Планирование выполнения: определение, шаги и советы

Руководители проектов — это профессионалы, которые организуют и контролируют проекты для организаций. Если вы являетесь менеджером проекта или планируете им стать, вы можете использовать план выполнения. Дополнительные сведения о процессе планирования выполнения могут помочь вам в организации следующего проекта. В этой статье мы объясним, что такое планирование выполнения, почему оно важно, и предоставим шаги и советы, которые помогут вам создать план выполнения проекта для вашей компании или клиента.

Что такое планирование выполнения?

Планирование выполнения, также называемое планированием управления проектами, включает в себя создание стратегии для новых проектов. Это один из первых этапов управления проектами. На этом этапе менеджеры проекта и члены команды берут первоначальную идею и создают письменный план реализации. Это происходит после этапа инициации проекта, когда члены команды думают о новых разработках и проектах, и перед этапом выполнения, когда члены команды выполняют запланированные задачи.

Например, в производственной компании план выполнения может включать в себя первоначальный дизайн продукта, бюджет и план коммуникации. На этом этапе проекта члены команды определяют свои цели, график, затраты и обязанности. После планирования этих компонентов проект может перейти в стадию выполнения, где производственная группа создает элементы.

Важность планирования выполнения

Планирование выполнения является неотъемлемой частью управления проектом. Этот шаг позволяет руководителям проектов и командам создавать методы и стратегии до начала этапа выполнения проекта. Надежный план выполнения может иметь следующие преимущества:

Помогает командам устанавливать цели и достигать их

Благодаря планированию выполнения проектные группы могут устанавливать цели. К ним относятся большие цели проекта, а также более мелкие вехи на протяжении всего проекта. Например, когда строительная бригада создает план управления проектом, их конечной целью может быть завершение строительного проекта к определенной дате. Они также могут устанавливать вехи для отслеживания прогресса на протяжении всего процесса. Например, члены команды могут захотеть купить землю, построить стены и озеленить участок.

Постановка четких целей и этапов может помочь командам достичь поставленных целей. Они могут использовать эти цели для измерения своей эффективности и внесения корректировок, если это необходимо. Это может помочь им добиться успеха.

Повышает эффективность

Планирование выполнения может помочь руководителям проектов повысить общую эффективность. План выполнения включает в себя бюджет затрат, штатное расписание и коммуникационную стратегию. Эти инструменты могут помочь командам сократить расходы и улучшить методы совместной работы, что может повысить производительность.

Минимизирует риски

Частью плана выполнения является оценка риска. На этом этапе члены команды выявляют потенциальные риски проекта, анализируют возможное влияние рисков и определяют их вероятность. Руководители проектов могут использовать эту оценку для создания стратегии управления рисками, которая может помочь им свести к минимуму свои потенциальные проблемы.

Улучшает общение

Во время процесса планирования выполнения члены проектной группы и заинтересованные стороны сотрудничают, чтобы создать стратегию для методов. Специалисты могут оставлять отзывы и задавать вопросы, чтобы улучшить план. Также на этом этапе команда создает план коммуникации. В этом разделе команда может решить, как часто они хотят встречаться для оценки прогресса проекта. Если вы потратите время на планирование общения и встреч, это может помочь улучшить сотрудничество во время проекта.

Что включить в план реализации проекта?

Вы можете настроить план выполнения проекта в соответствии с индивидуальными потребностями вашего проекта. Общие элементы, которые необходимо включить в план реализации проекта, могут включать:

• Масштаб проекта: Масштаб проекта, также называемый планом содержания или описанием содержания, описывает то, что команда надеется выполнить в ходе проекта, в конкретных терминах. Например, если команда хочет увеличить свой доход от продаж, в области может быть указано, что команда планирует увеличить продажи по телефону на 10 % в следующем году.

• Цели. В разделе «Цели» описаны основные задачи, этапы и показатели. Он включает в себя как долгосрочные цели, так и краткосрочные этапы, которые команда планирует отслеживать и измерять на протяжении всего проекта.

• План ресурсов: в разделе ресурсов члены команды перечисляют ресурсы, которые им потребуются для завершения проекта. Они также могут планировать источники или поставщиков для получения этих ресурсов.

• Штатное расписание: В штатном расписании перечислены члены команды, участвующие в проекте, их роли и контактная информация. Он также может содержать информацию о том, за какую задачу отвечает каждый член команды.

• Бюджет: Бюджет включает подробную информацию о затратах на каждый этап проекта. Он также может содержать информацию о финансировании и инвестициях, чтобы помочь руководителям проектов в распределении источников дохода.

• Расписание проекта. Расписание проекта показывает, когда команда планирует выполнить отдельные задачи или этапы. Он также может содержать информацию о собраниях команды и сроках обновления прогресса.

• План коммуникации: в плане коммуникации руководитель проекта может указать, когда и как часто команда будет общаться друг с другом и с потенциальными заинтересованными сторонами.

Как создать план выполнения проекта

Если вы создаете план выполнения проекта, рассмотрите следующие шаги:

1. Обсудите предысторию

Первым шагом на этапе планирования выполнения является обсуждение первоначальных идей и основных деталей с соответствующими членами команды. Это могут быть инвесторы, заинтересованные стороны или исполнительный совет. На этом этапе человек может обсудить, что будет включать в себя проект. Например, в маркетинговой компании менеджер проекта может предложить новый проект кампании. Они могут поделиться подробностями со своими менеджерами, чтобы определить, хотят ли они планировать проект.

