12 Möglichkeiten zur Durchführung effektiver Geschäftstreffen • BUOM

31. März 2021

Die Durchführung effektiver Geschäftstreffen ist für das Funktionieren jeder Organisation oder jedes Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Es bietet die Möglichkeit, Ressourcen zu bündeln und mehrere Perspektiven auf ein Projekt oder eine Aufgabe zu gewinnen. In diesem Artikel betrachten wir verschiedene Möglichkeiten zur Durchführung effektiver Geschäftstreffen.

12 Möglichkeiten, effektive Geschäftstreffen durchzuführen

Hier sind einige Möglichkeiten für ein effektives Geschäftstreffen:

1. Setzen Sie sich ein klares Ziel und kommunizieren Sie es klar.

Die Definition des Zwecks des Meetings und dessen klare Kommunikation mit den Teilnehmern hat oberste Priorität, da dadurch die Tagesordnung des Meetings festgelegt und die Teilnehmer auf ihren Beitrag vorbereitet werden. Um ein klares Ziel zu setzen, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Wie kam es zu der Anfrage für ein Geschäftstreffen?

• Waren sich mehrere Personen einig, dass ein Geschäftstreffen notwendig sei, oder brauchte nur eine Person Klarheit?

• Welches Ergebnis hoffen wir zu erreichen?

• Welche Hindernisse stehen uns im Weg?

Wenn Sie wissen, was Sie erreichen möchten und was Sie davon abhält, haben Sie ein klares Ziel und einen klaren Zweck für das Meeting. Beschränken Sie sich auf einen Satz und teilen Sie ihn mit den zum Meeting eingeladenen Teilnehmern. Wenn Sie für jedes Geschäftstreffen ein ergebnisorientiertes Ziel festlegen, werden Sie bessere Ergebnisse erzielen und Ihre Zeit effizienter nutzen. Wenn Sie sich über den Sinn und Zweck des Geschäftstreffens noch nicht im Klaren sind oder den Zweck durch andere Kommunikationsmittel erreichen können, dann verschieben Sie das Treffen.

2. Organisieren Sie ein Geschäftstreffen rund um eine Entscheidung.

Um Zeit zu sparen, planen Sie Geschäftstreffen nur, um Lösungen zu entwickeln, die zu einer Lösung eines Problems oder einer klaren Aktion führen. Sie können Dinge über andere Kommunikationsmittel erledigen und sicherstellen, dass jedes Kommunikationstreffen fokussiert ist.

Wenn Sie sich mit einem Kunden treffen, fragen Sie ihn, worüber er während Ihrer gemeinsamen Zeit sprechen möchte. Wenn Sie feststellen, dass ihre Antworten entweder inkonsistent sind, im Widerspruch zu dem stehen, was Sie vorbereitet haben, oder verwirrend sind, sind sie wahrscheinlich nicht auf derselben Seite wie Sie. Dadurch wird das Meeting unproduktiv und zur Zeitverschwendung.

Das Festlegen eines klaren Besprechungsziels zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses hilft dabei, die Teilnehmer aufeinander abzustimmen und spart Ihnen Zeit. Wenn das Ziel ein Brainstorming ist, sollten Sie es anders angehen als bei einem Geschäftstreffen. Der Hauptzweck des Treffens sollte darin bestehen, Informationen zur Entscheidungsfindung bereitzustellen oder Aktivitäten zu koordinieren, sobald eine Entscheidung getroffen wurde.

3. Seien Sie exklusiv

Einer der Hauptgründe für die Ineffektivität von Geschäftstreffen ist das Fehlen der „richtigen“ Teilnehmer. Um sicherzustellen, dass Besprechungen pünktlich beginnen und enden und nur eine Person Entscheidungen trifft, begrenzen Sie die Teilnehmerzahl auf fünf oder weniger.

