Wie man Forschungs- und Entwicklungskosten verbucht: Ein Leitfaden • BUOM

10. September 2021

Investitionen in Forschung und Entwicklung ermöglichen es Unternehmen, Innovationen einzuführen und Best Practices in ihre Abläufe zu integrieren. Wenn Sie Geld für Forschung und Entwicklung ausgeben, müssen Sie einige buchhalterische Aspekte beachten. Wenn Sie Buchhaltungsinformationen verwalten, die künftige Forschungsinvestitionen umfassen, kann Ihnen das Erlernen der Bilanzierung von Forschungs- und Entwicklungskosten dabei helfen, die einzelnen Ausgabenarten richtig zu klassifizieren. In diesem Artikel erläutern wir die Grundlagen der Abrechnung von Forschungs- und Entwicklungskosten und führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.

Wie hoch sind die Forschungs- und Entwicklungskosten?

Forschungs- und Entwicklungskosten sind alle Ausgaben, die ein Unternehmen in die Erlernung neuer Produkte, Geräte, Techniken und Wissen investiert. Sie umfassen alle Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der Verbesserung der Leistung eines Unternehmens stehen, einschließlich der Qualität seiner Produkte, der Art und Weise, wie es Produkte herstellt und wie es Produkte an Kunden liefert. Bei der Durchführung von Forschung und Entwicklung oder F&E kann ein Unternehmen direkt einkaufen oder die Kosten an eine dritte Forschungsorganisation auslagern. Viele Branchen investieren in Forschung und Entwicklung, um Innovationen voranzutreiben, insbesondere im Gesundheitswesen und in der Technologie.

Aktivierte und angefallene F&E-Kosten

Um zu verstehen, wie F&E-Kosten in der Buchhaltung berücksichtigt werden, ist es wichtig, das Konzept der aktivierten und angefallenen Kosten zu untersuchen. Aktivierte Kosten sind Ausgaben, die Sie voraussichtlich tätigen werden, um einen dauerhaften finanziellen Nutzen zu erzielen. Sie führen es als Vermögenswert in Ihren Buchhaltungsunterlagen auf und erfassen in Ihren Buchhaltungsunterlagen etwaige Abschreibungen über die Lebensdauer des Vermögenswerts. Angefallene Ausgaben sind einfach Ausgaben, von denen Sie nicht erwarten, dass sie sich durch Ihren Kauf amortisieren, und die Sie sofort als Ausgaben für den Abrechnungszeitraum erfassen, in dem Sie den Kauf getätigt haben.

Das Problem bei F&E-Ausgaben besteht darin, dass man in der Forschungsphase noch keine Informationen darüber hat, ob die Investition voraussichtlich einen finanziellen Nutzen bringen wird. F&E-Ausgaben können künftige Einnahmen für das Unternehmen generieren oder auch nicht. Daher gelten die meisten F&E-Kosten als anfallende Kosten. Es gibt einige Ausnahmen für F&E-Aufwendungen, die bei zukünftiger Verwendung einen direkten Nutzen haben und als aktivierte Kosten bilanziert werden, die wir später erläutern werden.

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Arten von F&E-Ausgaben

Hier sind die wichtigsten Ausgaben im Zusammenhang mit Forschung und Entwicklung und wie sie in den Buchhaltungsunterlagen erfasst werden:

• Verbrauchsmaterialien: Die Materialien und Materialien, die Sie für Ihre Forschungsprojekte kaufen, machen einen erheblichen Teil aller Ausgaben aus und umfassen Rohstoffe, Ausrüstung und andere Vermögenswerte. Wenn die Materialien einen alternativen Verwendungszweck haben, der in der Zukunft Einnahmen generiert, können Sie sie als aktivierten Aufwand erfassen.

• Ausstattung: Die Miete oder der Kauf der Räumlichkeiten, in denen Sie forschen, ist eine weitere häufige Ausgabe. Wenn Sie Eigentümer der Vermögenswerte sind und diese nach Abschluss des Projekts nutzen können, erfassen Sie sie im Buchhaltungsprozess als aktivierter Vermögenswert.

• Software: Viele F&E-Projekte nutzen vorhandene Software oder zahlen für die Entwicklung individueller Software. Bei der Entwicklung kundenspezifischer Software fallen immer Kosten an, während andere Computersoftware entweder anfallen oder aktiviert werden kann, je nachdem, ob sie für andere Zwecke als Forschung und Entwicklung verwendet wird.

• Dienstleistungen: Wenn Sie Forschung und Entwicklung an Unternehmen auslagern oder andere Dienstleistungen bezahlen, zählen Sie diese als entstandene Ausgaben.

