Как использовать процедуры найма: руководство и советы

Процедура найма является одной из наиболее важных частей развития отдела. Хорошая процедура найма может помочь найти идеального кандидата на должность, поэтому понимание процесса найма может помочь вам выбрать кандидата более эффективно. В этой статье мы расскажем, что такое процедура найма, как нанять сотрудника и дадим советы по разработке хорошей процедуры найма для нужд вашего отдела.

Что такое процедура приема на работу?

Процедура найма — это индивидуальный процесс, который каждый отдел разрабатывает для найма сотрудников. Он включает в себя набор, собеседование и отбор новых сотрудников из группы квалифицированных кандидатов. Многие организации имеют общий стандартизированный процесс, хотя координаторы и менеджеры по подбору персонала могут изменить этот процесс, чтобы удовлетворить свои потребности в найме.

Как нанять сотрудника

Если вы планируете нанять сотрудника в свой отдел, рассмотрите возможность изучения следующих шагов:

1. Поймите свою потребность в найме

Прежде чем приступить к процедуре найма, полезно сначала полностью понять потребности вашего отдела в найме. Попробуйте задать себе некоторые из следующих вопросов, чтобы лучше понять, что вы ищете:

• Сколько кандидатов вы набираете?

• Вы набираете сотрудников на новые вакансии или на вакантные?

• Вы нанимаете сотрудника, чтобы он стал частью команды, или он будет работать независимо?

Понимание ваших потребностей в найме может помочь при создании описания работы и когда вы рекламируете вакансию. Например, если ваш будущий сотрудник собирается стать частью команды, вы можете рассмотреть возможность включения командной работы в качестве желаемого навыка в свою должностную инструкцию. Кроме того, если вы нанимаете сотрудников на несколько вакансий, возможно, вам не нужно быть таким избирательным в процессе первоначального отбора кандидатов.

2. Создайте описание работы

Как только вы поймете потребность вашей организации в найме, напишите описание работы, включающее необходимые сведения о вашей открытой вакансии, например:

• Должностные обязанности

• Предпочтительные характеристики

• Квалификация

• Требуемый опыт работы

• Преимущества

• Информация о зарплате

Чем более подробными будут ваши требования к должностной инструкции, тем меньше кандидатов может соответствовать требованиям, что может несколько облегчить этап собеседования в процессе найма. Не забудьте указать все ключевые детали и требования к должности, чтобы сделать описание работы более эффективным.

3. Рекламируйте свою позицию

Чтобы получать заявления, вы можете разместить объявление о своих вакансиях как на рабочем месте, так и за его пределами, при условии, что вы открыты для внутренних кандидатов. Существуют различные способы рекламы вашей вакансии, в том числе:

• Команда по подбору персонала: группы по подбору персонала — это специалисты, которые могут помочь вам найти множество кандидатов на вашу должность. Они могут корректировать описание вашей вакансии, посещать ярмарки вакансий, публиковать сообщения в социальных сетях или использовать веб-сайты с объявлениями о вакансиях для подбора кандидатов для вас.

• Веб-сайты с объявлениями о вакансиях**: ** Веб-сайты с объявлениями о вакансиях позволяют найти множество разных кандидатов из-за того, как много людей их используют. Некоторые веб-сайты с объявлениями о вакансиях являются международными, поэтому, если ваша компания ищет иностранных кандидатов, этот ресурс может оказаться полезным.

• Социальные сети: реклама в социальных сетях позволяет вашему списку вакансий достигать многих кандидатов через Интернет. Если у вашей компании много подписчиков в социальных сетях, подумайте о том, чтобы опубликовать список вакансий на странице компании в социальных сетях, чтобы привлечь внимание.

• Ярмарки вакансий. Использование ярмарок вакансий для рекламы ваших вакансий — отличный способ найти активных соискателей. Кроме того, ярмарки вакансий позволяют вам связаться с более специализированными кандидатами.

• Объявления в газетах. Использование местной газеты может помочь вам найти местных соискателей. В сочетании с другими методами объявления в газетах могут помочь вашему списку вакансий охватить множество кандидатов.

• Веб-сайт вашей компании. Если вы работаете в крупной организации, может быть достаточно рекламы вашего списка вакансий на веб-сайте вашей компании. Кроме того, если вы хотите нанять кого-то из сотрудников компании, размещение рекламы на веб-сайте вашей компании является эффективным методом.

4. Просмотрите заявки

После получения заявок вы или сотрудник отдела кадров можете начать их индивидуальное рассмотрение. Чтобы помочь найти качественных кандидатов, рассмотрите возможность отклонения любых неполных заявок, содержащих серьезные грамматические ошибки или не соответствующих минимальным требованиям. Количество полученных вами заявок может повлиять на тактику отбора, которую вы используете для оценки и потенциального отклонения заявок, прежде чем выбрать кандидатов, с которыми вы хотите пройти собеседование.

