Элементы эффективного мониторинга и оценки
3 января 2022 г.
Наличие эффективного мониторинга и оценки (МиО) может быть полезным как для организации, так и для заинтересованных сторон. Организации могут обнаружить, что хороший процесс МиО помогает программе, инициативе или учреждению работать более эффективно. Заинтересованные стороны могут оценить подотчетность, прозрачность и устойчивость процесса МиО. В этой статье мы исследуем, что такое МиО, почему это важно, и обнаружим некоторые элементы, которые входят в эффективный процесс мониторинга и оценки.
Что такое мониторинг и оценка (МиО)?
Мониторинг и оценка — это непрерывный процесс, посредством которого управляющая организация собирает и анализирует данные, а затем оценивает, в какой степени контролируемый ими объект достиг заявленных целей. Предмет МиО может включать проект, программу, инициативу или учреждение. Управляющей организацией может быть руководство проекта, заинтересованные стороны, доноры или независимая организация по оценке. Вы можете определить два элемента МиО следующими способами:
Мониторинг: это непрерывный сбор информации о проекте, программе или других предметах. Данные, которые вы собираете во время мониторинга, могут показать, насколько эффективно работает субъект, соответствует ли субъект правилам или положениям, а также указать, выполняет ли субъект по крайней мере свои цели или задачи.
Оценка: В отличие от мониторинга, оценка проводится периодически, возможно, ежемесячно или ежегодно. Цель оценки состоит в том, чтобы обеспечить систематическую оценку объекта, чтобы помочь руководству определить его эффективность, актуальность, результативность и устойчивость на основе данных мониторинга.
Почему важны мониторинг и оценка?
Мониторинг и оценка важны по нескольким причинам. Это включает:
Направление принятия решений: результаты процесса МиО могут помочь вам или руководителям вашего бизнеса принять взвешенные стратегические решения по предмету МиО. Если, например, речь идет о проекте, МиО может выявить корректировки, которые необходимо внести, чтобы не сбиться с пути, или помочь определить, нужно ли продолжать проект.
Укрепление доверия: процесс МиО может помочь укрепить доверие сотрудников к организации и ее взаимодействие с ней. Контролируя и оценивая проекты или программы и будучи готовыми вносить изменения, если результаты неудовлетворительны, организация может показать своим сотрудникам, что она заботится о том, чтобы делать все правильно и прислушиваться к здравым советам.
Оценка успеха: Предприятия могут взять результаты МиО и сравнить их с заявленными целями или миссией предмета. Это может помочь бизнесу определить, была ли тема успешной или находится ли она на правильном пути к успеху.
Демонстрация соотношения цены и качества: МиО можно использовать как способ быть прозрачным для инвесторов в отношении того, как бизнес тратит вложенные деньги. Успешный МиО может показать, что инвесторы окупили свои инвестиции.
Определение устойчивости: важным фактором для некоторых инициатив является их устойчивость или их способность продолжать приносить пользу в будущем. МиО может помочь организации разработать устойчивые инициативы, постоянно анализируя и улучшая их.
Демонстрация новых идей: благодаря МиО часто появляются новые идеи относительно того, как лучше управлять программами или инициативами. В результате организации могут работать более эффективно, а участники могут учиться на этом и развивать свои навыки и опыт.
Поощрение будущих инвестиций: тот факт, что вы постоянно вносите улучшения на основе отзывов о МиО, может стимулировать потенциальных инвесторов. Повышение эффективности вашей программы или инициативы вызывает доверие как к вашему процессу МиО, так и к инвестициям.
Элементы эффективного мониторинга и оценки
Некоторые элементы эффективного мониторинга и оценки могут включать:
Рамки
Структура МиО помогает направлять МиО, описывая различные входы, выходы, результаты и цели проекта или инициативы, обычно в формате сводной таблицы. Он также может содержать индикаторы и допущения, используемые в процессе МиО для измерения и оценки проекта или инициативы. Обычно менеджер или координатор МиО проектирует и разрабатывает структуру МиО до начала проекта или инициативы, чтобы быть уверенным, что он с самого начала собирает все данные, необходимые для оценки.
План МиО
План МиО представляет собой документ, который содержит подробное описание процесса МиО в описательной форме. В нем обсуждается, почему организация использует именно этот подход к мониторингу и оценке, различные элементы данных, которые собирает процесс, и показатели, измеряемые процессом. Информация, предоставляемая планом МиО, должна быть достаточной для организации процесса МиО и поддержания его работы.
Рабочий план МиО
Рабочий план МиО документирует различные виды деятельности, затраты и временные рамки процесса МиО. Он отличается от плана МиО тем, что в первую очередь касается задач и затрат, тогда как план МиО описывает весь процесс. Кроме того, хотя план МиО является фиксированным документом, вы можете регулярно обновлять рабочий план МиО на основе отзывов, полученных в процессе мониторинга.
Качественные сотрудники
Чтобы ваш процесс МиО был эффективным, важно, чтобы у вас было достаточное количество людей для его запуска. Вы также можете рассмотреть вопрос о том, обладают ли сотрудники, которых вы нанимаете или назначаете для проведения мониторинга и оценки, необходимыми техническими навыками и опытом в этой области. Поскольку процесс МиО является обучающим опытом для тех, кто в нем участвует, назначение или наем сотрудников, обладающих способностью и желанием развивать свои навыки в области МиО, может быть полезным как для них, так и для организации.
Партнерские отношения
Вы можете значительно улучшить процесс МиО, сотрудничая с организациями, которые дополняют ваши усилия по МиО. Эти организации могут помочь удостовериться в том, что ваш мониторинг и оценка должным образом соответствуют намеченным целям. Партнерские организации также могут помочь в проведении аудита, когда различные заинтересованные стороны сравнивают результаты МиО с отчетными результатами.
Надзор
Надзор за вашим процессом МиО означает, что кто-то или организация будет осуществлять регулярный надзор за МиО и предлагать идеи о том, как вы могли бы его улучшить. Это может помочь вам обеспечить эффективность и результативность процесса МиО. Вы можете попросить этого супервайзера также провести аудит данных, чтобы убедиться, что данные, которые вы собираете, достоверны и надежны. Качество вашего процесса МиО обычно зависит от использования достоверных данных, поэтому аудит данных может оказаться полезным и важным.
Информационная отчетность
Отчетность является необходимой частью МиО для документирования и передачи результатов процесса МиО заинтересованным сторонам и другим лицам, которым может потребоваться информация. Отчеты по мониторингу и оценке обычно содержат финансовые сводки, точки данных и основные выводы, воздействия, выводы и рекомендации. Предоставление этой информации в кратких и систематизированных отчетах может помочь лицам, принимающим решения, определить, как лучше всего использовать результаты процесса МиО. Четкая и содержательная отчетность также может повысить их уверенность как в процессе, так и в проекте или инициативе.