Obwohl ungerade Zahlen bei kollektiven Abstimmungen und Entscheidungen effektiver sind, ist es wichtig, Personen einzubeziehen, die für die Diskussion von entscheidender Bedeutung sind. Hier finden Sie eine Checkliste, die Ihnen dabei hilft, festzustellen, wer rechtlich an Ihrem Geschäftstreffen teilnehmen muss:

• Relevantes Wissen haben

• Teammitglieder, die für die Umsetzung von entscheidender Bedeutung sind

• Entscheidungsträger oder Teammitglieder, die direkte Verantwortung oder Autorität für die besprochenen Angelegenheiten haben

• Teammitglieder, die über das nötige Wissen verfügen, um sinnvolle Beiträge zu leisten, das anderswo nicht verfügbar ist.

• Teammitglieder, die am stärksten von dem zu lösenden Problem betroffen sind

Am wichtigsten ist es, zu bestimmen, wer die Entscheidungen trifft. Wenn möglich, sprechen Sie mit dieser Person. Wenn Sie mehrere Personen einbeziehen müssen, sprechen Sie unbedingt vor dem Meeting mit ihnen, um festzustellen, wer Entscheidungen trifft und wer Ansprechpartner für die Nachbereitung ist.

4. Legen Sie eine Tagesordnung für die Besprechung fest

Ohne eine im Voraus festgelegte Tagesordnung wird Ihr Geschäftstreffen aus der Bahn geraten und wahrscheinlich länger dauern, als es sollte. Erstellen Sie im Voraus eine klare Agenda, um die Konzentration der Teilnehmer aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Themen abdecken. Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Erstellung einer Tagesordnung für ein Geschäftstreffen beachten sollten:

• Bestimmen Sie die Ziele des Meetings.

• Schreiben Sie die Fragen auf, die Sie besprechen möchten.

• Bitten Sie die Teilnehmer um ihren Beitrag.

• Schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für jedes Thema aufwenden müssen.

• Bestimmen Sie den Zweck jeder Aufgabe.

• Bestimmen Sie, wer die einzelnen Themen leitet.

• Beenden Sie jedes Meeting mit einem Rückblick.

Wenn es außerdem ein bestimmtes Problem gibt, für das Sie eine Lösung benötigen, ermutigen Sie die Teilnehmer, Lösungen im Voraus vorzubereiten, damit sich das Meeting auf Lösungen und nicht auf das Problem konzentriert. Dadurch fühlen sich die Teilnehmer einbezogen, da sie einen Beitrag zum Meeting leisten.

Hier ist ein Beispiel für eine Tagesordnung für ein Geschäftstreffen:

Zweck des Treffens: Wie man den Online-Umsatz steigert

Sitzungsdauer: Eine Stunde

Themen zur Diskussion und Überprüfung: fünf Minuten

• Überprüfen Sie die Verkaufszahlen für das erste und zweite Quartal.

• Besprechen Sie die Probleme, die zu einem Rückgang der Online-Verkäufe führen.

• Überprüfen Sie Lead-Generierung und digitale Marketingkampagnen.

• Thema 1: Überprüfen Sie die Verkaufsdaten für das erste und zweite Quartal (15 Minuten).

• Thema 2. Diskussion der Probleme, die zu einem Rückgang der Online-Verkäufe führen (15 Minuten).

• Thema 3: Überprüfung allgemeiner und digitaler Marketingkampagnen für Interessenten (15 Minuten).

Aktionen und nächste Schritte: (5 Minuten)

• Katrina, William und Dave werden die neuen Landingpages einem A/B-Test unterziehen.

• Justins Team wird an neuen Assets zur Lead-Generierung arbeiten

• Kate wird Upselling-Strategien entwickeln

• Darren wird zusammenfassen, was wir besprochen und vereinbart haben, und die Ergebnisse innerhalb von drei Stunden nach Ende des Treffens mit den Beteiligten bestätigen.

5. Automatisieren Sie Planung und Kommunikation

Eine Produktivitäts-App oder ein Planungstool reduziert die Zeit, die für die Planung eines Meetings mit Teilnehmern benötigt wird, erheblich. Mit integrierten Erinnerungsbenachrichtigungen ist es wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen. Unabhängig davon, welche App Sie zum Versenden Ihrer Kalendereinladung verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie alle Vorbereitungsmaterialien, die Ihre Teilnehmer benötigen, als Anhänge beifügen.

