Was ist Softwarekapitalisierung? (Und wann man es verwenden sollte)

18. November 2021

Mithilfe von Softwarekapitalisierungsaktivitäten können Unternehmen Softwareprojekte für Buchhaltungszwecke als Vermögenswerte charakterisieren. Dies ermöglicht es den Mitgliedern des Finanzteams, Kosten zu kapitalisieren, indem sie diese nach und nach über einen längeren Zeitraum abschreiben, anstatt erst dann, wenn sie anfallen. Wenn Sie in der Softwareentwicklung, im Finanzwesen, im Projektmanagement oder in verwandten Bereichen arbeiten, kann es für Sie von Vorteil sein, etwas über Buchhaltung zu lernen. In diesem Artikel besprechen wir die Definition der Softwarekapitalisierung, überlegen, wann Software aktiviert werden sollte, und untersuchen die Bilanzierungsrichtlinien für diesen Prozess.

Was ist Softwarekapitalisierung?

Bei der Softwarekapitalisierung handelt es sich um den Prozess der Anerkennung von Software als eine Art Anlagevermögen. Dieser Prozess kann auf Software sowohl für den internen als auch für den externen Gebrauch angewendet werden. Um Software zu aktivieren, erfassen Mitglieder des Geschäfts- und Finanzteams Ausgaben in der Bilanz, um die vollständige Erfassung der Ausgaben zu verzögern. Unternehmen, die neue Software kaufen oder bestehende Software aktualisieren, können die Kosten aktivieren und dann abschreiben oder amortisieren. Dabei geht es darum, Kosten über einen längeren Zeitraum hinweg zu erfassen, anstatt alle Kosten auf einmal zu verursachen.

Unternehmen können Kosten linear über die geschätzte Nutzungsdauer des Software-Assets abschreiben, die zwischen zwei und fünf Jahren liegen kann. Die Aktivierung von Softwareentwicklungskosten kann von Vorteil sein, da sie es den Geschäftsteilnehmern ermöglicht, weniger Ausgaben und höhere Nettoeinnahmen in ihren Büchern auszuweisen. Durch die Reduzierung von Vermögenswerten kann ein Unternehmen sein steuerpflichtiges Einkommen und seine steuerpflichtigen Verbindlichkeiten reduzieren und den Anlegern einen genaueren und attraktiveren Überblick über die tatsächlichen Erträge des Unternehmens verschaffen.

Bedingungen für die Softwarekapitalisierung

Hier sind einige Begriffe und Definitionen, die Ihnen helfen können, das Konzept der Softwarekapitalisierung besser zu verstehen:

• Vermögenswert: Ein Vermögenswert ist eine wertvolle Ressource im Besitz eines Unternehmens oder einer Einzelperson, die in Bargeld umgewandelt werden kann. Beispiele für Vermögenswerte sind Einlagenzertifikate, Giro- und Sparkonten sowie Schatzwechsel.

• Anlagevermögen: Anlagevermögen sind Ressourcen, die ein Unternehmen oder Einzelpersonen zur langfristigen Nutzung erwerben, beispielsweise Grundstücke, Gebäude und Ausrüstung. Der Eigentümer plant, das Anlagevermögen über einen längeren Zeitraum zu behalten, anstatt es schnell in Bargeld umzuwandeln.

• Bilanz: Eine Bilanz ist ein Finanzbericht, der die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt zeigt. Es beschreibt den Saldo der Einnahmen und Ausgaben für die Vorperiode.

• Kapital: Kapital, auch Eigentümerzins genannt, ist ein weit gefasster Begriff, der sich auf alles bezieht, was seinem Eigentümer Wert oder wirtschaftlichen Nutzen verleiht. Unter Kapital versteht man häufig Bargeld, das Eigentümer für Produktions- oder Investitionszwecke verwenden.

• Kapitalaufwendungen: Unter Kapitalaufwendungen versteht man die Kosten, die einem Unternehmen für den Kauf eines neuen Vermögenswerts oder die Wertsteigerung eines bestehenden Vermögenswerts entstehen. Sie unterscheiden sich von den Betriebskosten, bei denen es sich um die Kosten für die Durchführung alltäglicher Geschäftsaktivitäten wie Verwaltung, Forschung und Entwicklung handelt.

• Amortisation: Bei der Amortisation werden immaterielle Vermögenswerte über einen bestimmten Zeitraum und nicht erst dann, wenn sie anfallen, als Aufwand erfasst, um die Kosten eines Vermögenswerts mit den Einnahmen in Beziehung zu setzen, die er in einem Abrechnungszeitraum generiert. Diese Aktivitäten helfen einem Unternehmen, sein steuerpflichtiges Einkommen gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) zu reduzieren.

• Abschreibung: Die Abschreibung ähnelt der Abschreibung, bezieht sich jedoch eher auf materielle als auf immaterielle Vermögenswerte. Zu den Sachanlagen zählen Ressourcen wie Ausrüstung, Gebäude und Fahrzeuge.

Wann können Sie Software kapitalisieren?

