Was ist Kommunikationsplanung und warum ist sie wichtig? • BUOM

11. November 2021

Fachleute erstellen häufig Pläne für große Projekte, beispielsweise für die Kommunikation mit wichtigen Zielgruppen. Bei der Kommunikationsplanung geht es darum, die Zielgruppe zu recherchieren, die Sie erreichen möchten, und strategische Botschaften und Kanäle zu nutzen, um sie bestmöglich zu erreichen. Wenn Sie die Bedeutung und Vorteile der Kommunikationsplanung kennen, können Sie eine solide Grundlage für den Aufbau von Beziehungen zu internen und externen Parteien schaffen. In diesem Artikel erklären wir, was Kommunikationsplanung ist, und listen Schritte auf, um mit anderen am Arbeitsplatz in Kontakt zu treten.

Was ist Kommunikationsplanung?

Die Kommunikationsplanung koordiniert, wie Informationen an Personen übermittelt werden, die für die Organisation wichtig sind. Eine Gliederung ist eine detaillierte Gliederung, die zeigt, was Kommunikatoren sagen möchten, wem sie es sagen möchten und wann und wie sie es sagen möchten. Dieser Prozess ist für Marketingteams oft wichtig, um mit aktuellen und potenziellen Verbrauchern in Kontakt zu treten. Es kann auch nützlich sein, um Kunden und Stakeholdern konsistente Updates zum Projekt bereitzustellen. Kommunikationsplanung kann es Fachleuten ermöglichen, auf taktische Weise das Bewusstsein für bestimmte Themen zu schärfen und zu bewerten, wie ihre Zielgruppen Nachrichten erhalten haben.

Warum ist Kommunikationsplanung wichtig?

Kommunikationsplanung ist wichtig, da sie wichtige Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen wichtigsten Zielgruppen herstellen kann. Sie können sorgfältiger darüber nachdenken, wie Verbraucher oder Stakeholder Botschaften wahrnehmen könnten, was Ihnen helfen kann, einen positiven Ruf für das Unternehmen aufrechtzuerhalten. Planung kann Ihnen auch dabei helfen, regelmäßigen Kontakt mit wichtigen Gruppen aufrechtzuerhalten. Sie können auf den Plan verweisen, um Sie daran zu erinnern, Aktualisierungen zu senden und sich an Personen zu wenden, die zum Wachstum der Organisation beitragen können.

Gründe für die Erstellung eines Kommunikationsplans

Hier sind Gründe für die Implementierung eines Kommunikationsplans, um die Interaktion mit anderen zu erleichtern:

Organisation des Kommunikationsflusses

Möglicherweise möchten Sie viele Informationen mit Ihrem Publikum teilen. Ein Kommunikationsplan kann alle Details in einem klaren Format zusammenfassen. Sie können leichter entscheiden, welche Neuigkeiten Sie zuerst teilen, um Ihr Publikum anzulocken, und welche Neuigkeiten Sie dazu ermutigen, weiterhin mit dem Unternehmen zu interagieren.

Sie können Informationen auch nach Wichtigkeit ordnen, sodass Sie nur die wichtigen Details teilen können. Ein organisierter Kommunikationsfluss kann die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Team erleichtern. Sie können auch sicherstellen, dass externe Parteien wie Stakeholder und Kunden über aktuelle Informationen über die Organisation verfügen.

Differenzieren Sie Ihre Botschaft von anderen

Ein Kommunikationsplan kann es Ihnen ermöglichen, Gespräche strategischer anzugehen. Je stärker Sie Ihr Publikum einbeziehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass es die von Ihnen bereitgestellten Informationen von anderen Nachrichten unterscheiden kann, die es erhalten hat. Starke Kommunikationsmethoden können sicherstellen, dass Verbraucher die wichtigen Details verstehen, die Sie ihnen mitteilen möchten. Möglicherweise erinnern sie sich auch an den Kontakt, den Sie hergestellt haben, und nicht an die Kontakte Ihrer Konkurrenten. Wenn Ihr Publikum einer Informationsüberflutung ausgesetzt ist, kann eine effektive Kampagne dafür sorgen, dass die von Ihnen erstellte Botschaft Aufmerksamkeit erregt und hält.

