Wie ist der Projektstatus? Definition und Schlüsselbegriffe • BUOM

Der Status eines Projekts bezieht sich auf den Fortschritt, den es in Richtung seines Endziels macht. Zu wissen, wie der Projektstatus beschrieben wird, kann in jeder Branche, die Projekte abschließt, hilfreich sein, da Fachleute so ermitteln können, was sie tun müssen, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen, und diese Informationen untereinander austauschen können. Möglicherweise möchten Sie wissen, wie Sie den Projektstatus besprechen, wenn Ihr Job das Planen und Abschließen von Projekten umfasst, da dies Ihnen dabei helfen kann, Ihren Fortschritt zu verfolgen und ihn Ihren Kollegen mitzuteilen.

In diesem Artikel definieren wir den Projektstatus, untersuchen einige der Schlüsselbegriffe, die darin enthalten sein können, und sehen uns einige Schritte zur Erstellung eines Projektstatusberichts an.

Was sind Projektstatus?

Projektstatus sind Messungen, die Fachleute über den Fortschritt informieren können, den sie bei einem bestimmten Projekt erzielt haben. Fachleute zeigen den Projektstatus häufig in Berichten und Organisationsdokumenten an, auf die sie während verschiedener Projektphasen verweisen. Der Projektstatus kann als einfaches Tag oder Symbol in einem Bericht angezeigt werden, um den Fortschritt in jeder Phase des Projektabschlusses anzuzeigen. Viele Projektstatus verwenden Farben, um unterschiedliche Fortschrittsstufen darzustellen. Beispielsweise werden laufende Aufgaben grün und verzögerte Aufgaben rot markiert.

Allgemeine Bedingungen des Projektstatus

Hier sind einige gebräuchliche Begriffe im Zusammenhang mit dem Projektstatus:

• Bevorstehend: Dies ist ein Projekt, das noch vom Kunden geprüft wird.

• Ausstehend: Ausstehend bezieht sich auf Projekte, die genehmigt und gestartet wurden, aber vorübergehend ausgesetzt werden müssen.

• Überfällig: Dies bedeutet, dass das Projekt noch in Bearbeitung ist, die Frist für die Fertigstellung jedoch abgelaufen ist.

• Nicht begonnen: Dieser Begriff zeigt an, dass das Projekt genehmigt, aber noch nicht begonnen wurde.

• Aktiv: Dies bedeutet, dass das Projekt genehmigt und noch nicht abgeschlossen ist.

• Priorität: Priorität gibt an, dass ein Projekt unmittelbar vor anderen Projekten in Betracht gezogen werden sollte.

• Abgebrochen: Der Begriff „abgebrochen“ bedeutet, dass das Projekt nicht mehr aktiv ist, Sie aber weiterhin Informationen über seinen Fortschritt in Berichten abrufen können.

Was sind Projektstatusberichte?

Ein Projektstatusbericht ist ein Dokument, das aktualisierte Informationen über den Fortschritt eines bestimmten Projekts liefert. Projektstatusberichte können bei Projekten, an denen mehrere verschiedene Personen oder Teams beteiligt sind, sehr nützlich sein, da sie eine zentrale Ressource für alle Aktualisierungen des Projektfortschritts bieten. Teammitglieder können Projektstatusberichte auch mit Projektbeteiligten teilen, um ihnen zu zeigen, wie ihre Mittel verwendet werden und wann das Projekt abgeschlossen werden kann.

Projektstatusberichte können auch dann von entscheidender Bedeutung sein, wenn das Projekt auf Probleme stößt, die seinen Fortschritt verlangsamen. Dies liegt daran, dass der Statusbericht das Team darüber informieren kann, wie es seine Abläufe möglicherweise anpassen muss, um einen größeren Beitrag zum Projektabschluss zu leisten.

So erstellen Sie einen Projektstatusbericht

Hier sind ein paar Schritte zum Erstellen eines Projektstatusberichts:

1. Geben Sie dem Bericht einen passenden Namen

Die Benennung eines Projektstatusberichts kann sehr wichtig sein, da der Berichtsname eine Bedeutung bietet, die andere nachschlagen können, um auf einen bestimmten Statusbericht zuzugreifen. Dies kann besonders für Unternehmen von Nutzen sein, die mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, da die Verwendung eines eindeutigen Namens für jeden Projektstatusbericht dazu beiträgt, einen Bericht von den anderen zu unterscheiden und es einfacher macht, den benötigten Bericht zu finden. Sie können auch versuchen, einen ähnlichen Namen für das Projekt zu verwenden, an dem Sie arbeiten, da so der Statusbericht schnell mit dem Projekt verknüpft werden kann, um das es geht.

