Документируйте успехи с помощью обзора извлеченных уроков (с шаблоном)

Управление проектами может быть сложной задачей, наполненной возможностями для размышлений, роста и совместного развития. Если вы руководитель проекта, который ищет способы максимизировать успех вашего следующего предприятия, вы можете рассмотреть возможность использования шаблона извлеченных уроков для оценки и отслеживания выводов конкретных событий проекта. Шаблоны извлеченных уроков могут помочь командам организовать полезные элементы для размышлений, которые могут дать информацию о том, как они подходят к будущим проектам. В этой статье мы расскажем, какие извлеченные уроки, что такое шаблон извлеченных уроков, почему вы должны его использовать, как его использовать, и предоставим шаблон, который поможет вам эффективно начать процесс.

Какие уроки извлечены?

Извлеченные уроки — это фундаментальные выводы, которые команда получает после завершения проекта. Команды могут получить эти уроки на любом этапе управления проектом, поскольку обучение обычно происходит в режиме реального времени, что является важной функцией любого проекта. Таким образом, в зависимости от сложности проекта, уроки могут быть изложены в то время, когда проект активен, или после того, как команда завершила проект. Однако в большинстве случаев команды извлекают уроки в конце проекта. Они могут достичь этого путем рефлексивной оценки конкретных событий в течение всего жизненного цикла проекта.

Команды обычно определяют, было ли данное событие успешным или вызвало проблему. Благодаря таким процессам члены команды могут извлечь уроки из собственного опыта работы над проектом и поделиться уроками со своими сотрудниками. Отсюда, признавая уроки, извлеченные из оценки эффективности проекта, специалисты могут получить жизненно важную информацию, которая может привести к внедрению продуктивных сдвигов в ожидании будущих проектов. Руководители проектов, члены групп и лидеры могут участвовать в процессе обзора извлеченных уроков, чтобы определить новые полученные знания, которые будут использоваться в рабочих процессах для оптимизации успеха будущих проектов.

Извлеченные уроки позволяют руководителям проектов и другим заинтересованным сторонам эффективно исследовать, какие процессы нуждаются в улучшении, а какие функционируют хорошо. Эти возможности обратной связи могут существенно повлиять на будущую эффективность процедур рабочего процесса проекта. Документируя и определяя области роста, команды могут дополнительно развивать свои компетенции и применять целевые выводы к будущим или текущим проектам и достигать высококачественных результатов.

Что такое шаблон извлеченных уроков?

Шаблон извлеченных уроков — это форматированный документ, который команды могут использовать для эффективной записи своих размышлений о конкретных событиях, имевших место в жизненном цикле проекта. Многие команды используют шаблоны извлеченных уроков, чтобы оптимизировать процессы анализа и обратной связи после завершения проекта. В большинстве случаев эти шаблоны полезны для организации ключевых элементов анализа, таких как описания событий, влияние таких событий, основные выводы, то, как эти выводы будут использоваться в будущих проектах, и какие действия необходимо предпринять для обеспечения реализации выводов. Шаблоны извлеченных уроков могут быть особенно полезны при проведении семинаров по обратной связи по проекту.

Когда команды берут на себя инициативу документировать уроки, которые они извлекают в ходе проекта, заинтересованным сторонам легче отслеживать такую ​​информацию и ссылаться на нее в будущем. В организациях, где семинары по обратной связи по проектам стали установленным протоколом, менеджеры проектов могут вводить информацию, записанную в шаблонах извлеченных уроков, в функциональную базу данных. Отсюда руководители проектов могут получить доступ к данным уроков, отслеживать действия и анализировать, как новые уроки повлияли на будущие проекты. Таким образом, шаблоны извлеченных уроков могут помочь командам лучше контролировать проекты, участвовать в размышлениях, собирать измеримые данные и максимизировать производительность.

Почему вы должны использовать шаблон извлеченных уроков?

