Verwendung der Datenvalidierung in Excel (plus Beispiele) • BUOM

8. April 2022

Wenn Sie Daten in Excel eingeben, können Sie die Eingaben einschränken, die Benutzer Ihres Arbeitsblatts eingeben können. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nur die Eingabe von Daten einer bestimmten Länge oder von Zahlen innerhalb eines vordefinierten Bereichs zulassen. Wenn Sie wissen, wie Sie die Datenvalidierungsfunktion von Excel verwenden, können Sie genaue Daten effizienter erfassen. In diesem Artikel besprechen wir die Verwendung der Datenvalidierung in Excel und erklären, wie Sie sie auf andere Zellen anwenden können.

Was ist Datenvalidierung in Excel?

Die Datenvalidierung in Excel ist ein Tool, mit dem Sie steuern können, welche Eingabedaten ein Benutzer eingeben kann. Damit können Sie definieren, welche Werte Sie begrenzen möchten, damit Sie genauere Daten in Ihrer Arbeitsmappe erfassen können. Die Datenüberprüfung ermöglicht Ihnen beispielsweise Folgendes:

• Beschränken Sie die Eingabe auf die Auswahl aus einer von Ihnen erstellten Dropdown-Liste.

• Verbieten Sie Zeiten und Daten außerhalb eines bestimmten Bereichs.

• Werte nicht zulassen, wenn sie zu lang oder zu kurz sind.

• Nur numerische Werte zulassen.

• Erlauben Sie nur Zahlen innerhalb eines bestimmten Bereichs.

• Nur Textwerte zulassen.

• Finden Sie ungenaue Einträge in überprüften Zellen.

• Zeigt dem Excel-Benutzer eine Eingabenachricht an.

• Warnmeldungen anzeigen, wenn falsche Daten eingegeben werden.

So führen Sie eine Datenvalidierung in Excel durch

Hier ist eine Liste der Schritte zur Datenüberprüfung:

1. Wählen Sie alle Zellen aus, die Sie überprüfen möchten

Wählen Sie zunächst alle Zellen aus, die Sie überprüfen möchten. Wenn Sie alle Zellen in einem Arbeitsblatt überprüfen möchten, können Sie auf eine Zelle klicken und dann gleichzeitig die Tasten „Strg“ und „A“ auf Ihrer Tastatur drücken. Wenn Sie nur eine bestimmte Spalte, Zeile oder Gruppe von Zellen überprüfen möchten, klicken Sie ganz oben links und ziehen Sie den Cursor über alle relevanten Zellen.

2. Öffnen Sie das Popup-Fenster „Datenprüfung“.

Klicken Sie auf die Registerkarte „Daten“, die sich zwischen den Registerkarten „Formeln“ und „Überprüfung“ befindet. Suchen Sie die Gruppe „Datentools“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Datenvalidierung“. Alternativ können Sie das Popup-Fenster „Datenvalidierung“ öffnen, indem Sie die Tasten Alt, D und L auf Ihrer Tastatur drücken. Wenn Sie diese Tastenkombination verwenden, achten Sie darauf, dass Sie jede Taste nacheinander und nicht alle auf einmal drücken.

3. Richten Sie eine Datenvalidierungsregel ein

Gehen Sie im Popup-Fenster „Datenvalidierung“ zur Registerkarte „Einstellungen“. Hier können Sie Ihre eigene Datenvalidierungsregel erstellen. Eine der gebräuchlichsten Methoden zum Erstellen einer Validierungsregel besteht darin, die Werte zu begrenzen, die der Benutzer eingeben kann. Sie können wählen, ob der Benutzer ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Datumsangaben, Uhrzeiten oder Werte einer bestimmten Länge eingeben kann. Anschließend können Sie die gewünschte Kategorisierung auswählen, die „Zwischen“, „Nicht zwischen“, „Gleich“, „Ungleich“ und andere Optionen sein kann. Je nachdem, welche Option Sie wählen, können Sie je nach Bedarf Minimal- und Maximalwerte eingeben.

