Was ist ein Pre-Action Letter? (Plus was enthalten sein sollte) • BUOM

19. August 2021

Hintergrundüberprüfungen vor der Einstellung sind zu einem Standardbestandteil des Kandidatenauswahlprozesses geworden. Sowohl Manager als auch HR-Experten nutzen Informationen aus Hintergrundüberprüfungen, um ihre Entscheidungen über den Status eines Kandidaten und seine mögliche Anstellung zu treffen. Wenn aus einer Hintergrundüberprüfung gewonnene Informationen zu einer Entscheidung über den Status eines Kandidaten führen, müssen Mitarbeiter der Personalabteilung im Allgemeinen nachteilige Maßnahmen ergreifen, den Kandidaten benachrichtigen und ihre Entscheidung den Aufsichtsbehörden ordnungsgemäß mitteilen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine negative Maßnahme ist, was ein vorläufiges negatives Maßnahmenschreiben ist und was in einer vorläufigen negativen Maßnahmenmitteilung enthalten sein sollte.

Was ist eine nachteilige Wirkung?

Nachteilige Maßnahmen sind Maßnahmen von Arbeitgebern und Personalfachleuten, die sich irgendwie auf den Beschäftigungsstatus eines Kandidaten in einer bestimmten Organisation auswirken. In der Regel ergreifen Mitarbeiter der Personalabteilung aufgrund von Informationen, die sie bei Hintergrundüberprüfungen vor der Einstellung erhalten, nachteilige Maßnahmen. Nachteilige Maßnahmen bestehen oft in der Ablehnung der Bewerbung eines Bewerbers, der Degradierung oder Entlassung eines aktuellen Mitarbeiters, der Ablehnung einer Beförderung oder Versetzung und dem Angebot einer Stelle in einer weniger hohen Position – was bedeutet, dass der Bewerber je nach seiner spezifischen Situation dennoch ein Stellenangebot erhalten kann.

Bei der Durchführung solcher Tätigkeiten sind Organisationen in der Regel verpflichtet, dem Bewerber die Informationen zur Verfügung zu stellen, auf deren Grundlage die Entscheidung gemäß den arbeitsrechtlichen Vorschriften getroffen wurde. Zu diesem Zweck befolgen HR-Experten in der Regel ein Verfahren zum Verfassen eines Dokuments namens „Adverse Action Notice“, das den Status des Kandidaten auf der Grundlage der Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung aktualisiert. Dies ermöglicht es den Kandidaten, die Aktion zu verstehen und etwaige Bedenken bezüglich des Berichts zu äußern. Antragsteller können die in ihrem Hintergrundüberprüfungsbericht enthaltenen Informationen anfechten und auf die Feststellung einer nachteiligen Maßnahme reagieren, wenn diese aus folgenden Gründen fehlerhaft ist:

• Identitätsdiebstahl: Wenn ein Kandidat Opfer eines Identitätsdiebstahls wird, kann sein Bericht fehlerhafte Informationen enthalten, die seinen Hintergrund nicht genau widerspiegeln.

• Veraltete Informationen: Kreditauskunfteien melden bei Hintergrundüberprüfungen manchmal veraltete Informationen, was bedeutet, dass der Bericht des Antragstellers Inkonsistenzen enthalten kann.

• Tippfehler: Transkriptions- und Tippfehler können dazu führen, dass der Bericht eines Kandidaten ungenaue Informationen enthält.

• Gebräuchlicher Name: Wenn ein Kandidat einen gebräuchlichen Namen hat, kann sein Bericht Informationen über eine andere Person enthalten, die aufgrund von Verwirrung nicht auf ihn zutreffen.

Was ist ein Preliminary Adverse Action Letter?

Ein Adverse Action Letter oder Notice ist ein schriftliches Dokument, das einen Kandidaten darüber informiert, dass eine Organisation im Rahmen einer Hintergrundüberprüfung fragwürdige Informationen entdeckt hat. In der vorläufigen Mitteilung über negative Maßnahmen wird jedoch in der Regel auch darauf hingewiesen, dass die Organisation nicht die Absicht hat, mit ihrer Kandidatur fortzufahren, oder dass sie beabsichtigt, in einer anderen Funktion voranzukommen. Diese Briefe können je nach den Kommunikationspräferenzen der Organisation elektronisch oder in gedruckter Form zugestellt werden.

Die Vorankündigung nachteiliger Maßnahmen ist der erste Schritt, den HR-Experten in der Regel unternehmen, wenn sie nachteilige Maßnahmen ergreifen, und ist ein integraler Bestandteil des Gesamtprozesses zur Ergreifung nachteiliger Maßnahmen. Hier ist ein Diagramm des gesamten Prozesses zu unerwünschten Maßnahmen, damit Sie den Zweck einer Warnung zu unerwünschten Maßnahmen besser verstehen können:

1. Mitteilung über unerwünschte Maßnahmen

Wenn HR-Experten nach einer Hintergrundüberprüfung Informationen entdecken, die ihrer Ansicht nach einen Grund für die Ablehnung eines Bewerbers, die Entlassung oder Degradierung eines aktuellen Mitarbeiters oder das Angebot einer niedrigeren Position darstellen, müssen sie die Person benachrichtigen. Dazu müssen HR-Experten einen vorläufigen Brief mit negativen Maßnahmen verfassen und diesen an den Kandidaten oder Mitarbeiter senden. Darüber hinaus müssen Organisationen in der Regel eine Kopie der Hintergrundüberprüfung und eine Zusammenfassung der Rechte des Einzelnen in Bezug auf die Mitteilung einreichen. Im Allgemeinen wird Organisationen empfohlen, eine Kopie des Briefes aufzubewahren und seine Zustellung als Protokoll zu dokumentieren.

