Wann sollten diese Entscheidungssysteme verwendet werden? • BUOM

Wenn Organisationen ihre Entscheidungsfindung strukturieren, wird der Prozess klarer und effizienter. Unternehmen können verschiedene Strukturen und Systeme nutzen, um ihre Entscheidungsprozesse zu strukturieren. Zwei Systeme, auf die sich Unternehmen bei der Entscheidungsfindung typischerweise verlassen, sind RAPID und RACI. In diesem Artikel erklären wir, was RAPID und RACI sind, wann sie verwendet werden und welche Unterschiede zwischen ihnen bestehen.

Was ist RAPID?

RAPID ist ein Framework, das dabei hilft, die Entscheidungsfindung in Organisationen zu steuern und zu verbessern. Organisationen können effizienter und produktiver werden, wenn sie ihre Entscheidungsprozesse verbessern. Die Buchstaben in RAPID repräsentieren Personen oder Rollen, die an der Entscheidungsfindung in einer Organisation beteiligt sind. Diese Rollen:

• Empfehlen

• Zustimmen

• Erfüllen

• Anmeldung

• Entscheiden

Die wichtigste Rolle in dieser Struktur ist die Entscheidungsfindung, und alle anderen Rollen unterstützen sie. Die Rollen folgen nicht immer der Reihenfolge, in der sie hier aufgeführt sind. Obwohl die häufigste Reihenfolge „empfehlen“, „einführen“, „zustimmen“, „entscheiden“ und „ausführen“ ist, heißt das Framework immer noch RAPID. Das beinhaltet jede Rolle:

Empfehlen

Die Person in dieser Rolle empfiehlt eine Vorgehensweise. Das RAPID-Framework beginnt hier oft damit, dass jemand Maßnahmen vorschlägt, die die Organisation ergreifen muss. Die Person, die diese Empfehlung ausspricht, untermauert ihren Vorschlag in der Regel durch Recherchen. Beispielsweise können sie der Organisation vorschlagen, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen.

Anmeldung

Personen in der Input-Rolle liefern Beweise für oder gegen die empfohlene Maßnahme. Sie führen Recherchen durch, um herauszufinden, welche Risiken damit verbunden sind oder wie lange es dauern wird, eine Empfehlung umzusetzen. Wenn Geschwindigkeit Priorität hat, kann die Empfehlungsrolle die Eingaberolle überspringen, um eine Entscheidung schneller zu treffen.

Zustimmen

Die meisten Organisationen verlangen, dass bestimmte Personen einer Empfehlung zustimmen, bevor sie fortgeführt werden kann. Die Person oder Personen, die die Rolle „Zustimmen“ spielen, können die Empfehlung ablehnen. Die Rolle „Zustimmen“ verhandelt oft mit der Rolle „Empfehlen“, um Anpassungen vorzunehmen, bis sie die Empfehlung genehmigt. Um die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, überlassen Sie die Rolle „Zustimmen“ so wenigen Personen wie möglich.

Entscheiden

Nachdem alle Optionen berücksichtigt wurden, wird eine Empfehlung an den Entscheidungsträger gesendet. In der Regel hat eine Person die Rolle „Entscheidung treffen“ und die Befugnis, zu bestimmen, ob die Organisation die Empfehlung umsetzen soll. Wenn die Entscheidungsrolle eine Empfehlung verfolgt, delegiert sie die Verantwortlichkeiten sofort an diejenigen in der Ausführungsrolle.

Erfüllen

Personen in dieser Rolle führen die Entscheidung aus. Sie entscheiden, wie sie die Aktion am besten abschließen und erstellen für sich selbst Aufgaben. Künstler möchten Entscheidungen so schnell wie möglich umsetzen, um sicherzustellen, dass die Faktoren, die den Entscheidungsprozess beeinflusst haben, unverändert bleiben.

Vorteile der Verwendung von RAPID

Einer der Vorteile des Einsatzes eines RAPID-Entscheidungssystems in einer Organisation besteht darin, dass es sicherstellt, dass alle Entscheidungen sorgfältig überlegt werden. Indem jede Entscheidung über mehrere Rollen geleitet wird, ist es weniger wahrscheinlich, dass die Organisation voreilige Entscheidungen trifft. Dies kann ein Nachteil sein, wenn die Organisation eine schnelle Lösung benötigt, da mehrere RAPID-Schritte Zeit erfordern.

