was es ist und wie man es verwendet (plus Beispiele) • BUOM

25. März 2022

Der PDCA-Zyklus ist ein System zur Identifizierung von Problemen und zur Suche nach den bestmöglichen Lösungen. Sie können es im Unternehmen nutzen, um Prozesse, Systeme und Produkte zu verbessern. Wenn Sie Manager oder Qualitätssicherungsexperte sind, kann es hilfreich sein, mehr über den PDCA-Zyklus zu erfahren. In diesem Artikel erklären wir, was der PDCA-Zyklus ist, beschreiben seine vier Phasen, erläutern detailliert, wie er implementiert werden kann, listen seine Verwendungsmöglichkeiten auf und sehen uns Beispiele für seine Funktionsweise an.

Was ist der PDCA-Zyklus?

Der PDCA-Zyklus ist ein System zur Lösung von Problemen und zur Umsetzung von Veränderungen. PDCA steht für Plan, Do, Check und Act – die vier Schritte des Zyklus. Mithilfe des PDCA-Zyklus können Unternehmen Probleme mit Produkten oder Dienstleistungen erkennen und beheben, um Kunden zufriedener zu machen. Der PDCA-Zyklus funktioniert nicht immer am besten bei dringenden oder dringenden Problemen und eignet sich besser für langfristige Lösungen. Dieser Zyklus kann von Vorteil sein, da er es einer Organisation ermöglicht, Ergebnisse in kleinem Maßstab zu testen, bevor sie sie unternehmensweit umsetzt. Hier sind einige zusätzliche Vorteile der Verwendung des PDCA-Zyklus:

• Ständige Verbesserung

• Verbesserte Leistung

• Erhöhte Effizienz

• Reduzieren Sie das Risiko für Systeme

PDCA-Zyklusschritte

Wenn Sie den PDCA-Zyklus verwenden, befolgen Sie bestimmte Schritte, um ein Problem zu identifizieren und die bestmögliche Lösung zu entwickeln. Der PDCA-Zyklus kann Ihnen dabei helfen, eine kontinuierliche Verbesserung anzustreben. Dies sind die Phasen des PDCA-Zyklus:

• Planen. Die Planungsphase ist die erste im Zyklus, in der Fachleute das Problem finden, das sie lösen möchten. In diesem Schritt definieren Sie Ihre Ziele und Gründe für die Nutzung des PDCA-Zyklus.

• Was zu tun ist: In der zweiten Phase des Zyklus beginnen Sie mit dem Testen potenzieller Lösungen, um festzustellen, ob sie funktionieren. Sie können mehrere Lösungen gleichzeitig testen und miteinander vergleichen, um festzustellen, welche besser ist.

• Validierung: Nachdem Sie Lösungen getestet haben, untersuchen Sie die Ergebnisse. Indem Sie die Testergebnisse überprüfen, können Sie diese entweder ändern oder feststellen, ob sie gut genug sind, um mit der Implementierung fortzufahren.

• Aktion: In der letzten Phase konzentrieren Sie sich auf die Erstellung eines Lösungsimplementierungsplans, einschließlich Schulungen, Materialien und Systemen, um die neue Lösung am Einsatz zu halten.

So verwenden Sie den PDCA-Zyklus

Indem Sie mehr über die Anwendung des PDCA-Zyklus erfahren, können Sie feststellen, ob er für Ihre Situation die beste Wahl ist. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um den PDCA-Zyklus an Ihrem Arbeitsplatz zu nutzen:

1. Stellen Sie fest, ob der PDCA-Zyklus für Sie geeignet ist

Der erste Schritt zur Nutzung des PDCA-Zyklus in einem Unternehmen besteht darin, festzustellen, ob der Prozess zur Lösung des Problems geeignet ist. Wenn das Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, dringend ist oder das Unternehmen nicht weiterarbeiten kann, bis Sie es behoben haben, kann es eine gute Idee sein, vor der Verwendung des PDCA-Zyklus nach Problemumgehungen zu suchen. Möglicherweise haben Sie nicht genug Zeit, um Lösungen zu finden und zu testen, ohne den Erfolg des Unternehmens zu gefährden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den PDCA-Zyklus verwenden können, bevor Sie beginnen, denn wenn Sie den Zyklus mittendrin abbrechen, kann dies zu Zeit- und Ressourcenverschwendung führen.

