Was ist der Unterschied? • BUOM
26. August 2021
Rechnungen sind wichtige Dokumente, die Unternehmen dabei helfen, Ausgaben und Budgets im Auge zu behalten. Unternehmen nutzen häufig Proforma- und Handelsrechnungen, um ihre Verkaufsprozesse zu beschleunigen und ihre internationalen Versandprozesse zu verbessern. Das Verständnis der Unterschiede zwischen diesen beiden Konten kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, diese Dokumente effektiv zu nutzen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, was Proforma- und Handelsrechnungen sind, werfen einen Blick auf einige der Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen ihnen und besprechen einige häufig gestellte Fragen zu diesen Rechnungen.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das Käufer über die berechneten Kosten informiert. Diese Rechnung bestätigt die Versanddetails des Käufers und listet die voraussichtlichen Kosten auf, z. B. Artikel- und Versandkosten. Verkäufer stellen vor der Produktion und Lieferung der fertigen Produkte eine Proforma-Rechnung aus, damit der Käufer eine fundierte Entscheidung über die Ausführung der Bestellung mit dem Unternehmen treffen kann. Einige vorläufige Rechnungen der voraussichtlichen Kosten umfassen:
Provisionen
Gebühren
Produktkosten
Steuern
Zusätzliche Ausgaben
Was ist ein Geschäftskonto?
Eine Handelsrechnung ist ein Dokument, das Käufer über die tatsächlichen Herstellungs- und Versandkosten informiert. Verkäufer stellen eine Handelsrechnung aus, nachdem sie dem Käufer Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt haben. Diese Rechnung enthält auch die genaue Warenmenge, die das Unternehmen an den Kunden sendet, und teilt diese mit.
Proforma-Rechnung und Handelsrechnung
Obwohl beide Rechnungsformate Käufer über den Produktpreis und die Versandkosten informieren, gibt es einige Unterschiede zwischen ihnen. Hier sind einige Kategorien, die die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen diesen beiden Kontotypen hervorheben:
Verwendung
Verkäufer nutzen Proforma-Rechnungen, um Käufer über die erwarteten Kosten zu informieren und Verzögerungen beim Warentransport durch den internationalen Zoll zu vermeiden. Es informiert die Zollbeamten über den Wert einer bestimmten Sendung und enthält Einzelheiten zu den darin enthaltenen Artikeln. Einige Artikel, für die eine Proforma-Rechnung verwendet wird, können Muster, persönliche Artikel, Marketingmaterialien und zur Rückgabe gekennzeichnete Artikel sein. Darüber hinaus kann eine Proforma-Rechnung Unternehmen dabei helfen, Versicherungsansprüche geltend zu machen, wenn die Reederei Fracht verliert oder beschädigt.
Die Erstellung von Handelsrechnungen nimmt oft Zeit in Anspruch, da es wichtig ist, dass die Informationen vor dem Versand korrekt sind, was den Lieferprozess verlängern kann. Die Verwendung einer Proforma-Rechnung kann auch dazu beitragen, den Warenversand zu beschleunigen, wenn der Verkäufer noch dabei ist, eine Handelsrechnung zu erstellen.
Format
Es gibt geringfügige Formatierungsunterschiede zwischen Proforma- und Handelsrechnungen. Pro-forma-Rechnungen müssen die auf dem zu versendenden Dokument vermerkte Pro-forma-Rechnung enthalten. Bei Handelsrechnungen ist es jedoch nicht erforderlich, die Rechnungsart auf dem Dokument anzugeben.
Informationen enthalten
Pro-forma- und Handelsrechnungen enthalten ähnliche Informationen, um den gesamten Prozess des Verkaufs von Lieferungen an Kunden zu dokumentieren. Informationen, die beide Dokumente häufig enthalten:
Informationen zum Firmenverkäufer
Informationen zum einkaufenden Unternehmen
Versandart
Versandart
Be- und Entladehafen
Referenznummer
Datumsinformationen
Voraussichtliches Lieferdatum
Zahlungsart und Zahlungsbedingungen
Produktbeschreibung
Produktbedingungen
Vollständiger Name, Datum und Unterschrift des Unternehmensvertreters
Es gibt jedoch einige Informationen zwischen den beiden Dokumenten, die unterschiedlich sind. Zu den eindeutigen Informationen, die eine Pro-forma-Rechnung enthalten kann, gehören geschätzte Produktmengen und Bankinformationen. Zu den Informationen, die eine Handelsrechnung enthalten kann, gehören der Frachtbrief, die genaue Menge, Informationen zum Versandunternehmen und alle relevanten Informationen zum Bestimmungsort.