RAPID ermöglicht außerdem die Beteiligung aller Teammitglieder am Entscheidungsprozess. Die Organisation schätzt ihre Beiträge. In dieser Struktur trifft der Entscheidungsträger die endgültige Entscheidung, erhält aber zunächst Informationen von seinen Mitarbeitern.

Was ist KREBS?

RACI ist eine Matrix, die die wichtigsten Stakeholder in einem Prozess visuell darstellt. Jeder Buchstabe in RACI stellt eine Ebene der Verantwortung dar und gibt an, wie die Person an zukünftigen Entscheidungen über den Prozess beteiligt ist. Auf der linken Seite der Matrix befindet sich eine Liste der mit dem Prozess verbundenen Schritte. Oben befindet sich eine Liste der am Prozess beteiligten Rollen. Um eine RACI-Matrix zu erstellen, platziert der Ersteller an jedem Schnittpunkt von Prozessschritt und Position einen Buchstaben (R, A, C oder I).

Die Buchstaben in RACI stehen für:

• Verantwortlich

• Verantwortlich

• Konsultiert

• informiert

Jede Rolle hat ihre eigene Verantwortungsebene für die Aufgabe. Die verantwortliche Rolle ist die Person, die die Aktion ausführt. Die verantwortliche Rolle ist die Person, die für den Erfolg oder Misserfolg des Prozesses verantwortlich ist. Diese Person kontrolliert Prozessänderungen.

Die Person in der Rolle des Beraters arbeitet im Prozess mit und gibt Feedback. Die informierte Rolle ist die Person, die Updates über die mit dem Prozess verbundenen Aktivitäten erhält.

Ein Beispiel dafür, wie Organisationen RACI verwenden

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie eine Organisation die RACI-Matrix verwenden kann, um ein Projekt abzuschließen:

Godwin Industries möchte weitere Bauarbeiten abschließen. Sie definieren die Schritte in diesem Prozess, einschließlich:

• Bestimmen Sie die funktionalen Anforderungen

• Risiko einschätzen

• Erstellen Sie ein Design

• Kompletter Bau

Zu den an diesem Prozess beteiligten Personen gehören der Projektmanager, der Architekt, der Auftragnehmer und der Kunde. Um die Verantwortungsebenen zu visualisieren, erstellt der Projektmanager eine RACI-Matrix mit links aufgeführten Aufgaben und horizontal angeordneten Rollen oben. Sie gehen jede Aufgaben- und Rollenübereinstimmung durch und weisen ihnen eine Verantwortungsebene zu. Die resultierende Matrix sieht folgendermaßen aus:

ProjektmanagerArchitektAuftragnehmerKundeIdentifizieren Sie funktionale BedürfnisseICIARisiko einschätzenAICICCerstellen Sie einen EntwurfAAICEAusführung der KonstruktionACAI

RAPID gegen RACI

RAPID und RACI sind zwei wichtige Tools für Organisationen und Projektmanager in unterschiedlichen Rollen. RAPID konzentriert sich hauptsächlich auf den Entscheidungsprozess und die von der Organisation ergriffenen Maßnahmen. RACI konzentriert sich auf Ergebnisse und darauf, wer in jeder Phase des Prozesses verantwortlich ist. Eine Organisation kann das RAPID-Framework verwenden, um zu entscheiden, was zu tun ist, und dann die RACI-Matrix verwenden, um diese Entscheidung durch Delegierung von Verantwortlichkeiten umzusetzen. Durch die Verwendung beider Strukturen stellt die Organisation Verantwortlichkeit und Ordnung in allen Teams und Abteilungen sicher. Zu den Hauptunterschieden zwischen den beiden Tools gehören:

• RAPID unterstützt Organisationen bei der Definition ihrer Entscheidungsstruktur.

• RACI unterstützt Organisationen bei der Erstellung von Aktionsplänen für bestimmte Aufgaben.

• Bei RAPID geht es um ganzheitliches Denken und Design im gesamten Unternehmen.

• RACI konzentriert sich auf kleine Lösungen im gesamten Unternehmen.