Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung (Definition und Beispiele) • BUOM

22. Februar 2021

Alle Mitarbeiter der Organisation erhalten Zahlungen über die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Prozess der Dokumentation der Mitarbeitervergütungsunterlagen wird als Gehaltsabrechnung bezeichnet. Lohnbuchhalter spielen eine wichtige Rolle dabei, sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen korrekt geführt werden, damit die Mitarbeiter für ihre Arbeit ordnungsgemäß bezahlt werden können und die Finanztransaktionen reibungslos ablaufen.

In diesem Artikel besprechen wir, was eine Lohn- und Gehaltsabrechnung ist, was in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfließt, Beispiele für das Konzept und wie man mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beginnt.

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Was ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es um die Archivierung und Nachverfolgung von Mitarbeitervergütungsdaten, wie z. B. den von jedem Gehaltsscheck einbehaltenen Beträgen sowie den Steuern und Sozialleistungen, die der Mitarbeiter erhält. Lohnbuchhalter verwenden Finanzjournaleinträge, um die Transaktionen und den gesamten Cashflow eines Unternehmens zusammenzufassen. Lohn- und Gehaltsabrechnungen fallen unter das Hauptbuch, in dem alle Finanzinformationen sortiert werden. Sobald alle Gehaltsabrechnungsinformationen für einen Mitarbeiter dokumentiert sind, kann die Personalabteilung diese Daten extrahieren und an ihren Vorgesetzten senden, um sie in die Leistungsbewertung einzubeziehen.

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Was ist in der Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten?

Lohnbuchhalter müssen ihre Fähigkeiten einsetzen, um relevante Informationen korrekt in das Hauptbuch einzugeben. Alle Ausgaben, Verbindlichkeiten und Vermögenswerte müssen aus Finanz- und Compliance-Zwecken erfasst werden. Hier ist eine vollständige Liste dessen, was Sie bei der Dokumentation von Leistungen an Arbeitnehmer berücksichtigen sollten:

• Bruttolöhne, Gehälter, Prämien und Provisionen

• Einbehalt von Arbeitgeber- und Arbeitnehmersteuern

• Einbehalt von Gehältern, Versicherungsprämien und Sparplänen

• Aufwendungen für Arbeitgebernebenleistungen

Bruttolöhne, Gehälter, Prämien und Provisionen

Sie müssen alle Einkünfte, die der Arbeitnehmer während des Geschäftsjahres erhalten hat, erfassen. Dazu gehören das Jahresgehalt, das Zusatzgehalt und ggf. Überstundenvergütung. Wenn Ihr Arbeitgeber Überstundenvergütung anbietet, erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung, ob diese für den einzelnen Mitarbeiter genehmigt wird. Sie sollten auch bestätigen, welche Mitarbeiter Provisionen für Geschäfte erhalten haben, die sie für die Organisation abgeschlossen haben.

Einbehalt von Arbeitgeber- und Arbeitnehmersteuern

Vom Arbeitnehmerlohn einbehaltene Steuern müssen gesondert ausgewiesen werden. Ein Mitarbeiter kann bestimmen, wie viel er einbehalten möchte, indem er am ersten Arbeitstag ein W-4 einreicht.

Einige Beispiele für Steuern, die von Arbeitnehmerlöhnen und Arbeitgeberausgaben einbehalten werden, sind:

• Bundeseinkommenssteuern

• Sozialversicherungssteuern

• Medizinische Steuern

• Staatliche Einkommensteuer (falls erforderlich)

Einbehalt von Gehältern, Versicherungsprämien und Sparplänen

Abhängig von den Leistungen, die ein Arbeitgeber anbietet, wird er einen Teil der Krankenversicherungsprämien, Altersvorsorgepläne oder Beiträge an gemeinnützige Organisationen des Arbeitnehmers einbehalten. Auf diese Weise können Sie segmentieren, wie Teile der Mitarbeitergehälter zu anderen als steuerlichen Zwecken einbehalten werden.

Aufwendungen für Arbeitgebernebenleistungen

Lohnbuchhalter müssen die Ausgaben des Arbeitgebers für die Verwaltung medizinischer und zahnärztlicher Leistungen, bezahlten Urlaub, Ruhestand und Arbeitnehmerentschädigung (falls zutreffend) einbeziehen. Alle hier gesammelten Informationen können Ihnen dabei helfen, Ihr Budget zu planen und herauszufinden, ob Sie die Vorteile, die Sie Ihren Mitarbeitern bieten, erweitern können.

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Beispiele zur Lohnbuchhaltung

Sie können Aufzeichnungen auf drei verschiedene Arten führen, um eine ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherzustellen:

• Erste Einträge. Eingaben sind die Standardmethode zur Eingabe von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten. Dies gilt nur für die Löhne, Steuern und Quellensteuern der Mitarbeiter, nicht für das Unternehmen.

• Aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnung: Dieser Eintrag erfolgt am Ende des Abrechnungszeitraums eines Unternehmens. Dies kann entweder vierteljährlich oder jährlich erfolgen, hängt jedoch von der Größe des Unternehmens und der Dringlichkeit ab, mit der externe Stakeholder Finanzinformationen prüfen müssen.

• Manuelle Zahlungen: Der Fall der manuellen Zahlungseingabe liegt dann vor, wenn Sie einem Mitarbeiter einen Scheck direkt an seine Privatadresse senden müssen. Wenn Sie den Lohn eines Mitarbeiters anpassen, kann die Ausstellung eines Schecks zur Berücksichtigung der Änderung gerechtfertigt sein.

