Главная книга и пробный баланс: в чем разница?

19 августа 2021 г.

Для профессионалов в области бизнеса и бухгалтерского учета важно знать, как использовать главную книгу и пробный баланс. Понимание различий между ними может помочь вам лучше подготовить документы и отчеты. Это также может обеспечить точность ваших записей. В этой статье мы обсудим, что такое главная книга и пробный баланс, и исследуем различия между ними.

Что такое главная книга?

Главная книга — это набор всех счетов, которые показывают транзакции внутри компании или организации. Это запись всей финансовой деятельности в рамках бизнеса. Группы в бухгалтерской книге показывают отдельные счета, которые записывают:

• Активы: это ресурсы с экономической ценностью, которые могут принести пользу компании в будущем.

• Обязательства: это прошлые сделки, продажи или обмены активами, которые в настоящее время не оплачены и обеспечивают экономическую выгоду в будущем.

• Доход: это общая сумма дохода, полученного от продажи товаров или услуг.

• Расходы: это затраты, которые компания несет для ведения бизнеса и получения дохода.

• Прибыль: это увеличение общего дохода компании, которое происходит от чего-то другого, кроме ее обычных деловых операций.

• Убыток: это уменьшение общего дохода компании, связанное с чем-то другим, чем ее обычные бизнес-операции.

• Собственный капитал: это разница между обязательствами и активами на балансе компании.

Что такое пробный баланс?

Пробный баланс — это отчет, который показывает конечное сальдо на каждом счете главной книги. В идеальной ситуации общие суммы дебета и кредита совпадают, а баланс равен нулю. Дебет — это сумма денег, которую приносит компания, а кредит — это сумма потраченных денег. Пробный баланс помогает составить точный финансовый отчет. Это внутренний документ, используемый для бухгалтерского учета и аудита. Существует три типа пробного баланса, в том числе:

• Нескорректированный пробный баланс: это список остатков на счетах главной книги на конец отчетного периода.

• Скорректированный пробный баланс: это внутренний документ, который обобщает текущие балансы главной книги.

• Пробный баланс после закрытия: это окончательный пробный баланс, который подготавливается перед началом нового отчетного периода.

Главная книга и пробный баланс

Хотя и главная книга, и пробный баланс фиксируют и ссылаются на расходы и доходы компании, они различаются по многим важным параметрам, в том числе:

Количество информации

Главная книга более подробная, чем пробный баланс. Он содержит каждую транзакцию на всех отдельных счетах, таких как активы и собственный капитал. Напротив, пробный баланс намного короче. Он содержит только итоги для каждой категории.

Тип информации

В главной книге есть список всех транзакций с каждой учетной записи за весь календарный или финансовый год. Думайте об этом как о базе данных всех ваших финансовых событий. Вы можете обратиться к этой базе данных, чтобы получить наиболее подробные сведения о любой транзакции. Пробный баланс представляет собой отчет. Вместо хранилища всех данных он берет все в главной книге и сжимает их, чтобы предоставить только важные факты и цифры, которые помогут вам увидеть, сбалансированы ли ваши счета.

Использовать

Бухгалтеры и аудиторы используют в своих ролях как главную книгу, так и пробный баланс. Главная книга является основным источником информации для сотрудников бухгалтерии. Вы можете использовать его, чтобы оглянуться на каждую покупку и продажу. Аудиторы используют его для этой цели, чтобы отследить балансы до их отдельных транзакций.

Бухгалтеры реже используют пробный баланс. Это показывает математическую точность бухгалтерской книги. Это было важнее во времена, когда еще не было компьютеров и автоматических вычислений, но по-прежнему важно помогать в проверке на наличие ошибок. Аудиторы запрашивают копию пробного баланса для своих отчетов на конец года, и инвесторы могут использовать этот документ, чтобы решить, хотят ли они купить акции определенной компании.

Время

Бухгалтеры могут составлять главную бухгалтерскую книгу в любое время года. Некоторые позволяют ему работать в течение финансового года, а другие следуют календарному году. Оба рассчитаны на 12 месяцев, но календарный год всегда начинается 1 января, а финансовый год может начинаться первого числа другого месяца, например апреля. Пробный баланс показывает итоги за конкретный отчетный период. Хотя чаще всего это выполняется в последний день финансового года, бухгалтеры также могут запускать его ежемесячно, ежеквартально или раз в полгода.

Размер документа

Из-за большого количества включенной информации главная книга может занимать более 100 страниц. Это зависит от количества транзакций в каждой группе. Пробный баланс обычно занимает всего несколько страниц, потому что он включает только итоговые данные по счетам.

Классификация счетов

Бухгалтеры организуют записи или проводки в главной книге по классам счетов. В зависимости от того, с какой транзакцией вы работаете, вы должны поместить ее в правую колонку, чтобы цифры совпадали, а баланс счета был равен. В пробном балансе нет таких классификаций, потому что вы используете только итоги. Единственное, что нужно проверить в этом документе, это то, что вы сопоставили правильный номер с правильным заголовком.

Влияющие документы

Журналы счетов влияют на исходную книгу. Журналы учета содержат большую часть той же информации, что и бухгалтерская книга. Вы можете думать о них как о черновиках, а о книге как о хорошей копии ваших финансовых документов. Вы не можете организовывать или следовать правильному формату транзакций в журнале, который вы исправляете, когда добавляете их в бухгалтерскую книгу.

Главная книга влияет на пробный баланс. Вы не обращаетесь к журналам для создания отчета. Вы можете получить всю необходимую информацию из общей книги.

Анализ

Главная книга полезна при проведении финансового анализа. Вы можете посмотреть все данные внутри и сделать выводы о расходах, закономерностях и другой финансовой деятельности организации. Это невозможно с пробным балансом, потому что он содержит минимум информации. С помощью этого документа вы можете проводить сравнения между различными категориями, но не проводить анализ.