Ermutigen Sie das Publikum, aktiv zu werden

Ein weiterer Grund für die Umsetzung eines Kommunikationsplans besteht darin, Ihr Publikum zu ermutigen, zugunsten des Unternehmens zu handeln. Dies kann wichtig sein, wenn Sie zu Werbezwecken mit Verbrauchern kommunizieren möchten. Mit einem Plan können Sie Maßnahmen identifizieren, die sich positiv auf die von Ihnen vertretene Marke auswirken können. Beispiele hierfür sind die Interaktion mit Online-Inhalten, das Abonnieren von Diensten und der Kauf von Produkten. Sie können auch Botschaften verwenden, die bei Ihrem Publikum Anklang finden und es davon überzeugen, das Unternehmen zu unterstützen.

So erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Befolgen Sie diese Schritte, um einen zusammenhängenden Kommunikationsplan zu erstellen:

1. Bestimmen Sie den Zweck des Plans

Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, was Sie mit Ihrem Kommunikationsplan erreichen möchten. Der Zweck kann den Kontext Ihrer Nachricht und die Medien bestimmen, die Sie verwenden können, um Ihre Nachricht mit anderen zu teilen. Überlegen Sie, warum es für Sie wichtig ist, Ihrem Publikum Informationen zu vermitteln. Vielleicht möchten Sie darüber nachdenken, was die Empfänger über die Organisation wissen sollen und wie sie sich fühlen sollen, nachdem sie von Ihnen gehört haben. Wenn Sie beispielsweise ein neues Produkt auf den Markt bringen, möchten Sie möglicherweise, dass die Verbraucher über dessen Vorteile informiert werden und zum Kauf ermutigt werden.

Es kann hilfreich sein, Ihr Ziel kurz und knapp zu halten. Erwägen Sie, Kommunikationspläne bestimmten Themen zuzuordnen, um die Bereitstellung gezielter zu gestalten. Sobald Sie sich für Ihre Kommunikationsziele entschieden haben, können Sie den Rest Ihres Plans darauf verwenden, diese zu erreichen.

2. Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe

Nachdem Sie Ihre Ziele festgelegt haben, besteht der zweite Schritt darin, den Personenkreis zu identifizieren, der Ihre Nachricht voraussichtlich erhalten wird. Ihre Zielgruppe können Menschen sein, deren Handlungen Ihnen helfen können, Ihre Ziele zu erreichen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine neue Kamera auf den Markt bringt, besteht das Ziel möglicherweise darin, Kunden vom Kauf des Produkts zu überzeugen. Das bedeutet, dass die Zielgruppe Fotografen und Filmemacher sein könnten, die für ihre Arbeit auf der Suche nach modernster Technologie sind. Versuchen Sie, Ihre Zielgruppe so genau wie möglich zu beschreiben. Ihre persönlichen Eigenschaften können Einfluss darauf haben, wie und womit Sie mit ihnen kommunizieren.

3. Erklären Sie, was Sie kommunizieren möchten

Der dritte Schritt besteht darin, den Kontext für Ihre Nachricht bereitzustellen. Da Sie nun Ihre Zielgruppe und Kommunikationsziele kennen, können Sie die Details festlegen, die sie hören sollen. Verwenden Sie eine Sprache, die mit der Marke der Organisation und den Interessen der Nachrichtenempfänger übereinstimmt. Wenn Sie beispielsweise potenzielle Kunden ansprechen, können Sie Informationen über die Mission der Marke und darüber, wie ihre Produkte den Verbrauchern zugute kommen können, hinzufügen. Betrachten Sie Ihre Botschaft aus der Perspektive des Publikums. Priorisieren Sie wichtige Informationen, die sie interessieren und Ihnen dabei helfen, Ihre idealen Ergebnisse zu demonstrieren.