6. Ändern Sie Ihre Umgebung

Besprechungen können langweilig und eintönig sein, was sich negativ auf die Produktivität auswirken kann. Sobald sich Ihre Teilnehmer in ihrer Umgebung wohlfühlen, können sie sich zurückziehen. Bringen Sie Abwechslung ins Spiel, indem Sie das Meeting an einem anderen Ort abhalten, beispielsweise in einem örtlichen Café oder in einem neuen Büroraum. Ein Wechsel der Umgebung kann Routinen aufbrechen und Gruppen auflösen, was die Kreativität fördert. Ein neuer Tagungsort zwingt die Teilnehmer auch dazu, aufmerksamer auf eine ungewohnte Umgebung einzugehen, was letztendlich mehr Engagement bedeutet.

7. Setzen Sie Erwartungen und beseitigen Sie Ablenkungen

Legen Sie die Erwartung fest, dass sich alle auf das Meeting konzentrieren sollten. Beginnen Sie das Meeting, indem Sie den Teilnehmern mitteilen, dass Sie die Agenda des Meetings befolgen und ihre volle Aufmerksamkeit erwarten möchten. Erwähnen Sie, dass die Tagesordnung am Ende der Sitzung Zeit für Diskussionen oder Fragen vorsieht. Bitten Sie sie, ihre Telefone und alle Dokumente wegzulegen, die nichts mit der Besprechung zu tun haben. Es kann hilfreich sein, während eines Meetings ein Smartphone oder einen Laptop zum Abrufen von E-Mails zu nutzen. Halten Sie diese Geräte jedoch fern, es sei denn, Sie benötigen sie.

8. Ermutigen Sie zur uneingeschränkten Teilnahme

Es ist nicht Ihre Aufgabe, Sie zu beschützen, zu unterhalten oder der einzige Kommunikator zu sein. Wahrscheinlich müssen Sie zu Beginn des Meetings Informationen präsentieren, um den Kontext zu erhöhen, aber es geht darum, das Gespräch zu führen. Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen und zu behalten, stellen Sie während der Präsentation Fragen. Stellen Sie mehr als nur Ja-oder-Nein-Fragen, wie zum Beispiel: „Haben Sie Fragen dazu?“

Hier sind weitere Beispiele für lustige Fragen:

• „Hat jemand weitere Empfehlungen oder Gedanken?“

• „Sieht jemand Probleme mit dieser Lösung/diesem Ansatz voraus?“

• „Was sollten wir sonst noch bedenken?“

• „Wer könnte von dieser Entscheidung noch betroffen sein?“

• „Benötigen wir noch weitere Ressourcen, bevor wir diese Entscheidung treffen?“

• „Hat jemand weitere Ideen, die er dazu mitteilen möchte?“

Bei Treffen mit zukünftigen oder aktuellen Kunden können Sie außerdem folgende Fragen stellen:

• „Was ist das Wichtigste, was Sie aus diesem Treffen mitnehmen möchten?“

• „Welche Trends sehen Sie in Ihrem Bereich, mit denen Sie wettbewerbsfähig bleiben oder mithalten möchten?“

• „Erzählen Sie mir etwas mehr über Ihr Unternehmen.“

9. Treffen Sie Entscheidungen effektiv

Sobald Sie jeden Punkt auf Ihrer Tagesordnung besprochen haben, ist es Zeit, eine Entscheidung zu treffen. Wenn Sie eine interne Besprechung abhalten, bei der alle Entscheidungsträger anwesend sind, können Sie den Entscheidungsprozess kollaborativ gestalten. Die gemeinsame Entscheidungsfindung kann einfach sein, wenn Sie über eine umfassende Liste von Entscheidungen verfügen. Wenn Sie sich für die besten Optionen entschieden haben, fragen Sie die Teilnehmer, welche Antworten sie bereit sind zu akzeptieren und welche Ergebnisse sie erwarten. Sie können sie bitten, über jede Option abzustimmen, um die beste zu ermitteln.

