Как делать отчеты в Excel: шаги, использование и советы

Microsoft Excel — полезный инструмент для записи и отслеживания многих процессов, в том числе финансового и маркетингового анализа. Если у вас есть несколько источников данных, которые вы хотите отслеживать в электронной таблице, создание отчета может помочь вам более эффективно систематизировать и просматривать данные. Кроме того, вы можете создавать отчеты, используя различные методы, в зависимости от цели использования приложения. В этой статье мы обсудим, как делать отчеты в Excel, для чего их можно использовать и что нужно учитывать при использовании программы для создания отчетов.

Как делать отчеты в Excel

Следующие подходы показывают, как вы можете создать отчет в Microsoft Excel, используя несколько методов:

1. Отображение данных в диаграммах

Одним из способов создания отчета является отображение данных в виде графика или диаграммы. В Excel есть несколько типов диаграмм, которые вы можете настроить в электронной таблице, включая линейные графики, круговые диаграммы и таблицы. Чтобы создать визуальный отчет с использованием графиков, выполните следующие действия:

Внесите данные в лист с помощью опции «Вставить» на панели инструментов программы.
После того, как данные появятся на листе, найдите параметр «Выбрать данные», чтобы выбрать информацию, которую вы хотите отобразить. Это дает вам базовое отображение диаграммы, но вы можете изменить дизайн диаграммы на другой стиль.
Выберите стиль диаграммы, который вы хотите для своего отчета, с помощью инструмента «Дизайн диаграммы» в меню.

2. Создайте сводную таблицу для организации данных

Сводная таблица в Excel создает таблицу суммированных значений из больших наборов данных. Если у вас есть большой объем данных для объединения в информационные отчеты, вы можете создать сводную таблицу, чтобы сделать эту информацию более доступной. Создайте отчет с помощью сводных таблиц, выполнив следующие действия:

В разделе «Вставка» выберите в меню «Сводная таблица».
Выберите диапазон и расположение данных, которые вы хотите включить в таблицу.
Введите метки для полей ссылки и значений новой таблицы и разместите их на листе.
Выберите вычисление, которое вы хотите, чтобы таблица измеряла на основе данных, например среднее или максимальное и минимальное, и обновите сводную таблицу.

Когда вы обновляете различные данные, подключенные к сводной таблице, диаграмма также обновляется, чтобы отображать информацию в соответствии с вашими параметрами.

3. Разделяйте типы данных ваших отчетов

При работе с большими данными рассмотрите возможность отделения числовых значений данных от визуальной и текстовой информации. Excel позволяет создавать несколько листов в книге и несколько страниц на листе. Это означает, что вы можете визуализировать данные в диаграммах и графиках на одном листе, табличные данные на другом и любые текстовые значения на другом листе. Использование этого метода при создании отчетов в Excel полезно для более эффективной организации и отслеживания изменений в данных.

4. Добавьте заголовки страниц

Для печати или экспорта отчеты должны иметь заголовки страниц. Выполните следующие действия, чтобы вставить заголовки и подготовить отчеты для печати и экспорта:

Перейдите в меню и выберите «Вставить». Отсюда выберите «Текст», затем «Верхний и нижний колонтитулы».
Введите название вашего отчета в соответствующее поле и отформатируйте текст в соответствии с вашими предпочтениями, например крупный или полужирный текст.
Повторите этот процесс для каждой страницы, которую вы хотите включить в печатный отчет.
Если вы хотите исключить определенные листы из своего отчета, щелкните правой кнопкой мыши соответствующие вкладки и выберите «Скрыть».

5. Форматирование и печать отчетов

При печати отчета вы можете изменить макет, чтобы его можно было разместить на бумаге для принтера. Следующие шаги показывают, как форматировать и печатать отчеты Excel:

Для визуальных данных в виде графиков, диаграмм или сводных таблиц измените ориентацию страницы на «Альбомную» в настройках печати.
Выберите параметр, который позволяет разместить все столбцы отчета на одной странице.
Нажмите «ОК», чтобы распечатать книгу в виде отдельных страниц.
Если вы отправляете отчеты по электронной почте, сохраните документ в виде файла .pdf для совместимой доставки.

Для чего используются отчеты Excel?

Microsoft Excel предоставляет ряд инструментов для организации и оценки различных данных. Отчеты Excel составляют одну функцию программы, которая может быть полезна для приложений в разных областях, в том числе:

Финансы и учет

Отчеты Excel часто применимы к финансовой документации и анализу. Функция отчетов дает финансовым специалистам возможность создавать визуальные представления критически важных данных, на которые полагаются компании при принятии важных решений. Например, специалисты по бухгалтерскому учету и бухгалтеры могут использовать отчеты Excel для отслеживания и оценки различных показателей, включая бюджеты, доходы и расходы.

Продажи и маркетинг

Показатели продаж, такие как коэффициенты конверсии, удовлетворенность клиентов, транзакции продаж и запасы, — это несколько факторов, которые профессионалы в этой отрасли могут включить в отчет Excel. Например, функция графического отображения может отображать изменения в покупках клиентов с течением времени, чтобы отделы продаж могли сообщать об эффективности текущих методов. В маркетинге Excel применим для создания отчетов о таких действиях, как ход кампании, анализ бюджета, анализ рынка и эффективность стратегии.

Человеческие ресурсы

Отчеты в Excel также полезны для документирования методов найма и аналитики в компаниях. Менеджеры могут вводить информацию о текущих процессах, включая номера заявлений, приглашения на собеседования и успешных наймов. Отчеты также применимы для измерения темпов роста среди сотрудников в различных отделах компании. Этот набор инструментов документирования функций Excel часто полезен для организации и мониторинга показателей адаптации и сотрудников.

Советы по созданию отчетов Excel

Примите во внимание следующие советы, чтобы максимально эффективно использовать функции отчетов Excel:

Объединяйте отчеты на панели инструментов. Если у вас есть несколько отчетов, которые вы хотите отслеживать на одной странице, создайте панель мониторинга для отображения наиболее важных аспектов отчетов.
Используйте временные шкалы или интерактивные элементы. Временные шкалы и инфографика или многоуровневые диаграммы могут предоставить дополнительные подходы к включению актуальных и текущих тем, представляющих интерес, в отчет панели мониторинга.
Создавайте резервные копии отчетов с данными. При обновлении информации в документах создавайте файлы резервных копий, которые можно использовать в случае потери данных или отчетной документации.
Используйте инструменты форматирования при упорядочении данных. При вводе или импорте данных в Excel используйте инструменты для очистки данных и переноса элементов в ячейки вашего листа.
Удалите пустые строки для большей точности. Удалите пустые строки и пустые ячейки, чтобы повысить точность анализа данных и отчетов, которые в противном случае могут повлиять на вычисления, которые Excel делает при обобщении информации.
Включайте заголовки столбцов при отображении данных. Включите заголовки столбцов в текстовые поля при выборе диапазона данных, которые вы документируете в своем отчете.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.