2. Соберите отзывы

На начальном этапе планирования заинтересованные стороны и члены команды могут предоставить обратную связь, чтобы скорректировать первоначальную идею. Например, если технологическая компания хочет создать новый компьютер, заинтересованные лица могут запросить дополнительную информацию о проекте. Они также могут вносить предложения, например, советовать компании сделать более быстрый или энергоэффективный компьютер.

3. Установите конечную цель

Прежде чем писать конкретные вехи и планы ресурсов, может быть полезно подумать о конечной цели. Рассмотрите возможность сотрудничества с вашей командой, чтобы определить желаемый конечный результат. Вы можете использовать эту идею для планирования в обратном направлении, разделив большую цель на более мелкие шаги. Например, если ваша цель — улучшить коммуникацию на рабочем месте, вы можете использовать эту цель для создания конкретных измерений и вех, таких как внедрение нового программного обеспечения для обмена мгновенными сообщениями.

4. Выберите членов команды

Далее вы можете создать список членов команды, которые могут работать над проектом. Подумайте обо всех специалистах, которые могут вам понадобиться для достижения ваших целей. Например, если вы управляете производственным проектом, вы можете сотрудничать с командой дизайнеров, специалистами-исследователями, инженером по материалам и группой финансирования.

На этом этапе вы можете собрать контактную информацию члена команды, чтобы улучшить общение. Кроме того, вы можете назначить название проекта для каждого человека. Например, вы можете выбрать помощника по управлению проектами или руководителя проекта. Эти названия могут помочь вашей команде соответствующим образом спланировать выполнение всех задач.

5. Определите вехи и цели

После создания индивидуальных задач для членов команды подумайте, как вы планируете измерять и отслеживать успехи вашей команды. Подумайте о разделах вашего проекта. Например, при разработке проекта маркетинговой кампании ваши этапы могут включать создание веб-сайта, добавление логотипа и графики, а также написание контента для веб-сайта. Попробуйте разделить эти большие разделы на измеримые вехи. Подумайте, как вы планируете отслеживать и измерять свои результаты.

6. Создайте расписание проекта

Используя свой список вех, вы можете составить расписание проекта. Подумайте, когда вы ожидаете, что члены вашей команды завершат каждую веху. Это может помочь вам установить крайние сроки для определенных задач, которые помогут вам завершить весь проект вовремя.

7. Создайте бюджет

Бюджет — это важный финансовый инструмент, который может помочь вам управлять и планировать расходы вашего проекта. Чтобы создать бюджет, сначала рассмотрите финансовые ресурсы. Затем учтите все расходы, с которыми вы можете столкнуться во время проекта. Учитывайте материалы, оборудование, маркетинговые инструменты и почасовую оплату. Постарайтесь сопоставить каждую стоимость с источником финансирования, чтобы убедиться, что вы можете покрыть все расходы.

8. Разделяйте и назначайте задачи

Попробуйте разделить задачи на небольшие компоненты и делегировать или назначать их членам вашей команды. Подумайте, кто будет отвечать за каждую задачу. Составив план для каждого члена команды, вы поможете повысить эффективность и производительность своей команды.

9. Оцените риски

При оценке рисков вы можете помочь спланировать снижение проблем до их возникновения. Чтобы оценить риск, рассмотрите потенциальные опасности или проблемы, с которыми ваша команда может столкнуться во время проекта. Затем подумайте, какие риски являются наиболее важными или какие из них окажут наибольшее влияние на ваш проект. Если возможно, создайте план, который поможет вам устранить риск. Например, если потенциальный риск заключается в том, что члены команды могут не эффективно общаться, вы можете помочь устранить этот риск, создав надежный план коммуникации.

Если вы не можете избежать риска, попытайтесь создать стратегию, которая поможет вам уменьшить общее влияние риска. Например, в строительном проекте одним из рисков может быть то, что погода может повлиять на этап строительства. Вы можете помочь спланировать этот риск, изменив крайний срок проекта или создав план для различных погодных условий.

10. Планируйте следующие шаги и коммуникационную стратегию

Ближе к концу планирования выполнения вы можете описать общий план коммуникации. Это включает в себя то, как члены команды будут общаться друг с другом в отношении проекта. Также подумайте, как команды будут общаться. Вы можете выбрать личные встречи, телефонные звонки, ежедневные электронные письма или ежемесячные отчеты о ходе работы.

Советы по успешному планированию выполнения

Вот несколько советов, которые помогут вам создать успешный план выполнения:

• Документируйте свой процесс. Создание письменного документа во время планирования выполнения может помочь вам и вашей команде добиться успеха. Подумайте о том, чтобы написать план выполнения и поделиться им с инвесторами и членами команды, чтобы повысить производительность.

• Регулярно общайтесь с заинтересованными сторонами. Заинтересованные стороны — это люди, вовлеченные и заинтересованные в результатах вашего проекта, включая членов команды, инвесторов и клиентов. Рассмотрите возможность регулярного обмена информацией с этими людьми, чтобы улучшить общение и улучшить ваш проект во время выполнения.

• Оставьте достаточно времени для тщательного планирования. Создание подробного плана выполнения может занять некоторое время, но может помочь вам сэкономить время и деньги на этапе выполнения. Сроки могут варьироваться в зависимости от размера вашего проекта, но рассмотрите возможность оставить хотя бы несколько недель для тщательного изучения и планирования.