Фактический и бюджетный отчет: подробное руководство

16 сентября 2021 г.

Компании могут использовать различные финансовые отчеты и информацию при анализе эффективности своего бизнеса и планировании роста. Один из распространенных способов сделать это — записать информацию о бюджете рядом с фактическими расходами, чтобы скорректировать их ожидания и стратегии. Изучение фактических и бюджетных отчетов может помочь вам более точно оценить будущие цели по расходам и доходам. В этой статье мы обсудим фактические отчеты, бюджетные отчеты, а также ключевые особенности и различия между ними.

Что такое реальный отчет?

Фактический отчет — это финансовый отчет, созданный после финансового периода. Этот документ включает в себя конкретные суммы, которые компании потратили или заработали за этот период. Фактические отчеты часто включают различные источники дохода, стоимость проданных товаров, расходы, такие как заработная плата или арендная плата, прибыль и любые другие цифры, которые компания может зафиксировать.

Что такое бюджетный отчет?

Бюджетный отчет представляет собой финансовый документ, подготовленный до финансового периода. Компании создают эти документы, чтобы оценить сумму, которую они могут потратить с течением времени. Сюда входят предполагаемые затраты, предполагаемая прибыль, предполагаемая чистая прибыль и предполагаемые операционные расходы. Компании могут использовать конкурентные или исторические данные для заполнения своих бюджетов. Например, если компания потратила 15 000 долларов в предыдущем году, она может запланировать такие же расходы в следующем году.

Фактический и бюджетный отчет

Компании могут иметь отдельные отчеты для записи бюджетных цифр и фактических сумм после их возникновения. Часто они объединяют эти два показателя в отчете о фактических и бюджетных показателях. При этом они могут перечислять свои позиции в строках и сравнивать данные в разных столбцах. Вот несколько способов, которыми компании могут использовать фактический и бюджетный отчеты, и способы, которыми эти две категории могут отличаться:

Позиции

Вы можете включить в эти отчеты различные источники доходов и расходов, в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Общие элементы, которые необходимо включить в отчет о фактических и бюджетных расходах, включают:

• Доход: компании включают как то, что они ожидают заработать от продажи товаров или услуг, так и то, что они фактически заработали. Это также может включать в себя другие доходы, такие как проценты, полученные от кредита, или денежные средства, полученные от сдачи в аренду недвижимости.

• Себестоимость проданных товаров: компании могут указать, что они оценивают, чтобы заплатить за товары, которые они продают, и фактическую сумму каждой стоимости. Это может включать производственные затраты и стоимость сырья, и может варьироваться в зависимости от рынка.

• Расходы: компании могут оценивать как переменные, так и постоянные расходы, и они могут фиксировать фактическую сумму, которую они тратят. Фиксированные расходы, такие как аренда, могут быть легко учтены в бюджете, но переменные расходы, такие как реклама, могут показать большую дисперсию.

• Чистый операционный доход: Чистый операционный доход представляет собой разницу между общим доходом и расходами. Компании могут составить бюджет на это на основе своих доходов и расходов и оценить разницу между этим и фактическим чистым операционным доходом.

Планирование

Бюджет и фактические отчеты являются ключевыми в планировании будущего организации. Бюджеты используют такую ​​информацию, как доходы и затраты за предыдущий год, чтобы оценить, сколько им может понадобиться для будущих отчетных периодов. В ходе этого процесса они могут проводить исследования рынка, чтобы увидеть, изменилась ли стоимость товаров или наблюдается ли тенденция роста продаж, чтобы скорректировать свои оценки. Фактические цифры помогают компаниям более точно планировать свои будущие расходы.

Дисперсия

Бюджетные и фактические отчеты — это доступный способ для компаний выявить любые расхождения между тем, что они планировали, и тем, что они фактически потратили или заработали. Например, если вы заметили большую разницу в вашем чистом доходе между вашим бюджетом и фактическим отчетом, вы можете продолжить расследование. Это может быть связано с рыночными факторами, такими как снижение среднего дохода, или внутренними причинами, такими как сокращение расходов на рекламу. Сравнивая отклонения каждой области по бюджету и фактическим суммам, вы можете указать, где вам может потребоваться внести коррективы в бизнес.

Создание отчета

Компании часто устанавливают свои бюджеты до начала отчетного периода. Это может быть начало года или месяца. Если отчеты являются отдельными, у них может быть один документ, которым они могут поделиться с командами, чтобы указать, сколько каждый может потратить в году и сколько компания ожидает заработать. Если они используют единый бюджет и фактический отчет, компании могут создать столбцы бюджета и заполнителя для фактических данных, которые они могут заполнить после получения окончательных данных.

Стратегия продукта

Для новых продуктов может быть сложно составить точный бюджет. Вы можете потратить больше денег раньше и надеяться заработать больше, когда продукт расширяется на рынке. Записывая фактические цифры, вы можете сравнить, как вы ожидали, что продукт будет работать. Если сумма выше, чем ожидалось, вы можете продолжить инвестировать в маркетинг или функции для увеличения роста. Если ниже, вы можете уменьшить свой бюджет на следующий год и посмотреть, как вы можете увеличить продажи, сократив расходы.

Корректировки

Как бюджетные, так и фактические отчеты могут потребовать настройки и корректировки в течение отчетных периодов. Например, если вы увеличиваете расходы по бюджету в течение одной недели или месяца, вы можете рассчитывать на уменьшение суммы бюджета в будущих отчетных периодах. Рассмотрите возможность использования инструмента составления бюджета, который позволит вам вносить коррективы и отслеживать изменения для выявления любых основных действий. Точно так же вы можете скорректировать фактические числа. Например, если вы получили оплату до начала работы, вы можете перераспределить часть этих средств на периоды оплаты, когда ваша компания выполняет работу.

Участие

Разные люди могут вносить свой вклад при создании отчета о фактических и бюджетных расходах. Например, в крупных компаниях главный финансовый директор может определять общий бюджет компании, а главный исполнительный директор (генеральный директор) может определять цели компании по доходам. Финансовая группа финансового директора может определить, на что они планируют потратить деньги. Команды по продуктам могут устанавливать бизнес-стратегии для компании, чтобы достичь своих целей по доходам. Для записи фактических данных командам по продажам, маркетингу и другим командам может потребоваться ввести данные, чтобы руководство могло сравнить свои результаты со своим планом.