Was ist die Abwesenheitsrate und wie wird sie angewendet (plus Beispiele) • BUOM

16. September 2021

Fehlzeiten von Mitarbeitern sind ein wichtiger Indikator, der im Tagesgeschäft eines Unternehmens verfolgt werden muss. Die Abwesenheitsquoten von Mitarbeitern können Managern zeigen, wie engagiert sie sich für die Arbeit engagieren oder ob eine Abteilung von einer Neuzuweisung von Verantwortlichkeiten profitieren könnte. Wenn Sie mehr über die Abwesenheitsquote Ihrer Mitarbeiter wissen, können Sie als Manager besser entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um Ihre Anwesenheitsquote zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir die Abwesenheitsquote und erklären, warum es wichtig ist, sie zu verstehen, wie man sie berechnet und welche Kennzahlen Manager bei ihrer täglichen Arbeit verwenden.

Wie hoch ist die Abwesenheitsquote?

Die Abwesenheitsrate ist die Anzahl der Tage während eines Zeitraums, an denen ein Mitarbeiter ohne Vorankündigung vollständig von der Arbeit abwesend ist. Von Abwesenheitszeiten sind alle Tage ausgenommen, die der Mitarbeiter aus Urlaub, persönlichen oder gesundheitlichen Gründen beantragt. Während sporadische Abwesenheiten durch eine unerwartete Krankheit oder einen plötzlichen Vorfall verursacht werden können, spricht man von Fehlzeiten, wenn Mitarbeiter regelmäßig die Arbeit versäumen.

Fehlzeiten können viele Gründe haben, die sowohl unvermeidlich als auch korrigierbar sind. Manchmal ist es Mitarbeitern aus rechtlichen Gründen nicht möglich, zur Arbeit zu kommen oder Sie zu benachrichtigen, während andere aus persönlichen Gründen den Arbeitsplatz verlassen. Beide Gründe können zum allgemeinen Ausmaß des Geschäftsmangels beitragen. Ein Arbeitnehmer kann aus folgenden Gründen von der Arbeit fernbleiben:

• Krankheit: Eine körperliche oder geistige Krankheit kann dazu führen, dass ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheint, ohne eine angemessene Freistellung zu beantragen. Einige Krankheiten können dazu führen, dass der Urlaub nicht für diesen Tag geplant werden kann, was zu einer erhöhten Abwesenheitsrate führt.

• Unvorhergesehene Umstände: Unvorhergesehene Umstände wie schlechtes Wetter, Stromausfälle oder Ausfälle von Internet- und Telefonleitungen können einen Mitarbeiter entweder daran hindern, zur Arbeit zu erscheinen, oder Sie darüber informieren, dass er die Erwartungen an diesem Tag nicht erfüllen kann. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, kann ein Internetausfall dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter Sie während ihrer Schicht nicht benachrichtigen oder ihre Arbeitsaufgaben nicht mehr erledigen können.

• Burnout: Unter Burnout versteht man mangelnde Motivation aufgrund von Überlastung oder mangelnder Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das Management kann einem Burnout vorbeugen, indem es den Mitarbeitern unterschiedliche Aufgaben oder unterschiedliche Verantwortlichkeiten zuweist.

• Familienpflichten. Familiäre Verpflichtungen wie die Kinderbetreuung oder andere Pflichten eines Familienmitglieds können dazu führen, dass ein Mitarbeiter nicht pünktlich zur Arbeit erscheint.

• Verspätung: Wenn ein Mitarbeiter zu spät zur Arbeit kommt, kann es sein, dass er beschließt, überhaupt nicht zur Arbeit zu erscheinen.

Warum ist es wichtig, die Abwesenheitsquote zu kennen?

Es ist wichtig, den Grad der Abwesenheit in Ihrer Abteilung zu verstehen, da dieser Einfluss darauf haben kann, wie Sie als Reaktion darauf verschiedene Änderungen vornehmen. Wenn Ihre Mitarbeiter aufgrund unvorhergesehener Umstände abwesend sind, können sich die Änderungen, die Sie vornehmen können, von denen unterscheiden, die Sie vornehmen würden, wenn die Mitarbeiter aufgrund von Verspätung oder Fahrlässigkeit abwesend wären. Eine unvermeidbare Abwesenheit eines Mitarbeiters, der normalerweise nicht abwesend ist, erfordert möglicherweise überhaupt keine Anpassung, während für jemanden, der aufgrund von Reiseschwierigkeiten oder aus anderen Gründen häufig abwesend ist, möglicherweise einige Anpassungen der Pflichten und Zeitpläne erforderlich sind.

Es kann genauso wichtig sein, zu verstehen, warum Ihre Abteilung eine hohe Abwesenheitsquote aufweist, wie die Quote selbst zu verstehen. Sie können eine Vielzahl präventiver Maßnahmen nutzen, um sowohl den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden als auch die betriebliche Effizienz insgesamt zu verbessern. Wenn Mitarbeiter beispielsweise aufgrund von Burnout abwesend sind, kann eine vierteljährliche Rotation der Aufgabenbereiche dazu beitragen, Fehlzeiten aufgrund von Burnout-Problemen zu verhindern.

