So führen Sie ein Sprint-Planungsmeeting durch (plus Vorteile und Tipps) • BUOM

20. Mai 2021

Erfolgreiche Sprint-Planungsmeetings können Ihrem Team dabei helfen, Informationen zu organisieren und die Produktivität Ihres Teams aufrechtzuerhalten. Obwohl Softwareentwickler diese Art von Meetings erfunden haben, kann jede Branche ihre Methoden in ihre Projektmanagementsysteme implementieren. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen viel Wert auf Planung legen, kann es hilfreich sein, mehr darüber zu erfahren, wie man ein effektives Sprint-Planungsmeeting durchführt.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Sprint-Planungsmeeting ist, definieren einige nützliche Begriffe im Zusammenhang mit der Sprint-Planung, beschreiben, wie man ein Sprint-Planungsmeeting plant, und listen einige seiner wichtigsten Vorteile auf.

Was ist ein Sprint-Planungsmeeting?

Sprint-Planungsmeetings sind der erste Schritt bei der Koordinierung eines Sprints, bei dem es sich um einen Zeitraum handelt, der ausschließlich der Fertigstellung eines bestimmten Projekts gewidmet ist. Zu diesen Besprechungen gehört die Definition von Sprintzielen, der Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds und der voraussichtlichen Zeitpläne, um sicherzustellen, dass das Produkt zum erwarteten Termin des Kunden fertiggestellt und geliefert wird. Erfolgreiche Sprint-Planungsmeetings schaffen außerdem ein Arbeitsumfeld, das jedes Teammitglied motiviert. Da jedes Team einzigartig ist, können Sie einige Aspekte des Prozesses an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Sprint-Planungsmeetings sind Teil einer agilen Projektmanagementstruktur namens Scrum. Das Scrum-Modell ermöglicht es Teams, ohne direkte Anweisung oder Kontrolle durch die Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten.

Was sind die gebräuchlichen Begriffe für Sprint-Planungsmeetings?

Scrum-Managementsysteme enthalten oft eine Reihe von Begriffen, die Teammitglieder im Allgemeinen verstehen, damit sie effektiv kommunizieren können. Hier ist eine Liste der Scrum-Abkürzungen, die für Sprint-Planungsmeetings gelten:

• Product Owner: Verantwortlich für die Verwaltung des Produkt-Backlogs und die Vertretung der Stakeholder.

• Product Backlog: Eine Liste aller Elemente, die zur Fertigstellung eines Produkts erforderlich sind. Der Produktmanager kann diesen Rückstand aktualisieren, wenn Teams Aufgaben erledigen, oder sie je nach Prioritätsstufe neu verteilen.

• Sprint-Backlog: Eine Liste der Aufgaben, die Ihr Team während des Sprints erledigen möchte, und der dafür erforderlichen Aufgaben. Teams erstellen das Sprint-Backlog normalerweise ohne direkte Eingabe des Produktbesitzers.

• User Story: Eine informelle Beschreibung eines Produkts, geschrieben in der Stimme und im Ton des Käufers. Es betont den Nutzen des Produkts für die Kunden.

• Story Points: Numerische Werte, die verwendet werden, um die Komplexität einer bestimmten User Story zu messen, einschließlich der benötigten Materialien und der möglichen Dauer.

So führen Sie ein Sprint-Planungsmeeting durch

Es ist wichtig, ein Sprint-Planungsmeeting abzuhalten, bei dem für jedes Teammitglied klare Erwartungen festgelegt werden. Sie können diese Schritte befolgen, um ein effektives Sprint-Planungsmeeting durchzuführen:

1. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor

Bei der Vorbereitung eines Sprint-Meetings ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie über alle notwendigen Dokumente und Informationen verfügen. Anhand des Produkt-Backlogs können Sie ermitteln, welche Elemente zur Vervollständigung verfügbar sind, und prüfen, ob Aktualisierungen vorliegen. Versuchen Sie außerdem zu entscheiden, wie lange das Sprint-Planungsmeeting dauern soll. Beispielsweise ist es bei einem einwöchigen Sprint üblich, zwei Stunden für Besprechungen einzuplanen. An dieser Stelle kann es sinnvoll sein, den Produkteigentümer zu konsultieren, um Feedback von Stakeholdern einzuholen und etwaige zusätzliche Produktempfehlungen zu prüfen.

