Was sind Projektgrenzen? (mit Beispielen und Tipps) • BUOM

25. März 2022

Für Projektmanager kann die Festlegung des Projektumfangs eine gute Möglichkeit sein, das Team aufeinander abzustimmen und die Erwartungen des Kunden zu erfüllen. Projektgrenzen sind ein wichtiger Aspekt des Projektumfangs, der definiert, wo die erwartete Projektarbeit beginnt und endet. Das Erlernen der Projektgrenzen kann Ihnen dabei helfen, Fähigkeiten zu entwickeln, die Ihnen dabei helfen, ein Projekt erfolgreich zu verwalten, das den Erwartungen des Kunden entspricht. In diesem Artikel definieren wir Projektgrenzen, beschreiben ihre Bedeutung, listen Beispiele auf und geben Tipps, die Ihnen helfen, Grenzkriechungen in Projektgrenzendiskussionen zu vermeiden.

Wo liegen die Projektgrenzen?

Projektgrenzen sind spezifische Identifikatoren dessen, was Kunden und Projektfachleute in die Projektarbeit einbezogen haben. In die Projektumfangserklärung können diejenigen, die das Projekt abschließen, einen Abschnitt zur Definition des Projektumfangs einfügen, der den Umfang der erwarteten Arbeit für das Projekt klar definiert. Grenzen sind messbare Merkmale, auf die sich alle Projektbeteiligten einigen können. Wenn Sie verstehen, was Kunden von Projektprofis erwarten, können alle Beteiligten klare Entscheidungen über den Umfang des Projekts treffen.

Faktoren zur Definition von Projektgrenzen

Zu den Faktoren, die die Definition der Projektgrenzen beeinflussen können, gehören:

• Projektziele: Bei der Festlegung des Umfangs eines Projekts kann es wichtig sein zu verstehen, was die Kunden mit der Arbeit erreichen möchten. Dies kann Projektfachleuten dabei helfen, herauszufinden, was sie ihren Kunden sinnvoll anbieten können, um ihre Anforderungen zu erfüllen.

• Projektphasen. Wenn Projektmanager oder andere Grenzen definieren, können sie das Projekt in verschiedene Phasen unterteilen, von denen jede ihre eigenen, einzigartigen Ziele hat. Dies kann dazu beitragen, einen Zeitplan mit Grenzen zu erstellen, der den Kunden zeigt, was sie am Ende jeder Phase erwarten können.

• Umfang: Da Projektgrenzen eine Schlüsselkomponente der Projektumfangserklärung sind, können andere Faktoren in der Umfangserklärung die Erstellung von Grenzen beeinflussen. Beispielsweise können Aspekte wie Fristen und Budgets die Erwartungen an das Projekt definieren.

• Projektrollen: Projektgrenzen können die Verantwortlichkeiten wichtiger Projektmitarbeiter umfassen. Wer über Erfahrung und entsprechende Fähigkeiten verfügt, kann sein Wissen und seine Ausbildung nutzen, um für Kunden erreichbare Ziele innerhalb der Grenzen zu erreichen.

Die Bedeutung der Definition von Projektgrenzen

Durch das Definieren von Projektgrenzen können der Anfang und das Ende des Projekts klar festgelegt und dem Projektprozess weitere Vorteile hinzugefügt werden, wie zum Beispiel:

• Reduzierter Bedarf an Überwachung der Projektteilnehmer durch Manager

• Garantierte Erreichung der Projektziele

• Schaffen Sie eine funktionale Projektumgebung, in der Teammitglieder auf individuelle Ziele hinarbeiten können.

