Tipps zum Schreiben eines zweiseitigen Geschäftsbriefes • BUOM
26. April 2021
Geschäftsschreiben ist eine schriftliche Form der Kommunikation und dient dazu, Leser zu informieren, zu überzeugen oder zu unterweisen. Obwohl viele Geschäftsbriefe so formatiert sind, dass sie auf einer Seite erscheinen, benötigen die Leute oft mehr Platz, um die Botschaft zu übermitteln. Wenn Sie einen langen Geschäftsbrief schreiben, fragen Sie sich vielleicht, wie das geht. In diesem Artikel erklären wir Ihnen acht Schritte zum Verfassen eines zweiseitigen Geschäftsbriefs, zeigen ein Beispiel und geben Tipps für die Gestaltung eines Briefes, der optisch ansprechend und leicht lesbar ist.
Was ist ein zweiseitiger Geschäftsbrief?
Ein zweiseitiger Geschäftsbrief ist ein formeller Brief einer Person in einem Unternehmen oder eines Vertreters eines Unternehmens an ein anderes Unternehmen oder eine andere Person. Ebenso wie ein einseitiger Geschäftsbrief soll ein zweiseitiger Geschäftsbrief den Leser informieren oder belehren.
Schriftliche Geschäftsbriefe sind eine gängige Form der Kommunikation und werden regelmäßig verwendet, um die mündliche Kommunikation zu verstärken oder um Personen über eine erforderliche Aktion, Statusaktualisierung oder Aktualisierung der Bewertungsrichtlinien zu informieren. Menschen verwenden regelmäßig zweiseitige Geschäftsbriefe, wenn die zu versendenden Informationen länger sind als in einem eher üblichen einseitigen Brief.
So schreiben Sie ein zweiseitiges Geschäft
Hier sind acht Schritte, die Sie befolgen sollten, wenn Sie einen zweiseitigen Geschäftsbrief schreiben:
1. Bericht auf offiziellem Briefkopf
Der erste Schritt beim Erstellen eines zwei- oder mehrseitigen Geschäftsbriefs besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre erste Seite einen professionellen Briefkopf enthält. Der Briefkopf informiert den Leser über den Absender und erscheint ganz oben auf der Seite. Er kann zentriert, links oder rechts ausgerichtet sein.
Wenn Sie in Ihrem Namen einen zweiseitigen Brief versenden, muss der Briefkopf Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und alle anderen Kontaktinformationen enthalten, die Sie angeben möchten. Wenn Sie einen mehrseitigen Brief im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation versenden, ist es wichtig, das offizielle Logo des Unternehmens sowie seine physische Adresse und Telefonnummer anzugeben.
2. Organisieren Sie mit einer Kopf- und Fußzeile
Kopf- und Fußzeilen unterscheiden sich vom Hauptteil des Dokuments. Kopfzeilen erscheinen ganz oben auf der Seite und Fußzeilen ganz unten auf der Seite. Die Verwendung von Kopf- und Fußzeilen erleichtert die Organisation eines mehrseitigen Geschäftsbriefs.
Fügen Sie auf beiden Seiten eines zweiseitigen Briefes eine Kopfzeile mit dem Datum und dem Namen des Empfängers hinzu. Sie können beispielsweise eine Überschrift wie „Jennifer Roberts, 12. April 2021“ verwenden.
Erwägen Sie die Verwendung einer Fußzeile, in der ganz unten auf jeder Seite Ihres Briefes die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl angezeigt werden, damit der Empfänger den Überblick behält. Beispielsweise ist „Seite 2 von 2“ eine übliche Fußzeile, die in einen zweiseitigen Geschäftsbrief eingefügt werden kann.
3. Fügen Sie einen Titel hinzu
Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, ist es wichtig, auf der ersten Seite eine Überschrift einzufügen. Ihr Titel unterscheidet sich vom Seitentitel und dem Briefkopf. Der Betreff des Briefes muss das Datum, den Namen des Empfängers und seine physische Adresse enthalten.
