Was ist eine kontinuierliche Inventur und wie funktioniert sie? • BUOM

9. November 2021

Für Unternehmen, die physische Produkte verkaufen, ist die Nachverfolgung des Lagerbestands eine wichtige Aufgabe. Einige Unternehmen entscheiden sich für die Verwendung eines periodischen Inventarsystems, während andere sich auf ein fortlaufendes Inventarsystem verlassen, um die Gesamtzahl der verkauften Artikel zu berechnen. Der Einsatz eines kontinuierlichen Inventarsystems bietet eine Reihe von Geschäftsvorteilen. In diesem Artikel erklären wir, was eine kontinuierliche Inventur ist, beschreiben die Funktionsweise eines Systems zur kontinuierlichen Inventur, beleuchten die Unterschiede zwischen der kontinuierlichen Inventur und der periodischen Inventur und listen die Vorteile der Verwendung eines Systems zur kontinuierlichen Inventur auf.

Was ist eine fortlaufende Inventur?

Perpetual Inventory ist eine Methode zur Verfolgung von Produkten und Lagerbeständen mithilfe eines Computersystems oder einer Software, die automatisch den verfügbaren Lagerbestand berechnet, wenn ein Kunde einen Kauf tätigt. Bei einer kontinuierlichen Inventur können Mitarbeiter relativ genau einschätzen, wie viel Produkt verfügbar ist, und können auf der Grundlage dieser Informationen fundierte Entscheidungen zur Bestandsbestellung treffen.

Wie funktioniert ein kontinuierliches Inventarsystem?

Die meisten Systeme zur kontinuierlichen Bestandsaufnahme stützen sich bei der Nachverfolgung von Einkäufen auf das Computersystem am Verkaufspunkt. Wenn ein Kunde ein Produkt kauft, passt das System den verfügbaren Lagerbestand automatisch an, um den Kauf widerzuspiegeln. Mitarbeiter können die Gesamtzahl der verfügbaren Produkte im System einsehen, was dem Unternehmen hilft, Zeiträume mit nicht vorrätigen Regalen und nachbestellten Produkten zu vermeiden.

Obwohl die kontinuierliche Inventur eine sehr realistische Bestandszählung liefert, werden beschädigte oder gestohlene Waren nicht berücksichtigt. Auch bei Verwendung eines kontinuierlichen Inventursystems wird empfohlen, dass die Mitarbeiter regelmäßig eine Inventur durchführen, um die Zahlen an defekte, beschädigte oder fehlende Produkte anzupassen.

Ständige Inventur vs. periodische Inventur

Die fortlaufende Inventur unterscheidet sich vom bewährten periodischen Inventursystem. Die periodische Inventur war das bevorzugte System, bis die Allgegenwärtigkeit von Computern die kontinuierliche Inventur zur Realität machte. Obwohl beide Systeme das gleiche Endergebnis erzielen – eine genaue Zählung des verfügbaren Inventars eines Unternehmens – erreichen sie dieses Ziel mithilfe unterschiedlicher Strategien:

Periodische Inventur

Bei der periodischen Inventur müssen die Mitarbeiter den verfügbaren Bestand in regelmäßigen Abständen zählen, um zu sehen, wie viele Einheiten sie noch übrig haben. Abhängig von der Größe des Unternehmens und seines Lagers kann diese Aufgabe einen Tag oder länger dauern und sich auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken, andere Aufgaben zu erledigen.

Die periodische Inventur misst sowohl die Menge der verfügbaren Produkte als auch die Kosten der verkauften Waren (COGS). Die Kenntnis der COGS hilft Unternehmen dabei, ihren Umsatz über einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise ein Quartal oder ein Jahr, zu bestimmen. Bei der periodischen Inventur berechnen Unternehmen die Kosten anhand der folgenden Formel:

Anfangsbestand + Lagereinkaufskosten – Endlagerkosten = Produktionskosten.

Abhängig von den Lagerbeständen Ihres Unternehmens und der Konsistenz, mit der Sie die regelmäßige Inventur durchführen, kann es Wochen oder Monate dauern, bis Sie eine genaue Kostenzahl oder Umsatzschätzung erhalten.

Ständige Inventur

Bei der kontinuierlichen Inventur verfolgt ein Computersystem alle Käufe und Retouren, sodass die Mitarbeiter in der Regel auf wenige Einheiten genau zählen können, wie viele Produkte sie an Kunden verkaufen können. Dies macht das Führen von Aufzeichnungen und die Berechnung wertvoller Kennzahlen wie Kosten und Umsatz viel einfacher und genauer.

Bei der regelmäßigen Inventur kann der Buchhalter eines Unternehmens beispielsweise das tatsächliche Einkommen des Unternehmens erst am selben Tag ermitteln, an dem die Mitarbeiter eine Inventur durchführen und die Kosten berechnen. Mit der kontinuierlichen Inventur können die Buchhalter eines Unternehmens jederzeit auf das Inventarprotokoll zugreifen, Kosten berechnen und sich einen guten Überblick darüber verschaffen, wie viel Umsatz das Unternehmen zu diesem bestimmten Zeitpunkt erzielt hat.

