Vorlage, Beispiel und Ratschläge • BUOM

12. März 2021

Wichtigste Schlussfolgerungen:

• Fordern Sie einen neuen Termin über die schnellste Kommunikationsmethode wie E-Mail oder Live-Chat an.

• Senden Sie Ihre Anfrage, sobald Sie wissen, dass Sie Ihren Termin verschieben und eine andere Besprechungszeit anbieten müssen.

• Schließen Sie professionell mit einer Entschuldigung für etwaige Unannehmlichkeiten ab und stellen Sie sicher, dass Sie dem Gespräch nachgehen.

Obwohl die Einhaltung der Terminzeit respektvoll ist, können berufliche oder persönliche Konflikte eine Verschiebung des Termins erforderlich machen. In diesem Artikel wird das Umplanungsprotokoll auf professionelle und rücksichtsvolle Weise für alle Beteiligten besprochen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie und wann Sie eine E-Mail senden sollten, um ein Meeting zu verschieben, sowie über Vorlagen und Beispiele.

Wann sollte ich eine E-Mail senden, um einen Termin zu verschieben?

In folgenden Fällen können Sie einen Termin verschieben:

• Dir geht es nicht gut.

• Sie sind aus persönlichen Gründen, beispielsweise aufgrund von Transportproblemen, im Verzug.

• Sie müssen sich an Ihrem Arbeitsplatz um eine dringende Angelegenheit kümmern.

• Bei der Planung ist ein Fehler aufgetreten.

• Sie benötigen mehr Zeit, um alle notwendigen Informationen vorzubereiten.

Es ist zwar akzeptabel, eine Terminverschiebungsanfrage per E-Mail zu senden, wenn der Termin kurz bevorsteht, Sie sollten jedoch auch andere Kommunikationswege in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass die Nachricht ankommt.

In Verbindung gebracht: Leitfaden: Abwesenheits-E-Mails (mit Beispielen)

So planen Sie ein Meeting wie ein Profi per E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail mit der Bitte um eine Terminverschiebung verfassen, sollte diese die folgenden Teile enthalten:

1. Grüße

2. Transferanforderung

3. Verfügbarkeit

4. Abschluss

5. Unterschrift

Grüße

Öffnen Sie die E-Mail mit einer kurzen Begrüßung und sprechen Sie den Besprechungsteilnehmer namentlich an. In dieser Begrüßung können Sie auch ein bevorstehendes Meeting erwähnen, um den Empfänger an die Details, einschließlich Datum und Uhrzeit, zu erinnern. Zum Beispiel: „Lieber Gabe, ich schreibe dir bezüglich unserer Grundsatzbesprechung am 2. Februar um 14:30 Uhr.“

In Verbindung gebracht: 20 Möglichkeiten, eine E-Mail zu starten

Transferanforderung

Es ist wichtig, dass Ihr Antrag auf eine Überweisung so klar wie möglich ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Empfänger weiß, dass Sie sich immer noch treffen möchten, das Treffen jedoch auf einen anderen Zeitpunkt oder ein anderes Datum verschieben müssen. Geben Sie so wenige oder so viele Informationen an, wie es Ihnen angenehm ist oder in der Situation angemessen ist. Zum Beispiel: „Leider hat mein Vorgesetzter für diesen Zeitpunkt eine Notfallsitzung zum Haushaltsplan angesetzt, und ich muss sie verschieben“ oder „Ich kann mich heute wegen familiärer Gesundheitsprobleme, die ich klären muss, nicht treffen.“

Verfügbarkeit

Ihr nächster Schritt besteht darin, einen neuen Zeitpunkt für ein Treffen zu finden. Wenn Sie einen möglichen Verschiebungstermin haben, fragen Sie den Empfänger, ob er zu diesem Zeitpunkt verfügbar ist. Es kann hilfreich sein, mehrere Termine anzubieten, aus denen der Empfänger auswählen kann. Alternativ können Sie den Empfänger bitten, einen für ihn passenden Zeitpunkt vorzuschlagen. Wenn an der Besprechung mehrere Personen teilnehmen, sollten Sie warten, bis alle verfügbar sind, bevor Sie einen neuen Termin festlegen, um sicherzustellen, dass alle teilnehmen können.

