Was ist ein Corporate Travel Manager? (Plus Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten)

14. April 2022

Es gibt viele Faktoren, die Mitarbeiter bei Geschäftsreisen berücksichtigen, von der Buchung von Unterkünften und Transport bis hin zur Abrechnung der Ausgaben bei der Rückkehr. Ein Corporate Travel Manager führt diese Aufgaben häufig im Namen des Mitarbeiters gemäß den Reiserichtlinien des Unternehmens aus. Während Corporate Travel Manager eher in größeren Unternehmen anzutreffen sind, können sie auch für Organisationen jeder Größe arbeiten, deren Mitarbeiter häufig reisen. In diesem Artikel erklären wir, was ein Corporate Travel Manager ist, beschreiben seine Aufgaben und gehen auf die Fähigkeiten und Anforderungen ein, die für die Arbeit als Corporate Travel Manager erforderlich sind.

Was ist ein Corporate Travel Manager?

Ein Corporate Travel Manager ist ein Fachmann, der Reiserichtlinien für ein Unternehmen plant und erstellt. Sie stellen sicher, dass die Mitarbeiter sicher reisen und dass alle Reisen den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Ihre Arbeit kann oft schnell gehen, da sie auf auftretende Reiseprobleme reagieren müssen. Sie können Ihnen auch bei der Auswahl eines Geschäftsreisebüros helfen, das Buchungen und Preisverhandlungen abwickelt, während sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Was macht ein Corporate Travel Manager?

Unternehmensreisemanager sind für viele Aufgaben im Zusammenhang mit den Reiserichtlinien des Unternehmens verantwortlich, z. B. für die Festlegung von Reisebudgets, die Unterstützung der Mitarbeiter während der Reise und die Kontrolle der Reisekosten. Dazu kann die Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen gehören. Travel Manager verhandeln auch mit etwaigen Anbietern, um sicherzustellen, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter die bestmöglichen Preise erhalten. Wenn sie für die Reisevermittlung ein Reisebüro beauftragen, können sie als Vermittler zwischen dem Reisebüro und dem Unternehmen fungieren. Hier sind einige weitere Aufgaben, die Geschäftsreisemanager haben können:

• Verwaltung von Firmenkreditkarten

• Erfassung touristischer Aktivitäten

• Unterstützung der Mitarbeiter bei Reisedokumenten und Reisegesetzen

• Bleiben Sie über die Reisebestimmungen auf dem Laufenden

• Aktualisieren Sie die Reiserichtlinien nach Bedarf

Über welche Fähigkeiten verfügen Corporate Travel Manager?

Hier sind einige Fähigkeiten, die für Geschäftsreisemanager nützlich sein können:

Management

Abhängig von der Größe des Unternehmens können Corporate Travel Manager entweder andere Reisemitarbeiter leiten oder alleine arbeiten. Empfehlenswert ist in jedem Fall, dass sie über Führungserfahrung verfügen. Diese Fähigkeit ist unabhängig von der Abteilungsgröße wichtig, da reisende Mitarbeiter beim Reisemanager Unterstützung, Fachwissen und Anleitung erwarten können.

Technologien

Im Rahmen ihrer Arbeit können Geschäftsreisemanager eine Vielzahl von Softwareprogrammen, Websites und Anwendungen nutzen. Sofern er nicht die Hilfe eines Reisebüros in Anspruch nimmt, wickelt der Manager wahrscheinlich alle Online-Buchungen selbst ab. Dazu kann die Verwendung von Reisewebsites oder Apps gehören, die möglicherweise nicht immer intuitiv sind. Viele Unternehmen verfügen zudem über eigene Reiseportale, auf denen Mitarbeiter bei der Rückkehr eine Reisegenehmigung beantragen oder Belege hochladen können. Für einen Reisemanager ist es sehr wichtig, die Technologie zu verstehen und mit ihr vertraut zu sein, da er sie wahrscheinlich Tag für Tag nutzen wird.

Kommunikation

Geschäftsreisemanager fungieren in der Regel als Vermittler zwischen vielen Personengruppen, darunter Unternehmensleitern, Mitarbeitern, Geschäftsreisebüros und Reisedienstleistern. Dies erfordert umfassende verbale und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, um sicherzustellen, dass jeder die Informationen versteht, die der Manager bereitstellt. Unternehmensreisemanager erstellen und setzen auch Unternehmensreiserichtlinien um. Daher ist es wichtig, dass sie diese Richtlinien allen Mitarbeitern klar kommunizieren können.

