Wie vermeidet man zu viele Meetings? (mit Tipps) • BUOM

14. Oktober 2021

Unabhängig davon, ob Sie in einem Büro oder aus der Ferne arbeiten, werden Sie an einem normalen Arbeitstag wahrscheinlich auf Besprechungen stoßen. Manchmal kann die Anzahl der Besprechungen pro Tag oder Woche in Kombination mit Ihren Arbeitsaufgaben überwältigend sein. Indem Sie lernen, die Anzahl der Meetings, die Sie veranstalten oder an denen Sie teilnehmen, zu begrenzen, können Sie Ihre Zeit effektiver verwalten. In diesem Artikel besprechen wir, was es bedeutet, zu viele Besprechungen abzuhalten, Schritte, mit denen Sie die Anzahl der Besprechungen in Ihrem Zeitplan reduzieren können, und Tipps, die Sie für produktivere Besprechungen befolgen sollten.

Was bedeutet es, zu viele Besprechungen abzuhalten?

Die Bedeutung zu vieler Besprechungen kann je nach individuellen Vorlieben und Besprechungsplänen oder -längen variieren. Manche Menschen haben beispielsweise drei oder vier Besprechungen pro Tag oder sogar mehr. Diese Treffen können unterschiedlich lang sein, oft 30–60 Minuten. Wenn Sie zu viele Besprechungen in Ihrem Zeitplan haben, kann das bedeuten, dass Sie tagsüber oder in der Woche nicht genug Zeit haben, um zu arbeiten oder Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erledigen. Da einige Besprechungen Ihren Tagesablauf oder Ihre Konzentration beeinträchtigen können, kann es hilfreich sein, Ihre Produktivität zu steigern, indem Sie Wege finden, sie einzuschränken.

So reduzieren Sie die Anzahl der Besprechungen

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um die Anzahl der Besprechungen, die Sie während der Arbeitswoche veranstalten oder an denen Sie teilnehmen, zu reduzieren:

1. Bewerten Sie Ihre Teambesprechungen

Wenn Sie die Anzahl der Besprechungen in Ihrem Zeitplan oder für Ihr Team reduzieren möchten, beginnen Sie mit der Bewertung der Besprechungen, an denen Sie derzeit teilnehmen oder die Sie veranstalten. Mit diesem Schritt können Sie feststellen, ob Sie Ihre Zeit effektiv nutzen und ob Sie die Anzahl der Besprechungen im aktuellen Tagesablauf Ihres Teams begrenzen können. Berücksichtigen Sie bei der Überprüfung von Besprechungen die folgenden Fragen:

• Was ist der Zweck dieses Treffens?

• Gibt es mehrere Meetings mit demselben Zweck? Können wir diese Treffen kombinieren oder durch andere Kommunikationsmethoden ersetzen?

• Ist dieses Treffen für alle Beteiligten von Vorteil?

• Kommen die Leute freiwillig zu diesem Treffen?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie Besprechungen identifizieren, die weder für Sie noch für Ihre Teammitglieder einen Mehrwert darstellen. Dies können einfache Entscheidungen darüber sein, was Sie aus Ihrem Kalender entfernen möchten. Sie können auch versuchen, Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Besprechungsplans zu entwickeln, z. B. indem Sie Besprechungen durch kurze Telefongespräche ersetzen oder sie in einer Besprechung statt in mehreren über die Woche verteilt zusammenfassen.

2. Lehnen Sie Einladungen nach Möglichkeit ab.

Eine Möglichkeit, die Anzahl der Besprechungen pro Tag oder Woche zu reduzieren, besteht darin, sie nach Möglichkeit häufiger zu vermeiden. Wenn Sie eine Einladung erhalten, lesen Sie die Tagesordnung der Besprechung sorgfältig durch, um zu verstehen, worüber die Teilnehmer diskutieren oder welche Ziele sie erreichen möchten. Wenn keine Tagesordnung für die Besprechung verfügbar ist, sollten Sie den Organisator nach diesen Plänen fragen, damit Sie beurteilen können, ob Ihre Anwesenheit erforderlich ist. Beispielsweise möchten sie möglicherweise über den Status eines Projekts informiert werden, Informationen, die Sie ihnen höchstwahrscheinlich per E-Mail zukommen lassen können.

