Добро пожаловать в групповое электронное письмо: шаблон и пример

9 апреля 2021 г.

Приветственное письмо команде — это полезное сообщение, которое подготавливает новых сотрудников к их первому рабочему дню. Это электронное письмо содержит различную важную информацию, но отправка приветственного письма — эффективный способ поприветствовать ваших последних сотрудников и сообщить им, чего ожидать в первый рабочий день. В этой статье мы объясним, как создать новое приветственное письмо о приеме на работу, а также предоставим шаблон и пример для вашего обзора.

Что такое приветствие в командной электронной почте?

Приветственное электронное письмо команды — это вступительное письмо, в котором новые сотрудники получают важную информацию, необходимую им в первый рабочий день. Это письмо подтверждает позицию сотрудника и служит теплым приветствием, которое должно вызвать у нового сотрудника ощущение того, что его приветствуют и ценят. Хотя приветственное письмо для новых сотрудников включает в себя несколько любезностей, оно также содержит важные детали, которые помогут процессу адаптации пройти как можно более гладко.

Приветственное письмо компании должно содержать следующую информацию о первом дне работы нового сотрудника:

• Куда идти

• Кого просить

• Что принести

• Когда прибыть

• Как одеваться

• Что ожидать

Как написать приветствие команде по электронной почте

Тщательно составленное электронное письмо для новичков поможет новым сотрудникам почувствовать себя более уверенно и подготовиться к своему первому рабочему дню. Выполните следующие действия, чтобы составить информативное приветственное письмо для сотрудника:

1. Напишите описательную тему письма.

Четкая и лаконичная тема, объясняющая письмо всего в нескольких словах, — первый шаг к эффективному приветственному письму. Что-то простое, например «Прием в агентство Nexus: добро пожаловать в нашу команду», позволит сотруднику узнать, от кого пришло электронное письмо и что оно связано с его новой должностью.

2. Начните с вежливого приветствия.

Начните письмо с простого приветствия, например «Дорогая Линн». В этом электронном письме уместно использовать имя сотрудника. Обязательно персонализируйте приветствие, даже если другие разделы электронного письма стандартизированы.

3. Выразите свое ожидание нового сотрудника.

Сообщите новому сотруднику, что вы рады приветствовать его в команде. Хотя большая часть этого письма носит функциональный характер, важно оказать теплый прием, чтобы помочь вашему новому сотруднику чувствовать себя комфортно. Рассмотрите возможность включения подробностей, которые вы узнали из их интервью, например: «Я очень рад возможности увидеть, что ваши навыки Photoshop могут привнести в наши маркетинговые кампании».

4. Включите информацию о позиции.

Подтвердите должность, на которую принят новый сотрудник. Это может помочь устранить любую путаницу в отношении точного названия должности, которую должен ожидать новый сотрудник. Вы также можете указать подробную информацию о смене или их обязанностях. Это особенно важно, если эта информация не была разъяснена в ходе интервью. Например, если вы нанимали как во вторую, так и в третью смену, вам следует указать, какой график назначен вашему новому сотруднику.

5. Предоставьте информацию о прибытии сотрудника

Объясните, куда новый сотрудник должен пойти в свой первый день и кого ему нужно спросить или найти. Эти детали могут облегчить стресс при начале новой работы. Сотрудник сможет уверенно войти в здание, точно зная, куда он направляется. Включите ожидаемое время их прибытия, так как оно часто отличается в первый день, чем в последующие рабочие дни.

6. Объясните, чего может ожидать новый сотрудник

Предложите краткое объяснение того, что сотрудник может ожидать в свой первый рабочий день. Это может включать в себя оформление документов, встречу с отделом кадров по поводу преимуществ и время, проведенное с ИТ-отделом для настройки компьютера и учетной записи электронной почты. Вы также должны указать, что сотрудник должен принести в свой первый рабочий день. Это может включать карту социального обеспечения, удостоверение личности с фотографией или подтверждение полномочий.

Предложите краткое изложение графика для нового сотрудника, чтобы они могли планировать соответствующим образом. Если ваш отдел приглашает новых сотрудников на обед в первый день, важно указать эту деталь, чтобы сотрудник не пришел с упакованным ланчем. Точно так же, если сотрудник должен упаковать еду или у него есть деньги на обед в столовой, вы должны сообщить ему об этом.

