Как добавлять заметки в Excel (с методами и советами)

8 апреля 2022 г.

Microsoft Excel — это инструмент для работы с электронными таблицами, который позволяет пользователям записывать, редактировать и отображать данные. Это также дает вам возможность обмениваться книгами, что полезно для командных проектов. Изучение функции заметок в Excel может помочь вам улучшить работу вашей команды в этой программе. В этой статье мы объясним, что такое заметки в Excel, почему вы можете их использовать и как добавлять заметки, используя две разные стратегии, а также дадим полезные советы.

Что такое заметки в Excel?

Примечания в Excel — это комментарии, которые вы можете добавлять к ячейкам, чтобы выражать мысли и мнения о содержимом электронной таблицы. Ячейка с прикрепленной к ней запиской имеет маленький красный треугольник в правом верхнем углу ячейки. Если вы наведете курсор на ячейку с этим индикатором, появится желтое поле с сообщением. Поле также идентифицирует человека, оставившего примечание жирным шрифтом над сообщением.

Функция заметок аналогична функции комментариев в предыдущих версиях Excel. В Microsoft 365 к исходному комментарию можно прикрепить цепочку бесед. Это означает, что заметка может быть лучше для создания конкретных аннотаций к вашим данным, а функция комментариев может быть лучше для начала подробного разговора.

Использование для заметок в Excel

Заметки могут быть полезным способом поделиться своими мыслями с другими, если вы совместно работаете над книгой Excel. Вы также можете использовать их, чтобы попросить о помощи или поделиться вопросом для всей команды. Может быть полезно включить примечание в электронную таблицу, потому что вы можете прикрепить его непосредственно к ячейке, связанной с вашим вопросом или комментарием. Это может помочь вашим коллегам лучше понять вашу точку зрения.

Вы также можете оставлять заметки для себя в программе. Например, вы можете оставить заметку в определенной ячейке с напоминанием о необходимости проверить эту часть данных или добавить раздел. Красный индикатор может быть напоминанием при каждом открытии программы, а заметка дает возможность дать подробные инструкции для дальнейшей работы. Выполнив задание, вы можете удалить заметку.

Способы добавления заметок в Excel

Добавление заметок на лист Excel — это простой способ выразить мысли о ваших данных. Вот несколько способов добавления заметок, в зависимости от того, какая у вас версия Excel:

1. Добавьте заметку с помощью Excel 365

Если у вас есть Excel 365, выполните следующие действия, чтобы добавить заметку в программу:

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, которую вы хотите аннотировать.

2. Выберите «Новая заметка». Это приводит к появлению поля для заметок.

3. Введите заметку в поле.

4. Когда вы закончите вводить заметку, щелкните за пределами поля заметки.

2. Добавьте заметку с предыдущими версиями Excel

Если у вас более старая версия Excel, вы можете использовать функцию комментариев взаимозаменяемо с функцией заметок в Excel 365. Для этого следуйте этим инструкциям:

1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, которую вы хотите аннотировать.

2. Выберите «Вставить комментарий».

3. Введите заметку в поле.

4. Когда вы закончите вводить заметку, щелкните мышью за пределами поля комментария.

Советы по добавлению заметок в Excel

Помимо добавления заметки, существуют способы настроить ваши заметки. Вот несколько советов, которые помогут вам улучшить технику заметок:

Создание анонимных заметок

Каждая заметка автоматически начинается с имени человека, оставившего заметку, выделенного жирным шрифтом. Если вы хотите вместо этого оставить анонимную заметку, вы можете удалить свое имя из комментария, выделив его и нажав «Удалить». Это не удаляет жирное начертание имени, поэтому, если вы сначала удалите свое имя, а затем напечатаете свой комментарий, ваш комментарий также может быть выделен жирным шрифтом. Если вы хотите, чтобы ваш комментарий был написан обычным шрифтом, вы можете сначала ввести свой комментарий, а затем удалить свое имя.

Измените размер окна заметок

Иногда ваша заметка может быть слишком длинной, чтобы поместиться в блок для заметок стандартного размера. Если вы вводите заметку, которая длиннее поля, текст внутри поля сначала прокручивается, чтобы соответствовать вашему комментарию. Как только вы щелкнете за пределами поля заметок, текст станет фиксированным, поэтому будет видно только начало заметки. Это может затруднить чтение всей заметки после того, как вы щелкнули мышью вне поля заметок.

Чтобы исправить это, вы можете настроить размер окна для заметок. При вводе длинной заметки обратите внимание на маленькие белые прямоугольники по краям поля комментария. Вы можете щелкнуть по ним и перетащить их в любом направлении, чтобы расширить поле. Вы также можете изменить местоположение поля, наведя курсор на зеленую границу поля, затем щелкнув и перетащив его в нужное место. Обратите внимание, что эти действия доступны только в режиме редактирования заметки.

Редактируйте свои заметки

Если вы хотите отредактировать свои заметки после того, как щелкнули мышью, вы можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши ячейку с заметкой и выбрав «Редактировать заметку». Если вы используете предыдущую версию Excel, вместо этого вы можете выбрать «Редактировать комментарий». Затем внесите любые изменения, которые вы хотели бы внести в свой комментарий, и щелкните мышью. В дополнение к изменению заметки, вы также можете изменить размер или расположение поля заметки в это время.

Удалить свои заметки

После того, как заметка выполнила свою задачу, вы можете удалить ее из электронной таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши ячейку, содержащую заметку, и выбрав «Удалить заметку». Если вы используете более старую версию Excel, вместо этого вы можете выбрать «Удалить комментарий». Это действие приводит к исчезновению окна примечания и красного индикатора из электронной таблицы.

После удаления заметки все записи о ней исчезают из документа. Это означает, что обычно полезно удалять только те заметки, с которыми вы закончили. Если вы удалили заметку по ошибке, вы можете использовать кнопку «Отменить», чтобы отменить последние действия. Кроме того, вы можете добавить новую заметку вместо той, которую вы удалили.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.