Was ist ein Prozessverbesserungsprojekt? Tipps und Vorteile • BUOM
Große Projekte bestehen aus kleineren Prozessen, die Projektressourcen miteinander verbinden und einen Rahmen für die Projektentwicklung bieten. Projektmanager arbeiten während der Planungsphase an Prozessen, aber manchmal erfordern neue Anforderungen oder Änderungen Prozessverbesserungen. Prozessverbesserungen können dazu beitragen, die Effizienz, Rentabilität und Gesamtleistung eines Projekts zu verbessern, indem kleinere Prozesse nacheinander verbessert werden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was ein Prozessverbesserungsprojekt ist, welche Vorteile das Schreiben eines solchen Plans hat und wie Sie einen Prozessverbesserungsplan erstellen.
Was ist ein Prozessverbesserungsprojekt?
Ein Prozessverbesserungsprojekt ist ein schriftlicher oder digitaler Plan, der beschreibt, wie der Projektmanager und das Team die Prozesse des Projekts in Zukunft verbessern können. Wenn Probleme auftreten oder Kunden Designänderungen wünschen, muss möglicherweise jeder Prozess verbessert oder aktualisiert werden. Mithilfe eines Prozessverbesserungsplans können Sie visualisieren, wie sich Prozesse im Laufe der Zeit verbessern und welche Vorteile ein Plan mit sich bringt.
Vorteile der Verwendung eines Prozessverbesserungsplans
Die Verwendung eines Prozessverbesserungsplans kann einem Team dabei helfen, die Effizienz seiner Prozesse zu verbessern und möglicherweise Zeit und Geld zu sparen. Hier sind einige allgemeine Vorteile der Verwendung eines Projektverbesserungsplans:
Früherkennung von Problemen
Probleme wie fehlende Materialien oder Lieferungen, Kundenanfragen oder falsch berechnete Budgets können dazu führen, dass sich ein Projekt verlangsamt oder mehr Geld und Ressourcen kostet als ursprünglich geplant. Ein Prozessverbesserungsplan kann dem Team helfen, potenzielle Probleme schneller zu lösen, indem er den Fortschritt, das Budget und die Anforderungen des Projekts analysiert. Das frühzeitige Erkennen von Problemen in einem Projekt kann Zeit und Geld sparen und für mehr Transparenz zwischen dem Team und dem Kunden sorgen.
Erhöhte Effizienz
Die Projekteffizienz ist ein Maß für die Menge an Ressourcen, die ein Projekt im Verhältnis zu der Menge an Output verbraucht, die es produziert. Ein effektives Projekt schafft maximale Ergebnisse mit minimalen Ressourcen. Prozessverbesserungspläne helfen dem Team, die Gesamteffektivität des Projekts zu messen, um zu erkennen, wo Verbesserungen im Projektmanagement, bei der Ressourcenzuteilung oder in den Produktionsprozessen erforderlich sind.
Fehler Korrektur
Manchmal können selbst die effektivsten Projekte unter Fehlkalkulationen oder Planungsfehlern leiden. Ein Prozessverbesserungsplan hilft dem Team, Fehler schnell zu erkennen und Antworten zu erstellen, um sie so schnell wie möglich zu beheben. Dies trägt dazu bei, die Prozesseffizienz in allen Phasen des Projekts aufrechtzuerhalten und mögliche finanzielle oder zeitliche Verluste in der Zukunft zu vermeiden.
Eliminierung oder Reduzierung von Prozessverlusten
Jeder Prozess in einem Projekt kann „Verschwendung“ in Form von überschüssigen Ressourcen, Arbeitskräften oder Kosten verursachen. Übermäßige E-Mails aufgrund fehlender Projektmanagement-Software sind ein gutes Beispiel für verlorene Prozesse. Ein Prozessverbesserungsplan könnte den Kauf einer Projektmanagementplattform umfassen, um unnötige Kommunikationsverschwendung zu reduzieren und die Projektzusammenarbeit effizienter zu gestalten.
Ausfallmanagement
Unter Ausfallzeit versteht man die Zeit, die nicht mit der Arbeit an einem Projekt verbracht wird. Ausfallzeiten können zu finanziellen Verlusten und einer verlangsamten Produktion führen. Ein Prozessverbesserungsplan hilft dem Team, Ausfallzeitenquellen zu identifizieren, wie sie sich auf die Leistung und das Budget jedes Prozesses auswirken, und Lösungen zur Reduzierung von Verschwendung zu finden.
Inventarverfolgung
Die richtigen Materialien und Werkzeuge für ein Projekt können dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Ein Prozessverbesserungsplan hilft dem Team, die richtigen Materialien oder Werkzeuge für die Aufgabe zu identifizieren und deren Verwendung im Projekt zu bestimmen. Das Team kann dann bessere Werkzeuge oder Materialien einplanen, wenn sich die ursprünglichen Optionen als weniger effektiv oder zu teuer erweisen.
