Was es ist, wie es funktioniert und welche Schritte zu unternehmen sind • BUOM
22. Februar 2021
Unternehmen geben in der Regel den Großteil ihres Einkommens für Produkte oder Dienstleistungen aus, um ihr Geschäft am Laufen zu halten. Aus diesem Grund entwickeln oder übernehmen sie strategische Verfahren, um sicherzustellen, dass ihre Einkäufe einen Mehrwert bieten. Dieser strategische Prozess wird als Beschaffung bezeichnet. In diesem Artikel besprechen wir, was Beschaffung ist, ihren Prozess und ihre Arten und geben einige Beispiele.
Was ist Beschaffung?
Beschaffung ist der Prozess des Erwerbs von Produkten oder Dienstleistungen zur kommerziellen Nutzung von einer externen Quelle. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um geschäftliche Abläufe, da Unternehmen zur Erfüllung ihrer Geschäftsaufgaben Waren kaufen oder Dienstleistungen anfordern müssen – in der Regel in relativ großem Umfang. Zu den Produkten oder Dienstleistungen, die Unternehmen typischerweise kaufen, gehören Bürobedarf und -ausstattung, Möbel, Rohstoffe, technische Ausrüstung, Drucksachen, Telekommunikation sowie die Rekrutierung, Prüfung und Ausbildung von Zeitarbeitskräften.
Der Einkaufsprozess stellt sicher, dass die Einkäufe des Unternehmens fair und wettbewerbsfähig sind und die bestmöglichen Preise auf dem Markt bieten. Aufgrund der Effizienz, die ein formeller Einkaufsprozess bietet, spielt der Einkauf eine entscheidende Rolle in der gesamten Managementstruktur eines Unternehmens. Einige Probleme mit der Bilanz und dem Cashflow eines Unternehmens können auf Einkaufsprobleme zurückgeführt werden, beispielsweise auf eine zu lange Aufbewahrung von Lagerbeständen oder Vorräten.
Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf
Viele Menschen verwenden die Begriffe Beschaffung und Beschaffung synonym. Obwohl diese Begriffe Ähnlichkeiten aufweisen, haben sie unterschiedliche Bedeutungen. Der Einkauf ist ein strategischer Prozess, während die Beschaffung eine Transaktionsfunktion bei der Beschaffung und dem Erhalt von Produkten oder Dienstleistungen ist. Der Einkauf konzentriert sich auf den strategischen Prozess der Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen, beispielsweise Recherche, Verhandlung und Planung, während sich der Einkaufsprozess darauf konzentriert, wie Produkte oder Dienstleistungen bestellt und gekauft werden, beispielsweise das Einreichen von Bestellungen und die Abwicklung von Zahlungen.
Arten der Beschaffung
Es gibt zwei Arten der Beschaffung: direkte Beschaffung und indirekte Beschaffung. Jede dieser Beschaffungsarten spielt eine entscheidende Rolle für die Aufrechterhaltung des Unternehmensbetriebs.
Direkteinkauf: Dies ist der Prozess des Einkaufs von Rohstoffen, Komponenten und Dienstleistungen, die Unternehmen zur Herstellung von Waren oder Produkten verwenden. Beispielsweise benötigen Automobilhersteller eine große Auswahl an Teilen, um ein komplettes Auto herzustellen. Alle diese Teile werden bei der eigentlichen Produktion des Autos verwendet.
Indirekter Einkauf: Dies ist der Prozess des Einkaufs von Produkten, die den täglichen Betrieb eines Unternehmens unterstützen. Zu diesen Produkttypen gehören beispielsweise Reinigungsprodukte, Bürobedarf und Supportsoftware. Diese Produkte tragen indirekt zu den Geschäftsfunktionen des Unternehmens bei.
Das Verhältnis zwischen direktem und indirektem Einkauf variiert typischerweise je nach Branche und einzelnem Unternehmen. Einige Branchen, beispielsweise das verarbeitende Gewerbe, sind auf den direkten Einkauf angewiesen, während Dienstleistungsunternehmen eher auf den indirekten Einkauf setzen.
Was sind die Phasen des Beschaffungsprozesses?
Die Phasen des Beschaffungsprozesses variieren je nach Ihren Geschäftszielen und Anforderungen. Ein typischer Beschaffungsprozess umfasst:
Ermittlung des Bedarfs an Waren und Dienstleistungen.
Lieferantensuche.
Fordern Sie Vorschläge oder Angebote an.
Angebotsbewertung.
Konditionenverhandlung mit Lieferanten.
Organisation und Empfang von Waren oder Dienstleistungen.
Durchführung einer Qualitätskontrolle.