• Verwaltungs- und Gemeinkosten. Verwaltungskosten und andere Gemeinkosten wie z. B. Nebenkosten werden immer als angefallene Ausgaben kategorisiert.

• Geistiges Eigentum: Patente, Marken und andere Arten geistigen Eigentums können je nach Bedarf erworben oder aktiviert werden.

• Arbeit: Erfassen Sie Löhne, Gehälter und andere Zahlungen für die Arbeit der Mitarbeiter während des gesamten F&E-Prozesses als angefallene Ausgaben.

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So bilanzieren Sie Forschungs- und Entwicklungskosten

Hier finden Sie eine grundlegende Anleitung zur Erfassung von F&E-Ausgaben in Ihren Buchhaltungsunterlagen:

1. Erstellen Sie eine Liste aller Ausgaben in Ihrem Budget.

Erstellen Sie zunächst eine Liste aller Ausgaben in Ihrem Forschungs- und Entwicklungsbudget. Erstellen Sie Kategorien für jede Kostenart und führen Sie einen Drilldown durch, wenn einige Einkäufe in jeder Kategorie unterschiedliche Buchhaltungskategorien haben. Besorgen Sie sich Quittungen oder Bestellungen für jede Ausgabe, um den Abrechnungszeitraum für jede Ausgabe zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie sie korrekt erfassen.

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2. Überprüfen Sie jedes Element auf eine mögliche zukünftige Verwendung.

Überlegen Sie für jeden Haushaltsposten, ob er eine zukünftige Verwendung hat, die wahrscheinlich einen zuverlässigen langfristigen Nutzen bringt, der nicht mit den Ergebnissen Ihrer Forschung in Zusammenhang steht. Wenn ja, klassifizieren Sie es als aktivierte Kosten. Wenn nicht, sortieren Sie den Artikel nach der Kategorie der angefallenen Kosten. Erwägen Sie die Erstellung einer Tabelle, damit alle F&E-Ausgaben im entsprechenden Abschnitt organisiert werden.

3. Erfassen Sie alle aktivierten Ausgaben als Vermögenswerte.

Nehmen Sie alle aktivierten Ausgaben und weisen Sie sie in Ihrer Bilanz als Vermögenswerte für die entsprechende Abrechnungsperiode aus. Weisen Sie jedem Vermögenswert einen separaten Posten im Hauptbuch zu. Wenn Sie über einen erheblichen Betrag an aktivierten Vermögenswerten verfügen, sollten Sie erwägen, in Ihren Buchhaltungsunterlagen einen separaten Abschnitt für Forschung und Entwicklung einzurichten.

4. Subtrahieren Sie einen beliebigen Wert

Im Allgemeinen verlieren Vermögenswerte mit der Zeit an Wert, sie können jedoch immer noch einen Restwert haben, beispielsweise den Wiederverkaufswert eines gebrauchten Gegenstands oder den Wert eines Patents. Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre aktivierten F&E-Anlagen einen Restwert haben, ziehen Sie diesen Betrag von den ursprünglichen Kosten der Anlage ab. Wenn Sie beispielsweise 50.000 US-Dollar für Ausrüstung für Ihre Forschung und Entwicklung ausgegeben haben und die gebrauchte Ausrüstung für 10.000 US-Dollar weiterverkaufen können, ziehen Sie 10.000 US-Dollar von 50.000 US-Dollar ab, was einem Gesamtbetrag von 40.000 US-Dollar entspricht, und fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.

5. Teilen und subtrahieren Sie den Abschreibungsbetrag

Nehmen Sie die Zahl aus dem vorherigen Schritt und dividieren Sie sie durch die Gesamtlebensdauer des Vermögenswerts. In der Forschung und Entwicklung bezieht sich dies normalerweise auf die Dauer des Projekts, denn so lange nutzt man den Vermögenswert für diesen Zweck. Wenn ein F&E-Projekt beispielsweise fünf Jahre dauert, verteilen Sie den Vermögenswert von 40.000 US-Dollar über diesen Zeitraum, sodass seine Kosten über diesen Zeitraum gleichmäßig abgeschrieben werden. Das bedeutet, dass Sie jedes Jahr 8.000 US-Dollar vom Wert des Vermögenswerts abziehen.

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6. Erfassen Sie alle anfallenden Kosten als Aufwand.

Sobald Sie alle aktivierten Aufwendungen bearbeitet haben, können Sie alle anfallenden F&E-Kosten einfach als Aufwand erfassen. Sie erfassen diese im selben Abrechnungszeitraum, in dem Sie den Kauf getätigt haben. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie die Möglichkeit haben, aktivierte Ausgaben als angefallene Ausgaben zu erfassen, wenn dies für Ihr Unternehmen sinnvoller ist.