Manchmal werden Sie aus Höflichkeit zu Besprechungen eingeladen, aber wenn Sie nichts mitzuteilen haben, ist es möglicherweise produktiver, abzulehnen. Sie können höflich sein, indem Sie dem Organisator mitteilen, dass Sie nicht an der Besprechung teilnehmen können, würden aber gerne die Besprechungsnotizen durchsehen und bei Bedarf Ihre Meinungen oder Ideen äußern. Oder Sie können eine Erklärung abgeben, indem Sie angeben, dass Sie keine wichtigen Informationen angeben müssen, und können stattdessen per E-Mail, Messaging-Apps oder einem kurzen Anruf antworten.

3. Planen Sie persönliche Zeit in Ihrem Kalender ein.

Jeder Mensch hat möglicherweise unterschiedliche Tageszeiten, zu denen er sich produktiver fühlt, beispielsweise morgens oder nachmittags. Wenn Ihr Team einen gemeinsamen Kalender verwendet, können Sie während Ihrer produktivsten Stunden „keine Besprechungen“ blockieren. Durch die Planung dieser „zentralen“ Minuten oder Stunden stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen wissen, dass Sie beschäftigt sind und nicht an Besprechungen teilnehmen können, es sei denn, es ist dringend.

Anstatt an Besprechungen teilzunehmen, können Sie Ihre Energie und Aufmerksamkeit darauf konzentrieren, Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste oder komplexere Aufgaben ohne Unterbrechung zu erledigen. Wenn Sie sich diese Zeit nehmen, können Sie die Anzahl der Einladungen reduzieren, die Sie erhalten, und Ihre Kollegen suchen möglicherweise nach besseren Möglichkeiten, mit Ihnen zusammenzuarbeiten oder zu kommunizieren. Wenn sie beispielsweise wissen, dass sie um 11 Uhr kein 30-minütiges Treffen mit Ihnen vereinbaren können, senden sie Ihnen möglicherweise stattdessen eine E-Mail oder eine Sofortnachricht, auf die Sie antworten können.

4. Legen Sie Regeln für die Planung von Besprechungen fest

Ähnlich wie bei der Planung von Fokuszeiten können Sie mit Ihrem Team Planungsregeln festlegen. Jeder kann seine Präferenzen für Besprechungen besprechen, z. B. ob diese morgens, nachmittags oder an bestimmten Tagen abgehalten werden sollen. Sie können auch besprechungsfreie Tage vereinbaren, um sicherzustellen, dass jeder mindestens einen Tag in der Woche hat, an dem er sich auf seine Aufgaben konzentrieren kann, ohne sich Gedanken über die Teilnahme an einer Besprechung machen zu müssen, es sei denn, diese ist dringend oder aus anderen Gründen erforderlich. Wenn Sie die Besprechungspräferenzen aller Beteiligten besprechen, kann dies jedem helfen zu verstehen, wie viele Besprechungen pro Tag oder Woche für jeden Teilnehmer zu viel sind.

Die Festlegung eines konsistenten Besprechungsplans kann dem Team auch dabei helfen, eine Routine beizubehalten und sich die ganze Woche über besser vorbereitet zu fühlen. Wenn Ihr Team beispielsweise am Dienstagmorgen eine Projektaktualisierungsbesprechung plant, weiß jeder, dass er am Montag möglicherweise Zeit braucht, um Fortschrittsaktualisierungen vorzubereiten. Die Planung von Besprechungen kann einigen Teilnehmern auch dabei helfen, die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten und sich wohler zu fühlen. Wenn beispielsweise jemand angibt, dass er seine Kinder jeden Morgen abgeben muss, kann das Team morgendliche Besprechungen ansetzen, die möglicherweise nicht klappen.