So erstellen Sie einen Prozessverbesserungsplan
Die Erstellung eines Prozessverbesserungsplans erfordert mehrere wichtige Schritte, die den ursprünglichen Projektplan, jeden Prozess im Projekt und die Beiträge jedes Teammitglieds berücksichtigen. Ein typischer Prozessverbesserungsplan umfasst:
1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Prozessverbesserungsplans besteht darin, das aktuelle Projekt auf Folgendes zu analysieren:
Fehler: Bestimmen Sie, welche Fehler in jedem Prozess während einer typischen Produktionsphase auftreten, und ermitteln Sie die Kosten für jeden einzelnen Prozess in Bezug auf Zeit, Material und Arbeit.
Produktionsanforderungen: Bestimmen Sie die Material-, Arbeits- und Finanzanforderungen für jeden Prozess im Projekt.
Kundenbedürfnisse: Analysieren Sie die Kundenbedürfnisse und stellen Sie fest, ob das Projekt diese erfüllt.
Teambedürfnisse: Stellen Sie fest, ob alle Bedürfnisse des Teams erfüllt werden.
Führungsbedarf: Stellen Sie fest, ob der Projektmanager das Projekt versteht und das Zeug dazu hat, eine gute Führung zu übernehmen.
2. Erstellen Sie ein Diagramm
Sobald die Anforderungen jedes Prozesses vollständig dokumentiert und berücksichtigt sind, kann das Team einen Gesamtentwurf für das Projekt erstellen. Dieser Plan enthält detaillierte Informationen zu jedem Prozess, einschließlich Finanz-, Arbeits-, Material-, Zeit-, Führungs- und Kundenanforderungen. Es bietet einen Überblick über das Projekt und ermöglicht es dem Team, Probleme im aktuellen Projekt und in den Prozessen zu identifizieren. Das Diagramm kann gedruckt, gezeichnet oder als Präsentation präsentiert werden. Senden Sie jedem Teammitglied eine Kopie zur Durchsicht, da dabei die Beiträge aller berücksichtigt und alle Aspekte des Projekts untersucht werden können.
3. Gestalten Sie jeden Prozess neu
Sobald das Team die ersten Daten gesammelt hat, geht es in die Neugestaltungsphase über. Während dieser Planungsphase zur Prozessverbesserung verwendet das Team alle Informationen, um einen neuen Entwurf für jeden Teil des Projekts zu erstellen. Dies beginnt normalerweise mit einem Brainstorming, um häufige Fehler oder Probleme zu identifizieren, und geht dann zu fortgeschritteneren Planungsphasen über, in denen Expertenwissen erforderlich ist. Beispielsweise hat ein Entwicklungsteam möglicherweise festgelegt, welche Tools es für die Entwicklung bestimmter Software benötigt, verfügt jedoch möglicherweise nicht über Erfahrung im Marketing oder in der Finanzplanung und benötigt fachkundigen Rat.
4. Rollen zuweisen und den Plan umsetzen
Das Team erarbeitet ein Brainstorming und gestaltet jeden Prozess neu, wobei Effizienz und Produktivität im Vordergrund stehen, und schreitet mit der Implementierungsphase voran. Hier weist der Projektmanager typischerweise neue Rollen zu oder erweitert alte Rollen, um neuen Projektanforderungen gerecht zu werden. Das Team weist jedem Prozess einen Zeitplan zu und legt Ziele fest, die das Team bis zu bestimmten Terminen erreichen muss. Die Umsetzung des Plans erfordert, dass jeder seine Rolle, die Anforderungen des Projekts und die Bedürfnisse des Kunden versteht.
5. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen
Ein Prozess kann fast immer verbessert werden. Daher ist es wichtig, selbst die effektivsten Prozesse regelmäßig zu überprüfen, um festzustellen, wo positive Änderungen auftreten können. Überprüfungen können kurze, schnelle Einblicke in Produktionsanforderungen wie Kosten- und Arbeitsanforderungen oder detaillierte Analysen jedes einzelnen Prozesses jeden Monat sein, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermitteln.
Tipps zur Verwendung eines Prozessverbesserungsplans
Projektverbesserungspläne können durch häufige Überprüfung und Zusammenarbeit verbessert werden, es gibt jedoch noch einige andere Tipps, die dabei helfen, die Wirksamkeit des Plans zu maximieren. Zu diesen Tipps gehören:
Erleichtern Sie die Kommunikation. Der Projektmanager kann dem Team eine stabile und komfortable Plattform für die Kommunikation bieten. Dabei kann es sich um Projektmanagement-Software, Chat- und Konferenzsoftware oder dedizierte E-Mail-Ketten handeln. Eine gute Kommunikation trägt dazu bei, den Verbesserungsplan voranzutreiben, indem sie sicherstellt, dass jeder die Erwartungen und Rollen versteht.
Überwachen Sie die Umsetzung. Gut organisierte Teams können während der Implementierungsphase immer noch Rückschläge erleiden. Daher ist es für Projektmanager wichtig, jeden Prozess zu überwachen und bei Bedarf Unterstützung oder Feedback zu geben.
Investieren Sie in Werkzeuge und Menschen. Zu einem guten Plan zur Prozessverbesserung gehört die Investition in hochwertige Werkzeuge, bessere Materialien und Mitarbeiterkompetenzen, da jedes einzelne die Effizienz und Produktivität verbessern kann.