Как анализировать данные в Excel за 12 шагов (с примером)

8 апреля 2022 г.

Использование Excel для сбора, форматирования и хранения данных — это то, чем занимаются профессионалы во многих отраслях. Одним из инструментов, предоставляемых программой, является возможность анализа данных. Знание того, что это такое и как его использовать, может помочь вам повысить свою производительность, улучшить компьютерную грамотность и улучшить свои навыки работы с Excel. В этой статье мы обсудим, как анализировать данные в Excel, включая то, что это такое, почему это важно, и 12 шагов, которые вы можете выполнить для анализа ваших собственных данных.

Что такое парсинг данных?

Синтаксический анализ данных изменяет строку данных в другой формат. Наиболее распространенный способ анализа данных — преобразование одной строки данных в две или более строк с использованием ряда правил. Другие способы анализа данных включают в себя:

• Изменение данных с языка кодирования на обычный текст

• Объединение двух или более строк в одну строку

• Преобразование математических символов и формул в обычный текст

• Преобразование данных из простого текста в язык кодирования, математическую формулу или структуру данных

Зачем учиться анализировать данные в Excel?

Изучение того, как анализировать данные в Excel, имеет несколько преимуществ. Во-первых, это может помочь вам более эффективно организовать ваши данные для презентаций и использования вами или другими специалистами по данным. Это включает в себя разделение данных, важных для совещаний, и отправку их другим специалистам, когда они в них нуждаются. Еще одним преимуществом обучения анализу данных в Excel является повышение уровня владения компьютером и Excel. Повышение этих навыков может помочь вам выполнять задачи на работе более эффективно, что приведет к повышению производительности. Наконец, синтаксический анализ данных может помочь вам преобразовать данные в самые разные форматы.

Конечным преимуществом является то, что синтаксический анализ данных в Excel позволяет изменять формат больших объемов данных. Например, если у вас есть 1000 или более строк данных, преобразование каждой из них в определенный формат по отдельности занимает очень много времени. Возможность изменять формат всех ваших данных одновременно экономит время и помогает избежать ошибок, вызванных усталостью и многократными сеансами изменений.

Как парсить данные в Excel

Ниже приведены шаги, которые вы можете использовать для анализа данных в электронной таблице Excel:

1. Вставьте свои данные в электронную таблицу Excel

Первый шаг к анализу ваших данных в Excel — это ввод их в электронную таблицу Excel. Профессионалы чаще всего вводят свои данные в упорядоченные столбцы и строки на листе. Это связано с тем, что этими форматами легче управлять в программе, чем если данные находятся в нескольких других местах. Для синтаксического анализа данных важна организация данных, которые вы хотите проанализировать, в столбец, поскольку вы хотите выбрать все свои данные одновременно. Ниже приведен пример ввода данных в столбец Excel:

A**1Smith, Jamie2Cooper, John3Richardson, Erik4**Brynhild, Ragnar### 2. Выберите столбец, содержащий данные, которые вы хотите проанализировать.

После того, как вы ввели данные, которые хотите проанализировать, выберите столбец, в котором вы их сохранили. Вы можете сделать это двумя способами. Первый метод заключается в том, чтобы навести курсор мыши на верхнюю ячейку данных, которые вы хотите выбрать, пока он не изменится на символ «+», затем щелкните и перетащите мышь вниз, пока не выделите каждую ячейку. Этот метод полезен, если маловероятно, что используемые вами данные изменятся, а весь набор данных относительно невелик. Используя приведенные выше данные, вы можете выделить, начиная с ячейки с надписью «Смит, Джейми».

Второй способ — щелкнуть букву в верхней части столбца. Это позволяет вам выбирать каждую ячейку в столбце независимо от того, есть ли в них данные. Этот метод полезен, если у вас есть много данных, которые вы хотите проанализировать, или если в набор данных будет добавлено больше данных, потому что этот метод применяет выбранное форматирование ко всему столбцу и влияет на новые данные по мере их добавления. Используя приведенный выше пример данных, вы можете выбрать букву «А», чтобы выбрать весь столбец.

3. Выберите вкладку «Данные» на ленте.

Лента — это раздел в верхней части программы Excel, в котором находятся все ваши инструменты Excel. По умолчанию программа запускается на вкладке «Главная». По порядку вкладки в верхней части ленты:

1. “Файл”

2. “Дом”

3. “Вставлять”

4. “Макет страницы”

5. «Формулы»

6. “Данные”

7. “Рассмотрение”

8. “Вид”

9. “Помощь”

10. “Быстрые книги”

Чтобы выбрать вкладку данных, щелкните по ней мышью.

4. Выберите параметр «Текст в столбцы».

Выбрав вкладку «Данные», найдите раздел «Инструменты данных» и выберите первый вариант «Текст в столбцы». Этот параметр запускает диалоговое окно с вариантами форматирования данных, которые вы можете сделать на основе нескольких функций в ваших данных. Это также самый быстрый способ анализа данных в Excel. В целом, этот метод позволяет вам форматировать имеющиеся у вас строки данных в две или более строк, которые применяются к другим пустым столбцам в вашей электронной таблице, что полезно для организации ваших данных. Этот выбор также помогает программе Excel форматировать данные так, как вы хотите.

5. Выберите «С разделителями» в диалоговом окне.