5. Halten Sie Besprechungen kürzer.

Sie können sich tagsüber oder in der Woche mehr Zeit zum Konzentrieren geben, indem Sie kürzere Besprechungen planen. Erwägen Sie beispielsweise, Termine für 10, 20 oder 30 Minuten statt für eine ganze Stunde zu vereinbaren. Ein kürzerer Zeitrahmen kann auch dazu beitragen, dass alle beim Thema bleiben oder konzentrierter sind, weil sie nicht zu viel Zeit mit irrelevanten Details verbringen möchten. Menschen schätzen oft kürzere Besprechungen, weil sie den Tag nicht so sehr stören.

Auch wenn das Team ein langes Meeting geplant hat, kann der Organisator das Meeting beenden, wenn alle das Gefühl haben, dass seine Ziele erreicht wurden und es nichts mehr zu besprechen gibt. Wenn Besprechungen 15 oder 20 Minuten früher beendet werden, kann jeder seine Zeit produktiver nutzen. Das Festlegen eines Standards für kurze Besprechungen kann auch dazu beitragen, die Effektivität Ihres Teams zu verbessern. Wenn die Leute merken, dass andere gerne weniger Zeit in Meetings verbringen, könnte das sie ermutigen, nicht zu viel Zeit einzuplanen und nach anderen Möglichkeiten der Kommunikation oder Bereitstellung von Updates zu suchen.

6. Verwenden Sie Messaging- oder Anruf-Apps

Meetings sind eine Form der synchronen Kommunikation, das heißt, alle kommunizieren in Echtzeit. Bei der asynchronen Kommunikation handelt es sich um eine Kommunikation, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg stattfindet. Das bedeutet, dass zwischen den Nachrichten Minuten, Stunden oder mehr liegen können. Die Förderung von Messaging-Tools kann Teams dabei helfen, die Anzahl geplanter persönlicher oder virtueller Besprechungen zu reduzieren.

Sie können Standards für Teambesprechungen besprechen oder festlegen, z. B. Arten von Problemen, Aktualisierungen oder andere Informationen, die Besprechungen anstelle von E-Mails oder Direktnachrichten erfordern. Beispielsweise können Sie die Teilnehmer dazu ermutigen, sich mit einem Problem zunächst per Direktnachricht an Sie zu wenden. Von dort aus können sie entscheiden, ob die Abwicklung über die App möglich ist oder ob ein persönliches Treffen stattfinden muss, sei es virtuell oder persönlich. Die Festlegung dieser Regeln kann dazu beitragen, den Respekt vor der Zeit anderer Menschen hervorzuheben und die von Ihnen geplanten Besprechungen sinnvoller und produktiver zu gestalten.

7. Nutzen Sie Kollaborationstools

Kollaborationstools können Ihrem Team auch dabei helfen, zu kommunizieren, ohne an mehreren Besprechungen teilnehmen zu müssen. Beispielsweise finden Sie häufig cloudbasierte Apps, mit denen Benutzer dasselbe Dokument auf verschiedenen Geräten anzeigen und bearbeiten können. Online-Tools können sogar Chat-Fenster anbieten, die es den Leuten ermöglichen, während des Lesens eines Dokuments zu kommunizieren.

Wenn Sie Zugriff auf Tools für die Zusammenarbeit haben, können Sie wöchentliche Besprechungen abhalten, um Aufgaben auszutauschen und Probleme und mögliche Lösungen zu besprechen. Da jeder das Dokument sehen kann, während es aktualisiert wird, sind weniger Besprechungen erforderlich. Anstatt Besprechungen zu planen, um jede Aufgabe oder Änderung zu besprechen, können Sie sich darauf konzentrieren, Besprechungen nur für wichtige Probleme, Änderungen oder Projektaktualisierungen zu planen.