2. Wählen Sie Sprintziele aus

Der nächste Schritt bei der Durchführung eines Sprint-Meetings besteht darin, anhand der verfügbaren Daten die größeren Sprint-Ziele zu definieren. Zusätzlich zum Produkt-Backlog können Sie auf User Stories zurückgreifen, um Ziele zu entwickeln, die mit den Kundenpräferenzen übereinstimmen. In Zusammenarbeit mit dem Product Owner kann Ihr Team die Sprint-Ziele in ein oder zwei gut formulierte Sätze zusammenfassen. Diese Komponente ist wichtig, da Stakeholder und andere verbundene Parteien möglicherweise eine Zusammenfassung der Ziele Ihres Teams benötigen.

Hier sind einige Beispiele für ein Sprintziel:

• Wir konzentrieren uns auf die Einführung eines neuen Live-Chat-Dienstes auf der Homepage der Website, damit Kunden direkt mit unseren Diensten interagieren können.

• Wir wollen Fehler auf der digitalen Kundenseite reduzieren, damit Kunden ihre Daten korrekt eingeben können.

3. Erstellen Sie ein Sprint-Backlog

Erwägen Sie anhand Ihres Ziels als Rahmen die Auswahl von Elementen aus dem Produkt-Backlog, an denen Sie arbeiten möchten. Es ist wichtig, jede Aufgabenliste flexibel zu halten, damit Sie Elemente nach Bedarf anpassen können. Wenn eine bestimmte Aufgabe beispielsweise aus vielen Komponenten besteht, können Sie diese in kleinere, besser erreichbare Schritte aufteilen. Erwägen Sie, dieses Dokument während Ihres Sprint-Planungsmeetings auszufüllen, damit Sie während des Sprints und in zukünftigen Meetings darauf zurückgreifen können.

Sie können Ihr Sprint-Backlog in einer Tabelle oder einem ähnlichen Format schreiben, um die Übersicht zu behalten. Je nach Ihren Vorlieben können Sie aus vielen Formatierungsoptionen wählen. Beispielsweise können Sie in der ersten Spalte Ziele, in der zweiten eine Liste anstehender Aufgaben, in der dritten aktuelle Aufgaben und in der vierten Spalte erledigte Aufgaben auflisten.

4. Bewerten Sie Ihren Zeitplan

Ein weiterer nützlicher Schritt bei der Durchführung eines Sprint-Planungsmeetings besteht darin, einen tragfähigen Zeitplan für die Erledigung von Aufgaben zu entwickeln. Versuchen Sie, flexibel zu sein, damit Sie alle neuen Informationen oder Daten, die Sie unterwegs lernen, einbeziehen können. Es ist wichtig, alle Teammitglieder in diese Diskussion einzubeziehen, da jeder Einzelne unterschiedliche Stärken und Leistungsstandards haben kann, die Anpassungen erfordern. Sie könnten auch Tipps geben, wie die Gesamteffektivität des Teams verbessert werden kann.

Versuchen Sie zum Erstellen einer Zeitleiste zu berechnen, wie viel Aufwand jede Aufgabe erfordert und wie viel Zeit jede Person dafür aufwenden kann.

Hier sind weitere Bewertungsmethoden, die Sie verwenden können:

• T-Shirt Größe. Eine Methode zur Schätzung des für die Erledigung einer Aufgabe erforderlichen Aufwands besteht darin, Ihre Aufgaben als kleine, mittlere, große und extragroße T-Shirts zu konzipieren. Dies kann Ihnen helfen, die Bandbreite Ihrer Aufgaben visuell wahrzunehmen.

• Vergangene Sprints: Wenn Sie bereits Sprints mit demselben Team hatten, können Sie anhand der Daten dieser Sprints berechnen, wie lange die Erledigung jeder Aufgabe voraussichtlich dauern wird. Diese Methode erfordert normalerweise mindestens drei Sprintdatensätze, um genaue Ergebnisse zu erhalten.

