Wie Sie Ihrem Chef höflich sagen, dass Sie die Schicht nicht arbeiten können • BUOM

18. August 2021

Manchmal können Sie Ihre geplante Arbeitsschicht nicht absolvieren. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihrem Chef taktvoll mitteilen können, dass Sie nicht in derselben Schicht arbeiten können, verbessern Sie Ihre Beziehungen am Arbeitsplatz und Ihr eigenes Zeitmanagement. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie unter verschiedenen Umständen Freistellung beantragen können, und geben Beispiele dafür.

Warum ist eine offene Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten so wichtig?

Hier sind einige wichtige Gründe, mit Ihrem Vorgesetzten offen über Urlaub zu sprechen:

• Dies begrenzt Burnout: Wenn Sie sich eine Auszeit nehmen, wenn Sie sich mit familiären Problemen oder persönlichen Verpflichtungen befassen müssen, können Sie Burnout in Zukunft eindämmen und so Ihre Arbeit mehr genießen und produktiver sein.

• Dies schafft einen guten Präzedenzfall: Indem Sie ehrlich sind und Ihrem Vorgesetzten mitteilen, wie oft Sie arbeiten können, setzen Sie realistische Erwartungen für Ihren zukünftigen Zeitplan. Wenn Sie sich beispielsweise immer bereit erklären, Ihre Kollegen an Ihrem freien Tag zu vertreten, können Sie die Erwartung wecken, dass Sie immer in Ihrer Freizeit arbeiten.

• Dies hilft Ihnen bei der Planung Ihres Zeitplans: Wenn Sie Ihren Arbeitsplan vorab mit Ihrem Vorgesetzten vereinbaren, können Sie Ihre persönliche Planung leichter planen und Ihr Arbeitspensum besser koordinieren.

So sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie nicht in der Schicht arbeiten können

Wenn Sie eine Schicht in Ihrem Zeitplan haben, in der Sie nicht arbeiten können, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten über das Problem, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:

1. Bestätigen Sie Ihren Zeitplan

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über korrekte Informationen zu Ihrem Arbeitsplan und Ihren persönlichen Verpflichtungen verfügen. Wenn Sie Ihren persönlichen Tagesablauf anpassen und Ihren Arbeitsaufgaben gerecht werden können, ist es immer eine gute Idee, Ihren ursprünglichen Arbeitsplanpflichten nachzukommen. Eine Vorabkontrolle verhindert Missverständnisse. Überprüfen Sie Ihren Zeitplan und bestätigen Sie Ihre Schichtdaten und -zeiten, um Ihre Verfügbarkeit zu prüfen.

2. Bitten Sie um ein Gespräch

Bitten Sie um ein Treffen mit Ihrem Vorgesetzten und besprechen Sie Ihren Zeitplan. Durch das Gespräch können Sie bestätigen, dass Ihr Vorgesetzter Ihre Nachricht erhalten, Ihren Urlaub genehmigt und einen Weg gefunden hat, Ihre Verantwortlichkeiten neu zuzuweisen oder Ihre Schicht zu übernehmen.

3. Geben Sie so früh wie möglich Bescheid.

Sobald Sie erfahren, dass Sie Ihre geplante Schicht nicht wahrnehmen können, benachrichtigen Sie Ihren Vorgesetzten. Eine ausreichende Vorankündigung ist höflich und professionell, denn so können Ihr Vorgesetzter und Ihre Kollegen ihre Schichten oder Verantwortlichkeiten ändern, um ihren Arbeitsablauf im Laufe des Tages zu erleichtern. Auch wenn Notfälle in letzter Minute eintreten, ist es wichtig, so früh wie möglich Bescheid zu geben.

4. Erkennen Sie Ihre Verpflichtungen an

Wenn Sie das Gespräch beginnen, machen Sie sich zunächst über Ihre Verantwortlichkeiten und Ihre bisherigen Verpflichtungen klar. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind und Verantwortung übernehmen, dass eine Ihrer geplanten Schichten ein freier Tag sein wird, zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie sich Ihrer langfristigen Rolle bewusst sind. Hier sind einige Möglichkeiten, das Gespräch zu beginnen:

• „Ich weiß, dass ich normalerweise freitags arbeite, aber freitags kann ich nicht arbeiten.“

• „Ich verstehe, dass mein normaler Zeitplan eins bis neun ist, aber ich habe einen Notfall.“

• „Mir ist bekannt, dass ich für diesen Sonntagmorgen eingeplant bin, aber ich bin nicht mehr verfügbar.“