2. Starten Sie die Planungsphase

Die Planungsphase ist die erste im Zyklus und Sie können sie nutzen, um zu bestimmen, welches Problem Sie lösen möchten. Sie konzentrieren sich darauf, Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche in einem System zu identifizieren oder ein Problem mit einem Produkt zu beheben. Denken Sie darüber nach, welchen Nutzen die Behebung des Problems hat und welche Auswirkungen es auf die Organisation haben könnte. Dies kann das Brainstorming von Teilen von Abläufen oder Verfahren umfassen, die verbessert werden können, oder das Sammeln von Informationen von Kunden, Klienten oder Interessenvertretern über Probleme oder Fehler. In der Planungsphase erläutern Sie auch Ihre Erwartungen an den Zyklus.

3. Teststrategien im Kleinen

Dieser Schritt ist der Teil des Zyklus, in dem Sie beginnen, die Lösungen auszuprobieren, die Sie in der Planungsphase gefunden haben. Konzentrieren Sie sich darauf, Dinge zu testen, aber verpflichten Sie sich noch nicht, sie umzusetzen. Sie können Lösungen entwickeln, um verschiedene Strategien in kleinem Maßstab zu testen, um festzustellen, ob sie gut funktionieren, wenn Sie sie in Ihrer gesamten Organisation implementieren. Abhängig vom Problem und dem Umfang möglicher Lösungen möchten Sie möglicherweise mehrere Lösungen gleichzeitig testen, um herauszufinden, welche am besten funktioniert. Beispielsweise könnte eine Organisation mehrere neue Managementtechniken in verschiedenen Teams ausprobieren, um herauszufinden, welches Team die beste Leistung erbringt.

3. Bewerten Sie den Erfolg von Strategien

In dieser Phase analysieren Sie die Ergebnisse des vorherigen Schritts. Sammeln Sie Informationen darüber, welche Lösungen in Tests am besten abgeschnitten haben, und bewerten Sie diese, um festzustellen, welche Lösung am besten funktionieren könnte, wenn Sie sie in Ihrer gesamten Abteilung oder Organisation implementieren würden. An dieser Stelle können Sie die Tests ändern und zur vorherigen Phase zurückkehren, um weitere Informationen darüber zu sammeln, wie die einzelnen Strategien oder Lösungen funktionieren. Sie können die ersten drei Schritte des PDCA-Zyklus mehrmals wiederholen, bis Sie die Lösung gefunden haben, die für Sie am besten funktioniert.

4. Engagement für die Umsetzung von Lösungen

In diesem Schritt implementieren Sie die in den vorherigen Schritten getestete Lösung. Dies kann den Prozess der Implementierung neuer Systeme oder Teammanagementmethoden verbessern. Nach der Umsetzung der neuen Strategie können Sie das PDCA-System weiterhin nutzen, um zu ermitteln, ob diese verbessert werden kann. In diesem Schritt erstellen Sie eine Methode zur Umsetzung der Änderung, legen fest, welche Materialien und Ressourcen zur Unterstützung der Teammitglieder während der Änderung am besten geeignet sind, und schulen die Mitarbeiter in den neuen Methoden oder Verfahren. Es ist auch wichtig zu bestimmen, wie Veränderungen unterstützt und sichergestellt werden können, dass Menschen und Systeme nicht in fehlerhafte Funktionsweisen verfallen.