Der Entscheidungsprozess, wann Software aktiviert oder als Aufwand verbucht werden soll, hängt von den GAAP-Richtlinien und dem persönlichen Urteil der Unternehmensleiter ab. Die Aktivierung beginnt in der Regel nach der Vorstufe der Softwareentwicklung, wenn eine verlässliche Finanzierungsquelle für das Projekt vorliegt und eine hohe Wahrscheinlichkeit besteht, dass das Projekt umgesetzt werden kann. Sie endet nach dem Testen und Abschluss des Softwareprojekts. Sie können Kosten für die folgenden Aspekte der Softwareentwicklung aktivieren:

• Vergütung für Programmierer, Softwareentwickler oder andere Mitarbeiter

• Beratungsgebühren für Drittentwickler, die an Projekten arbeiten

• Softwaretests und andere damit verbundene Kosten

• Direkte und indirekte Gemeinkosten

Buchhaltungsleitfaden für Softwarekapitalisierung

Die Softwarekapitalisierung ist eine buchhalterische Tätigkeit, die Teil der Bewertung eines Unternehmens anhand seiner Vermögenswerte ist. Wie jeder Rechnungslegungsprozess unterliegt er verschiedenen GAAP-Regeln. Es wird empfohlen, die Buchhaltungsplanung vor Beginn des Projekts in Zusammenarbeit mit Mitgliedern des Projektmanagementteams und Fachexperten durchzuführen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen die ordnungsgemäße Dokumentation ausfüllt, um Kapitalisierungs- und Ausgabenentscheidungen zu treffen. Zu den Hauptkriterien für die Softwarekapitalisierung gehören das Anwendungsentwicklungsstadium für interne Software und das technologische Machbarkeitsstadium für externe Software. Hier sind Rechnungslegungsrichtlinien für die Softwarekapitalisierung:

Regeln zur Softwarekapitalisierung für Software für den internen Gebrauch

Unter Software für den internen Gebrauch versteht man Tools, die ein Unternehmen für die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter erwirbt oder entwickelt und nicht zum Verkauf an die Öffentlichkeit. In einigen Fällen stufen Unternehmen diese Software möglicherweise als materiellen Vermögenswert ein. Beispiele für Software für den internen Gebrauch sind Buchhaltungs-, Kundenverwaltungs-, Cash-Management-, Mitgliedschafts- und Fertigungsautomatisierungssysteme. Die Abrechnung von Software für den internen Gebrauch kann je nach Projektphase variieren. Sie können nur Ausgaben aktivieren, die mit dem Kauf neuer Software oder dem Hinzufügen von Funktionen zu bestehender Software verbunden sind, da alle anderen Ausgaben Betriebsausgaben sind. Hier finden Sie eine Erklärung der verschiedenen Phasen:

• Vorphase: In der Vorphase erfassen Unternehmen Kosten, sobald sie anfallen. Zu diesen Kostenarten gehören das Treffen von Entscheidungen zur Ressourcenzuteilung, das Aushandeln von Leistungsanforderungen, Anbietervorführungen sowie die Auswahl und Bewertung von Technologien.

• Anwendungsentwicklungsphase: Während der Anwendungsentwicklungs- oder Codierungsphase können Unternehmen Kosten aktivieren, die mit der Programmierung, Installation und dem Testen von Hardware verbunden sind, wie z. B. Mitarbeitergehälter, Gebühren für Drittentwickler, Kosten für den Kauf von Software, Zinsaufwendungen und Reisekosten im Zusammenhang mit der Entwicklung . Bei allgemeinen Verwaltungskosten wie Datenkonvertierung, Benutzerschulung und Gemeinkosten rechnen Unternehmen diese Kosten ab, sobald sie anfallen.

• Implementierungsphase: Während der Implementierungsphase erfassen Unternehmen die Kosten, sobald sie anfallen. Dies ist die Phase, in der die Software betriebsbereit ist und verwendet wird. Zu den Kosten können Schulung und Wartung gehören.

Regeln zur Softwarekapitalisierung für Software zur externen Nutzung

Die Kapitalisierungsregeln für Software zur externen Nutzung unterscheiden sich von denen für Software zur internen Nutzung und können strenger sein. Unter Software für den externen Gebrauch versteht man Tools, die ein Unternehmen verkaufen, vermieten oder an externe Benutzer verkaufen möchte. Hier sind die Schritte in diesem Prozess:

• Vorstufe: In der Vorstufe und bevor die Software technisch realisierbar ist, schreiben Unternehmen Kosten ab, wenn sie anfallen. Diese Phase umfasst Aktivitäten, die auf das Verständnis der Produktleistungsziele abzielen, wie z. B. Forschung, erste Projektplanung, Prototyping und Designarbeiten.

• Phase der technologischen Machbarkeit: Die technologische Machbarkeit eines Softwareprodukts liegt dann vor, wenn die Organisation alle Planungs-, Design-, Codierungs- und Testaktivitäten abgeschlossen hat und das Design oder Arbeitsmodell für Kundentests bereit ist. Zu den Kosten gehören Codierung, Tests und Arbeitsaufwand, und Unternehmen können von diesen Kosten profitieren.

• Verkaufsverfügbarkeitsphase: Sobald ein Softwareprodukt die Leistungsspezifikationen erfüllt und für den Verkauf und die Freigabe an Kunden verfügbar ist, beginnt das Unternehmen mit der Erfassung der Kosten, sobald diese anfallen. Zu den weiteren Kosten zählen Wartung und Support, Fehlerbehebung, Fehlerbehebung und Erkennung.