Beispiel für einen Briefkopf:
12. April 2021
Frau Jennifer Roberts
4 Marktstr.
Princeton, NJ 08542
4. Wählen Sie eine Begrüßung aus
Die Begrüßung erfolgt professionell. Denken Sie daran, oben auf der Seite direkt unter dem Seitentitel eine Willkommensnachricht einzufügen. Achten Sie darauf, zwei Leerzeilen einzufügen, um eine visuelle Unterscheidung zu gewährleisten. Hier finden Sie Begrüßungen oder Anreden, die Sie verwenden können:
„Дорогая (Herr, Mx., Frau, Frau oder Fräulein) (Nachname)“
„Дорогая (Herr, Mx., Frau, Frau oder Fräulein) (Vorname und Nachname)“
„(Herr, Mx., Frau, Frau oder Fräulein) (Vor- und Nachname)“
„(Herr, Mx., Frau, Frau oder Fräulein) (Nachname)“
„Hallo (Vorname)“
5. Bestimmen Sie den Zweck Ihres Kontakts
Ihr erster Absatz, auch „Einleitung“ genannt, sollte Ihren Zweck klar darlegen. Ihre Einführung sollte auch Höflichkeiten und einen Überblick über Ihre Beziehung zum Empfänger enthalten. Hier ist ein Beispiel dafür, wie diese Elemente in den ersten beiden Sätzen eines einleitenden Absatzes erreicht werden:
Beispiel: Im Namen Ihres Hypothekengebers Virgil and Brand möchten wir Sie über die letzte Aktualisierung Ihres Kontos informieren und erklären, was diese Änderungen für Sie bedeuten. Ihre Hypothek wurde mit Wirkung zum 30. April 2021 auf die Centigo Financial Group übertragen.
6. Verwenden Sie Hauptabsätze
Hauptabsätze sollten unmittelbar auf den Einleitungsabsatz folgen. Jeder Absatz kann zwei bis acht Sätze lang sein und sollte dazu dienen, die Einzelheiten Ihrer Nachricht zu erläutern. Hauptabsätze sollten auch die in der Einleitung enthaltenen direkten Informationen konkretisieren.
Ein typischer einseitiger Geschäftsbrief besteht oft aus drei bis fünf Hauptabsätzen. Wenn Ihre Nachricht mehr als fünf Absätze umfasst, ist häufig eine zweite Seite erforderlich. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Absatz auf ein bestimmtes Element Ihrer Nachricht konzentrieren und alle Maßnahmen klar angeben, die der Leser ergreifen kann.
7. Wiederholen Sie dies im abschließenden Absatz
Ihr letzter Absatz, auch „Schlussabsatz“ genannt, wiederholt den Grund, warum Sie den Brief geschrieben haben. Es sollte klar und höflich sein und dem Leser gegenüber seine Dankbarkeit für seine Zeit und Energie zum Ausdruck bringen.
8. Wählen Sie eine Schlusserklärung
Ihre Schlusserklärung oder „Welcome Close“ ist ein aus ein bis drei Wörtern bestehender Satz, der Ihren Brief abschließt und Professionalität und Fingerspitzengefühl demonstrieren soll. Die endgültige Aussage kann linksbündig erscheinen und sollte immer mit der Ausrichtung des Namens und der Unterschrift des Absenders übereinstimmen. Hier sind die Abschlusserklärungen zur Betrachtung:
“Alles Gute,”
“Aufrichtig,”
“Mit Dank,”
“Herzliche Grüße,”
“Alles Gute,”
“Am besten,”
“Mit besten Grüßen,”
“Mit freundlichen Grüßen,”
Tipps zum Schreiben eines zweiseitigen Geschäftsbriefs
Hier sind fünf Tipps, die Sie beachten sollten, um Ihren zweiseitigen Geschäftsbrief attraktiver und lesbarer zu gestalten:
1. Betrachten Sie einen vollständigen Blockstil
Der Vollblockstil ist eine gängige Formatierungsart für Geschäftsbriefe. Im Wesentlichen ist es erforderlich, dass alle Bestandteile des Briefes, einschließlich der Anrede, der einleitenden Absätze, der Hauptabsätze, des Schlussabsatzes und der Unterschrift, linksbündig ausgerichtet sind. Die Verwendung dieses Standardformats zeugt von Professionalität.