1. Ermittlung des Bedarfs an Waren und Dienstleistungen
Um als Unternehmen mit dem Kaufprozess zu beginnen, sollte Ihr erster Schritt darin bestehen, den Bedarf für das Produkt oder die Dienstleistung zu ermitteln. Unabhängig davon, ob es sich um einen wiederkehrenden Kauf oder eine völlig neue Bestellung handelt, analysieren Unternehmen in der Regel ihre Bedürfnisse und testen bestehende Produkte oder Dienstleistungen, bevor sie eine Kaufanfrage stellen. Je nach Art des Bedarfs können unterschiedliche Abteilungen des Unternehmens beteiligt sein. Möglicherweise müssen Sie abteilungsübergreifende Gespräche führen, um Marktanforderungen zu prüfen, geschäftliche Notwendigkeiten zu beurteilen und Wettbewerbsprüfungen durchzuführen.
2. Suche nach Lieferanten
Sind die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ermittelt, geht es im nächsten Schritt darum, geeignete Lieferanten zu finden. Unternehmen verwenden in der Regel ein RFI-Dokument (Request for Information), um potenzielle Lieferanten zu vergleichen. Mit RFI können Unternehmen von potenziellen Lieferanten Informationen über ihre Produkte oder Dienstleistungen anfordern. Es wird in der Regel zu Beginn des Kaufprozesses gesendet, um Informationen über die Fähigkeit des Lieferanten zu sammeln, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und einzigartige Probleme zu lösen.
3. Anfrage nach Vorschlägen oder Kostenvoranschlägen
Sobald die RFI an das Unternehmen zurückgesendet wurde, besteht Ihr nächster Schritt darin, eine Angebotsanfrage (RFQ) einzureichen. Eine RFQ ist ein Dokument, das ein Unternehmen potenziellen Lieferanten vorlegt und Preisangebote für ein Produkt oder eine Dienstleistung anfordert. Er sucht nach einer detaillierten Preisliste für etwas, das quantifizierbar und klar definiert ist, beispielsweise für Ausrüstung. Die RFQ-Phase wird entweder durch direkte Verhandlungen oder durch eine Auktion durchgeführt.
4. Angebotsbewertung
Sobald Sie den/die Lieferanten Ihres Unternehmens ausgewählt haben, beginnt der Angebotsbewertungsprozess. Der Angebotsbewertungsprozess umfasst die Beurteilung der Qualität der Dienstleistungen oder Produkte des Lieferanten, des Zeitplans, der Leistungsfähigkeit und der finanziellen Details. Dazu können auch Kostenschätzungen, Testtests von Produkten oder Dienstleistungen, Preisvergleiche und Lieferantenaudits gehören.
5. Vereinbarung von Geschäftsbedingungen mit Lieferanten
Der nächste Schritt ist der Abschluss eines Beschaffungsvertrages. Der Kaufvertrag legt die Bedingungen des Kaufs fest, einschließlich der vereinbarten Kosten, des Zeitplans und der erforderlichen Lagerbestände, um das Risiko zu minimieren.
Die im Kaufvertrag festgelegten Bedingungen können als Key Performance Indicator (KPI) verwendet werden, sodass Sie Ihre Lieferantenbeziehungen verwalten und potenzielle Probleme lösen können, die im Beschaffungsprozess Ihres Unternehmens auftreten können. Die Pflege guter Beziehungen zu wichtigen Lieferanten kann bei zukünftigen Einkaufsanforderungen eine entscheidende Rolle spielen.
6. Organisation und Empfang von Produkten oder Dienstleistungen
In dieser Phase liefert der Lieferant die versprochenen Waren oder Dienstleistungen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens. Sobald die Bestellung eingegangen ist, prüft der Einkaufsbeauftragte Ihres Unternehmens die Bestellung und benachrichtigt den Lieferanten über etwaige Probleme. Der Lieferant kann auch Installation und Schulung anbieten.
7. Durchführung einer Qualitätskontrolle
Um zu entscheiden, ob Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung erneut bestellen und weiterhin mit Ihrem Lieferanten zusammenarbeiten möchten, müssen Sie Ihre Erfahrungen durch eine strenge Qualitätskontrolle validieren.
Was sind die Phasen des Kaufprozesses?