10. Weisen Sie Ergebnisse und Aktionen zu

Bevor Sie das Meeting verlassen, stellen Sie sicher, dass Sie sich über Ihre nächsten Schritte entschieden haben. Jede Aktion muss eine verantwortliche Person und ein klares Ergebnis haben. Legen Sie eine Frist fest und besprechen Sie alle Ressourcenanforderungen oder Hindernisse, die den Fortschritt verlangsamen könnten, sowie Strategien zu deren Überwindung.

Identifizieren Sie abschließend alle Stakeholder, die nicht an der Besprechung beteiligt sind, und planen Sie, ihnen die Ergebnisse der Besprechung mitzuteilen. Unabhängig davon, ob Sie sich in einer Besprechung mit einem Kunden, einem Partner, einem Lieferanten oder Ihrem Team befinden, besteht die Möglichkeit, dass Sie die Ergebnisse der Besprechung mitteilen und vielleicht sogar um eine Antwort bitten müssen.

11. Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmern

Bitten Sie die Teilnehmer nach dem Meeting, Feedback zur Wirksamkeit des Meetings zu geben. Wenn Sie mit einem neuen Meeting-Format oder einem neuen Team arbeiten, können Sie diese bitten, das Meeting zu bewerten. Wenn sie das Meeting als ineffektiv empfinden, fragen Sie sie, was es ineffektiv macht, damit Sie Ihre Moderation weiter verbessern können. Stellen Sie sicher, dass ihre Bewertung auf der Art und Weise basieren sollte, wie das Treffen durchgeführt wurde, und nicht auf dem Ergebnis oder Inhalt des Treffens.

Bei jeder Art von Geschäftsbesprechung können Sie die Teilnehmer bitten, zu bewerten, ob die Erwartungen an die Besprechung erfüllt wurden und wie gut Probleme überwunden oder vermieden wurden. Bewerten Sie außerdem, ob sie ein klares Verständnis von der Lösung, den nächsten Schritten und etwaigen Plänen zur Lösung offener Probleme hatten.

Führen Sie die gleiche Beurteilung selbst durch und bewahren Sie Ihre persönlichen Notizen mit Zeit- und Datumsstempeln jedes Mal am selben persönlichen Ort auf. Die Analyse und Integration von Feedback macht Meetings nicht nur effektiver, sondern stärkt auch Ihre Beziehungen und macht Sie zu einem besseren Fachmann.

12. Analysieren Sie das Ergebnis, wiederholen Sie es und verbessern Sie es

Bewerten Sie nicht nur den Verlauf des Meetings selbst, sondern verfolgen Sie auch die Ergebnisse. Legen Sie Grundlagen für besprechungsbezogene Key Performance Indicators (KPIs) fest – Bewertungsbewertungen, Einstellungszeit, Service Level Agreements – falls Sie diese noch nicht haben. Stellen Sie sicher, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, indem Sie das oben genannte Teilnehmer-Feedback und die Tipps nutzen, um die Effektivität Ihres Meetings zu verbessern.

Die Bewertung der Fortschritte beim Erreichen des Unternehmensziels kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Suchen Sie in der Zwischenzeit nach Mustern in den Ergebnissen Ihres Meetings. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um Muster zu finden:

• Scheinen Entscheidungen an einem bestimmten Punkt in Projekten oder während eines Quartals stecken zu bleiben?

• Haben Sie festgestellt, dass Sie nach der ersten oder vierten Tasse Kaffee gewissenhafter und bereit sind, später am Tag ein Meeting zu vereinbaren?

• Planen Sie zu bestimmten Tageszeiten oder Wochentagen mehr Termine?

Finden Sie Zusammenhänge in Ihren persönlichen Besprechungsnotizen. Finden Sie heraus, ob die ineffektivsten oder unproduktivsten Meetings denselben Teilnehmer betreffen, einen unklaren Zweck haben oder mehrere Themen zur Diskussion haben.

Sie können diese Bewertungen verwenden, um Ihren eigenen Leitfaden zur Wirksamkeit von Meetings zu entwickeln, der auf Ihrem spezifischen Fachgebiet oder Ihrer Branche, Ihren Zielen und Meeting-Typen basiert. Teilen Sie Best Practices mit Freunden und Kollegen und beobachten Sie, wie sich Ihre Produktivität verbessert.