Руководители проектов, члены групп и руководители организаций могут получить много значительных преимуществ, используя шаблоны извлеченных уроков для организации своих размышлений о событиях проекта. Вот несколько основных причин, по которым вам следует рассмотреть возможность использования шаблона извлеченных уроков при оценке успеха вашего следующего проекта:

• Рефлексивный процесс может подготовить вашу команду к успеху. Шаблон извлеченных уроков может помочь вашей команде регулярно участвовать в рефлексивных процессах. Эти процессы могут позволить как менеджерам проектов, так и членам команды получить важную информацию об их рабочем процессе и производительности конкретного проекта. Анализ событий и результатов проекта позволяет заинтересованным сторонам более эффективно распознавать области для улучшения, записывать выводы и определять действия для реализации уроков в будущих проектах. Этот тип процесса может повысить способность членов команды преодолевать будущие препятствия, выполнять работу высокого качества и находить творческие решения.

• Обратная связь может помочь вашей команде расти профессионально. Поскольку шаблоны извлеченных уроков представляют собой живые документы, которые заинтересованные стороны могут использовать для записи конкретных отзывов о различных членах команды и событиях, они могут служить руководством для индивидуального профессионального роста. Когда члены команды получают целенаправленную конструктивную обратную связь, направленную на улучшение их рабочих процессов, им легче определить возможности профессионального роста и понять, как такая обратная связь коррелирует с общим успехом проекта. Более того, шаблоны извлеченных уроков позволяют всесторонне документировать такую ​​обратную связь.

• Документирование прогресса вашей команды может помочь получить измеримые результаты. Когда ваша команда начнет регулярно документировать свой прогресс и оценивать свою работу по отношению к конкретным проектам, вы можете приступить к составлению базы данных результатов. Отсюда вы можете легко найти описания событий, ключевые выводы и действия, чтобы отслеживать долгосрочный прогресс и рост вашей команды. Когда у вас есть доступ к обширной коллекции данных, вы можете анализировать их и использовать полученные результаты для информирования будущих проектов. Это позволяет более глубоко вовлечься в рефлексивный процесс, который может привести вашу команду к получению измеримых результатов.

Как использовать шаблон извлеченных уроков

То, как вы и ваша команда используете шаблон извлеченных уроков, может различаться в зависимости от масштаба проекта, вашей конкретной отрасли, количества вовлеченных заинтересованных сторон и других ситуационных факторов. Однако, несмотря на это, есть несколько основных шагов, которые вы можете предпринять, чтобы использовать шаблон извлеченных уроков и обдумать события или результаты вашего следующего проекта. Вот восемь шагов, которые необходимо выполнить при использовании шаблона извлеченных уроков:

1. Проведите семинар по извлечению уроков

При использовании шаблона извлеченных уроков для отслеживания размышлений вашей команды по завершении проекта вам следует начать с проведения семинара по извлеченным урокам. Эти семинары позволяют командам активно и совместно участвовать в процессе размышлений и достигать общего консенсуса в отношении мероприятий проекта. На семинаре вы и ваша команда можете работать вместе, чтобы записывать информацию о событиях, их влиянии, основных выводах и действиях, которые будут использоваться в будущих проектах.

2. Объясните цель семинара по извлечению уроков

Когда вы инициируете семинары по извлечению уроков со своей командой, рекомендуется четко указать цель семинара по извлечению уроков. Вы должны подчеркнуть важность конструктивного участия в размышлениях, предоставления отзывов и сбора передового опыта. Членам команды полезно понять, как такие процессы могут повлиять на эффективность членов команды и общий успех проекта.

3. Проинструктируйте участников семинара о правилах семинара.

Когда члены команды посещают семинар по извлечению уроков, они должны быть осведомлены о правилах семинара — как правило, цель такого процесса — получить конструктивную обратную связь о событиях проекта, независимо от чувств отдельных заинтересованных сторон. Поэтому, прежде чем проводить семинар, постарайтесь установить стандартизированный набор правил, которые помогут участникам вашего семинара эффективно ориентироваться в процессе.

4. Разрешить участникам записывать извлеченные уроки индивидуально и совместно.