• Drei Dinge: Sie können auch eine mathematische Formel verwenden, um einen potenziellen Zeitplan zu bestimmen, der darauf basiert, wie viel Zeit Sie investieren möchten, wie viel Zeit überschüssige Zeit ist und welches wahrscheinlichste Szenario Sie einschätzen können.

5. Identifizieren Sie Ihre Handlungspunkte.

Erwägen Sie, jede Aufgabe mit Ihrem Team zu besprechen und jeder Aufgabe entsprechend ihrer Schwierigkeit Punkte zuzuweisen. Beispielsweise kann das Erstellen eines Kontaktfelds in einem Steuerungssystem eine ziemlich anspruchsvolle Aufgabe sein, daher können Sie ihm eine Bewertung von 6 von 10 geben. Ihre nächste Aufgabe könnte darin bestehen, dieses Kontaktfeld auf vielen Seiten zu platzieren, was zwar weniger komplex ist, aber zeitaufwändiger. , also 3 von 10 Punkten. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, einen Zeitplan zu entwickeln, Aufgaben innerhalb Ihres Teams zu priorisieren und die Effizienz zu verbessern.

6. Beenden Sie das Meeting

Erwägen Sie, den letzten Teil des Sprint-Planungsmeetings zu nutzen, um um Klarstellungen zu bitten und endgültige Entscheidungen zu treffen. An dieser Stelle ist es wichtig zu bestätigen, dass jedes Teammitglied die Ziele und Ziele des bevorstehenden Sprints versteht. Wenn Sie sich auf andere als ursprünglich geplante Aufgaben konzentrieren möchten oder die Liste ändern möchten, können Sie im Sprint-Journal oder einem anderen Dokument vermerken, dass Sie diese Aufgaben im nächsten Meeting behandeln möchten.

Vorteile der Durchführung eines Sprint-Planungsmeetings

Hier sind einige Vorteile der Durchführung eines effektiven Sprint-Planungsmeetings:

• Fördert effektive Teamarbeit: Sprint-Planungsmeetings können Teammitgliedern dabei helfen, Beziehungen aufzubauen, die auf klarer Kommunikation und Vertrauen basieren. Durch diese Verbindung können Produktivität und Genauigkeit verbessert werden.

• Legt erreichbare Ziele fest: Wenn Sie gut im Team zusammenarbeiten und Strukturen schaffen, um genaue Daten zu erstellen, können Sie die Anzahl der Aufgaben, die Sie in einem bestimmten Zeitraum erledigen können, besser verstehen.

• Bietet Möglichkeiten für Feedback: Wenn Sie der Sprintplanung und der Reflexion vergangener Aktivitäten eine gewisse Zeit einräumen, können Teammitglieder nützliche Ideen oder Bedenken einbringen.

• Schafft einen effizienteren Arbeitsablauf: Die Recherche der Daten im Voraus kann Ihnen helfen, Probleme oder Situationen vorherzusagen, die während Ihres bevorstehenden Sprints auftreten könnten.

Tipps für die Durchführung eines erfolgreichen Sprint-Planungsmeetings

Hier sind einige Techniken, mit denen Sie ein erfolgreiches Sprint-Planungsmeeting sicherstellen können:

• Vermeiden Sie konfrontative Sprache: Während das Team zusammenarbeitet, kann es hilfreich sein, während des Meetings eine positive und ermutigende Sprache zu verwenden, insbesondere wenn Sie einen Zeitplan erstellen. Dies kann dazu beitragen, Vertrauen in die Einhaltung von Fristen zu schaffen.

• Moderieren Sie die Diskussion: Die Entwicklung spezifischer Richtlinien und Regeln für die Diskussion vor der Besprechung kann dazu beitragen, die Zeit Ihres Teams zu optimieren.

• Planen Sie Schulungssitzungen: Da jeder in Ihrem Team möglicherweise einen unterschiedlichen Hintergrund hat, können Sie vor dem Sprint-Planungsmeeting eine Schulungssitzung anbieten, um sicherzustellen, dass alle über die gleichen Informationen verfügen.

• Machen Sie sich Notizen: Während Sie Informationen im Sprintprotokoll aufzeichnen können, ermöglicht das Erstellen von Notizen Ihrem Team eine zuverlässigere Aufzeichnung dessen, was während des Meetings passiert.