Как фильтровать в Excel двумя способами (с примерами)
Электронные таблицы Excel могут содержать большое количество информации. Многие профессионалы используют Excel для хранения, изменения и создания данных, которые важны для их работы или компании. Знание того, как фильтровать данные, может помочь вам быстрее находить информацию, анализировать подмножества данных и разрабатывать целевые графики для аудитории. В этой статье мы обсудим, что такое функция фильтра в Excel, почему вы можете ее использовать, как использовать эту функцию и некоторые примеры ее использования.
Что такое функция фильтра в Excel?
Функция фильтра в Excel позволяет сортировать данные в файле. Фильтр берет данные из диапазона ячеек и выводит массив данных, соответствующих примененному фильтру. Фильтры — это автоматизированный процесс, который может уточнить список, таблицу или электронную таблицу на основе одного или нескольких критериев. В Excel существует два основных типа фильтров данных: текстовые и числовые. Текстовые фильтры могут помочь вам в поиске слов и символов. Числовые фильтры могут выполнять те же функции, что и текстовые фильтры, но также могут использовать диапазон значений для уточнения набора данных.
Excel использует логические аргументы, чтобы определить, как применить конкретную функцию, включая функцию фильтра. Логические аргументы — это операторы, которые используют имена ячеек вместе с фактами и цифрами из ваших данных для выполнения нужных вам вычислений или процессов. Аргументы, которые использует функция фильтра:
Массив: этот аргумент сообщает программе Excel, что вы хотите, чтобы она отображала данные в другом месте и с другими значениями, чем те, которые вы выбрали в рамках фильтрации. Это может быть диапазон ячеек или постоянное значение, и это первая часть функции фильтра.
Включить: этот аргумент сообщает Excel точное значение, которое вы ищете, или дает ему параметры для поиска нужных значений. Это может быть диапазон ячеек или ряд постоянных числовых или текстовых значений.
If_Empty: этот аргумент сообщает Excel, что если он не находит значений, соответствующих аргументу «Включить», он должен вывести значение #N/A, чтобы вы знали, что эти значения не существуют в выбранных данных.
Почему вы можете захотеть фильтровать в Excel
Вы можете использовать фильтры, чтобы ограничить объем видимых данных в электронной таблице, например, если вы хотите увидеть, какие ячейки на диаграмме имеют значения от 50 до 100. Вы можете использовать фильтры для работы как со столбцами, так и со строками в электронной таблице. Использование этих фильтров может помочь вам более точно и эффективно находить данные или сужать данные до того, что вы хотите видеть.
Например, фильтрация данных для отображения только текстовых значений, которые соответствуют тому, что вы хотите, может помочь вам определить, включили ли вы эту информацию или где эта информация находится в электронной таблице.
Типы фильтров в Excel
Excel также включает в свою базовую программу некоторые фильтры. Эти фильтры для столбца ячеек включают:
Равно: этот параметр фильтра отображает все данные, которые имеют то же значение, что и критерии, которые вы вводите в фильтр.
Не равно: этот параметр фильтра отображает все данные, которые имеют только значение, отличное от критериев, введенных вами в фильтр.
Больше, чем: при использовании этого параметра отображаются все данные, значение которых превышает критерии, введенные вами в фильтр.
Больше или равно: эта функция отображает все данные, которые имеют точно такое же или большее значение, чем критерии, которые вы вводите в фильтр.
Меньше чем: при выборе этого параметра отображаются все данные, значение которых ниже критериев, введенных вами в фильтр.
Меньше или равно: этот параметр фильтра отображает все данные, которые имеют точно такое же или меньшее значение, чем критерии, введенные вами в фильтр.
Между: с помощью этого отображаются все данные, которые имеют значение между двумя критериями, которые вы вводите в фильтр.
Первые 10: Эта функция отображает 10 самых больших значений в выбранном диапазоне на основе введенных вами данных.
Выше среднего: при этом выборе отображаются значения, превышающие среднее значение диапазона, выбранного на основе введенных данных.
Ниже среднего: этот параметр фильтра отображает значения, которые ниже, чем среднее значение выбранного вами диапазона данных на основе того, что вы вводите.
