Использование процесса управления резервами в управлении проектами
25 ноября 2021 г.
Управленческий резерв может быть важной частью процесса бюджетирования проектов. Это означает, что компания выделила часть бюджета на проект в ожидании дополнительных расходов. Как руководителю, понимание управленческого резерва может помочь вам составить бюджет для проектов и подготовиться к непредвиденным ситуациям. В этой статье мы обсудим, что такое управленческий резерв, как его определить и некоторые преимущества управленческого резерва.
Что такое управленческий резерв?
Управленческий резерв готовит к возможным затратам, которые могут возникнуть в проекте, и является частью процесса бюджетирования. Руководители компании включают управленческий резерв в ожидании проблем, которые могут возникнуть в ходе проекта и могут увеличить стоимость. По сути, предполагается, что во время проекта может произойти что-то неожиданное, и управленческий резерв включает этот потенциальный риск в бюджет. Сильные менеджеры знают, что они не могут спланировать все, а управленческий резерв помогает учитывать непредвиденные обстоятельства.
Например, может быть, проект нуждается в определенных материалах, но точная стоимость материалов неизвестна, потому что цена колеблется. Существует риск, что цена может стать очень высокой и увеличить стоимость проекта. Бюджет может учитывать диапазон потенциальных цен на материал, оценивая бюджет на материал в размере от 500 000 до 550 000 долларов.
Как определить управленческий резерв
Вот несколько шагов, которые помогут вам определить управленческий резерв:
1. Определить надзор
Делегирование ролей и обязанностей является частью процесса планирования проекта. Как правило, руководители контролируют управленческий резерв. Руководитель, который наблюдает за менеджером проекта, вероятно, может иметь право принимать решения по этой части бюджета.
2. Начните бюджетный процесс
Бюджетный процесс для проекта включает в себя оценку потенциальной отдачи от инвестиций, определение объема проекта и запрос предложений от подрядчиков. По мере сбора дополнительной информации бюджет проекта начинает формироваться. В конце концов, у руководителей будет достаточно информации, чтобы начать вводить реальные цифры в всеобъемлющий бюджет.
3. Рассчитайте затраты
Бюджетный процесс включает в себя оценку стоимости труда и материалов, связанных с проектом. Часто руководители используют оценки от подрядчиков. Иногда руководители обращаются к прошлым проектам, чтобы помочь им в оценке затрат.
4. Определить управленческий резерв
Размер управленческого резерва определяется общей стоимостью проекта. Обычно управленческий резерв составляет от 5% до 15% стоимости проекта. Иногда цифра может быть выше, если руководство предполагает, что вокруг проекта больше неопределенности, например, из-за отсутствия опыта.
Когда использовать управленческий резерв
Вот несколько случаев использования резерва управления:
Повторение задачи
Часть управленческого резерва бюджета может быть потрачена на исправление ошибок. Управленческий резерв означает, что в бюджете уже есть средства для оплаты повторного выполнения задачи или отмены работы, выполненной неправильно. Например, возможно, новая база данных несовместима с частью существующей системы компании. Предвидя масштаб и сложность проекта, резерв управления может располагать средствами, необходимыми для исправления ошибки.
Оплата непредвиденных расходов
Иногда стоимость материалов выше ожидаемой. Компания создает управленческий резерв, чтобы предвидеть непредвиденные расходы, и увеличение материальных затрат является обычной проблемой. Бюджет через управленческий резерв уже предусмотрел и запланировал этот тип непредвиденных обстоятельств.
Ускорение завершения
Проект иногда занимает больше времени, чем ожидалось. Управленческий резерв может позволить компании ускорить проект за счет более высоких, чем ожидалось, затрат на оплату труда. Затраты на рабочую силу могут включать сверхурочные или наем дополнительных сотрудников или внешних подрядчиков, чтобы помочь уложиться в срок проекта.
Изменение планов
Планы могут иногда меняться во время крупномасштабных проектов. Когда они это сделают, руководители могут одобрить использование управленческого резерва для оплаты дополнительных расходов. Например, возможно, во время ремонта здания была обнаружена проблема с фундаментом. Редизайн проекта добавляет дополнительные расходы, но их можно покрыть за счет управленческого резерва.
Преимущества использования управленческого резерва
Вот некоторые из преимуществ использования управленческого резерва в процессе составления бюджета:
Бюджетный контроль
Руководители обычно контролируют управленческую резервную часть бюджета. Компания отложила деньги, предвидя потенциальные проблемы, которые могут привести к увеличению расходов, а руководители контролируют бюджетную сумму и решают, когда ее использовать. Резерв означает, что компания подготовилась к проблемам, которые могут возникнуть. Тем не менее, процесс по-прежнему побуждает подрядчика и руководителя проекта оставаться в рамках своего бюджета и не полагаться на управленческий резерв.
Управление рисками
Этот процесс побуждает компанию заниматься управлением рисками. Это побуждает руководителей думать о потенциальных затратах с точки зрения известных неизвестных и неизвестных неизвестных. В некоторых ситуациях компания может иметь представление о переменных затрат. В других они могут и не знать. В любом случае процесс управления резервами помогает руководителям предвидеть наихудшие ситуации с затратами и планировать их.
Точная оценка
Процесс составления бюджета управления резервами может дать более точное представление об окончательных затратах по проекту. Обычно в проекте что-то идет не так, как ожидалось. Процесс управления резервами пытается предвидеть эту реальность, хотя она и не является конкретной. По сути, философия этого процесса заключается в том, что руководители компаний знают, что в большинстве проектов что-то пойдет не так, и они должны учитывать этот случай в бюджете.
Профицит бюджета
Если все пойдет по плану, управленческий резерв может фактически привести к профициту бюджета. Это может быть полезно, если у компании трудный год или она может увеличить прибыль в сильный год. Это позволяет менеджерам сообщать вышестоящим, что они смогли удержать расходы на одном уровне и сэкономить деньги компании. Компания, скорее всего, будет ценить менеджера, завоевавшего репутацию человека, достигающего высоких результатов в рамках бюджета.