Was sie sind und wie Sie sie für Ihr Unternehmen berücksichtigen können • BUOM

15. September 2021

Eine Art von Ausgaben, die Unternehmen häufig entstehen, werden als vorausbezahlte Ausgaben bezeichnet. Sie entstehen, wenn ein Unternehmen eine Dienstleistung oder einen Artikel im Voraus bezahlt. Wenn Sie wissen, wie Sie diese Ausgaben erfassen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Bücher immer auf dem neuesten Stand sind. In diesem Artikel besprechen wir, was vorausbezahlte Ausgaben sind, gängige Beispiele für vorausbezahlte Ausgaben und wie Sie diese für Ihr Unternehmen verbuchen.

Was ist Vorauszahlung?

Als Rechnungsabgrenzungsposten bezeichnet man, wenn ein Unternehmen Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen leistet, die noch nicht genutzt oder erhalten wurden. Diese Art von Aufwand wird in der Regel als Vermögenswert in der Bilanz eines Unternehmens erfasst, der über einen bestimmten Zeitraum in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens als Aufwand verbucht wird. Produkte oder Dienstleistungen, für die eine Vorauszahlung erforderlich ist, bieten in der Regel über einen langen Zeitraum hinweg Vorteile.

Beispielsweise kann ein Unternehmen im Januar des Kalenderjahres eine Versicherung für seine Firmenfahrzeuge abschließen. Obwohl die Kosten im Januar im Voraus bezahlt werden, deckt die Versicherung die Kosten für die verbleibenden Monate des Jahres ab.

Zu den häufigsten vorausbezahlten Unternehmensausgaben können gehören:

• Versicherungspolicen für Arbeitnehmer

• Weitere mit dem Unternehmen verbundene Versicherungspolicen

• Steuern

• Zinszahlungen

• Lohn

• Büroausstattung gemietet

• Anmietung von Büroflächen vor Nutzung

• Großhandelsbestellungen von Verbrauchsmaterialien

• Söldner für juristische Dienstleistungen

• Alle anderen Zahlungen erfolgen im Voraus

Bei fast jedem Unternehmen fallen aufgrund der Art und Weise, wie bestimmte Produkte und Dienstleistungen verkauft werden, eine oder mehrere Rechnungsabgrenzungsposten an. Beispielsweise sind Versicherungen in der Regel immer im Voraus in den Ausgaben enthalten, um Sie vor zukünftigen und unvorhergesehenen Ereignissen zu schützen.

So spiegeln Sie Vorkosten wider

Rechnungsabgrenzungsposten werden zunächst als Vermögenswert in den Büchern und der Bilanz des Unternehmens erfasst. Dies bedeutet, dass selbst wenn eine Ausgabe im Voraus bezahlt wurde, sie im Jahresabschluss des Unternehmens noch nicht als Ausgabe betrachtet wird. Mit anderen Worten: Diese Aufwendungen werden erst in einer späteren Berichtsperiode als solche erfasst.

Ein Unternehmen verbucht Aufwendungen für einen vorausbezahlten Kauf meist in dem Abrechnungszeitraum, in dem die Vorteile des Kaufs realisiert werden. Wenn sich eine Dienstleistung oder ein Produkt über mehrere Zeiträume erstreckt, werden die Kosten jedem Leistungszeitraum zugeordnet. Dies bedeutet, dass der ursprüngliche Eintrag, der den Vorauszahlungsaufwand angibt, in der Regel keinen Einfluss auf den Jahresabschluss des Unternehmens hat, da die Dienstleistung oder das Produkt nicht erhalten wurde. Sobald die Vorteile der Ausgaben realisiert werden, wird das Vermögenskonto als Aufwand verbucht und reduziert.

Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie unternehmen sollten, um Ihre grundlegenden vorausbezahlten Ausgaben zu erfassen:

1. Bitte zahlen Sie vorab per Vorkasse.

2. Geben Sie nach der Zahlung der vorausbezahlten Kosten einen allgemeinen Journaleintrag ein, um die geleistete Zahlung widerzuspiegeln. Wenn Sie beispielsweise sechs Monate lang 6.000 US-Dollar für die Versicherungsprämie Ihres Unternehmens zahlen, vermerken Sie diese Zahlung auf Ihrer vorausbezahlten Versicherungsrechnung (sofern Sie eine haben).