8. Befähigen Sie Teammitglieder, zu führen.

Wenn Sie der Leiter eines Teams sind, können Sie den Besprechungsplan möglicherweise verkürzen, indem Sie die Teilnehmer ohne Ihre Anwesenheit leiten lassen. Mit dieser Methode können Sie Besprechungen aus Ihrem Zeitplan streichen und so anderen die Möglichkeit bieten, sich weiterzuentwickeln. Identifizieren Sie Menschen mit starken Führungsqualitäten wie öffentlichem Reden, aktivem Zuhören, Motivieren anderer und Zielsetzung. Wenn Sie an Besprechungen mit diesen Personen teilnehmen, weisen Sie ihnen Verantwortlichkeiten zu, damit sich alle auf das Thema konzentrieren können. Sie können sie auch bitten, sich Notizen zu machen oder die Besprechung zusammenzufassen, um sie an die Teilnehmer zu senden, um sicherzustellen, dass sie engagiert sind.

Indem Sie sie bei der Ausführung dieser Aufgaben beobachten, können Sie abschätzen, ob sie bereit sind, das Meeting ohne Sie durchzuführen. Erwägen Sie zu fragen, ob sie sich wohl fühlen oder ob sie über bestimmte Fähigkeiten verfügen, die sie zuerst üben möchten. Die Übertragung von Führungsverantwortung an Teammitglieder kann dazu beitragen, ihr Selbstvertrauen zu stärken und ihnen das Gefühl zu geben, bei der Arbeit wertgeschätzt zu werden. Dies zeigt ihnen, dass Sie ihren Fähigkeiten und Fähigkeiten vertrauen, andere zu führen oder Projekte und Teams zu leiten.

Tipps für effektive Meetings

Mit den folgenden Tipps können Sie Ihre Meetings effektiver gestalten:

Erstellen Sie Besprechungspläne

Eine Sitzungsagenda ist ein Dokument, das den Zweck und die Ziele der Sitzung zusammenfasst. Der Organisator kann eine Agenda erstellen oder mit Kollegen zusammenarbeiten und diese dann mindestens ein oder zwei Tage vor der Veranstaltung an die Teilnehmer senden. Dieses Dokument bereitet alle auf die besprochenen Themen vor und legt Erwartungen fest. Eine Tagesordnung ist ein wichtiges Instrument, da sie auch dazu beitragen kann, das Meeting zu fokussieren, indem sie einen Plan bereitstellt, dem jeder folgen kann.

Legen Sie Aktionspunkte fest

Besprechen Sie am Ende des Meetings, wenn möglich, die nächsten Schritte. Dabei kann es sich beispielsweise um Aufgaben handeln, die vor dem nächsten Meeting erledigt werden müssen. Durch die Besprechung der Maßnahmen am Ende des Meetings kann sichergestellt werden, dass jeder die Erwartungen versteht, wodurch es einfacher wird, die Beteiligten zur Rechenschaft zu ziehen. Sie können auch sicherstellen, dass jeder die Aktionspunkte versteht, indem Sie als Erinnerung eine Zusammenfassung der Besprechung senden.

Geben Sie Zeit für Diskussionen

Lassen Sie nach der Besprechung der auf der Tagesordnung stehenden Themen Zeit für Fragen oder Bedenken. Sie können die Teilnahme fördern, indem Sie die Teilnehmer direkt fragen, ob sie etwas zu sagen haben, oder indem Sie sie ermutigen, sich während des Meetings Notizen zu machen und diese dann zu äußern. Es ist hilfreich, jedem Zeit zum Reden zu geben, denn so wird sichergestellt, dass jeder die besprochenen Themen und die nächsten Schritte versteht. Zeigen Sie Wertschätzung, indem Sie den Teilnehmern für ihre Rücksichtnahme und ihre Fragen danken, damit sie sich bei der Teilnahme an zukünftigen Gesprächen wohler fühlen.

Sorgen Sie für Pausen oder Erfrischungen bei langen Besprechungen

Wenn Sie eine lange Besprechung abhalten, sollten Sie Erfrischungen oder Pausen einplanen, um der Gruppe zu helfen, ihre Energie aufrechtzuerhalten. Sie könnten beispielsweise alle dazu ermutigen, während eines persönlichen oder virtuellen Gesprächs eine Pause einzulegen, um frische Luft zu schnappen oder sich die Beine zu vertreten. Erfrischungen wie Getränke oder Snacks können helfen, die Moral zu stärken. Diese Gegenstände können auch während einer Morgenbesprechung als Treibstoff dienen.