So berechnen Sie Fehlzeiten

Bei der Berechnung der Abwesenheitsquote ist es hilfreich, einige der folgenden Schritte zu beachten:

1. Bestimmen Sie Ihren Abrechnungszeitraum

Um die Abwesenheitsformel verwenden zu können, müssen Sie zunächst Daten für jede Komponente der Formel sammeln. Die Messung der Fehlzeiten erfordert die Messung eines bestimmten Zeitraums, beispielsweise eines Monats oder eines Quartals. Sobald Sie Ihre gesamte Lohnperiode ermittelt haben, können Sie damit beginnen, andere Abwesenheitselemente zu messen, die Ihnen die Verwendung der Formel ermöglichen.

2. Berechnen Sie die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter

Die Anzahl der Mitarbeiter, für die der Durchschnitt berechnet werden muss, kann im Betrachtungszeitraum schwanken. Neueinstellungen, Entlassungen und Urlaubstage können sich auf Ihre Abwesenheitsdaten auswirken. Bevor Sie Ihre Formel verwenden, sollten Sie zunächst darüber nachdenken, alle früheren Mitarbeiter oder Mitarbeiter in längerem Urlaub abzuziehen. Wenn Sie seitdem Mitarbeiter eingestellt haben, addieren Sie diese Zahl zu Ihrer bestehenden Mitarbeiterzahl.

3. Sammeln Sie Abwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter

Sobald Sie festgelegt haben, wie viele Mitarbeiter Sie beurteilen und welchen Zeitraum Sie verwenden möchten, beginnen Sie mit der Erfassung der Abwesenheitsdaten der Mitarbeiter aus Ihren Unterlagen. Die Abwesenheit eines Mitarbeiters ist nur dann zulässig, wenn beide den ganzen Tag und ohne Vorwarnung während der gesamten Schicht abwesend sind. Sollte der Arbeitnehmer Ihnen später mitteilen, dass er aus persönlichen oder anderen Gründen nicht zur Arbeit erscheinen kann, handelt es sich in diesem Fall nicht um eine Abwesenheit. Werden Sie innerhalb des nächsten Tages als abwesend gemeldet oder gar nicht gemeldet, handelt es sich bei dem versäumten Tag um eine Abwesenheit.

4. Vergütungsberechnungen für Schichten

Um genaue Berechnungen zu gewährleisten, sollten Sie die Dokumentation teilweiser Abwesenheiten in Betracht ziehen. Dabei handelt es sich um Abwesenheiten, die entweder nicht den ganzen Tag oder eine oder mehrere Stunden während der Schicht eines Mitarbeiters dauern. Die Berechnung dieser Abwesenheiten durch Subtrahieren der Gesamtzahl der Stunden von der Gesamtzahl der Abwesenheitstage kann dazu beitragen, dass Ihre Abwesenheitsformel einen genaueren Bericht darüber liefert, wie viel außerplanmäßige Abwesenheit sich in Ihrer allgemeinen Abteilung angesammelt hat.

5. Verwenden Sie die Formel für die Abwesenheit von Mitarbeitern

Berechnen Sie nach der Erfassung der Mitarbeiterdaten die durchschnittliche Abwesenheitsrate mithilfe der Abwesenheitsformel. Mit dieser Formel können Sie eine Rate ermitteln, bei der im Durchschnitt Ihre gesamte Abteilung fehlt. Die Abwesenheitsformel lautet wie folgt:

(Durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter x Anzahl der versäumten Arbeitstage) / (Durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter x Gesamtzahl der Arbeitstage) = Fehlzeitenquote

Beispiel für die Berechnung der Fehlzeiten

Betrachten Sie das Beispiel eines Abteilungsleiters, der die Fehlzeiten in seiner Qualitätssicherungsabteilung im letzten Monat bewertet. Sie haben 100 Mitarbeiter, und nach Berechnung der Differenz zwischen Einstellungs- und Entlassungsquoten beträgt die Gesamtzahl 103 Mitarbeiter. Bei der Durchsicht ihrer Unterlagen zählen sie insgesamt 11 Tage, an denen Mitarbeiter mindestens eine Stunde oder den ganzen Tag abwesend waren. Nach der Zählung der Stunden in jeder Schicht, in denen die Mitarbeiter nicht vollständig abwesend waren, errechnet der Abteilungsleiter für den Zeitraum eine Gesamtfehlzeit von 10 Tagen. Sie verwenden die Missingness-Formel mit diesen Daten und berechnen das folgende Ergebnis:

(103 x 11) / (103 x 30) = 0,36

Das bedeutet, dass die durchschnittliche Abwesenheitsquote der Mitarbeiter in der Qualitätssicherung bei 37 % liegt.