4. Geben Sie den Kommunikationskanal an

Der vierte Schritt besteht darin, einen Kanal anzugeben, ein Tool, mit dem Sie kommunizieren können. Dies hängt oft von der Beziehung ab, die Sie mit Ihrer Zielgruppe pflegen. Wenn Sie beispielsweise junge Verbraucher ansprechen möchten, möchten Sie Ihre Botschaft möglicherweise in den sozialen Medien veröffentlichen, da diese es gewohnt sind, mit der Marke zu interagieren. Wenn Sie den Fortschritt des Auftrags mit dem Kunden besprechen möchten, können Sie ihn per E-Mail senden, um ihn formeller zu gestalten.

Überlegen Sie, wie Sie die von Ihnen erstellte Botschaft Ihrem Publikum am besten vermitteln können. Der Kanal kann beeinflussen, wie er das, was Sie kommuniziert haben, bewertet. Sie können Ihren Plan auch verwenden, um mehrere Kanäle für eine Vielzahl von Informationen abzubilden. Es kann hilfreich sein, den Kontext dessen, was Sie sagen möchten, mit der Art und Weise in Einklang zu bringen, wie Sie es sagen möchten.

5. Geben Sie Möglichkeiten zur Verbreitung der Nachricht an.

Der fünfte Schritt besteht darin, zu entscheiden, wie Sie Ihre Botschaft an Ihre Zielgruppe verbreiten. Sie können ein Datum und eine Uhrzeit wählen, die für Ihre Stakeholder oder Verbraucher am bequemsten sind, um sicherzustellen, dass sie Ihre Botschaft vollständig verstehen. Die Verteilungsmethode kann es Ihnen auch ermöglichen, ein Maß an Engagement zu erreichen, mit dem Sie Ihr Ziel erreichen können. Wenn Sie beispielsweise an einer Universität arbeiten, die sich auf ihre Studierenden konzentriert, könnten Sie in den Abendstunden, wenn die Studierenden ihre Vorlesungen beendet haben und freie Zeit haben, ihre Posteingänge zu überprüfen, eine Massen-E-Mail versenden.

Es kann auch hilfreich sein, darüber nachzudenken, wie oft Sie Ihre Nachricht veröffentlichen möchten. Sie könnten beispielsweise einmal pro Woche mit der Kontaktaufnahme beginnen, um den Kontext zu vertiefen. Eine andere Möglichkeit könnte darin bestehen, Ihre Botschaft in kleinere Details zu zerlegen, um sie Ihrem Publikum nach und nach zu übermitteln. Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie kommunizieren möchten, können Sie die Wirkung dessen, was Sie sagen möchten, steuern. Sie können sicher sein, dass das Interesse Ihres Publikums erhalten bleibt. Sie können Ihre Veröffentlichungstaktiken auch nutzen, um zu kontrollieren, wie Stakeholder die Informationen interpretieren, die Sie ihnen zur Verfügung stellen.

6. Analysieren Sie die Wirksamkeit des Plans

Nachdem Sie die einzelnen Schritte Ihres Plans durchgearbeitet haben, besteht der letzte Schritt darin, zu bewerten, wie erfolgreich er Ihre Zielgruppe erreicht hat. Sie können das Feedback, das Sie von Verbrauchern oder Stakeholdern erhalten, analysieren, um festzustellen, ob Ihre Nachricht so angekommen ist, wie Sie es beabsichtigt haben. Wenn beispielsweise eine Marke nach einer Werbekampagne einen Umsatzanstieg verzeichnet, kann daraus geschlossen werden, dass die Produktförderungsstrategien effektiv waren.

Die Überprüfung Ihrer Fortschritte kann Ihnen dabei helfen, Wege zur Verbesserung Ihres Kommunikationsplans in der Zukunft zu finden. Sie können beispielsweise den Kontext Ihrer Nachricht anpassen oder verschiedene Kanäle auswählen, um Ihre Vision zu verwirklichen. Wenn Sie jeden Kommunikationsversuch mit einer gründlichen Bewertung abschließen, können Sie sich auch über die sich ändernden Interessen Ihrer Zielgruppe informieren.