Zwischenmenschlich

Zu den Aufgaben eines Corporate Travel Managers gehört es, Beziehungen zu Reiseanbietern aufzubauen. Starke Beziehungen zu Lieferanten können zu besseren Preisen führen und ermöglichen es dem Reisemanager, Einblicke in die Leistung der Lieferanten zu gewinnen. Es kann Reisemanagern auch neue Ressourcen bieten, da Lieferanten, mit denen sie bereits Beziehungen aufgebaut haben, möglicherweise eher bei der Lösung eines Problems helfen oder ihnen Ratschläge geben können. Für einen Reisemanager ist es wichtig, über gute zwischenmenschliche Fähigkeiten zu verfügen, damit er die Beziehungen zu Lieferanten steuern und pflegen kann.

finanziell

Eine der Hauptaufgaben eines Corporate Travel Managers ist die Verwaltung der Reisebudgets der Mitarbeiter. Sie müssen eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen, z. B. was das Unternehmen erstatten kann, wie hoch die Erstattungsgrenzen sind, wohin Mitarbeiter reisen und wie viel sie für Verpflegung und Unterkunft benötigen. Auch besondere Umstände und Reisevorschriften können sich auf Ihr Budget auswirken. Für einen Geschäftsreisemanager ist es wichtig, über finanzielle Erfahrung und Fähigkeiten zu verfügen, damit er all diese Faktoren in Einklang bringen und fundierte Entscheidungen bezüglich seines Reisebudgets treffen kann.

Probleme lösen

Reisen können viele Herausforderungen mit sich bringen, wie zum Beispiel Flugverspätungen oder -annullierungen, Hotelprobleme oder unvorhergesehene Notfälle. Für Geschäftsreisemanager ist es äußerst hilfreich, über gute Fähigkeiten zur Problemlösung zu verfügen, damit sie wissen, wie sie mit diesen Problemen umgehen können, wenn sie auftreten. Ihre Fähigkeit, flexibel zu sein und Herausforderungen zu bewältigen, kann den Mitarbeitern eine sichere und produktive Reise ermöglichen.

Voraussetzungen, um Corporate Travel Manager zu werden

Die Anforderungen, um ein Corporate Travel Manager zu werden, können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Hier finden Sie eine Erläuterung einiger Standarderwartungen, die Unternehmen an Geschäftsreisemanager stellen:

Ausbildung

Obwohl einige Unternehmen nur einen High-School-Abschluss verlangen, verfügen viele Tourismusmanager für Unternehmen über einen Bachelor-Abschluss. Zu den öffentlichen Bereichen gehören Tourismus, Reisen und Gastgewerbe. Geschäftsreisemanager benötigen nicht immer einen höheren Abschluss, aber sie können dennoch nützlich sein und dazu beitragen, Ihre Job- und Karrierechancen zu erweitern.

Erfahrung

Viele Unternehmen bevorzugen, dass ihre Corporate Travel Manager Erfahrung in der Reise-, Tourismus- oder Hotelbranche haben. Diese Erfahrung kann Ihnen zusätzliche Einblicke in die Funktionsweise der Reisebranche geben und viele Teile der Arbeit, wie z. B. die Festlegung eines Budgets und die Buchung von Tickets und Unterkünften, einfacher machen. Die Tätigkeit als Reisebüroangestellter kann eine gute Erfahrung sein, bevor man Geschäftsreisemanager wird. Zu den weiteren lohnenden Erfahrungen, die Sie machen können, gehören Arbeiten im Zusammenhang mit internationalen Reisebestimmungen, internationalen Währungen sowie Reise- und Spesenabrechnungen.

Zertifizierung

Erforderliche Zertifizierungen variieren meist je nach Unternehmen und werden in der Regel nicht vom Staat verlangt. Es ist jedoch wichtig, die örtlichen Vorschriften auf mögliche Anforderungen zu prüfen. Auch wenn sie nicht erforderlich sind, können Zertifizierungen Sie zu einem wertvolleren Mitarbeiter machen und Ihre Jobaussichten verbessern. Hier sind einige der häufigsten Zertifizierungen, die Geschäftsreisemanager erwerben:

• Reise- und Tourismusspezialist (TTP): TTP-Zertifikat Bietet Einstiegskompetenz in die Reise- und Tourismusbranche.

• Certified Travel Associate (CTA): CTA-Zertifizierung richtet sich in erster Linie an Reisebüros und weist auf ein hohes Maß an Verständnis für Reisethemen hin.

• Certificate in Corporate Travel (CCTE): Dieses Zertifikat richtet sich an alle, die in der Geschäftsreisebranche tätig sind, und vermittelt ein Verständnis für Themen wie Finanzen, Risiko, Recht und Personalwesen.

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