Sie können auch eine Datenvalidierungsregel erstellen, indem Sie Informationen aus einer anderen Zelle verwenden. Anstatt Werte in die Felder „Minimum“ und „Maximum“ einzugeben, können Sie Zellnamen eingeben. Ebenso können Sie mithilfe von Formeln eine Datenvalidierungsregel erstellen. Wenn Sie Formeln in die Felder „Minimum“ und „Maximum“ eingeben, achten Sie darauf, dass Sie die Formel korrekt eingeben. Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein, um eine Formel zu beginnen, geben Sie einen Namen für die Formel ein, fügen Sie eine öffnende Klammer hinzu, geben Sie die entsprechenden Zellen ein und schließen Sie die Formel mit einer schließenden Klammer.

4. Überprüfen Sie Ihre Auswahl

Sobald Sie Ihre Auswahl eingegeben haben, können Sie sie überprüfen. Sie können „Leerzeichen ignorieren“ aktivieren oder deaktivieren. Sie können auch das Kontrollkästchen unten aktivieren, um Ihre Änderungen auf alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen anzuwenden, wenn Sie dies möchten.

5. Erstellen Sie eine Eingabenachricht

Sie finden die Registerkarte „Posteingang“ rechts neben der Registerkarte „Einstellungen“. Wenn Sie auf die Registerkarte „Posteingang“ klicken, können Sie eine benutzerdefinierte Posteingangsnachricht erstellen. Dadurch wird der Excel-Benutzer darüber informiert, welche Daten er eingeben kann. Dadurch kann der Dateneingabeprozess effizienter gestaltet und Benutzerfehler vermieden werden.

Stellen Sie beim Öffnen der Registerkarte „Eingabenachricht“ sicher, dass Sie das Kontrollkästchen „Eingabenachricht anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist“ aktivieren. Geben Sie Ihrer Eingabenachricht einen Namen, indem Sie ihn in das Feld „Titel“ eingeben. Meistens ist dies der Spaltenname. Sie können im Feld „Nachricht eingeben“ auch Anweisungen eingeben. Dieser Text ist normalerweise ein kurzer Satz, Sie können ihn jedoch auch in eine kürzere Phrase umwandeln.

6. Fügen Sie eine Fehlerwarnung hinzu

Die Registerkarte ganz rechts im Popup-Fenster „Datenvalidierung“ ist die Registerkarte „Fehlerwarnung“. Sie können auf diese Registerkarte klicken, um eine Fehlerwarnung zu erstellen, die angezeigt wird, wenn der Benutzer falsche Daten eingibt. Sie können eine von drei verschiedenen Arten von Fehlerwarnungen erstellen. Die erste Art von Fehlerwarnung ist die Stoppwarnung, die Excel standardmäßig auswählt. Diese Warnung ist die schwerwiegendste, da sie den Benutzer dazu auffordert, einen anderen Eintrag zu versuchen.

Die zweite Art von Fehlerwarnung ist die Warnung. Diese Warnung weist den Benutzer auf ungültige Daten hin und wird von einem gelben Warnschild begleitet, hindert den Benutzer jedoch nicht an der Eingabe. Die dritte Art von Fehlerwarnung ist eine „Informationswarnung“. Diese Warnung teilt dem Benutzer lediglich mit, dass er falsche Informationen eingegeben hat, und ermöglicht ihm, auf „OK“ zu klicken, um fortzufahren, oder auf „Abbrechen“, um den Eintrag zu löschen.

7. Klicken Sie auf OK, um das Popup-Fenster „Datenvalidierung“ zu schließen.

Sobald Sie auf allen drei Registerkarten die entsprechenden Änderungen vorgenommen haben, können Sie unten rechts auf die Schaltfläche „OK“ klicken. Dadurch wird das Popup-Fenster „Datenvalidierung“ geschlossen. An diesem Punkt können Sie mit der Eingabe von Daten in die von Ihnen ausgewählten Zellen beginnen.