5. Проведите интервью

После того, как вы собрали все подходящие заявки, вы можете приступить к первому этапу телефонных собеседований. Собеседования по телефону позволяют представителям отдела кадров или менеджерам выбирать кандидатов, которых они хотят перевести на следующий этап собеседования. С помощью этих телефонных интервью вы можете определить, соответствуют ли кандидаты требованиям должности.

После телефонных интервью вы можете использовать три других вида интервью для дальнейшей оценки ваших кандидатов:

• Личное собеседование: на первой личной встрече между руководителем и кандидатом они обычно обсуждают опыт работы кандидата, его полномочия, навыки и доступность для должности.

• Дополнительные собеседования: менеджерам может потребоваться проведение дополнительных собеседований для выявления наиболее сильных кандидатов. Менеджер может выбрать нескольких сотрудников в качестве комитета по найму, и они проводят собеседования вместе с менеджером, чтобы помочь в принятии решений.

• Заключительное собеседование: менеджеры резервируют заключительные собеседования для тех, кого комитет по найму и менеджер серьезно рассматривают на эту должность. Заключительные собеседования часто обсуждают кандидата более подробно, уделяя особое внимание его отношению, мотивации и долгосрочным целям.

6. Используйте проверку биографических данных и рекомендаций

Прежде чем принять решение об окончательном отборе на ваши должности, рассмотрите возможность использования проверки биографических данных и рекомендаций для дальнейшего анализа ваших кандидатов. Проверки биографических данных оценивают историю занятости человека, право на участие, кредит и судимость. Проверка рекомендаций помогает проверить любую информацию, предоставленную кандидатом в отношении их предыдущего места работы. Ваша компания также может потребовать, чтобы вы проверили учетные записи кандидатов в социальных сетях, чтобы убедиться, что они могут профессионально представлять компанию.

7. Оцените оставшихся претендентов на найм

После оценки вашего окончательного списка кандидатов определение того, кого нанять, является последним шагом в процессе найма. Вот некоторые возможные аспекты, которые вы, возможно, захотите рассмотреть, прежде чем принимать решение:

• Считаете ли вы, что этот кандидат может хорошо работать с вашими нынешними сотрудниками?

• Сколько обучения потребуется этому кандидату после того, как вы его наймете?

• Продемонстрировал ли ваш кандидат, что он обладает навыками, необходимыми для работы?

• Совпадают ли ценности вашего кандидата с ценностями компании?

Советы по разработке процедуры найма

При разработке процедуры найма примите во внимание некоторые из следующих полезных советов:

Используйте рекрутинговое программное обеспечение и другие инструменты

Программное обеспечение для подбора персонала может помочь вам организовать и лучше понять процесс найма. Программное обеспечение для подбора персонала обеспечивает систематизацию и обновление данных о кандидатах. Некоторые из этих инструментов позволяют нескольким учетным записям использовать одну и ту же базу данных и файлы процесса найма, что упрощает сотрудничество для вашей команды по найму. Программное обеспечение для рекрутинга может также включать в себя инструменты для проведения видеоинтервью.

Некоторые другие инструменты, которые вы, возможно, захотите использовать в процессе найма, следующие:

• Шаблоны электронной почты. Создание шаблонов для электронных писем, которые вы отправляете кандидатам на протяжении всего процесса, может сэкономить время. Вы можете использовать шаблоны для предложений интервью, отправки отказов и расширения предложений о работе.

• Опросы: чтобы еще больше улучшить процесс найма, рассмотрите возможность создания опроса обратной связи для ваших нынешних сотрудников и будущих кандидатов.

• Контрольные списки: с помощью контрольных списков вы можете отслеживать кандидатов, собеседования и этапы процесса найма.

Поиск в базе кандидатов

База данных кандидатов — это список кандидатов, с которыми ваш отдел проводил собеседования в прошлом. Иногда подходящим кандидатом на вашу должность может быть тот, с кем вы уже проходили собеседование на другую должность. Если найти сильного кандидата на текущую должность становится сложно, подумайте о том, чтобы просмотреть свою базу данных кандидатов, чтобы узнать, соответствуют ли какие-либо прошлые кандидаты вашей квалификации.

Вносить дополнения в команду по подбору персонала, если это необходимо

Если вы нанимаете более одного кандидата или получаете большое количество заявлений, вам может потребоваться более многочисленная группа по подбору персонала, которая поможет в этом процессе. Вы также можете рассмотреть возможность найма временной группы по подбору персонала для помощи в размещении объявлений о вакансиях.

Рассмотрите возможность использования структурированных интервью:

Структурированные интервью — это собеседования, в ходе которых руководитель задает заранее запланированные вопросы кандидату вне зависимости от ответов. В неструктурированных интервью, также называемых неформальными интервью, нет запланированного выбора вопросов. Структурированные интервью предлагают более стандартизированный опыт собеседования и могут упростить процесс отбора.