Abschluss

Bedanken Sie sich beim Empfänger für seine Zeit und entschuldigen Sie sich für etwaige Unannehmlichkeiten. Sich für die Zeit zu bedanken und sich für Schwierigkeiten zu entschuldigen, ist eine professionelle und aufrichtige Geste. Es zeigt auch Ihr echtes Interesse, sie kennenzulernen.

Unterschrift

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem professionellen und formellen Abschluss, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“. Es kann auch hilfreich sein, Kontaktinformationen anzugeben, falls der Empfänger weitere Fragen hat oder den Überweisungsantrag telefonisch besprechen möchte.

E-Mail-Vorlage neu planen

Sie können diese Vorlage verwenden, wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Umplanungsanfrage erstellen:

Lieber (Name),

Während ich mich auf unser Treffen am Dienstag, 10. Januar 2023, 10:57:05 Uhr (Uhrzeit) gefreut habe, müssen wir leider einen neuen Termin vereinbaren. (Möglichkeit, den Grund zu erläutern, warum Sie nicht mehr an der Besprechung teilnehmen können.)

Ich bin immer noch sehr interessiert an (Grund des Treffens). Ich bin am (Datum der Terminverschiebung) und auch (Datum der Terminverschiebung) erreichbar. Sollten diese Daten oder Zeiten für Sie jedoch nicht in Frage kommen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie sich treffen können.

Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten und freuen uns, Sie an einem anderen Tag wiederzusehen.

Aufrichtig,
(Ihr Name)
(Ihre Kontaktinformationen)

Beispiel für die Änderung eines E-Mail-Zeitplans

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail mit der Bitte, ein Vertriebstreffen zu verschieben:

Liebe Dana,

Obwohl ich mich auf unser Treffen am 28. Juni 2019 um 16:00 Uhr gefreut habe, muss ich es leider verschieben. Zurzeit habe ich einen Arzttermin und kann nicht mehr an unserer Besprechung teilnehmen.

Ich bin immer noch sehr gespannt, was Sie zu bieten haben. Ich habe am 8. Juli um 16:00 Uhr oder am 12. Juli um 14:00 Uhr frei. Sollten diese Daten oder Zeiten für Sie jedoch nicht in Frage kommen, teilen Sie mir bitte mit, wie Ihr Zeitplan aussieht, damit wir einen besseren Zeitpunkt finden können.

Ich entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten und freue mich darauf, Sie an einem anderen Tag wiederzusehen.

Aufrichtig,
Jesse Jefferson
331-555-1865

Tipps für die professionelle Umplanung eines Meetings

Diese Tipps helfen Ihnen beim Verfassen einer professionellen E-Mail-Anfrage zur Umschuldung:

• Verwenden Sie eine beschreibende Betreffzeile. Um den Empfänger zum Öffnen Ihrer E-Mail zu ermutigen, schreiben Sie eine kurze und informative Betreffzeile. Geben Sie wichtige Informationen wie Ihren Namen, das Besprechungsdatum oder den Firmennamen an.

• Bitte benachrichtigen Sie uns im Voraus. Es hilft, wenn Sie mindestens 24 Stunden im Voraus Bescheid geben können. Dies ermöglicht es den Teilnehmern, in dieser Zeit andere Pläne zu schmieden.

• Erwägen Sie bei kurzfristigen Stornierungen einen Anruf. Besprechungen und geschäftige Arbeitstage können manche Menschen davon abhalten, ihre E-Mails regelmäßig zu lesen. Wenn Sie eine Besprechung kurzfristig absagen müssen, können Sie eine E-Mail senden und anschließend einen Anruf tätigen, um sicherzustellen, dass der Teilnehmer die Nachricht erhält.

• Bieten Sie immer konkrete Termine und Zeiten für die Umplanung an. Die Angabe konkreter Termine und Uhrzeiten für die Terminverschiebung zeigt Ihr echtes Interesse an einem Treffen mit der anderen Person. Fügen Sie nach Möglichkeit einen Link zu Ihrem Online-Kalender hinzu, damit der Empfänger mögliche Zeiten einsehen kann. Wenn Sie nicht sofort einen neuen Termin anbieten können, teilen Sie dem Empfänger mit, dass Sie ihm eine weitere E-Mail senden werden, um einen Termin festzulegen.