Was ist Projektkoordination und wie funktioniert sie? • BUOM
Die Entwicklung Ihrer Projektkoordinationsfähigkeiten kann für jede Karriere oder Position, die Sie interessieren könnte, von Nutzen sein. Arbeitgeber erwarten von Bewerbern ausgeprägte Projektmanagement- und Koordinationsfähigkeiten, da diese Erfahrung mehrere wichtige Fähigkeiten in den Bereichen Kommunikation, Organisation und Fehlerbehebung nachweist. In diesem Artikel erklären wir, was Projektkoordination ist, ihre wichtigsten Vorteile, die Phasen der Projektkoordination und die Verantwortlichkeiten eines Projektkoordinators.
Was ist Projektkoordination?
Unter Projektkoordination versteht man die tägliche Verwaltung von Aufgaben innerhalb Ihrer Abteilung. Der Zweck der Projektkoordination besteht darin, den Arbeitsablauf Ihrer Aufgaben zu optimieren. Der Projektleiter informiert die Mitarbeiter darüber, wer für jeden Projektabschnitt verantwortlich ist und welche Fristen eingehalten werden. In dieser Rolle müssen Sie möglicherweise auch Besprechungsprotokolle erstellen und wichtige Informationen dokumentieren, die die Mitarbeiter zum Abschluss ihrer Projekte verwenden können.
Hauptvorteile der Projektkoordination
Eine effektive Projektkoordination kann die Produktivität Ihres Teams am Arbeitsplatz maximieren.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Projektkoordination:
Kommunizieren Sie mit wichtigen und vorrangigen Bereichen
Kommunikationsoptimierung
Steigerung der Projektproduktivität und -qualität
Einhaltung von Zeitplan und Budget
Risikominimierung
Verbesserung des Kundenfeedbacks
Kommunizieren Sie mit wichtigen und vorrangigen Bereichen
Die Kommunikation mit wichtigen und vorrangigen Bereichen hilft Ihnen, Ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Der Projektmanager kann die Strategie des Unternehmens hervorheben und Schritt für Schritt besprechen, wie das Projekt mit den Unternehmenszielen zusammenhängt. Die Teammitglieder können wiederum miteinander sprechen, um alle Fragen zum Projekt zu beantworten und sich Klarheit über den Umfang und die Details des Projekts zu verschaffen.
Kommunikationsoptimierung
Der Projektkoordinator kann Methoden zur effektiven Informationsvermittlung an Teams festlegen. Ihre Fähigkeit, Informationen effektiv zu kommunizieren, kann dabei helfen, Prioritäten für ein Projekt festzulegen. Sie können Teammitglieder auswählen, die über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, sodass Sie komplette Teams aufbauen können.
Erhöhte Projektproduktivität und -qualität
Eine richtig abgestimmte Projektstrategie führt zu besseren Ergebnissen und einem produktiveren Arbeitsablauf. Durch die Organisation und Zuweisung spezifischer Aufgaben an Teammitglieder kann der Projektmanager sicherstellen, dass jede Aufgabe auf Mikroebene kritisch erledigt wird. Jedes Teammitglied hat seine eigene Verantwortung, was wiederum seinen Fokus und seine Produktivität stabilisiert und zu einem insgesamt besseren Abschluss des Projekts beiträgt.
Einhaltung von Zeitplan und Budget
Eine ordnungsgemäße Projektkoordination kann dem Manager und den Teammitgliedern auch dabei helfen, den Zeitplan und das Budget einzuhalten. Eine Zeitleiste kann den Arbeitsablauf für das gesamte Projekt und seine Ziele darstellen. Projektmanager müssen allen Mitarbeitern einen Zeitplan und einen Überblick über das Unternehmensbudget für die Fertigstellung ihres Teils des Projekts zur Verfügung stellen. Sie werden verstehen, mit wie vielen Ressourcen Sie nach Abschluss des Projekts arbeiten müssen. Die Projektkoordination informiert Sie auch über alle Probleme, die zu Verzögerungen führen können, und überwacht den Projektfortschritt, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden.
Satz KLUG (spezifische, messbare, umsetzbare, relevante und zeitgebundene) Ziele, um Ihren Fortschritt zu verfolgen und Meilensteine zu verfolgen, unabhängig von der Anzahl der Ressourcen, die Ihnen zu Beginn des Projekts zur Verfügung gestellt werden.
Risikominimierung
Durch die Koordinierung von Projekten mit Ihren Kollegen können Sie auch die mit Ihrer Arbeitsbelastung verbundenen Risiken erkennen. Zu identifizieren Risiken welche zum Scheitern von Projekten führen können und wie sie sich auf die Produktivität Ihrer Kollegen auswirken können. Nutzen Sie Risikovermeidungs-, Risikovermeidungs-, Risikominderungs- und Risikobegrenzungsstrategien, um die Reaktionen vorzubereiten, die Sie im Krisenfall möglicherweise benötigen.
