Как измерить производительность и повысить эффективность на рабочем месте

11 февраля 2021 г.

Измерение производительности вашей компании или отдела позволяет вам вносить операционные изменения, добавляя сотрудников или оборудование, чтобы уложиться в сроки. Понимание производительности вашей рабочей силы также позволяет вам оценить общую эффективность и сможете ли вы уложиться в сжатые сроки или привлечь новых клиентов. Существует множество способов измерения производительности, и понимание того, какой из них лучше всего подходит для вашего бизнеса, может потребовать некоторого времени и размышлений.

В этой статье мы подробно обсудим, почему важно измерять производительность на рабочем месте, и поделимся некоторыми стратегиями, которые вы можете использовать для немедленного измерения производительности.

Что такое производительность?

Производительность — это мера эффективности машины, фабрики или человека в преобразовании вложений в полезную продукцию. Чтобы рассчитать производительность, вы делите средний объем производства за период на понесенные затраты или ресурсы, например персонал, потребленные за этот период.

Почему необходимо измерять производительность

Есть несколько причин, по которым важно измерять производительность на рабочем месте.

Инвестиционные решения проще

Компании необходимо знать, насколько продуктивна ее деятельность, чтобы принимать инвестиционные решения. Например, вы можете работать на заводе по производству автомобилей, объем производства которого значительно снизился за последние два года. Основываясь на своих измерениях производительности, компания может сделать вывод, что снижение производительности вызвано старым оборудованием, которое требует обновления.

Поэтому руководство вкладывает деньги в модернизацию завода. Постоянное измерение производительности позволяет компании сравнивать эффективность своей деятельности с течением времени и вносить соответствующие коррективы.

Измеряет эффективность и способности сотрудников

Еще одна важная причина для измерения производительности заключается в том, что это позволяет вам оценить эффективность вашей рабочей силы. Например, если клиент попросил вашу компанию выполнить сложный результат, единственный способ узнать, сможете ли вы уложиться в сроки, — это постоянно измерять производительность своей рабочей силы. Менеджеры также должны знать, как работает каждый отдельный сотрудник.

Эта информация помогает им принимать важные решения, влияющие на общую эффективность рабочего места. Например, понимание того, насколько эффективно работает каждый сотрудник, помогает менеджерам определить, кто может взять на себя дополнительные обязанности или кто идеально подходит для руководства групповым проектом.

Позволяет лучше принимать оперативные решения

Еще одна важная причина для мониторинга производительности заключается в том, что он может помочь менеджерам изменить компанию. Например, данные, собранные в процессе измерения, могут выявить задержки в производственном процессе.

Кроме того, это может выявить проблемы в жизненном цикле клиента. Признание этого может позволить вам внести операционные изменения, например, расширить команду службы поддержки клиентов или инвестировать в новое производственное оборудование.

Советы по измерению производительности

Каждая компания имеет свои собственные методы измерения производительности. Разнообразие методов отражает тот факт, что каждая компания отличается своей структурой и направленностью. Поэтому компании обычно адаптируют инструменты измерения производительности в соответствии со своими потребностями. При этом существует несколько широких категорий измерения производительности, с которыми вы должны столкнуться в своей карьере.

• Концентрация на прибыли

• Выполнение работы

• Тайм-менеджмент

• Обратная связь и экспертная оценка

• Сравнение рабочего времени с произведенными товарами

• Отслеживание прогресса сотрудников

• Удовлетворенность клиентов

Концентрация на прибыли

Одним из способов измерения прибыльности является мониторинг прибыльности и продаж организации. Например, говоря простым языком, если за год ваша компания получила прибыль в размере одного миллиона долларов, а в следующем году она получила прибыль в размере двух миллионов долларов, это явный признак повышения производительности, хотя необходимо провести более глубокий анализ показателей компании. отчеты о прибылях и убытках, чтобы понять, чем вызван рост рентабельности.

Ориентация на прибыль может быть популярным выбором для компаний, работающих в областях, где часто трудно измерить, сколько времени займет конкретная деятельность.

Рассмотрим, например, команду, отвечающую за управление рекламными кампаниями для нескольких клиентов. Компания может решить, что более важно заручиться поддержкой нескольких крупных клиентов путем проведения высококачественных рекламных кампаний, чем заручиться поддержкой как можно большего числа клиентов.

