Was ist Geschäftsprozessmanagement? Arten und Vorteile • BUOM
23. Dezember 2021
Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine langfristige Strategie, die die Analyse aktueller Geschäftspraktiken mit dem Ziel umfasst, diese zu aktualisieren und zu verbessern, um die Effizienz zu steigern. In diesem Artikel haben wir einen Leitfaden zum Geschäftsprozessmanagement zusammengestellt, einschließlich dessen, was es ist, der Schritte im Prozess, der Arten des Prozessmanagements und seiner Vorteile.
Was ist Geschäftsprozessmanagement?
Beim Geschäftsprozessmanagement geht es darum, bestehende Prozesse zu analysieren und zu verbessern, um eine Abfolge wiederholbarer Schritte zu erstellen, mit denen Unternehmensziele erreicht werden können. Im Gegensatz zu einmaligen Projekten oder Aufgaben handelt es sich beim Geschäftsprozessmanagement um einen fortlaufenden Ansatz.
Phasen des Geschäftsprozessmanagements
Im Folgenden sind sechs Schritte aufgeführt, um einen effektiven Geschäftsprozessmanagementzyklus zu erstellen:
Erstellen Sie einen Plan.
Analysieren Sie die Prozesse Ihrer Organisation.
Erstellen Sie das perfekte Modell.
Setzen Sie die Änderung um.
Seien Sie gespannt auf den neuen BPM-Zyklus.
Verfeinern Sie den neuen BPM-Zyklus.
1. Erstellen Sie einen Plan
Damit eine BPM-Strategie effektiv ist, muss sie den Kunden einen Mehrwert bieten. Dazu müssen Sie Ihre Ziele definieren und die aktuellen Prozesse der Organisation analysieren. In Ihrer Organisation sind drei Hauptprozesse zu berücksichtigen. Sie sind:
Primärprozesse: Diese Prozesse werden auch als Kernprozesse einer Organisation bezeichnet und haben einen direkten Wert für die Kunden. Beispielsweise sind Produktentwicklung, Rohstoffbeschaffung und Vertrieb Kernprozesse.
Sekundärprozesse: Diese Prozesse sollen Primärprozesse unterstützen. Beispiele für Sekundärprozesse sind Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, Personalwesen, Facility Management und IT-Management.
Kontrollprozesse: Diese Prozesse beobachten und analysieren die Prozesse der ersten beiden. Daher kann das Management die effektivsten Schritte für die Organisation erstellen. Dieser Schritt ist wichtig, um die Ziele der Organisation zu erreichen.
2. Analysieren Sie die Prozesse Ihrer Organisation
Um einen effektiven BPM-Zyklus zu erstellen, müssen Sie zunächst die bestehenden Prozesse in Ihrer Organisation analysieren. Der Zweck dieses Schritts besteht darin, festzustellen, ob Ihr bestehendes BPM den Zielen Ihrer Organisation entspricht. In diesem Schritt können Sie zwei Arten von Analysen verwenden. Sie sind:
Qualitative Analyse. Nutzen Sie diese Art der Analyse, um Redundanzen, Verschwendung und Verschwendung in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Mit der Pareto-Analysemethode können Sie Histogramme der identifizierten Probleme erstellen. Sie können die Mehrwertanalyse verwenden, bei der Sie Schritte als Mehrwert (VA), Geschäftswertschöpfung (BVA) oder Nichtwertschöpfung (NVA) kennzeichnen. Sie können auch die Methode der Ursachenanalyse verwenden, bei der Sie Ursache-Wirkungs-Diagramme erstellen.
Quantitative Analyse: Verwenden Sie diese Art der Analyse, wenn Sie Zahlen verwenden. Diese Methode zwingt Sie dazu, mit Zahlen und Statistiken zu arbeiten, damit Sie eine numerische Erklärung Ihrer Organisation erhalten.
3. Erstellen Sie das perfekte Modell
Sobald Sie ein klareres Verständnis Ihres aktuellen BPM haben, können Sie entscheiden, ob Sie ein neues BPM erstellen oder nur ein paar Änderungen vornehmen müssen. Um eine Entscheidung zu treffen, müssen Sie folgende Dinge klären:
Für den Betrieb erforderliche Zeit und Häufigkeit
Was ist die Aufgabe
Arbeiter beteiligt
Verwendete Werkzeuge und Methoden sowie Methoden
Reihenfolge der Workflow-Schritte
Arbeitsplatz
Sobald Sie diese Dinge festgelegt haben, können Sie entscheiden:
Kontinuierlicher Prozessansatz: In diesem Fall müssen Sie sich auf den Bereich konzentrieren, in dem es Probleme gibt, und Änderungen umsetzen.
Business Process Reengineering-Ansatz: In diesem Fall müssen Sie den gesamten BPM-Zyklus neu gestalten.
4. Änderungen umsetzen
In diesem Stadium wird die Änderung vorgenommen. Dies kann entweder systemisch erfolgen, wenn die Software verwendet wird, oder nicht systemisch, wenn die Software nicht verwendet wird.