Vorteile der Verwendung eines Perpetual Inventory Systems

Perpetual Inventory bietet Unternehmen, die es nutzen, eine Reihe von Vorteilen. Zu den Hauptvorteilen gehören:

• Begrenzt Fehlbestände: Da das Unternehmen ständig über eine relativ zuverlässige Zählung der verfügbaren Produkte verfügt, wissen die Mitarbeiter, wann sie zusätzlichen Lagerbestand bestellen müssen, um Fehlbestände zu vermeiden.

• Bietet Kundenbewusstsein: Das Management kann die Bestandsmengen anhand des Bestandsbestands schnell überprüfen, um zu erkennen, welche Produkte stark nachgefragt werden und welche langsamer werden.

• Bestandszentralisierung: Für Unternehmen mit mehreren Einzelhandelsstandorten zentralisiert die kontinuierliche Bestandsaufnahme den gesamten verfügbaren Bestand in einem System für eine zentrale Bestandskontrolle.

• Verbessert die Genauigkeit: Da der fortlaufende Bestand jedes Mal aktualisiert wird, wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, ist er relativ genau, unabhängig davon, wann er überprüft wird.

• Kaufgranularität: Das Unternehmensmanagement kann leicht erkennen, welche Produkte Kunden regelmäßig zurückgeben und für welche Produkte regelmäßige Preisnachlässe erforderlich sind.

• Zeitersparnis: Während eine manuelle Zählung erforderlich ist, um beschädigte oder gestohlene Waren zu erfassen, spart die kontinuierliche Bestandszählung den Mitarbeitern größtenteils Zeit, da sie nicht tagelang jeden Monat oder jedes Quartal den Bestand zählen muss.

Konstanter Lagerbestand und wirtschaftliche Bestellmenge

Die kontinuierliche Inventur wirkt sich nicht nur darauf aus, dass Unternehmen ihre Produktmengen in Echtzeit sehen können, sondern vereinfacht auch die Berechnung anderer inventurbezogener Aufgaben, wie beispielsweise der wirtschaftlichen Bestellmenge, erheblich. Die wirtschaftliche Bestellmenge ist eine Formel, mit der Unternehmen bestimmen, wann sie mehr Artikel kaufen müssen. Bei der kontinuierlichen Inventur schlagen viele Computersysteme automatisch den besten Zeitpunkt für die Bestellung von mehr Inventar vor, um Fehlbestände und Nachbestellungen zu vermeiden.

Lagerkalkulationssysteme

Unternehmen können eines von mehreren Bestandskalkulationssystemen verwenden, um zu verfolgen, wann welcher Bestand verkauft wird. Einige Produkte haben ein Ablaufdatum, daher ist es wichtig, dass die neuesten oder ältesten Produkte zuerst verkauft werden. Darüber hinaus können Hersteller die Produktkosten im Laufe der Zeit ändern, was die Kostenerfassung für eine Gruppe von Artikeln, die für unterschiedliche Beträge gekauft werden, zu einer komplexen Aufgabe macht. Die Bestandskalkulation hilft Unternehmen dabei, die Produktkosten genau zu inventarisieren und abzurechnen. Zu den gängigen Lagerkalkulationssystemen gehören:

• First In, First Out: Bei der Anwendung des First-In-First-Out-Prinzips werden die ursprünglichen Kosten eines Artikels dem ersten verkauften Artikel zugeordnet, auch wenn dieser bestimmte Artikel tatsächlich nicht zu diesem Preis gekauft wurde. Sobald die zum ursprünglichen Preis gekaufte Warenmenge verkauft ist, passt das Unternehmen den Lagerpreis bei Bedarf an.

• Last in, First out: Die Last in, First out-Methode verfolgt den umgekehrten Ansatz von First in, First out. Das Unternehmen weist den ersten verkauften Artikeln den aktuellsten Lagereinkaufspreis zu und führt dann einen Rollback auf die ursprünglichen Kosten durch.

• Durchschnittskostenmethode. Bei Verwendung der Durchschnittskostenmethode nimmt ein Unternehmen den Durchschnitt aller Lagereinkaufspreise und weist diesen einzelnen Wert dem gesamten verkauften Lagerbestand zu, anstatt verschiedenen Bündeln desselben Produkts unterschiedliche Kosten zuzuweisen.

• Spezifische Identifikationsmethode: Die spezifische Identifikationsmethode ordnet jedem einzelnen Produkt den tatsächlichen ursprünglichen Kaufpreis zu. Dieses System wird am häufigsten für hochwertige Artikel mit geringem Lagerbestand verwendet, beispielsweise für Autos.