Опция «С разделителями» — это метод, который вы можете использовать для разделения данных на основе разделителя. В Excel двумя наиболее распространенными разделителями являются пробелы и запятые. Например, если запятые разделяют ваши данные, такие как «Картер, Логан», то запятая является разделителем в ваших данных. В качестве другого примера, если пробелы разделяют ваши данные, например «Логан Картер», тогда пробел является вашим разделителем. Другим типом разделителя является символ вертикальной черты «|», который используется в некоторых электронных таблицах Excel для разделения элементов в одной ячейке.

6. Выберите разделитель, который существует в ваших данных.

Выбрав в диалоговом окне параметр «Разделенные», вы можете выбрать, какой разделитель вы хотите использовать для своих данных. Разделитель может меняться от одного набора данных к другому. Например, в приведенном ниже наборе данных в качестве разделителя используются запятые:

А
1
Смит, Джейми2
Купер, Джон3
Ричардсон, Эрик4
Брюнхильд, РагнарВ следующем наборе данных в качестве разделителя используются пробелы:

А
1
Кардер Саук2
Кэти Ричардсон3
Блэр Смит4
Amanda McLaurin Наконец, в этом наборе данных в качестве разделителя используются каналы:

А
1
0001 | Бейкер | Райан2
0002 | Наличные | Эмили3
0003 | Дэниелс | Дорета4
0004 | Эдвардс | Veronica### 7. Установите флажок «Рассматривать последовательные разделители как один».

Это параметр в диалоговом окне, который упрощает анализ данных. Это позволяет Excel понимать, что несколько разделителей рядом друг с другом считаются только одним, помогая передавать нужные данные в правильные столбцы. Например, если в ваших данных есть как разделители, так и пробелы, они обрабатываются как один разделитель, перемещая только значения по обе стороны от каналов в новые ячейки в вашей электронной таблице. Точно так же, если два канала расположены рядом друг с другом, Excel рассматривает их как один разделитель, помогая правильно передавать данные.

8. Выберите «Общие» в разделе «Формат данных столбца».

Открытие этого нового раздела диалогового окна позволяет изменить способ форматирования данных. Это важный шаг, потому что он позволяет вам точно контролировать, куда вы перемещаете свои данные в электронной таблице, как вы анализируете свои данные и форматируете новые столбцы данных. Это позволяет вам максимально контролировать весь процесс перемещения данных и дает вам возможность попробовать разные форматы или ваши данные, пока они не будут соответствовать определенной форме, которая вам нужна или необходима для вашей работы, презентаций или отправки другим специалистам для анализа данных. .

9. Щелкните красную стрелку или символ электронной таблицы справа от целевого текстового поля.

Этот шаг позволяет вам выбрать, где вы будете хранить свои данные после того, как Excel их проанализирует. Нажав красную стрелку или кнопку электронной таблицы, вы получите доступ к своей электронной таблице, помогая найти пустой столбец, в котором вы можете хранить свои данные. Это также позволяет вам получить доступ к другим параметрам в вашей электронной таблице и изменить внешний вид этих данных. Например, если вам нужно переместить данные из столбцов B и C, чтобы они соответствовали проанализированным данным, вы можете сделать это на этом шаге.

10. Выберите столбцы, в которых вы хотите отображать проанализированные данные.

На этом шаге вы выбираете, где хранить новые проанализированные данные. Наиболее распространенный способ, которым это делают профессионалы, — хранить свои данные в следующих столбцах после не проанализированных данных. Например, если вы использовали столбец A для хранения своих данных, вы можете использовать столбцы B и C для хранения новых проанализированных данных. Важно убедиться, что вы выбрали количество столбцов, соответствующее объему пространства, которое вам нужно. Если ваши данные имеют один разделитель, то вашим данным соответствуют два столбца. Если в нем два разделителя, умещаются три столбца.

11. Вернитесь к первому диалоговому окну и выберите «Готово».

Предпоследний шаг для анализа ваших данных — вернуться в диалоговое окно и нажать «Готово» внизу. Как только вы это сделаете, Excel преобразует ваши данные на основе правил и параметров, которые вы указали в диалоговом окне. Как только он завершит свой процесс, проверьте свои данные, чтобы убедиться, что Excel правильно отформатировал их и проанализировал в нужных местах. Это может помочь вам сохранить точность ваших данных и избежать каких-либо сложных ошибок, которые программа могла создать в процессе синтаксического анализа. Как только Excel отформатирует его правильно, вы можете сохранить электронную таблицу Excel.

Ниже приведен пример проанализированных данных:

А
Б
С
1
Смит, ДжеймиСмитДжейми2
Купер, ДжонКуперДжон3
Ричардсон, ЭрикRichardsonErik4
Brynhild, RagnarBrynhildRagnar### 12. Сохраните электронную таблицу Excel

Существует три основных способа сохранения данных в Excel. Первый — перейти на вкладку «Файл» в верхней части ленты программы. В этом разделе есть опция «Сохранить как», которая позволяет вам выбрать место сохранения файла и имя файла на вашем компьютере. Второй вариант — выбрать кнопку «Сохранить» на вкладке «Файл», которая автоматически сохранит ваш файл в папку на вашем компьютере и создаст для него имя. Последний вариант — нажать «Ctrl+S» на клавиатуре.

Независимо от того, какой метод вы выберете, сохранение файла может помочь вам сохранить данные для последующего использования, отправить данные в виде файла другим специалистам и гарантировать, что вы не будете повторять процессы, которые вы использовали для анализа ваших данных, когда вы уже сделали это. перемены. Этот шаг также поможет вам иметь резервные копии файлов на тот случай, если возникнет проблема, и вам понадобится доступ к более старой версии электронной таблицы Excel.

Обратите внимание, что ни один из продуктов или компаний, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.