5. Verfolgen Sie den neuen BPM-Zyklus
Damit Veränderungen eintreten, ist eine ständige Überwachung und Verfolgung erforderlich. Dies ist wichtig, um festzustellen, ob Änderungen umgesetzt werden und ob neue Prozesse den Zielen der Organisation zugute kommen. Beispielsweise können Sie wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Aufgabendiagramme verwenden, um Mitarbeitern die Nachverfolgung von Aufgaben zu ermöglichen.
6. Optimieren Sie den neuen BPM-Zyklus
Suchen Sie beim Beobachten eines neuen Zyklus nach Möglichkeiten, den Prozess zu verfeinern oder zu verbessern. So optimieren Sie das volle Potenzial Ihres neuen Geschäftsprozesses.
Arten des Geschäftsprozessmanagements
Es gibt drei Hauptarten des Geschäftsprozessmanagements, darunter:
1. Integrationsorientiertes BPM
Diese Art von BPM wird zwischen bestehenden Softwaresystemen wie CRM, ERP und HRMS eingesetzt. Es wird auch verwendet, wenn keine große menschliche Beteiligung erfolgt. Solche Systeme verfügen in der Regel über Zugriff auf APIs und Konnektoren, um Prozesse zu beschleunigen.
2. Dokumentorientiertes BPM
Diese Art von BPM wird verwendet, wenn ein Dokument, beispielsweise ein Vertrag, die Grundlage eines Prozesses ist. Mit dokumentenzentriertem BPM können Sie Funktionen wie das Formatieren, Validieren, Weiterleiten und Signieren von Dokumenten ausführen.
3. Menschenzentriertes BPM
Diese Art von BPM kommt dann zum Einsatz, wenn Prozesse von Menschen ausgeführt werden. Typischerweise erfordern solche Prozesse die Zustimmung des Mitarbeiters. In diesem Fall umfasst der Prozess einfache Benachrichtigungen und Nachverfolgung sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Vorteile des Geschäftsprozessmanagements
Nachfolgend sind einige der wichtigsten Vorteile des Geschäftsprozessmanagements aufgeführt. Geschäftsprozessmanagement:
Schafft eine Kultur der Anpassungsfähigkeit
Erhöht die Kundenzufriedenheit
Erzeugt Umsatzwachstum
Verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter
Bietet mehr Sicherheit
Schafft eine Kultur der größeren Verantwortung
Erhöht die Zuverlässigkeit der Informationen
Verbessert die Produktivität
Konformitätsgarantien
1. Schafft eine Kultur der Anpassungsfähigkeit
Wenn Ihre Organisation kontinuierlich Änderungen zur Stärkung der Strategie umsetzt, gewöhnen sich die Mitarbeiter an diese Änderungen innerhalb der Organisation. Je öfter Sie dies tun, desto mehr Mitarbeiter werden in der Lage sein, diese Veränderungen effektiv zu bewältigen.
2. Erhöht die Kundenzufriedenheit
Ein effektives BPM-System, das gut funktioniert, bedeutet, dass Sie Ihre Geschäftsziele erreichen. Eines Ihrer wichtigsten Geschäftsziele ist stets die Kundenzufriedenheit. Von Ihrem Produkt über Ihre Dienstleistung bis hin zu allem dazwischen: Die Behebung von Problemen in Ihrem System ist eine hervorragende Möglichkeit, die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
3. Erzeugt Umsatzwachstum
Wenn sich die Kundenzufriedenheit verbessert, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ein Umsatzwachstum erzielen. Darüber hinaus überwacht ein gutes BPM-System auch Verschwendung, Redundanz und andere Probleme innerhalb der Organisation, was bedeutet, dass Sie auch Kosten senken.
4. Verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter
Die Schaffung eines guten BPM-Systems erfordert die Beteiligung der Mitarbeiter. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ihre Meinung zu einem Prozess zu äußern, für den sie verantwortlich sind, fühlen sie sich stärker eingebunden und als echter Teil der Organisation.
5. Bietet mehr Sicherheit
Ein gutes BPM-System führt zu strengeren Sicherheitsmaßnahmen. Für Dinge wie vertrauliche Verträge werden Prozesse geschaffen, sodass Informationen nur an bestimmte Personen weitergegeben werden.
6. Schaffen Sie eine Kultur größerer Verantwortung.
Wenn Nachverfolgungs- und Überwachungssysteme vorhanden sind, hat jeder ein klareres Verständnis seiner Verantwortlichkeiten und es ist weniger wahrscheinlich, dass er seine Aufgaben vergisst oder durcheinander bringt.
7. Erhöhen Sie die Zuverlässigkeit der Informationen
Ein gutes BPM-System bedeutet, dass Sie ein klareres Bild davon haben, was in Ihrem Unternehmen passiert. Wenn dies der Fall ist, können Sie leichter fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.
8. Erhöhte Produktivität
Ein gutes BPM-System kann zu einer ordnungsgemäßen Nutzung von Ressourcen und Kapital führen, was zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität führen kann.
9. Zufriedenheitsgarantie
Es ist viel einfacher, eine konforme Organisation zu schaffen, wenn das richtige BPM-System implementiert ist. Probleme bei der Nichteinhaltung können kostspielig sein, wenn ein Rechtsstreit oder eine Einigung erforderlich ist.