После того, как вы установите правила своего семинара, вы можете разрешить посетителям записывать полученные уроки, используя пустые шаблоны. В большинстве случаев посетители должны сосредоточиться на записи уроков об одних и тех же заранее определенных событиях. В зависимости от масштаба вашего проекта вы можете разрешить посетителям записывать свои уроки индивидуально или совместно.

5. Переключитесь на групповое обсуждение и соберите отзывы

После того, как участники записали полученные уроки с помощью шаблона, вам следует перейти к групповому обсуждению, в ходе которого вы сможете собрать отзывы. На протяжении всего обсуждения старайтесь делать заметки и записывать отзывы — благодаря этому вы сможете получить представление о событиях проекта с разных точек зрения и прийти к общему мнению о том, как события повлияли на траекторию проекта.

6. Подведите итоги и определите действия

По завершении семинара по извлеченным урокам вы должны попытаться обобщить выводы вашей группы и записать их, используя единый шаблон. В этом шаблоне вы должны определить действия, которые будут предприняты, и то, как они повлияют на следующий проект вашей команды. После того, как этот окончательный шаблон заполнен, вы можете ввести эту информацию в большую базу данных, которая позволит вам отслеживать, как обучение вашей команды развивается с течением времени.

7. Отслеживайте ход выполнения пунктов действий и приступайте к следующему проекту, анализируя уроки.

По мере того, как ваша команда переходит к будущим проектам, вы можете отслеживать ход выполнения действий, указанных в шаблоне, и регулярно возвращаться к шаблону для анализа извлеченных уроков. Это может помочь вам убедиться, что уроки реализованы после завершения процесса семинара — наличие легкодоступной точки отсчета, которая распознает предыдущие проблемы, может позволить вам избежать их при подходе к новым проектам.

Шаблон извлеченных уроков

Использование шаблона для организации ваших размышлений может помочь вам легко стандартизировать уроки, которые ваша команда усваивает в ходе рабочего процесса проекта. Вы можете попробовать использовать приведенный ниже шаблон, когда начнете участвовать в процессе семинара по извлеченным урокам, и в качестве отправной точки при подходе к будущим проектам:

Дата: [Insert date project was completed]
Название проекта: [Insert title of project]
Руководитель проекта: [Insert project manager’s name]
Примечания: [Insert any pertinent clarifying information here]

Мероприятие урока №1
Статус урока: [Win or issue]
Что случилось: [Describe the event in detail]
Влияние события: [Describe how the event impacted the project in terms of progress, workflow, budget and other factors]
Ранние предупреждающие знаки: [If the event was an issue, describe any warning signs your team observed that could signify the need to make a shift in the future]
Вывод для будущих проектов: [Describe how the lesson learned through this event may change future projects and list any particular recommendations your team will implement going forward]
Пункты действий: [List any relevant actions your team will take to ensure recommendations are implemented for future projects]
Владелец: [Name of individual who will take responsibility for any action items]

Мероприятие урока №2
Статус урока: [Win or issue]
Что случилось: [Describe the event in detail]
Влияние события: [Describe how the event impacted the project in terms of progress, workflow, budget and other factors]
Ранние предупреждающие знаки: [If the event was an issue, describe any warning signs your team observed that could signify the need to make a shift in the future]
Вывод для будущих проектов: [Describe how the lesson learned through this event may change future projects and list any particular recommendations your team will implement going forward]
Пункты действий: [List any relevant actions your team will take to ensure recommendations are implemented for future projects]
Владелец: [Name of individual who will take responsibility for any action items]

Мероприятие урока №3
Статус урока: [Win or issue]
Что случилось: [Describe the event in detail]
Влияние события: [Describe how the event impacted the project in terms of progress, workflow, budget and other factors]
Ранние предупреждающие знаки: [If the event was an issue, describe any warning signs your team observed that could signify the need to make a shift in the future]
Вывод для будущих проектов: [Describe how the lesson learned through this event may change future projects and list any particular recommendations your team will implement going forward]
Пункты действий: [List any relevant actions your team will take to ensure recommendations are implemented for future projects]
Владелец: [Name of individual who will take responsibility for any action items]