wie es aussieht und wie man damit umgeht • BUOM

1. April 2021

Das Einhalten von Projektfristen und die pünktliche Erledigung von Aufgaben sind ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Mitarbeiterarbeit. Manchmal kann die Anzahl der Aufgaben, die Sie erledigen müssen, dazu führen, dass Sie unsicher sind, ob Sie alle Ihre Ziele rechtzeitig erreichen. Wenn Sie verstehen, wie zu viel Arbeit aussieht, können Sie es leichter erkennen, wenn es Ihnen passiert – und so die Situation erfolgreich meistern. In diesem Artikel beschreiben wir die Folgen von zu viel Arbeit und bieten mögliche Lösungen an, damit Sie wissen, was zu tun ist, wenn Sie das Gefühl haben, zu viel Arbeit zu haben.

Wie sieht zu viel Arbeit aus?

Es gibt viele Anzeichen dafür, dass Sie zu viel zu tun haben. Wenn Sie diese Anzeichen verstehen, können Sie feststellen, ob Sie Ihre Belastung reduzieren müssen. Obwohl diese Erfahrung für jeden unterschiedlich ist, gibt es einige gemeinsame Faktoren, die darauf hindeuten können, dass Sie zu viel zu tun haben.

Für sich genommen ist keines dieser Anzeichen ein eindeutiger Hinweis darauf, dass Sie zu viel arbeiten. Wenn bei Ihnen jedoch eine Kombination mehrerer dieser Symptome auftritt, sollten Sie Maßnahmen zur Neubewertung Ihrer Arbeitsbelastung in Betracht ziehen.

Hier sind häufige Anzeichen dafür, dass Sie möglicherweise zu viel Arbeit haben:

• Ihre Aufgabenliste bleibt lang, auch wenn Sie daran arbeiten, sie zu verkürzen.

• Ihr Enthusiasmus oder Ihre Arbeitsmoral lassen nach

• Ihre Produktivität sinkt

• Es fällt Ihnen schwer, sich auf eine Aufgabe oder ein Projekt zu konzentrieren

• Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen oder wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren sollen

• Sie verbringen mehr Zeit mit Aktivitäten wie dem Reinigen Ihres Arbeitsplatzes, dem Surfen im Internet oder dem Spielen auf Ihrem Telefon.

• Es fällt Ihnen schwer, eine positive Einstellung zu zeigen

• Ihre Work-Life-Balance fördert intensiveres Arbeiten

• Sie konzentrieren sich auf die Arbeit, auch wenn Sie nicht im Büro sind

• Sie fragen sich, ob Sie zu viel zu tun haben.

Was tun, wenn Sie zu viel Arbeit haben?

Wenn Sie Ihre Arbeitsbelastung untersucht und festgestellt haben, dass Ihre aktuelle Arbeitsbelastung etwas höher ist, als Sie vernünftigerweise bewältigen können, gibt es Dinge, die Sie tun können, um sie möglicherweise zu reduzieren, wie zum Beispiel:

Ich bitte jemanden um Rat, der Erfahrung hat.

Möglicherweise haben Sie Kollegen, die derzeit mit dem gleichen Problem konfrontiert sind oder in der Vergangenheit damit konfrontiert waren. Möglicherweise haben Sie auch Freunde, die erwähnt haben, dass es ihnen bei der Arbeit genauso geht. Erwägen Sie, einen engen Freund oder Kollegen Ihres Vertrauens um Rat zu bitten, der auf seinen eigenen Erfahrungen basiert. Einzelheiten darüber, was sie durchgemacht haben und wie sie es überwunden haben, können hilfreiche Anregungen geben.

Ich bitte um Hilfe bei der Erledigung von Aufgaben

Ein positiver Weg, um sicherzustellen, dass Aufgaben erledigt werden, ist die Förderung der Teamarbeit. Wenn Sie einen Kollegen haben, der ein bestimmtes Problem lösen kann, sollten Sie ihn um Hilfe bitten. Wenn sie bei der eigentlichen Aufgabe nicht weiterhelfen können, haben sie möglicherweise Ratschläge, wie sie die Aufgabe erleichtern können. Wenn das eigene Arbeitspensum Aufgaben umfasst, in denen Sie Stärken haben, können Sie alternativ Aufgaben mit ihnen tauschen. Auf diese Weise können Sie beide Ihre To-Do-Listen schneller kürzen.

Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten

Ihr Vorgesetzter weiß möglicherweise nicht, dass Sie zu viel zu tun haben. Erwägen Sie, sie über die Situation zu informieren und zu fragen, ob sie etwas tun können, um zu helfen. Da jeder Manager anders ist, ist es hilfreich, sich vor dem Treffen Zeit zu nehmen, um herauszufinden, wie man am besten mit ihm darüber spricht. Geben Sie ihnen Einzelheiten darüber, was Sie erleben. Ein Ansatz besteht darin, eigene proaktive Lösungen zu entwickeln, um Ihrem Vorgesetzten zu zeigen, dass Sie es mit der Erledigung der Aufgabe ernst meinen, aber Hilfe benötigen, um sie besser bewältigen zu können.