3. Wenn Sie zum ersten Mal eine vorausbezahlte Spesenbuchung erfassen, müssen Sie den gezahlten Betrag vom Vermögenskonto abbuchen und den gleichen Betrag von Ihrem Geldkonto abziehen. Im obigen Beispiel würden Sie Ihrem Prepaid-Versicherungskonto Guthaben in Höhe von 6.000 US-Dollar hinzufügen und 6.000 US-Dollar von Ihrem Geldkonto gutschreiben. Dies hat derzeit keine Auswirkungen auf die Gesamtsumme Ihres Finanzberichts.

4. Am Ende jeder Abrechnungsperiode, wenn Ihr Unternehmen von einer im Voraus bezahlten Dienstleistung oder einem vorausbezahlten Produkt profitiert, verbuchen Sie diesen Teil in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung. Wenn Sie beispielsweise monatliche Abrechnungszeiträume verwenden, würden Sie 1.000 US-Dollar pro Monat vom Guthabenkonto für vorausbezahlte Versicherungen abziehen und 1.000 US-Dollar pro Monat zum Geldkonto hinzufügen. Dadurch verringert sich der Saldo Ihres Prepaid-Versicherungskontos und wird zu einer Ausgabe.

5. Setzen Sie den oben beschriebenen Vorgang fort, bis der vorausbezahlte Vermögenswert vollständig realisiert ist. Beispielsweise haben Sie nach sechs Monaten Versicherungsschutz die vollen Kosten für Ihr Konto bezahlt und Ihr Guthaben auf dem Prepaid-Versicherungskonto beträgt 0 $.

Beispiele für vorausbezahlte Ausgaben

Nachfolgend finden Sie Beispiele für die Abrechnung vorausbezahlter Ausgaben im wirklichen Leben:

1. Beispiel 1

Die ABC Company unterzeichnet einen einjährigen Mietvertrag mit einer Rate von 5.000 US-Dollar pro Monat. Der Vermieter verlangt vom Unternehmen die Zahlung der Miete für das gesamte Jahr im Voraus. Das bedeutet, dass die ABC Company eine Vorauszahlung in Höhe von 60.000 US-Dollar an den Vermieter leistet, die die Mietkosten für die nächsten 12 Monate deckt. Die ABC Company verbucht diese vorausbezahlten Ausgaben zunächst als Belastung ihres Kontos für vorausbezahlte Miete und als Gutschrift auf ihrem Geldkonto.

Am Ende des ersten Monats hat das Unternehmen eine Monatsmiete aufgebraucht. In den Geschäftsbüchern des Unternehmens sind 5.000 US-Dollar als Mietaufwand (Soll) und 5.000 US-Dollar als Gutschrift auf dem vorausbezahlten Mietkonto ausgewiesen. Das Unternehmen führt dies weiterhin jeden Monat durch. Am Ende des Jahres beträgt der Kontostand für die vorausbezahlte Miete 0 $.

2. Beispiel 2

Das Unternehmen XYZ schließt eine jährliche Versicherungspolice ab, die 2.400 US-Dollar kostet. Das Unternehmen zahlt im Voraus eine jährliche Versicherungspolice und erhält Versicherungsschutz für die nächsten 12 Monate. Wenn die Versicherung zum ersten Mal bezahlt wird, belastet das Unternehmen sein Prepaid-Versicherungskonto mit 2.400 US-Dollar und schreibt seinem Geldkonto 2.400 US-Dollar gut.

Dies zeigt einen Anstieg des Guthabens auf dem Prepaid-Konto und die Zahlung in bar. Jeden Monat reduziert das Unternehmen das Prepaid-Versicherungskonto mit einer Gutschrift von 200 US-Dollar und belastet die Bilanz mit 200 US-Dollar. Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis das Jahr abgelaufen ist und das Prepaid-Versicherungskonto leer ist.