В этой ситуации они могут решить, что лучший способ оценить, насколько эффективной была команда, — это сосредоточиться на прибыли, которую они принесли компании. Они могут сравнить норму прибыли с общей суммой, выплачиваемой в виде заработной платы, для более точного измерения.

Выполнение работы

Другой подход концентрируется на том, сколько задач выполняется рабочей силой. В этом методе измерения производительности руководство меньше заботит время, необходимое для выполнения задач. Вместо этого они сосредоточены на завершении конечного продукта.

Чтобы запустить такое измерение производительности, вам может понадобиться разбить проекты на более мелкие задачи. Затем эти задачи назначаются каждому сотруднику, чтобы гарантировать, что весь проект будет завершен к указанному сроку. Для более крупных проектов могут быть включены промежуточные цели или задачи, чтобы все знали, идет ли работа по графику.

Тайм-менеджмент

Альтернативный вариант измерения продуктивности — отслеживание времени, затрачиваемого на выполнение задачи. Для этого используйте программное обеспечение для измерения производительности или онлайн-программы.

Одна из широко используемых систем тайм-менеджмента требует от сотрудников вводить время, которое они тратят на задачу, в электронную таблицу. Затем менеджеры могут оценивать результаты с течением времени, чтобы увидеть, увеличивается ли производительность, снижается или остается стабильной. Преимущество этого метода в том, что современное программное обеспечение позволяет компаниям разбивать время на минуты и даже секунды, чтобы обеспечить эффективное использование рабочего времени.

Обратная связь и экспертная оценка

Если небольшая команда или группа сотрудников регулярно взаимодействуют друг с другом, вы можете внедрить измерения производительности на основе коллегиальной оценки и обратной связи. В такой системе вы оцениваете производительность каждого сотрудника в соответствии с отзывами, которые они получают от других о своей работе.

Чтобы это было успешным, каждый сотрудник должен знать различные роли каждого члена персонала в команде и то, что они должны делать. Внутри команды должен быть высокий уровень коммуникации, и сотрудники должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы честно оценивать работу своих коллег.

Сравнение рабочего времени с произведенными товарами

Популярным методом измерения производительности на заводе является сравнение общего рабочего времени, которое также называется затратами, с количеством произведенной продукции или выпуском. Таким образом, компании могут рассчитать коэффициент, который показывает, насколько эффективно работают их сотрудники.

Чтобы измерить производительность таким образом, вы разделите общее количество произведенной продукции на общее количество часов, отработанных всеми сотрудниками. Затем вы будете использовать результат как соотношение затрат и выгод, которое вы можете отслеживать.

Отслеживание прогресса сотрудников

Различные стратегии измерения производительности включают регулярный мониторинг прогресса сотрудников. Эти подходы позволяют вам оставаться в курсе выполняемой работы и при необходимости вносить изменения или ставить новые цели.

Одним из методов является ежедневная регистрация или собрание команды. Это включает в себя ежедневные встречи с вашей командой для обсуждения рабочего процесса, проблем, которые могут возникнуть, или новых изменений в ваших рабочих процедурах. Сравнивая, сколько работы сотрудники выполнили в течение дня или недели, вы получите общее представление о том, насколько они продуктивны.

Удовлетворенность клиентов

Популярным способом измерения производительности в компании, предлагающей услуги клиентам, является использование отзывов клиентов. Например, клиентов, которые звонят в сервисный центр, могут попросить после завершения звонка заполнить краткий опрос об удовлетворенности. В нем они объяснят, ответил ли сотрудник на их вопрос и считают ли они, что с ним обращаются вежливо.

Затем данные, полученные в ходе опросов клиентов, можно объединить с количеством клиентов, которых сервисный центр обслуживал за фиксированный период. Такой подход позволяет получить более точное представление о том, насколько продуктивна работа, которую выполняете вы и ваши коллеги.

Чтобы проиллюстрировать возможные результаты, рассмотрим два идентичных сервисных центра. Один может обслуживать 80 клиентов каждый час, а второй — только 60. Однако звонящие в первый сервисный центр жалуются в ходе опроса клиентов, что редко получают нужные ответы и чувствуют, что их торопят. Это приводит к множеству повторных обращений.

В этом примере компания, управляющая вторым сервисным центром, может убедительно утверждать, что ее сотрудники работают более продуктивно, даже если они обрабатывают меньше звонков клиентов в час.