2. Vermeiden Sie die Verwendung mehrerer Überschriften auf der ersten Seite.
Die Verwendung eines Kopfzeilenabschnitts, der den Namen des Empfängers und das Datum der Nachricht enthält, ist wichtig, um Absender und Empfänger bei der Organisation zu unterstützen. Allerdings ist zu beachten, dass diese Überschrift nur auf der zweiten Seite eines zweiseitigen Briefes erscheinen sollte.
Der Titel der ersten Seite sollte Ihren offiziellen Briefkopf enthalten. Wenn sowohl der Briefkopf als auch der Name und das Datum des Empfängers in der Kopfzeile stehen, sieht das optisch überladen aus und kann verwirrend oder ablenkend sein.
3. Verwenden Sie Zeilenumbrüche und Leerzeichen
Das Einbeziehen von Leerräumen ist eine Designtaktik, die dazu beiträgt, dass Dokumente optisch ansprechender aussehen. Es ist wichtig, Zeilenumbrüche zwischen den Abschnitten „Titel“ und „Titel“ sowie doppelte Zeilenumbrüche zwischen den Abschnitten „Titel“ und „Anrede“ einzufügen. Das Einfügen eines Zeilenumbruchs zwischen jedem Absatz trägt außerdem zur Verbesserung der Lesbarkeit und des ästhetischen Reizes bei.
4. Verwenden Sie fetten oder unterstrichenen Text
Zweiseitige Geschäftsbriefe sind länger als ihre üblicheren einseitigen Gegenstücke. Aus diesem Grund ist es wichtig, Anweisungen oder Hinweise klar zu formulieren. Eine Möglichkeit hierfür besteht darin, Aufzählungszeichen, fetten oder unterstrichenen Text für wichtige Daten oder Aktionen einzufügen, die der Empfänger ergreifen muss.
5. Vermeiden Sie es, einen Absatz auf zwei Seiten aufzuteilen.
Sie sollten auch vermeiden, einen Absatz auf zwei Seiten aufzuteilen. Die Wahrung der Integrität jedes Absatzes auf einer einzelnen Seite ist wichtig für die Lesbarkeit und den ästhetischen Reiz.
Muster-Geschäftsbrief auf zwei Seiten
Hier ist ein Beispiel für einen zweiseitigen Geschäftsbrief, den ein Unternehmen an einen Kunden sendet:
Bildungsressourcenzentrum von Brain Builders
67 Tulane St., Mount Holly, NJ 08060
Telefon: 917.871.9803
www.brainbuilders.erc.org
12. April 2021
Sehr geehrte Frau Area Park:
Als Direktor des Brain Builders Educational Resource Center (BBERC) schreibe ich Ihnen bezüglich Ihres Antrags, Ihr Kind für das Gifted and Talented Development Program, Discovery Cove, anzumelden.
Das Brain Builders Educational Resource Center freut sich, Kindern der Klassen K-12 mit unterschiedlichen Leistungsniveaus akademische, soziale und emotionale Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Wir bieten auch Familienprogramme, Beratungsdienste, Spielgruppen, Mentoring-Programme für Kinder und mehr für Familien und Kinder an, die solche Programme benötigen oder davon profitieren.