Buchhaltung
Proforma-Rechnungen helfen Unternehmen bei der Planung der Kosten für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen. Es enthält die voraussichtlichen Kosten für einen bestimmten Kauf, einschließlich Steuern, Versandkosten und Zölle. Auf Handelsrechnungen ist der genaue Betrag angegeben, den der Käufer dem Verkäufer schuldet. Normalerweise stellen Unternehmen Handelsrechnungen aus, um den Cashflow des Unternehmens genau zu verfolgen.
Ein Produkt verkaufen
Verkäufer verwenden eine Proforma-Rechnung, um den Verkaufsprozess mit einem potenziellen Käufer einzuleiten. An diesem Punkt des Verkaufsprozesses kann der potenzielle Käufer Änderungen hinsichtlich der Produktspezifikationen und -mengen verlangen. Der Verkaufsbeleg bestätigt den Verkauf und enthält Zahlungsinformationen für die Transaktion.
Phase im Verkaufsprozess
Unternehmen füllen jedes Formular häufig erst gegen Ende des Verkaufsprozesses aus. Allerdings stellen Verkäufer den Käufern in der Abschlussphase eine Proforma-Rechnung aus. Die Käufer haben zu diesem Zeitpunkt alle Einwände ausgeräumt und vereinbart, die Transaktion mit dem Käufer abzuschließen. Käufer senden eine Handelsrechnung in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt, wenn der Käufer sich auf den Erhalt des Artikels vorbereitet oder ihn möglicherweise bereits erhalten hat. Eine Handelsrechnung schließt normalerweise den Verkaufsprozess zwischen den einzelnen Parteien ab.
FAQ
Hier finden Sie einige häufig gestellte Fragen zu Proforma- und Handelsrechnungen:
Kann ein Unternehmen seinen Restbetrag mit einer Proforma-Rechnung begleichen?
Der Verkäufer erstellt in der Regel Proforma-Rechnungen, bevor er das Produkt erstellt und versendet. Der genaue Zahlungsbetrag kann zwischen Pro-forma-Rechnung und Handelsrechnung variieren, daher akzeptieren Verkäufer nur Zahlungen auf einer Handelsrechnung. In der Regel verwenden Unternehmen eine Proforma-Rechnung, um den Zahlungsvorgang zu beschreiben, und fragen häufig nach Bankinformationen, die der Käufer zum Bezahlen einer Geschäftsrechnung verwendet.
Warum verwenden Unternehmen Proformas und Handelsrechnungen?
Eine Pro-forma-Rechnung hilft Unternehmen dabei, die Kosten für den Kauf eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung zu ermitteln. Dieses Konto kann Unternehmen dabei helfen, vor der eigentlichen Transaktion die Genehmigung zum Kauf eines Artikels einzuholen. Auch eine Proforma-Rechnung kann den Verkaufsprozess beschleunigen, da sie alle Kosten, Bedingungen und Beschreibungen des Kaufs auflistet. Eine Handelsrechnung ist der endgültige Kaufvertrag zwischen Käufer und Verkäufer und stellt eine rechtliche Verpflichtung zwischen beiden Parteien dar.
Erstellen Unternehmen diese Rechnungen automatisch?
Unternehmen erstellen während des Verkaufsprozesses häufig nicht automatisch Proforma-Rechnungen. Käufer können vom Verkäufer eine Proforma-Rechnung verlangen, bevor der Verkauf des Produkts abgeschlossen ist. Allerdings erstellen Unternehmen in der Regel automatisch Handelsrechnungen, da Kunden so die gelieferten Waren und Dienstleistungen bezahlen können.
Was ist der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Proforma-Rechnung?
Ein Preisangebot ist ein mündliches Gespräch oder Dokument, das den Preis für ein Projekt oder eine Dienstleistung angibt. Der angegebene Preis spiegelt den aktuellen Marktwert des Produkts, der Dienstleistung oder des Projekts wider und stellt keinen rechtsverbindlichen Vertrag dar. Bei einer Pro-forma-Rechnung handelt es sich jedoch um einen rechtsverbindlichen Vertrag, der den Käufer dazu verpflichtet, eine bestimmte Verkaufstransaktion mit dem Verkäufer abzuschließen.