2. Geben Sie den aktuellen Projektstatus an

Eine der ersten Informationen, die in einem Projektstatusbericht erscheint, ist oft der aktuelle Stand des zu bewertenden Projekts. Dies liegt daran, dass die direkte Ansprache des Projektstatus im Bericht die Leser auf die möglicherweise folgenden Informationen vorbereiten kann, indem sie sie sofort über den Status informieren. Bei der Bestimmung des Projektstatus verwenden Fachleute häufig Begriffe wie „in Bearbeitung“, „in Gefahr“ oder „außerhalb des Zeitplans“, um anzugeben, wo sich das Projekt in Bezug auf die Fertigstellung befindet.

3. Schreiben Sie eine Zusammenfassung des gesamten Berichts

Nach dem Projektstatus kann es hilfreich sein, eine Zusammenfassung der Inhalte des Berichts beizufügen. Dies ist häufig für Aktionäre und Leser nützlich, die sich über den Status eines Projekts informieren möchten, aber möglicherweise nicht alle Details benötigen, die ein Projektstatusbericht bieten kann. Wenn Sie eine Zusammenfassung eines Projektstatusberichts verfassen, können Sie sich auf die wichtigsten Informationen aus jedem Abschnitt konzentrieren und einen Absatz verwenden, um allgemeine Aktualisierungen zum Projekt auszudrücken, damit der Leser ihn schnell überfliegen kann.

4. Markieren Sie mehrere Meilensteine.

Da einige Fachleute im Verlauf eines einzelnen Projekts mehrere Projektstatusberichte herausgeben, möchten Sie möglicherweise mehrere Meilensteine ​​in jeden Bericht aufnehmen, die den Fortschritt bei jeder Aktualisierung veranschaulichen. Zu diesem Zweck kann es hilfreich sein, die Aktualisierungen zu überprüfen, die Sie in früheren Projektstatusberichten hervorgehoben haben, um festzustellen, bei welchen Aspekten die größten Fortschritte erzielt wurden. Anschließend können Sie kurz zwei oder drei wichtige Meilensteine ​​besprechen, die zeigen, wie sich das Projekt im Laufe der Zeit entwickelt. Dazu können auch Belege wie Umfrageergebnisse, Erfahrungsberichte oder Kommentare von Personen in bestimmten Rollen gehören.

5. Fügen Sie für jeden Bereich eine Zusammenfassung hinzu

Während Sie möglicherweise bereits am Anfang des Dokuments über eine Zusammenfassung des gesamten Statusberichts verfügen, können Sie auch Zusammenfassungen für jeden Abschnitt des Projekts als Hauptteil des Statusberichts hinzufügen. Dies kann Lesern, die mehr über den Status des Projekts erfahren und auf spezifische Details zu jeder Phase seiner Fertigstellung zugreifen möchten, detailliertere Informationen liefern. Für jedes Schlüsselelement des Projekts können Sie einen Absatz oder Aufzählungspunkte verwenden, um wichtige Aktualisierungen über den Fortschritt und anstehende Aufgaben zu besprechen.

6. Link zu wichtigen Ressourcen

Einige Projekte umfassen möglicherweise unterstützende Ressourcen und Dokumente wie Tabellenkalkulationen, Umfragen und prozessspezifische Berichte. In diesen Fällen kann es hilfreich sein, am Ende des Projektstatusberichts Links zu relevanten Ressourcen hinzuzufügen, damit Leser, die weitere Informationen wünschen, die Quellen direkt konsultieren können. In diesem Abschnitt können Sie Dokumente, Diagramme oder ein Portfolio verknüpfen, das Projektmaterialien anzeigt.

7. Besprechen Sie etwaige Probleme

Da bei den meisten Projekten Probleme auftreten, die sich auf den Fortschritt auswirken können, kann es beim Verfassen eines Projektstatusberichts sehr wichtig sein, alle auftretenden Probleme zu nennen. Dies liegt daran, dass die Kenntnis der Probleme, auf die das Team reagiert, dabei helfen kann, zu erklären, warum ein Projekt möglicherweise leistungsschwach ist oder ins Hintertreffen gerät. Die Diskussion von Problemen in einem Projektstatusbericht kann den Lesern auch die Möglichkeit bieten, kreative Lösungen zu entwickeln, die sie mit dem Team teilen können, um ihnen zu helfen, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.