Methoden zur Anwendung der Abwesenheitsrate

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Abwesenheitsquote zur Verbesserung Ihrer Abteilung zu nutzen, darunter:

Änderung der Abteilungspolitik

Wenn Sie Abwesenheiten in Ihrer Abteilung oder allen von Ihnen verwalteten Abteilungen bemerken, können Sie die Richtlinie ändern, um Abwesenheitsprobleme zu vermeiden. Beispielsweise kann das Angebot von mehr bezahlter Freizeit für Mitarbeiter dazu beitragen, Fehlzeiten zu reduzieren. Bezahlter Urlaub kann Mitarbeitern dabei helfen, persönliche Probleme zu lösen und gleichzeitig die Unternehmensrichtlinien einzuhalten. Wenn Mitarbeiter freie Zeit haben, sind sie möglicherweise eher geneigt, diese zu nutzen, als die Arbeit ohne Vorankündigung zu schwänzen.

Da Mitarbeiter aufgrund strenger Arbeitspläne möglicherweise abwesend sind, sollten Sie nach der Berechnung der Abwesenheitsquote eine Verbesserung der Arbeitsplanverhältnisse in Betracht ziehen. Wenn die Abwesenheitsraten der Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder anderen Umständen hoch und aufgrund von Zeitplankonflikten niedrig sind, kann eine Änderung des Zeitplans in dieser Situation möglicherweise nicht dazu beitragen, die Abwesenheitsrate zu verbessern. Wenn Sie sich mit Ihren Mitarbeitern beraten, um zu ermitteln, welche Zeitpläne angepasst werden müssen, können Sie die nächsten Schritte in Ihrem Aktionsplan festlegen.

Führung einzelner Mitarbeiter

Die Befragung einzelner Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer persönlichen Abwesenheitsraten kann Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz Ihrer Abteilung aufzeigen. Beispielsweise können krankheitsbedingt abwesende Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Wenn es in Ihrer Abteilung hauptsächlich um technische Aspekte geht, die keine Arbeit vor Ort erfordern, können Mitarbeiter bestimmte Aspekte ihrer Arbeit von zu Hause aus erledigen.

Wenn Ihre Abwesenheitsrate aufgrund einer kleinen Gruppe oder weniger Mitarbeiter hoch ist, kann ein Gespräch mit ihnen über ihre kürzliche Abwesenheit das Problem lösen. Wenn Sie außerdem über eine zuverlässige Zeiterfassungsmethode für jede Ihrer Abteilungen verfügen, können Sie die Abwesenheiten, Verspätungen und die Gesamtarbeitszeit Ihrer Mitarbeiter besser verfolgen. Mithilfe eines organisierten Zeiterfassungssystems, wie z. B. einer Zeiterfassungssoftware, können Daten für jeden Mitarbeiter individuell gespeichert werden, sodass Sie nachverfolgen können, welche Mitglieder wann abwesend sind.

Treffen von Entscheidungen für jede Abteilung

Anhand Ihrer Abwesenheitsquote können Sie Entscheidungen für Ihre Abteilungen treffen. Wenn Sie eine hohe Fehlzeitenquote für eine Abteilung berechnen, kann ein Vergleich dieser Zahlen mit den Produktionszahlen im gleichen Zeitraum Aufschluss darüber geben, warum die Produktivitätszahlen hoch oder niedrig sind. Anhand dieser Daten können Sie Entscheidungen bezüglich Ihrer Mitarbeiter treffen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise fast nie abwesend sind, kann die Beförderung in Ihrer Abteilung dazu beitragen, die Produktivität zu steigern.

Eine andere Möglichkeit, Fehlzeitenquoten als Entscheidungsgrundlage für Ihre Abteilungen zu verwenden, besteht darin, mehrere Quoten über mehrere Zeiträume hinweg zu vergleichen. Wenn Sie nach der Implementierung einer neuen Richtlinie einen Anstieg der Abwesenheiten feststellen, können Sie anhand dieser Kennzahlen feststellen, ob die Richtlinie für die Abteilung und die Mitarbeiterpläne wirksam ist oder nicht.

Vergleich der Abteilungen

Wenn Sie mehrere Abteilungen verwalten, sollten Sie erwägen, Abwesenheitsraten zur Berechnung von Abteilungsabweichungen und anderen Kennzahlen zu verwenden. Die Umsetzung einer Richtlinie in einer Abteilung und nicht in einer anderen kann die Abwesenheitsrate für diese Abteilung ändern. Unabhängig von den fehlenden Änderungen können Sie durch die Überwachung der Raten im Vergleich zu Richtlinienänderungen oder Änderungen in den Abteilungen mehr darüber erfahren, wie sich Prozesse auf die Leistung auswirken. Möglicherweise stellen Sie fest, dass bestimmte Zeiten im Jahr, wie zum Beispiel Feiertage, am wahrscheinlichsten verpasst werden.