5. Geben Sie den Grund an

Erklären Sie, warum Sie sich beruflich eine Auszeit nehmen müssen. Wenn Sie erklären, warum, wird Ihr Vorgesetzter möglicherweise sensibler für Ihre Situation und eher bereit, sich an Ihren Zeitplan zu halten. Wenn Sie aus persönlichen Gründen, etwa gesundheitlichen Problemen oder persönlichen Familienangelegenheiten, eine Auszeit nehmen müssen, können Sie dies allgemein besprechen. Seien Sie ehrlich, und wenn Sie krank sind, halten Sie ein ärztliches Attest bereit. Hier einige Beispiele für professionelle Erklärungen für eine kurzfristige Auszeit von der Arbeit:

• „Ich habe Halsschmerzen und es ist immer noch ansteckend, daher kann ich nicht in die Praxis kommen.“

• „Ich hatte einen familiären Notfall und werde die nächsten drei Tage nicht in der Stadt sein.“

6. Planen Sie Ihren Arbeitsaufwand im Voraus

Wenn möglich, bitten Sie einen Kollegen, Ihre Schicht zu übernehmen, oder tauschen Sie die Schicht mit Ihnen, bis die Zustimmung Ihres Vorgesetzten vorliegt. Sie können auch planen, Arbeiten im Voraus abzuschließen oder Projekte an einem anderen Tag abzuschließen. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten über diese Pläne, um ihn davon zu überzeugen, dass Sie Ihre Ziele erreichen können, indem Sie sich einen ungeplanten Tag frei nehmen. Einige Möglichkeiten, dies auszuhandeln, sind:

• „Obwohl ich morgen nicht kommen kann, habe ich mit Sarah gesprochen und sie ist bereit, meine Schicht zu übernehmen, wenn Sie damit einverstanden sind.“

• „Ich bleibe gerne dienstags länger, um Kundengespräche zu erledigen, oder komme samstags vorbei, um andere Arbeiten nachzuholen.“

7. Bieten Sie an, rechtzeitig nachzuholen

Nachdem Sie Ihre neue Verfügbarkeit erläutert haben, bieten Sie an, die verlorene Zeit auszugleichen, indem Sie beispielsweise an anderen Tagen länger arbeiten oder eine zusätzliche Schicht an einem anderen Tag übernehmen, um die Unannehmlichkeiten auszugleichen. Dies zeigt, dass Sie sich aufgrund unvermeidbarer Umstände wirklich eine Auszeit nehmen und dass Ihnen das Wohl des Teams am Herzen liegt. Machen Sie ein vernünftiges Angebot, von dem Sie wissen, dass Sie es unterstützen können.

8. Verstehen Sie die Konsequenzen

Wenn Sie Ihre geplante Schicht absolut nicht absolvieren können, müssen Sie auf mögliche Konsequenzen vorbereitet sein. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Ihr Vorgesetzter Ihren Urlaubsantrag möglicherweise nicht annimmt. Wenn Sie also nicht zur Arbeit erscheinen, kann dies zu Disziplinarmaßnahmen führen.

Bewerten Sie Ihre Prioritäten und verstehen Sie die Folgen, wenn Sie eine Schicht verpassen oder persönliche Verantwortlichkeiten verpassen. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten über Ihre endgültige Entscheidung und respektieren Sie seine Entscheidung.

9. Seien Sie bei Sonderschichten konsequent.

Wenn Ihr Chef Sie bittet, eine Wochenendschicht zu arbeiten oder die Schicht eines Kollegen zu übernehmen und Sie nicht verfügbar sind, seien Sie freundlich, aber bestimmt. Bitte denken Sie daran, dass Sie nicht dafür verantwortlich sind, außerhalb des festgelegten Zeitplans zu arbeiten.

Es ist schön, Ihren Schichtkollegen wann immer möglich zu helfen, aber stellen Sie sicher, dass Sie etwas freie Zeit haben, um neue Energie zu tanken und Ihren persönlichen Verpflichtungen nachzukommen, bevor Sie zustimmen. So können Sie Ihrem Vorgesetzten mitteilen, dass Sie keine zusätzliche Schicht übernehmen können:

• „Leider habe ich für diese Zeit schon Pläne. Ich hoffe, du findest jemanden!“

• „Tut mir leid, ich werde mit meiner Familie die Stadt verlassen. Wir sehen uns bei meiner nächsten geplanten Schicht am Montag.“

• „Ich bin derzeit nicht erreichbar, aber wenn Sie am Samstag Hilfe benötigen, können Sie mich gerne benachrichtigen.“