2. Überprüfung und Wartezeit

Sobald ein Bewerber oder Mitarbeiter vorab eine Benachrichtigung über eine nachteilige Maßnahme erhalten hat, stellt die Organisation der Person in der Regel einen angemessenen Zeitraum – oft etwa fünf Tage – zur Verfügung, um die Benachrichtigung, den Hintergrundüberprüfungsbericht und ihre diesbezüglichen Rechte zu prüfen beachten. Diese Wartezeit ermöglicht es der Person, den Bericht zu prüfen und alle Informationen zu überprüfen, die sie für unzutreffend hält. Daher sollte die Organisation der Person im Allgemeinen die Möglichkeit geben, zusätzliche Informationen bereitzustellen, die den Bericht korrigieren oder seine Schlussfolgerungen rechtfertigen.

3. Benachrichtigung über unerwünschte Aktivitäten

Nach Ablauf der Wartezeit können HR-Experten die Antwort des Bewerbers oder Mitarbeiters auf die vorläufige Mitteilung über negative Maßnahmen überprüfen und etwaige zusätzliche Informationen berücksichtigen, die sie zur Klärung der Meldung bereitgestellt haben. Wenn die zweite Überprüfung des Berichts die ursprüngliche Entscheidung der Organisation bezüglich des Kandidaten oder Mitarbeiters nicht ändert, kann sie mit einer endgültigen Mitteilung über negative Maßnahmen fortfahren, die den Kandidaten darüber informiert, dass seine Entscheidung bestätigt wurde. Darüber hinaus machen Organisationen Einzelpersonen in der Regel in einer Mitteilung über negative Maßnahmen auf ihr Recht aufmerksam, die Entscheidung anzufechten.

4. Entsorgung vertraulicher Dokumente

Sobald eine Organisation eine Mitteilung über negative Maßnahmen veröffentlicht, verlangen die Aufsichtsbehörden in der Regel, dass sie vertrauliche Dokumente entsorgt, die durch Hintergrundüberprüfungen erlangt wurden. HR-Experten müssen dabei sichere Methoden anwenden, um sicherzustellen, dass keine Unbefugten Zugriff auf die persönlichen Daten eines Kandidaten oder Mitarbeiters erhalten. Beispielsweise können sie Papierkopien vernichten oder brennen oder digitale Kopien löschen.

Was in einer Mitteilung über unerwünschte Maßnahmen enthalten sein sollte

Wenn Sie als HR-Experte eine Mitteilung über negative Maßnahmen verfassen, ist es wichtig, die genauen Anforderungen dafür zu prüfen, die von lokalen und bundesstaatlichen Aufsichtsbehörden festgelegt werden. Wenn Sie wissen, welche Anforderungen diese Behörden stellen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Arbeitsgesetze einhält. Vor diesem Hintergrund gibt es mehrere grundlegende Elemente, die normalerweise Teil einer Mitteilung über negative Maßnahmen sind, darunter die folgenden:

• Mitteilung über den Beschäftigungsstatus: Der Hauptzweck der Mitteilung über ergriffene nachteilige Maßnahmen besteht darin, den Kandidaten oder Mitarbeiter über die Entscheidung der Organisation bezüglich seines Beschäftigungsstatus und dessen Zusammenhang mit dem Hintergrundbericht zu informieren. Daher wird in dieser Bekanntmachung in der Regel detailliert dargelegt, ob und in welcher Funktion die Organisation die Beschäftigung des Einzelnen fortsetzen möchte.

• Informationen aus dem Hintergrundbericht: Um ihre Entscheidung zu untermauern, muss die Organisation in der vorläufigen Mitteilung über negative Maßnahmen Informationen aus dem Hintergrundbericht bereitstellen. Oft erhält der Kandidat eine vollständige Kopie seines Berichts, damit er ihn im Detail prüfen kann.

• Zusammenfassung der Rechte: Zusammen mit der Mitteilung und dem Bericht müssen Organisationen eine Zusammenfassung der Rechte des Antragstellers oder Mitarbeiters gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) beifügen, der Bundesregulierungsbehörde, die die Ausstellung von Mitteilungen über negative Maßnahmen regelt.

Können Sie noch jemanden einstellen, nachdem ein negatives Maßnahmenschreiben ausgestellt wurde?

Abhängig von ihrer spezifischen Situation können Organisationen weiterhin Kandidaten einstellen, die Abmahnungen erhalten haben. HR-Experten stellen vorab ablehnende Maßnahmenschreiben aus, um verschiedene Maßnahmen in Betracht zu ziehen, darunter die Ablehnung eines Kandidaten, die Entlassung oder Herabstufung eines aktuellen Mitarbeiters oder das Angebot einer weniger hohen Position für einen Kandidaten. Das Endergebnis der ablehnenden Maßnahme kann daher immer noch darin bestehen, dass der Bewerber für eine andere Stelle eingestellt wird als die, für die er sich ursprünglich beworben hatte.

Darüber hinaus sind vorläufige Adverse Action Letters nur der erste Schritt im Adverse Action-Verfahren. Wenn ein Kandidat oder aktueller Mitarbeiter die Überprüfungs- und Wartezeit nach Erhalt der Benachrichtigung nutzt, um die Ergebnisse seines Hintergrundberichts erfolgreich anzufechten, können seine Bemühungen durch die nachteilige Maßnahme zunichte gemacht werden. In dieser Situation bleibt der Kandidat für die Prüfung berechtigt und erhält möglicherweise ein Angebot, das auf den Präferenzen der Organisation basiert.