• Wir helfen Ihnen, Verantwortlichkeiten effektiv zu teilen

• Erhöhte Verantwortung für die individuelle Arbeit

• Daraus resultieren klare Erwartungen der Kunden

• Beitrag zur erstellten Projektumfangserklärung

• Erhöhte Wahrscheinlichkeit zufriedener Kunden

Beispiele für Projektgrenzen

Hier einige Beispiele für Projektgrenzen:

Aufenthaltsort

Der Umfang des geografischen Umfangs des Projekts kann ein Faktor bei der Festlegung der Projektgrenzen sein. Beispielsweise kann ein Unternehmen ein Projekt starten, das darauf abzielt, die Leistung der Organisation zu verbessern. Da ein Unternehmen in seinen nationalen und internationalen Niederlassungen möglicherweise über unterschiedliche Abläufe und Systeme verfügt, kann eine Projektgrenze darin bestehen, dass Teammitglieder nur die Abläufe auf dem nationalen Markt optimieren können. Möchte ein Unternehmen internationale Prozesse weiter optimieren, kann hierfür ein zusätzliches Projekt erforderlich sein.

Abteilung für

Einige Projektgrenzen können darauf hinweisen, welche Abteilungen von der Arbeit profitieren könnten. Beispielsweise könnte ein Technologieprojektteam neue Ausrüstung für bestimmte Abteilungen einer Organisation erwerben, die einen hohen Bedarf an neuer Technologie haben. Projektprofis können sich nicht auf andere Abteilungen konzentrieren, die außerhalb der Grenzen liegen.

Ausrüstung

Projektgrenzen können vorgeben, welche Ausrüstung das Team zur Erledigung seiner Arbeit verwenden kann. Beispielsweise können Aufgaben, die hochspezialisierte, teure oder schwer zu findende Technologien erfordern, außerhalb des Projektumfangs liegen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn das Projekt ein begrenztes Budget oder einen begrenzten Zeitplan hat.

Newsline

Einige Projektgrenzen bestimmen möglicherweise, wie oft das Team die Arbeit überarbeiten oder aktualisieren kann. Beispielsweise könnte ein Team, das ein Gebäude renoviert, in der Grenzerklärung angeben, dass es beabsichtigt, die Renovierung einmal im Jahr nach ihrer Fertigstellung noch einmal zu überprüfen, um nach Problemen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. In diesem Fall können zusätzliche Besuche oder Renovierungswünsche außerhalb des Projektumfangs liegen.

Untersuchung

Projektmanager können bestimmen, welche qualifizierten Personen Aufgaben innerhalb eines Projekts ausführen können. Wenn ein Team nicht über genügend Personal verfügt, um eine spezielle Aufgabe auszuführen, fällt die Aufgabe möglicherweise außerhalb des Projektumfangs. Beispielsweise kann eine Marketingberatungsfirma einem Kunden empfehlen, ein neues Logo zu verwenden, die Firma stellt jedoch möglicherweise kein Logo-Design zur Verfügung. Da das Unternehmen keine Grafikdesigner einstellt, kann es sein, dass diese konkrete Leistung außerhalb des Projektumfangs liegt.

Tipps zur Bekämpfung des Scope Creep

Scope Creep ist ein Prozess, bei dem Kunden von Projektteams erwarten können, dass sie Arbeiten ausführen, die über einen bestimmten Umfang hinausgehen. Hier sind einige Tipps, die Sie verwenden können, um Scope Creep bei der Arbeit mit Kunden zu minimieren:

Seien Sie so konkret wie möglich

Bei der Festlegung der Projektgrenzen kann es hilfreich sein, die Erwartungen so konkret wie möglich zu formulieren. Dadurch kann die Möglichkeit einer Fehlinterpretation ausgeschlossen werden. Wenn Sie beispielsweise beabsichtigen, ein Projekt abzuschließen, das einen bestimmten Kontinent abdeckt, können Sie die Länder dieses Kontinents angeben, die das Projekt abdecken kann. Auf diese Weise kann der Kunde verstehen, was Sie gemeint haben, als Sie die geografischen Grenzen definiert haben, und nicht mehr Abdeckung erwarten, als Sie versprochen haben.