Verwendung für den PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus kann in vielen Situationen nützlich sein und wird von Fachleuten häufig verwendet, wenn sie Prozesse effizienter oder produktiver gestalten möchten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise feststellt, dass sich ein Programm oder eine Anwendung nicht mehr so ​​gut verkauft wie früher, kann das Team den PDCA-Zyklus nutzen, um mehr darüber zu erfahren, was Kunden von dem Programm erwarten. Mithilfe dieser Informationen können sie dann ein neues Programmdesign entwickeln, das den Kunden gefallen wird. Hier sind einige Situationen, in denen Sie die PDCA-Schleife verwenden können:

• Entwickeln Sie eine Dienstleistung, ein Design oder ein Produkt

• Optimieren Sie Ihren End-to-End-Workflow

• Starten Sie ein neues Entwicklungsprojekt

• Setzen Sie Veränderungen am Arbeitsplatz um

• Datenerfassungsstrategie

• Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung

Beispiele für PDCA-Zyklen

Der PDCA-Zyklus kann in vielen Geschäftsbereichen und Szenarien nützlich sein. Hier sind einige Beispiele, wie ein Unternehmen oder eine Organisation den PDCA-Zyklus nutzen kann:

Beispiel 1

Ein Kino bemerkt einen Rückgang bei Ticketverkäufen und -käufen und möchte Wege finden, seinen Gewinn zu steigern und seine Kunden davon zu überzeugen, ins Kino zurückzukehren. Während des Planungszyklus recherchieren sie und stellen fest, dass das Problem darin besteht, dass in der Stadt ein neues, hochmodernes Theater eröffnet wurde und die Gäste begonnen haben, dorthin zu gehen, um verbesserte Sitzplätze, Erfrischungen, Dekoration und Sauberkeit zu erhalten. Während der PDCA-Umsetzungsphase beginnt das Kino, verschiedene Lösungen zu testen, um seine Kunden anzulocken. Sie beginnen damit, die Ticketpreise zu senken, was jedoch nicht zu einer wesentlichen Änderung der Gewinne führt.

Das Theater beschließt dann, sich auf das Marketing zu konzentrieren. Sie räumen das Kino auf, bauen neue, bequemere Sitze ein und zeigen alte Filme einmal pro Woche vergünstigt. Das Theater versucht, sich selbst als bequeme, gemütliche Alternative zum modernen Theater zu vermarkten und stellt fest, dass der Ticketverkauf exponentiell zunimmt, insbesondere wenn im Café Essen serviert wird und die bequemen Sitzplätze ausverkauft sind. Während der Act-Phase firmieren sie in Theater That Feels Like Home um und führen ein neues Marketing ein.

Beispiel 2

Ein Buchhalter eines Technologieunternehmens überprüft die jährlichen Finanzinformationen und berichtet, dass das Unternehmen einen Gewinnrückgang verzeichnet hat. Während der Planungsphase des PDCA-Zyklus werten Unternehmensexperten Informationen aus, um festzustellen, warum die Gewinne sinken. Sie stellen fest, dass die Produktionsabteilung zu viele Materialien einkauft und nicht alle verbraucht, was letztendlich zu Material- und Geldverschwendung führt. Während der Testphase bewerten sie den Produktionsprozess und das Bestandsverwaltungssystem, um herauszufinden, wie sie weniger verschwenderisch wirken können. Jeden Morgen testet der Produktionsleiter den Inventurprozess, aber das dauert zu lange.

Anschließend beschließt das Team, ein gewichtsbasiertes Inventarmodell zu testen, bei dem unter jedem Inventar eine Waage installiert wird. Wenn es zu leicht wird, sendet es eine Benachrichtigung an den Manager, um mehr zu bestellen. Das funktioniert besser, nimmt aber immer noch zu viel Zeit in Anspruch, sodass das Team manchmal nicht über die benötigten Materialien verfügt. Abschließend testen sie das automatische Wiegesystem an einem Material. Während der Testphase funktionierte es hervorragend. Während des aktiven Teils von PDCA investieren sie in ein Lagersystem, das automatisch neue Materialien bestellt, wenn der Lagerbestand im gesamten Lagerraum niedrig ist.