Эффективные групповые встречи: все, что вам нужно знать

8 апреля 2022 г.

Групповые встречи необходимы для обеспечения достижения бизнесом своих целей, а также для того, чтобы проекты привлекали внимание и развивались в соответствии с планами руководства. Такие факторы, как улучшение руководства, решение проблем и обмен информацией, часто являются результатом успешных встреч. Проведение эффективных групповых собраний, которые экономят время и достигают своей цели, является сложной задачей. В этой статье мы предоставим информацию о том, почему групповые собрания важны, объясним, как провести эффективное собрание, почему эти собрания необходимы, и перечислим пять задач, связанных с проведением эффективных групповых собраний.

Почему важны эффективные групповые встречи?

Эффективное групповое собрание — это коммуникативная сессия, на которой сотрудники могут заниматься принятием решений в организации, проведением мозгового штурма, критическим мышлением, обучением и обменом новостями. Эти встречи помогают наладить связь между членами команды и направить их усилия на достижение целей заведения. Организация эффективных групповых собраний позволяет командам с нетерпением ждать следующего собрания.

Как проводить эффективные групповые встречи

Группы в вашем учреждении могут регулярно встречаться для обсуждения прогресса и принятия решений на будущее. Вот практические советы, как извлечь максимальную пользу из этих групповых встреч:

1. Имейте четкий план

Успешная встреча достигает определенной цели, и для получения этого результата лучше всего четко понимать цель встречи. Некоторые общие планы включают сбор информации, генерирование идей, принятие решений или выполнение частей всех трех действий. Наличие плана приводит к тому, что собрание становится активным, продуктивным и ценным использованием времени. Назначайте встречи только при необходимости. Начните с цели и ведите переговоры к ее достижению.

2. Пригласите нужных людей

Прежде чем отправлять приглашения на групповое собрание, подумайте, нужны ли для собрания все присутствующие. Часто может быть достаточно краткого электронного письма, что экономит ваше время и время сотрудников. Основной целью встречи является предоставление информации, которая приводит к принятию решения. Созыв собрания с необходимыми участниками — отличный способ достичь этой цели и заставить всех почувствовать себя нужными.

3. Проконсультируйтесь с членами группы

Эффективное групповое собрание побуждает к участию всех. Посоветуйтесь с группой, чтобы выбрать наиболее удобное время для встречи. Кроме того, рассмотрите возможность попросить участников внести предложения по повестке дня собрания для более ценного обсуждения. Если нет времени рассмотреть все предложения, представленные группой, отправьте электронное письмо, чтобы обсудить нерешенные вопросы. Эта рекомендация позволяет вам видеть операции с точки зрения команды и быстро решать проблемы.

4. Определитесь с окружением

Усовершенствованное коммуникационное программное обеспечение дает вам свободу выбора, проводить ли встречу физически или через Интернет. Виртуальные встречи реалистичны для команд, работающих удаленно, поэтому инструменты для видеоконференций необходимы. Кроме того, команды в офисе могут работать лучше при физической встрече. На физическом совещании рассмотрите возможность того, чтобы участники оставили свои телефоны, ноутбуки, планшеты и другие электронные устройства за пределами комнаты. Это действие помогает каждому стать более сосредоточенным и свободным от отвлекающих факторов.

5. Поддерживать право каждого на высказывание

В качестве лидера встречи создание среды, в которой сотрудники могут чувствовать себя в безопасности и быть понятыми, имеет решающее значение для успеха. Достижение такой цели в основном включает предотвращение прерывания или неуважения, когда люди высказывают свою точку зрения. Еще один способ убедиться, что все в устной форме поделятся своими мыслями, — это спросить группу, есть ли у них что сказать, а затем предоставить каждому человеку возможность высказаться во время встречи. Прежде чем завершить собрание, назовите каждого человека по имени и дайте ему возможность высказаться. Такой подход может быть лучше, чем фраза «Заключительные мысли?» в конце встречи.

6. Сосредоточьтесь на тайм-менеджменте

Имея в виду цель встречи, обсудите вопросы, которые обеспечивают максимальную ценность для достижения плана. Более короткая и простая встреча экономит время, предоставляя сотрудникам дополнительные часы для выполнения своих задач. Стремитесь к быстрой и простой встрече, устраняя отвлекающие факторы и сосредоточив внимание на факторах, которые обеспечивают ценность беседы.

7. Будьте пунктуальны

Пунктуальность имеет решающее значение для эффективности собрания, поскольку опоздание на пять или десять минут напрямую влияет на общее время собрания. Помимо тайм-менеджмента, оперативность повышает моральный дух и производительность команды, поскольку они сохраняют бдительность при переходе от работы к совещанию. Пунктуальность также выражает уважение ко времени участников, оставляя неизгладимое впечатление, которое приводит к тому, что будущие встречи начинаются вовремя.

5 профессий, которые предполагают проведение эффективных совещаний

Вот пять профессий, которые могут помочь вам достичь этой цели. Чтобы ознакомиться с самой актуальной информацией о зарплатах на Indeed, перейдите по ссылкам ниже:

1. Лидер продаж

Средняя заработная плата по стране: 58 928 долларов в год

Основные обязанности: Руководитель отдела продаж — это розничный продавец, который координирует работу отдела продаж, обеспечивая реализацию прогнозов продаж. В их обязанности входит мотивация, поддержка и руководство своим персоналом. Часто эта должность функционирует как переходная должность, которая помогает работодателям определить, есть ли у сотрудников управленческий потенциал.

2. Менеджер по маркетингу

Средняя заработная плата по стране: 70 000 долларов в год

Основные обязанности: менеджер по маркетингу позиционирует и продвигает бренд, услуги или продукты компании. Часто эти специалисты должны привлекать больше платящих клиентов и повышать узнаваемость бренда с помощью маркетинговых кампаний. Достижение этой цели происходит путем эффективного руководства маркетинговой командой, которая может включать в себя PR и творческий персонал, для достижения цели.

3. Руководитель проекта

Средняя заработная плата по стране: 73 987 долларов в год

Основные обязанности: Менеджер проекта занимается выполнением, контролем, планированием, мониторингом и закрытием проектов. Эти специалисты несут ответственность за целые проекты, свою команду и свои ресурсы. В конечном счете, успех важной задачи зависит от руководителя проекта.

4. Директор компании

Средняя заработная плата по стране: 116 475 долларов в год

Основные обязанности: Главный исполнительный директор выполняет основные обязанности, такие как принятие корпоративных решений, управление ресурсами компании и надзор за всеми операциями. Кроме того, генеральный директор выступает в качестве основного связующего звена между корпоративными процессами и советом директоров. Эта должность считается высшим уровнем в организации и отвечает за достижение ее годовых целей.

5. Главный инженер

Средняя заработная плата по стране: 127 617 долларов в год

Основные обязанности: Главный технический директор организует и контролирует все технические операции, чтобы гарантировать, что каждый проект соответствует годовой цели компании. Они также координируют и готовят соответствующие бюджеты своих различных сотрудников, чтобы максимизировать производительность и удовлетворение. В конечном счете, этот профессионал может согласовать технологические решения с целями организации.