Schätzen Sie realistisch

Im weiteren Verlauf des Projekts können Sie die Möglichkeit einer Ausweitung des Projektumfangs minimieren, indem Sie realistisch einschätzen, was Ihr Team tun kann, anstatt zu optimistisch zu bleiben. Dazu können Sie sich die verfügbaren Ressourcen, Technologien und Erfahrungen im Team ansehen, um zu sehen, was Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen können. Für dieses Urteil können Sie auch auf Erfahrungen aus vergangenen Projekten zurückgreifen.

Wenn Sie vorsichtig schätzen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team die Ziele erreicht. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass Ihr Team möglicherweise eine gewisse Zeit benötigt, um einen Auftrag abzuschließen, ist es möglicherweise nicht hilfreich, dem Kunden einen schnelleren Kostenvoranschlag zu geben, der auf der Annahme basiert, dass Sie schneller als gewöhnlich arbeiten können. Wenn Sie konservativ bleiben, können Sie die Arbeit schneller als erwartet abschließen, aber nicht langsamer.

Verwenden Sie Bereiche, wenn Sie sich nicht sicher sind

Während Sie die Grenzen möglicherweise so genau und realistisch wie möglich schätzen möchten, kann es in manchen Fällen schwierig sein, eine genaue Schätzung für eine bestimmte Metrik zu ermitteln. In diesem Fall können Sie Bereiche verwenden, um dem Kunden einen realistischen Bereich zu geben, in dem die Endergebnisse liegen könnten. Auf diese Weise können Sie die Möglichkeit ausschließen, dass der Kunde Arbeiten außerhalb des angegebenen Bereichs erwartet.

Identitätsanfragen, die normalerweise zu einer Bereichserweiterung führen

Wenn Sie mehr Erfahrung im Projektmanagement sammeln, werden Sie in der Lage sein, auf die Projektgrenzen zu achten, die oft zu einer Ausweitung des Projektumfangs führen. Sobald Sie diese Grenzen im Blick haben, können Sie zusätzliche Funktionen oder Details hinzufügen, die potenzielle Probleme reduzieren können. Wenn frühere Kunden Sie beispielsweise häufig darum gebeten haben, zusätzliche Abteilungen in die Organisation einzubeziehen, können Sie dies planen, indem Sie eine detaillierte Liste der Abteilungen erstellen, die in einen bestimmten Bereich fallen. Möglicherweise möchten Sie auch mehr Zeit damit verbringen, diese spezifische Grenze im Vorfeld mit den Kunden zu besprechen, um ihnen die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern.

Legen Sie so schnell wie möglich Erwartungen fest

Eine frühzeitige grenzüberschreitende Zusammenarbeit mit Kunden kann die Wünsche aller Beteiligten berücksichtigen, bevor zu viel Planung beginnt. In manchen Fällen kann es zu Schlupf kommen, weil Klienten nicht ausreichend über Grenzen informiert wurden oder ihnen nicht genügend Zeit gegeben wurde, die Bedeutung von Grenzen zu besprechen. Durch die Erörterung etwaiger Probleme vor Beginn des Projekts kann die Wahrscheinlichkeit minimiert werden, dass nach Beginn der Arbeit Bedenken aufkommen, was die Zusammenarbeit schwieriger macht.

Planen Sie eine mögliche Erweiterung im Voraus

Eine Möglichkeit, mit Scope Creep umzugehen, besteht darin, davon auszugehen, dass es wahrscheinlich eintreten wird, und dann Strategien zu entwickeln, um damit umzugehen, falls es tatsächlich eintritt. Sie können beispielsweise Skripts erstellen, die Sie zur Kommunikation mit Kunden verwenden können, wenn Sie expandieren, oder proaktive Strategien wie zusätzliche Besprechungen mit Kunden implementieren. Auch wenn Sie das Scope Creep möglicherweise nicht vollständig beseitigen können, können Sie sich darauf vorbereiten, effektiver damit umzugehen.