So starten Sie die Gehaltsabrechnung

Wenn Sie Hilfe bei der Verfolgung Ihrer Gehaltsabrechnung benötigen, sehen Sie sich diese Schritte an, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

1. Sortieren von Primärposten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

2. Identifizieren Sie Mitarbeiterdokumente

3. Auszahlungsbetrag berechnen

4. Dokument über Löhne und Spesen

5. Steuern einreichen

1. Sortieren der Hauptposten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, müssen Sie klare Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen. Die Arten der Belohnungen, die Sie anbieten, können die Langlebigkeit eines Mitarbeiters und den Aufwand bestimmen, der erforderlich ist, um die von seinem Vorgesetzten zugewiesenen Aufgaben und Projekte zu erfüllen.

Schauen wir uns die wichtigsten Entscheidungen an, die Sie treffen müssen:

Lohn

Zunächst müssen Sie Ihr Unternehmen beim Internal Revenue Service registrieren, um eine bundesstaatliche Arbeitgeberidentifikationsnummer zu erhalten. Entscheiden Sie nach Abschluss, wie viel Sie Ihren Mitarbeitern zahlen möchten. Sie sollten Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage dessen entlohnen, was die Konkurrenz in Ihrer Branche ihnen zahlt. Benehmen SWOT-Analyse um Ihnen dabei zu helfen, die Löhne Ihrer Konkurrenten zu ermitteln und herauszufinden, ob die von Ihnen angebotenen Löhne eine Stärke Ihres Unternehmens darstellen. Die Art und Weise, wie Sie Löhne zahlen, hängt davon ab, wie Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen dokumentieren.

Zahlungszeitraum

Überlegen Sie, ob Ihre Mitarbeiter stündlich oder jährlich arbeiten sollen. Teilzeitbeschäftigte werden in der Regel auf Stundenbasis bezahlt. Überlegen Sie daher, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen und wie viele Stunden sie für Ihr Unternehmen arbeiten werden. Legen Sie außerdem fest, ob Sie Ihre Mitarbeiter monatlich oder wöchentlich bezahlen möchten. Arbeitnehmer zahlen ihren Mitarbeitern in der Regel auch halbjährlich oder zweiwöchentlich.

Vorteile

Verstehen Sie die Bandbreite, die Ihnen zur Verfügung steht, wenn es um die Vorteile geht, die Sie bieten können. Informieren Sie sich von Branchenexperten darüber, welche Vergütung Ihre Wettbewerber bieten. Auf diese Weise kann es mit dem Markt verglichen werden, in dem Sie tätig sind. Krankenversicherung und 401(k)-Pläne gehören zu den beliebtesten angebotenen Leistungen, aber Sie sollten eine Vorstellung davon haben, wie viel Sie zur Finanzierung des Plans bereitstellen und wie viel der Mitarbeiter von seinem Gehaltsscheck abziehen wird.

2. Sammeln Sie Mitarbeiterdokumente

Sobald Sie Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse abgeschlossen haben, können Sie alle Formulare sammeln, die Ihre Mitarbeiter bei der Einstellung ausfüllen müssen. Auf diese Weise werden die von ihnen eingegebenen Informationen direkt in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem übernommen.

Zur Lohnberechnung müssen Arbeitnehmer folgende Formulare ausfüllen:

• Formular I-9: Jeder US-Bürger muss diese Dokumente ausfüllen, bevor er für eine Organisation arbeitet, und er muss die von der Bundesregierung geforderten korrekten Unterlagen mitbringen, darunter einen Führerschein, eine Sozialversicherungskarte und eine Geburtsurkunde.

• Formular W-4: Formular W-4 bestimmt den Steuerstatus des Arbeitnehmers und ob der Arbeitnehmer zusätzliche Leistungen für seine Angehörigen erhalten möchte. Diese Informationen sind bei der Steuererklärung von entscheidender Bedeutung und zeigen, wie viel der Staat von seinem Gehalt abziehen kann.

• Formular zur Autorisierung der direkten Einzahlung: Der Mitarbeiter füllt dieses Formular aus, wenn er möchte, dass sein Scheck auf sein Bankkonto eingezahlt wird. Die direkte Einzahlung ist die beste Option für einen Lohnbuchhalter, der manuelle Zahlungen bei der Einreichung von Mitarbeiterinformationen vermeiden möchte.

3. Berechnen Sie die Höhe der Zahlungen

Ein zentralisiertes Softwaresystem ist für Sie eine wesentliche Möglichkeit, Ihre Gehaltsabrechnungsinformationen zu speichern. Dadurch sparen Sie in allen Phasen des Prozesses viel Zeit, z. B. bei der elektronischen Übermittlung erforderlicher Zahlungen und Formulare, und können Erinnerungen an bevorstehende Fristen für wichtige Aufgaben senden.

4. Dokumentieren Sie die Lohn- und Gehaltskosten.

Implementieren Sie eine Anpassungsliste für Kontendiagramme, um die Dokumentation der Finanztransaktionen Ihres Unternehmens anzupassen. Hier können Sie Ihre Ausgaben und Verbindlichkeiten anhand der oben genannten Angaben direkt abrechnen und Ausgaben durch Abzug des einbehaltenen oder steuerpflichtigen Betrags ausweisen.

5. Steuern einreichen

Ermitteln Sie den Nettolohn Ihrer Mitarbeiter, indem Sie alle Abzüge vom Bruttolohn abziehen. Die Summe dieser Zahlen gibt dem Arbeitnehmer und der Regierung die endgültige Zahl an, wie viel sie für das Gehalt erhalten werden. Bewahren Sie außerdem im Falle einer Prüfung alle nach lokalem, Landes- und Bundesrecht erforderlichen Dokumente auf.