Unser außerschulisches Programm für Begabte und Talente, Discovery Cove, bietet kleine Klassengrößen für maximale Interaktion und Aufmerksamkeit. Jede Klasse hat maximal acht Schüler und wird von einem lizenzierten, begabten und talentierten Lehrer und zwei Klassenassistenten unterrichtet. Das Lernen wird durch Spielen, Entdecken und innovative Problemlösungen gefördert, und alle Lernprojekte und Aufgaben werden von unserem engagierten Lehrplanteam entworfen.
Um mit der Registrierung Ihres Kindes für Discovery Cove, unserem außerschulischen Programm zur Förderung von Begabten und Talenten, zu beginnen, muss Folgendes bis zum 15. Mai 2021 ausgefüllt und eingereicht werden:
Befragen Sie den Schüler
Empfehlungsschreiben des Lehrers, Trainers oder Gebäudeverwalters Ihres Kindes
Kopien der neuesten standardisierten Testergebnisse Ihres Kindes.
*Rückzahlbare Anzahlung von 250 $, um den Platz Ihres Kindes im Programm zu sichern*
Nach Erhalt dieser Materialien prüft unser Discovery Cove-Studienausschuss Ihre Bewerbung und kontaktiert Sie, um innerhalb von 10 Werktagen nach dem Datum des Poststempels einen Termin für ein Familiengespräch zu vereinbaren. Wenn Sie Fragen zu dieser ersten Überprüfung haben oder einen Wunschtermin für Ihr Familiengespräch wünschen, rufen Sie bitte Nancy Craig unter 917-871-9803 EXT an. 21.
Bei Brain Builders sind wir stolz darauf, allen Mitgliedern der Lerngemeinschaft des Bezirks Unterstützung und Zugang zu bieten. Wir sind stolz darauf, Kindern und Familien auf vielfältige Weise zu dienen und sie zu schützen. Zu unseren beliebtesten Dienstleistungen gehören:
Gymnastik „Mama und ich“ (Alter 18 Monate bis drei Jahre)
Familienwellness und gesunder Lebensstil (für jedes Alter)
Soziales und emotionales Wohlbefinden (fünf bis neun Jahre)
Wer bin ich: Soziales und emotionales Verständnis (Alter 10 bis 16)
Autismusschutz (Alter 3 bis 14)
Speak Up: Persönlicher Schutz (15 bis 21 Jahre)
Discovery Bay: Begabt und talentiert (7 bis 17 Jahre)
Familienzeichen: ASL Nachhilfe- und Community-Gruppe: (alle Altersgruppen)
Mentor eines Studenten der amerikanischen Gebärdensprache (Alter 5 bis 21)
Ruhig, bereit: Gruppenberatungsdienste (5 bis 9 Jahre)
Erfolg: Akademisches und College-Vorbereitungsprogramm (Alter 13 bis 21)
Während Sie Ihre Bewerbung und die Begleitdokumente vorbereiten, können Sie gerne auf unserer Website unter www.brainbuilders.erc.org nach weiteren Informationen zu diesen Programmen suchen. Sie können Lehrer- und Moderatorenprofile lesen und sich Videoberichte von Eltern und Schülern der Brain Builders Educational Resource Center-Familie anhören.
Wir danken Ihnen für Ihr Interesse am Discovery Cove-Programm im Brain Builders Educational Resource Center und freuen uns auf die Bewerbung Ihres Kindes, ein Empfehlungsschreiben, eine Kopie der aktuellen standardisierten Testergebnisse und eine rückzahlbare Anzahlung in Höhe von 250 $. Wir werden uns innerhalb von 10 Werktagen mit Ihnen in Verbindung setzen, um ein Interview mit der Familie zu vereinbaren. Wenn Sie Fragen zu unserer Einrichtung oder unserem Programmdesign haben, wenden Sie sich bitte an unseren Facility Manager Adam King oder unsere Familienansprechpartnerin Nancy Craig.
Alles Gute,
Cynthia Duran
Bildungsressourcenzentrum von Brain Builders
Telefon: 917.871.9803 Durchwahl 96