So übersetzen Sie Datenvalidierungsregeln in andere Zellen

Sie können Ihre Validierungsregel zu neuen Zellen hinzufügen. Hier ist eine Liste der Schritte zum Übertragen von Datenvalidierungsregeln auf andere Zellen:

1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, die Ihre Validierungsregel enthält.

2. Drücken Sie die Tasten „Strg“ und „C“ auf Ihrer Tastatur, um diese Zelle zu kopieren.

3. Wählen Sie alle Zellen aus, die Sie überprüfen möchten, und verwenden Sie die Strg-Taste, wenn Sie nicht benachbarte Zellen auswählen möchten.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Auswahl, wählen Sie „Inhalte einfügen“ und dann „Validierung“.

5. Klicken Sie auf OK, um die Validierungsregel zu den neuen Zellen hinzuzufügen.

Beispiele für Datenvalidierung in Excel

Hier sind einige Beispiele für die Datenvalidierung in Excel:

Beispiel 1

Hier ist ein Beispiel für eine Regel zur Prüfung von Ganzzahlen:

Der Besitzer eines Blumenladens verkauft verschiedene Blumenarten. Jede Blume hat eine spezifische Produktnummer zwischen 2000 und 2500. Der Besitzer verfolgt seinen Bestand in einem Excel-Dokument.

Sie möchten den Dateneingabeprozess vereinfachen und Fehler minimieren und erstellen daher eine Datenvalidierungsregel für alle Zellen in Spalte A. Die Regel besagt, dass keine Zelle in Spalte A eine andere Zahl als 2000 und 2500 enthalten darf. Bei einem Fehler, wie in In Zelle A4 hat der Besitzer des Blumenladens so programmiert, dass eine Fehlermeldung angezeigt wird: „Bitte geben Sie eine vierstellige Produktnummer zwischen 2000 und 2500 ein.“

ABC1Produktnummer**Produktname**Menge22001Tulpen1532002Löwenzahn154203Orchideen2552004Narzissen3062005Kalifornische Mohnblumen15

Beispiel 2

Hier ist ein Beispiel für eine Datumsvalidierungsregel:

Der Teamleiter versucht, die Abwesenheiten der Mitarbeiter in der ersten Aprilwoche zu erfassen. Sie erstellen eine Validierungsregel, sodass in Spalte A nur Daten zwischen dem 01.04. und dem 08.04. eingegeben werden können. Nach Eingabe der Daten in Zelle A3 erscheint eine Fehlermeldung, da dort „4/22“ steht. „4/22“ liegt außerhalb eines bestimmten Bereichs, sodass der Benutzer erkennen kann, dass ihm ein Fehler unterlaufen ist und die Aufnahme so korrigieren kann, dass sie wie „4/2“ klingt.

AB1Datum**Anzahl der Abwesenheiten**24/1534/22244/3154/5064/67### Beispiel 3

Hier ist ein Beispiel für eine Validierungsregel für eine Liste:

Ein Manager versucht herauszufinden, mit welchen Mitarbeitern er sich noch treffen muss, um eine jährliche Gehaltserhöhung zu besprechen. Bevor sie die Gruppe „Datenvalidierung“ öffnen, geben sie in die angrenzenden Zellen „Ja“ und „Nein“ ein. Im Dialogfeld „Datenvalidierung“ wählen sie die Option „Liste“ und wählen die Zellen aus, die „Ja“ und „Nein“ enthalten.

Dadurch wird ein Dropdown-Menü erstellt, mit dem der Benutzer bestätigen kann, ob sich der Mitarbeiter mit dem Vorgesetzten getroffen hat oder nicht. In diesem Beispiel gibt Zelle B7 einen Fehler aus, weil sie keinen Ja- oder Nein-Wert hat. Anhand dieser Informationen kann der Manager erkennen, dass er den Status von Patrick Whitaker noch bestätigen muss.

AB1Name des Mitarbeiters**Müssen Sie sich mit dem Manager treffen?*2Collins, Irene, Ja3Dallas, JohnNein4Merriman, MollyNein5Parrish, NancyJa6Richardson, MaryNein7Whitaker, Patrickn/aBitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.*