Die Beschaffung ist ein Teilbereich der Beschaffung. Dies bezieht sich in der Regel einfach auf den Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Zu den Phasen des Kaufprozesses gehören:
Ausstellen einer Bestellbestätigung (POA)
Ausstellen einer Vorabversandbenachrichtigung (ASN)
Ausstellung eines Kaufbelegs
Fakturierung
Drei-Wege-Matching
Bezahlvorgang
1. Ausstellen einer Bestellbestätigung (POA)
Zu diesem Zeitpunkt stellt der Lieferant Ihnen als Käufer eine Bestellbestätigung (POA) aus. POA ermöglicht es Lieferanten, ihren Käufern Feedback zu allen von ihnen vorgenommenen Änderungen zu geben, die zu Änderungen an der Bestellung des Käufers führen könnten. Zu diesen Änderungen können unter anderem Termine, Mengen und Preise gehören.
2. Ausstellung einer Vorabversandanzeige (ASN)
Der Lieferant sendet dann eine Vorablieferungsmitteilung bzw. Vorabversandmitteilung (ASN). Eine ASN ist ein Dokument, das dem Käufer Einzelheiten zu einer ausstehenden Lieferung liefert. Der Zweck einer ASN besteht darin, dem Käufer mitzuteilen, wann die Lieferung erfolgen wird, und die physischen Eigenschaften der Lieferung anzugeben, damit Sie auf deren Annahme vorbereitet sein können.
3. Ausstellung eines Kaufbelegs
Sobald das Paket beim Käufer eintrifft, müssen Sie mit dem Empfang der Ware beginnen. Der Wareneingangsprozess beinhaltet den Abgleich der erhaltenen Waren mit der Bestellung und die Überprüfung, dass die Waren nicht beschädigt sind. Sobald Sie davon überzeugt sind, dass der Artikel tatsächlich der Bestellung entspricht und in gutem Zustand ist, können Sie die Abholung des Artikels anordnen.
4. Rechnungsstellung
Im Gegenzug stellt Ihnen der Lieferant eine Rechnung aus. Eine Rechnung, manchmal auch „Verkaufsrechnung“ genannt, ist ein Dokument, das ein Lieferant oder Dienstleister an einen Käufer sendet, um die Zahlungsverpflichtung des Käufers nachzuweisen. Dies bedeutet, dass eine Rechnung eine schriftliche Bestätigung der Vereinbarung zwischen dem Lieferanten und dem Käufer von Waren oder Dienstleistungen ist.
5. Drei-Wege-Matching
Beim Drei-Wege-Abgleich handelt es sich um ein Verfahren zur Überprüfung und Bestätigung der Echtheit einer Lieferantenrechnung. Wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten, muss diese mit den folgenden Informationen übereinstimmen:
Informationen auf der Rechnung des Lieferanten für eine Bestellung, die den Preis und die Menge angeben, zu denen der Käufer sich bereit erklärt, die auf der Rechnung des Lieferanten aufgeführten Waren oder Dienstleistungen zu kaufen.
Lieferantenrechnung, um eine Dokumentation zu erhalten, die sicherstellt, dass die Waren geliefert und empfangen wurden, dass sie sich in gutem Zustand befinden und dass sie in der richtigen Menge vorliegen
Der „Drei-Wege-Abgleich“ bezieht sich also auf den Prozess des Abgleichs von drei Dokumenten – der Bestellung, der Rechnung und dem Empfangsbericht –, um sicherzustellen, dass die Zahlung abgeschlossen ist. Dieser Prozess stellt sicher, dass nur autorisierte Einkäufe bezahlt werden und verhindert so Verluste aufgrund von Fahrlässigkeit und Betrug. Ergibt dieser „dreiseitige“ Abgleich, dass die Rechnung in Ordnung ist, können Sie als Käufer die Zahlung abwickeln. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie sich über die festgestellten Probleme an den Lieferanten wenden und ihn bitten, die Rechnung zu überarbeiten oder eine Gutschrift auszustellen.
6. Zahlungsabwicklung
Sobald die Rechnung des Lieferanten überprüft und genehmigt wurde, können Sie mit der vollständigen oder teilweisen Zahlung an den Lieferanten beginnen. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Lieferanten zu bezahlen, darunter:
Kasse
Scheckzahlung
Zahlung per Kreditkarte
Online-Übertragung an einen Dritten
Kaufbeispiel
Ein Beispiel für die Beschaffung ist E-Procurement, das die analogen Prozesse traditioneller Einkaufsmodelle wie Rechnungsstellung und Bestandsverwaltung mithilfe digitaler Lösungen neu gestaltet. In Verbindung mit anderen Technologien, beispielsweise IoT-Sensoren in einer intelligenten Einrichtung, helfen E-Procurement-Systeme Unternehmen dabei, sowohl bestehende Muster als auch neue Prognosen zu erkennen.
Durch den Einsatz digitaler Technologien zur Automatisierung dieser Routineprozesse können sich Unternehmen auf wichtigere Aspekte der Lieferkette konzentrieren, wie etwa die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Risikobewertung und Transparenz.