениям

• Реализация выгоды

• Соблюдение сроков

• Скорость выполнения

• Требования КПЭ

3. Эффективность управления изменениями

Еще один способ измерить влияние изменений на бизнес — оценить команду управления изменениями. Это включает в себя анализ прошлых изменений политики, чтобы выяснить, были ли эти решения эффективными. В то время как анализ эффективности управления изменениями может помочь улучшить управление изменениями в будущем, совершенствование политик управления изменениями требует изучения как индивидуальной, так и организационной эффективности для достижения результатов.

Методы оценки эффективности управления изменениями включают:

• Сравнительные результаты тренировочного теста

• Посещаемость тренировок

• Отслеживание действий по управлению изменениями

• Коммуникационная эффективность

• Улучшения производительности

• План выполнения

• Готовность бизнеса к изменениям

• Корректность измерения KPI

Как измерить управление изменениями

При измерении управления изменениями в вашем отделе рассмотрите следующие пять шагов:

1. Определите показатели оценки

Прежде чем оценивать эффективность работы системы, подумайте, какие показатели или процессы вы хотите проанализировать. Если вы оцениваете эффективность политики в отделе, понимание показателей производительности до и после реализации политики может помочь вам определить ее изменения. Если вы оцениваете скорость изменений в организации, может быть полезно проанализировать такие показатели, как скорость выполнения и история KPI.

Рассмотрение того, какие аспекты бизнеса вы оцениваете, также может помочь повысить точность вашего анализа. Оценка данных на организационном уровне может не требовать тех же измерений или процессов, что и отдельные тактики отслеживания производительности. Например, если вы оцениваете производительность сотрудников в соответствии с новой политикой, использование опросов и отчетов менеджеров может быть лучшими методами для понимания рабочей деятельности, чем соблюдение сроков или отчеты о рентабельности инвестиций.

2. Соберите отзывы сотрудников

После того, как вы определили свои показатели оценки, начните собирать отзывы сотрудников об изменении. Создание общекорпоративного опроса о политике может помочь вам узнать, что члены команды думают об изменении и как оно улучшило их рабочие процессы. Включая субъективные вопросы, такие как Довольны ли вы этим изменением? может помочь вам узнать больше о неудачах или преимуществах изменений.

Другие примеры вопросов, которые вы можете задать в своем опросе, включают:

• Упростила ли эта политика ваш рабочий процесс? Почему или почему нет?

• Легко ли понять политику?

• Насколько эта политика изменила вашу повседневную работу по шкале от одного до десяти?

• Считаете ли вы, что этот процесс необходим?

• Как, по вашему мнению, эта политика повлияет на бизнес в ближайшие три года, если она не изменится?

3. Соберите метрики данных

Чтобы выполнить управление изменениями, соберите метрики данных для группы или процесса, который вы оцениваете. Метрики данных, которые вы собираете, различаются в зависимости от того, какую систему вы изучаете. Если вы оцениваете производительность отдельных лиц или организации, сбор отчетов о ключевых показателях производительности до и после изменения политики может оказаться полезным. При оценке эффективности организации рассмотрите возможность организации встреч с руководителями и менеджерами для сбора данных о производительности, простоте процессов и соблюдении сроков.

Показатели, которые вы можете собрать на этом этапе, включают:

• Количество входов пользователей: оценка количества входов пользователей может показать, испытывают ли сотрудники трудности со входом в определенные программы или требует ли текущая система входа в систему обновлений.

• Объем коррекции соответствия: эти данные могут показать, соответствует ли отдел политике в целом или не соответствует. Соблюдение может показать эффективность политики или простоту понимания.

• Количество обращений в службу поддержки. Анализ количества обращений в службу поддержки может показать, часто ли сотрудники сталкиваются с системными ошибками.

• Метрики процесса: сравнение метрик процесса на наличие ошибок во время изменения политики может показать вам, как отдел приспособился к новой политике.

• Уровень занятости: определение нового уровня найма до и после изменения политики может помочь определить, стимулировало ли это изменение новых сотрудников.

4. Установите оптимальные показатели данных

Для оценки улучшения процесса может помочь определить, как выглядят оптимальные данные. Изучение результатов положительных изменений в истории вашей организации может дать вам больше информации о том, как изменения влияют на рабочее место, и предоставить приемлемую группу показателей для последующего сравнения. Изучение оптимальных показателей данных также может стать целью для команды управления изменениями, над которой они будут работать в будущем.

5. Анализируйте данные и создавайте планы действий

Собрав данные о своем отделе или организации, начните сравнивать данные до и после изменения политики. Если ваша группа работала плохо после изменения политики, вы можете использовать данные, чтобы определить, почему и какие новые изменения могут быть реализованы. Если ваша группа работает оптимально после изменения политики, работайте с командой управления изменениями, чтобы задокументировать, почему изменение было эффективным и как создавать аналогичные политики в будущем.