Verbesserung des Kundenfeedbacks
Die Projektkoordination kann die Kundenzufriedenheit mit Ihrem Unternehmen steigern, wenn sie termingerecht und qualitativ hochwertige Ergebnisse erhalten. Beispielsweise verfügt ein Kunde möglicherweise über einen Styleguide, den Texter und Redakteure beim Erstellen von Artikeln für ihre Website befolgen müssen. Sie können vom Kunden alle notwendigen Klarstellungen einholen, um seine Anforderungen zu erfüllen, bevor Sie ihm die endgültigen Ergebnisse zur Prüfung vorlegen. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihren Kollegen über zukünftige Änderungen am Projekt, um mehr Klarheit darüber zu gewinnen, wie bei der Fertigstellung vorzugehen ist.
Was sind die Phasen der Projektgenehmigung?
Hier sind die Phasen der Projektgenehmigung:
Definition
Hingabe
Planung
Ausführung
Überwachung und Kontrolle
Schließen
1. Definition
In der ersten Phase wird detailliert beschrieben, um welches Projekt es sich handelt und welche Schritte unternommen werden müssen, um es abzuschließen. Sie, Ihr Projektmanager und der Rest des Teams müssen die Ziele, Vorgaben, den Umfang, die Risiken, den Zeitplan, das Budget und den Ansatz des Projekts verstehen. Der Kunde genehmigt das Projekt, bevor Sie mit der Arbeit daran beginnen. Komplexe Projekte erfordern möglicherweise eine ständige Kommunikation, um Ihnen einen Einblick in die Richtung des Projekts zu geben.
2. Einweihung
In der Initiierungsphase werden Ihrem Unternehmen und dem Kunden etwaige Erwartungen klar. Sie müssen wissen, wie viel Zeit Sie für die Planung des Projektabschlusses aufwenden müssen, welche Gründe für den Start des Projekts sprechen, welche Vorteile es hat und wie wahrscheinlich sein Erfolg ist. Nehmen Sie sich die Zeit, auf eventuell auftretende Probleme hinzuweisen, die den Fortschritt in späteren Phasen des Projekts verzögern könnten.
3. Planung
In der Planungsphase verknüpfen Sie Aufgaben mit strategischen Zielen. Sie helfen dabei, Prioritäten zu setzen und sich mit dem Rest Ihres Teams auf das gewünschte Ergebnis zu einigen. Führen Sie eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) durch, um Lösungen für Probleme zu finden, mit denen Sie möglicherweise konfrontiert sind, und planen Sie, wie Sie besser als Ihre Konkurrenten abschneiden können. Wenn Sie an einer Marketingstrategie arbeiten, können Sie planen, Projekte mithilfe sozialer Medien abzuschließen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und die Interaktion mit Ihrer Zielgruppe zu steigern.
4. Ausführung
Während der Ausführungsphase schließen einzelne Teilnehmer ihre Teile des Projekts ab. Sie stellen sicher, dass jeder Aufgabeneigentümer seine Rolle und alle Erwartungen versteht, die Sie an ihn stellen, einschließlich Fristen, Budget oder anderer Ressourcenzuweisungen.
5. Überwachung und Kontrolle
Durch die Projektkoordination können Sie jede Phase des Projekts besser verfolgen und steuern, um sicherzustellen, dass es gemäß dem festgelegten Zeitplan abgeschlossen wird. Arbeiten Sie mit Ihrem Team an den Problemen zusammen, auf die Sie stoßen, um die Risiken und die Durchführbarkeit von Aufgaben im aktuellen Projektumfang zu verwalten. Halten Sie den Projektmanager über alle Aktualisierungen auf dem Laufenden, die in den kommenden Tagen oder Wochen vor Abschluss des Projekts auf Sie zukommen könnten.
6. Abschluss
Der Abschluss ist die endgültige Genehmigung des Projekts durch den Kunden nach der Lieferung. In der Genehmigung des Kunden muss angegeben werden, dass der Entwurf endgültig ist und er ihn für sein Unternehmen verwenden kann. Der Projektmanager entscheidet, ob Sie und die Teilnehmer die Projektziele erreicht oder übertroffen haben, und gibt Feedback zu Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Projekte, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Aufgabenbereiche als Projektkoordinator
Die Rolle eines Projektkoordinators beinhaltet häufig eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten, darunter:
Steuerung administrativer Aufgaben für Projekte
Gespräch mit Mitarbeitern über den Status des Projekts
Planung und Überwachung des Projektfortschritts
Sammlung von Projektverträgen, Berichten und Rechnungen
Bestellen Sie Lieferungen und stellen Sie den Kunden die von ihnen gekauften Produkte in Rechnung
Teilnahme an Meetings und Unterstützung bei der Entwicklung der Projektstrategie