7. Включите контактную информацию для вопросов или проблем

Предоставьте контактную информацию одного или нескольких важных членов команды, к которым новый сотрудник может обратиться с вопросами или проблемами. Это может быть их непосредственный руководитель, коллега, которого вы привлекли для помощи в адаптации, менеджер по обучению или руководитель отдела кадров.

8. Закройте письмо с вашими контактными данными

Завершите письмо теплыми пожеланиями и укажите свое полное имя, должность и контактную информацию, чтобы новый сотрудник знал, кто вы в компании, и мог связаться с вами в случае необходимости.

Шаблон приветственного письма для нового сотрудника

Вот шаблон, который поможет вам написать приветственное письмо команде:

Тема: [Company] Введение: Добро пожаловать в команду

Дорогой [Name],

Я рад приветствовать вас на посту [job] в [company]. Мы рады разместить ваш [skills] опыт работы на нашем [industry] проекты. Ваш ежедневный рабочий график будет [time] к [time], [day] через [day]. Однако ваш первый день будет проходить немного по-другому, поэтому я хотел убедиться, что у вас есть все детали, необходимые для подготовки.

На [date]планирую добраться до [time] и попросить [name] в [location]. Пожалуйста, принесите [items] чтобы заполнить документы о новом найме в отделе кадров. После того, как вы закончите оформление документов, вас отправят на экскурсию по объекту. У нас есть ваш офис, подготовленный для вас, в комплекте с вашим компьютером, канцелярскими принадлежностями и персонализированным [company] кружка кофе. Вам не нужно брать с собой никаких дополнительных принадлежностей в первый день.

Нам нравится угощать наших новых сотрудников обедом в ближайшем ресторане и давать вам возможность познакомиться с вашей командой. [Restaurant], [restaurant] и [restaurant] расположены в торговом центре через дорогу, так что взгляните на их меню онлайн и сообщите нам, где бы вы хотели поесть! После обеда вы встретитесь с ИТ-специалистом, чтобы настроить ваш компьютер, электронную почту компании и голосовую почту.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к HR по адресу [phone] или [email]. Вы также можете ответить на это письмо или позвонить мне напрямую. Я с нетерпением жду встречи с вами на [date]!

Лучший,
[Name]
[Position]
[Phone number]

Скачать шаблон приветственного письма
Чтобы загрузить шаблон в Документы Google, выберите «Файл» > «Открыть» > и выберите правильный загруженный файл.

Пример приветственного письма для нового сотрудника

Вот пример, показывающий, как может выглядеть приветственное письмо:

Тема: Добро пожаловать в Thompson Catering! Информация о новом найме

Дорогая Меган,

Я рад приветствовать вас в нашей команде Thompson Catering. Мы стремимся относиться к нашим сотрудникам как к членам семьи и хотим, чтобы вы чувствовали себя желанными гостями с самого первого дня. Мы очень рады, что вы согласились на должность помощника менеджера по кейтерингу. Хотя ваша работа будет включать обязанности как на рабочем месте, так и за его пределами, ваша первая неделя адаптации будет проходить в нашем домашнем офисе по адресу 534 Danford Avenue в Блумингтоне.

Пожалуйста, приходите на свой первый рабочий день в 9:30 утра 11 ноября. Хотя наш рабочий день обычно начинается в 9 утра, это даст нашему менеджеру по кейтерингу Оливеру Ву время подготовиться к вашему приезду. Вы встретитесь с Оливером в фойе, чтобы провести полную экскурсию по объекту. Мы подготовили для вас индивидуальный поварской халат. Пожалуйста, наденьте удобные черные брюки и обувь с закрытыми носками, подходящую для работы на кухне.

Вы должны принести с собой удостоверение личности с фотографией и карточку социального страхования, так как вы встретитесь с отделом кадров около 11 утра, чтобы оформить документы для регистрации. В полдень наша команда хотела бы угостить вас приветственным обедом и позволить вам попробовать некоторые фирменные блюда, которые мы готовим для наших клиентов. Вы продолжите работать с Оливером во второй половине дня, знакомясь с нашими стандартными процессами и процедурами. Вы можете ожидать, что ваш первый день завершится около 18:00.

Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, вы можете связаться с Оливером или со мной. Адрес электронной почты Оливера: Oliverwoo@thompsonketeting.com, а номер телефона — 812-555-4837. Мы с нетерпением ждем встречи с вами в понедельник!

Лучший,
Карен Кляйн
Менеджер по обучению
812-555-4838
karenklein@thompsoncatering.com