Erfahren Sie, wie Sie bei neuen Aufgaben positiv „Nein“ sagen können.

Manchmal hilft es, ein oder zwei Projekte abzuschließen, bevor man ein neues in Angriff nimmt. Wenn Ihr Vorgesetzter während dieser Zeit weiterhin Arbeit an Sie delegiert, möchten Sie diese Arbeit möglicherweise ablehnen, bis Sie Zeit haben, eine neue Aufgabe zu übernehmen.

Eine positive Möglichkeit, Arbeit abzulehnen, besteht darin, Ihren Vorgesetzten über Ihre aktuelle Arbeitsbelastung zu informieren, wenn er mit einer neuen Aufgabe an Sie herantritt. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Bedeutung des neuen Projekts und darauf, dass Ihre besten Erfolgsaussichten darin bestehen, es an jemanden zu delegieren, der es fristgerecht abschließen kann. Bei dieser Option ist es hilfreich, Ihrem Vorgesetzten gegenüber so ehrlich wie möglich zu sein, insbesondere wenn Sie über Ihre Arbeitspraktiken sprechen. Dies wird ihnen helfen zu verstehen, dass das Problem in der Arbeitsbelastung selbst liegt und nicht in Ihrer Arbeitsmoral.

Antrag auf Verlängerung

Überlegen Sie nach der Analyse Ihrer aktuellen Arbeitsbelastung, ob Sie Ihre Aufgaben leichter erledigen könnten, wenn Sie ein oder zwei Fristen hinauszögern. Durch die Verlängerung der Frist haben Sie mehr Zeit, die Arbeit abzuschließen, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe fortfahren. In diesem Fall ist es wichtig, nur die Fristen zu berücksichtigen, die keine sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Erwägen Sie, Ihren Vorgesetzten an andere Projekte zu erinnern, deren Fristen sich nähern, und daran, wie wichtig diese sind, wenn Sie um eine Verlängerung eines bestimmten Projekts bitten.

Tipps zum Workflow-Management

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie Ihre Arbeitszeit produktiver nutzen können, anstatt zu viel zu tun zu haben. Wenn ja, ziehen Sie die folgenden Optionen in Betracht, um Ihren Workflow effizienter zu verwalten:

Erstellen Sie eine Liste mit vorrangigen Aufgaben

Anstatt Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren, müssen Sie vielleicht einfach Ihre Aufgaben neu priorisieren. Es kann hilfreich sein, sich die Zeit zu nehmen, alle Ihre Aufgaben aufzuschreiben, jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zu geben, zu notieren, wie lange jede Aufgabe dauern sollte, und sie in der Reihenfolge ihrer Priorität zu ordnen. Auf diese Weise wissen Sie, wann Sie mit jeder Aufgabe beginnen müssen, damit Sie genügend Zeit haben, Ihre Fristen einzuhalten.

Arbeiten Sie an Ihrem Zeitmanagement

Wenn Sie mehr Zeit mit dem Surfen im Internet oder anderen nichtberuflichen Aktivitäten verbringen als mit der Arbeit, müssen Sie möglicherweise Ihr Zeitmanagement verbessern. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Fristen einzuhalten. Wenn Sie Ablenkungen eliminieren, indem Sie beispielsweise eine bestimmte Zeit festlegen, um auf Ihr Telefon zu schauen oder Ihre E-Mails zu lesen, können Sie sich darauf konzentrieren, mehr Arbeit vor Ablauf der Fristen zu erledigen.

Planen Sie Ihre Aufgaben

Es kann auch hilfreich sein, einen Tagesablauf zu schaffen. Wenn Sie herausfinden, wie Sie Ihre Zeit am besten nutzen, können Sie sich darauf konzentrieren, mehr Arbeit zu erledigen und Ihre Aufgabenliste zu reduzieren. Beispielsweise könnten Sie jeden Morgen damit verbringen, die Arbeit des Vortages noch einmal durchzugehen und dann eventuelle Fehler zu korrigieren oder Unvollendetes zu Ende zu bringen. Vor dem Mittagessen können Sie eine Strategie für die Fertigstellung Ihres nächsten Projekts entwickeln. Nach diesem Plan können Sie den Rest des Nachmittags ausschließlich an diesem Projekt arbeiten.

Nehmen Sie sich Zeit für Pausen

Wenn Sie sich aufgrund Ihrer Arbeitsbelastung müde fühlen, können eine kurze Pause, ein Snack, Wassertrinken oder ein kurzer Spaziergang im Freien Ihnen die Energie geben, die Sie zum Erledigen Ihrer Aufgaben benötigen. Diese Pausen helfen Ihnen, sich zu entspannen und sich auf Ihr Projekt zu konzentrieren. Auch wenn Ihre Arbeitsbelastung gleich bleibt, trägt dieser Schritt dazu bei, Ihre Arbeit positiver zu gestalten, was die Produktivität steigern kann.