Пользовательский фильтр: при выборе этого параметра отображаются значения на основе уникальных критериев, которые вы вводите после выбора этого параметра, и на основе выбранного вами диапазона.
Как фильтровать в Excel
Существует два основных способа фильтрации данных в Excel, и используемый вами метод зависит от того, как вы вводите данные в электронную таблицу. Эти методы:
Фильтровать данные в таблице
Если вы вводите данные в таблицу электронной таблицы, Excel автоматически добавляет элементы управления фильтрами в каждый столбец, если они имеют заголовки. Чтобы отфильтровать с помощью этих элементов управления, выполните следующие действия.
Нажмите стрелку вниз справа от столбца, содержащего данные, которые вы хотите отфильтровать.
Снимите флажок «Выбрать все» и отметьте значения, которые вы хотите включить.
Нажмите «ОК».
Когда вы это сделаете, значок стрелки в заголовке этой строки изменится на значок фильтра, поэтому вы можете выбрать этот значок, если хотите изменить свой фильтр.
Фильтровать диапазон данных
Если вы вводите свои данные в электронную таблицу, не используя таблицу или диаграмму, вы все равно можете отфильтровать их. Для этого выполните следующие действия:
Щелкните любую ячейку в диапазоне данных, который вы хотите отфильтровать.
Выберите вкладку «Данные» на главной панели инструментов в верхней части окна.
Нажмите «Фильтр» в разделе «Сортировка и фильтрация».
Нажмите на направленную вниз стрелку справа от заголовка столбца.
Выберите «Текстовые фильтры» или «Числовые фильтры» в зависимости от ваших данных.
Выберите сравнение, например «Больше, чем» или «10 лучших».
Введите критерии фильтрации в соответствующее поле в открывшемся окне и нажмите «ОК».
Когда вы это сделаете, значок стрелки в заголовке этой строки изменится на значок фильтра, поэтому вы можете выбрать этот значок, если хотите изменить свой фильтр.
Примеры фильтрации в Excel
Ниже приведены несколько примеров использования фильтра в Excel:
Фильтрация по показателю «Выше среднего»
Представьте, что вы управляете магазином сладостей и пытаетесь определить, какие продукты популярны. Один из способов сделать это — отслеживать, сколько у вас есть каждого типа и сколько вы продаете каждого, чтобы увидеть, какие из них продаются выше средней цены. Рассмотрим следующую таблицу, где столбец A — это тип конфет, а столбец B — количество проданных единиц:
A B Леденцы на палочке 2 347 Jawbreakers 2 000 шоколадных конфет 5 000
Чтобы отфильтровать «Выше среднего», вы можете выполнить следующие действия:
Выберите ячейку в столбце B.
Откройте вкладку «Данные».
Выберите «Фильтр».
Щелкните стрелку в столбце B.
Выберите «Числовые фильтры».
Нажмите «Выше среднего».
Выберите «ОК».
После фильтрации данных отображается только число 5000, поскольку это единственное значение, превышающее среднее значение в столбце B.
Фильтрация по больше чем
В вашем кондитерском магазине вы можете определить, какие цвета ириски приносят прибыль, используя для этого показатель безубыточности продукта. Если вам нужно продать не менее 2200 единиц ириски, чтобы выйти на уровень безубыточности, вы можете отсортировать данные, чтобы определить, какие виды имеют более 2200 продаж. Используя следующую таблицу, где столбец A — это цвет ириски, а столбец B — количество проданных единиц, это будет выглядеть так:
A B Оранжевый 2 347 Желтый 2 000 Красный 5 000
Чтобы отфильтровать «Больше чем», вы можете использовать следующие шаги:
Выберите ячейку в столбце B.
Откройте вкладку «Данные».
Выберите «Фильтр».
Щелкните стрелку в столбце B.
Выберите «Числовые фильтры».
Нажмите «Больше чем».
Введите значение 2200.
Выберите «ОК».
После фильтрации данных в массиве появятся только значения 2 347 и 5 000, так как оба они превышают критерий 2 200.
Обратите внимание, что ни один из продуктов или компаний, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.