Tipps und Beispiele • BUOM
Wichtigste Schlussfolgerungen:
Bitten Sie um eine Verlängerung, sobald Sie wissen, dass Sie diese benötigen.
Treffen Sie sich nach Möglichkeit persönlich mit Ihrem Vorgesetzten, um die Situation zu erläutern.
Geben Sie überzeugende Gründe an, warum Sie eine Verlängerung beantragen, und geben Sie an, wie Sie versucht haben, das Projekt auf Kurs zu halten.
Zu den mildernden Gründen zählen Umstände, die unerwartet eingetreten sind oder außerhalb Ihrer Kontrolle liegen.
Obwohl Fristen erforderlich sind, kann es vorkommen, dass Sie auf Hindernisse stoßen, die Sie daran hindern, Ihre Arbeit rechtzeitig einzureichen. Wenn Sie bei der Arbeit mehr Zeit benötigen, um eine Frist einzuhalten, sollten Sie dies Ihrem Vorgesetzten mitteilen und eine Verlängerung beantragen. Die Beantragung einer beruflichen Verlängerung kann Ihnen dabei helfen, eine gute Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten aufrechtzuerhalten und Ihre Rolle gut wahrzunehmen.
In diesem Artikel wird erläutert, wann und wie Sie am Arbeitsplatz eine Verlängerung beantragen können, und es werden Beispiele bereitgestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihren eigenen Antrag zu stellen.
Wann sollte man um eine Verlängerung bitten?
Sie sollten eine Verlängerung beantragen, sobald Sie wissen, dass Sie die ursprüngliche Frist nicht einhalten können. Ihre Frist kann sich auf andere Teile des Projekts auswirken, beispielsweise auf die Fähigkeit anderer Teammitglieder, ihre Arbeit abzuschließen, sowie auf das offizielle Abschlussdatum des Projekts. Wenn Sie so früh wie möglich eine Verlängerung beantragen, kann Ihr Vorgesetzter mehr Zeit haben, den Projektzeitplan und den Arbeitsablauf anzupassen. Zu den Situationen, in denen Sie möglicherweise eine Fristverlängerung beantragen müssen, gehören:
Das Projekt erfordert mehr Arbeit oder Forschung als erwartet.
Der ursprüngliche Projektplan berücksichtigte nicht alle Faktoren.
Sie warten auf die notwendigen Materialien, um Ihren Teil des Projekts abzuschließen.
Sie hätten der Fertigstellung eines anderen Projekts Vorrang einräumen sollen.
Sie hatten keinen Zugang zur notwendigen Ausrüstung.
Sie befinden sich in einem persönlichen Notfall, der Sie arbeitsunfähig macht.
So beantragen Sie einen Aufschub bei der Arbeit
Befolgen Sie diese Schritte, um einen effektiven Verlängerungsantrag zu stellen:
1. Bestimmen Sie die Wichtigkeit der Frist
Bevor Sie offiziell eine Verlängerung beantragen, prüfen Sie die Art der Frist. Fragen Sie, ob der Projektzeitplan flexibel ist. Wenn die Frist auf den 25. festgelegt ist, fragen Sie sich möglicherweise, ob dies eine harte Frist ist oder ob das Ziel darin besteht, das Projekt bis zum Ende des Monats abzuschließen. Die Antwort Ihres Managers enthält möglicherweise weitere Informationen darüber, ob eine Verlängerung beantragt werden sollte.
2. Entscheiden Sie, wie Sie fragen möchten
Die Methode, mit der Sie eine Anfrage stellen, kann sich darauf auswirken, wie gut Ihr Vorgesetzter sie erhält. Wenn Sie normalerweise per E-Mail mit dem Projektmanager kommunizieren, stellen Sie Ihre Anfrage per E-Mail.
Sie können Ihre Frage auch persönlich oder telefonisch stellen. In jedem Fall sollten Sie nach dem Gespräch auch eine Folge-E-Mail senden, um die neue Frist und alle anderen von Ihnen besprochenen zusätzlichen Informationen zu bestätigen.
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3. Geben Sie einen konkreten Grund an
Berücksichtigen Sie die Umstände, unter denen Sie eine Verlängerung beantragen, und geben Sie den konkreten Grund an. Die Erklärung, dass das Projekt mehr Recherche erfordert als erwartet oder komplexer als erwartet ist, kann ein wirksamer Einstieg in die Diskussion über einen neuen Termin sein. Ein persönlicher Notfall oder mildernde Umstände können triftige Gründe sein, aber seien Sie immer ehrlich zu Ihrem Vorgesetzten.
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4. Zeigen Sie Ihre Hingabe
Versuchen Sie, Ihr Engagement für das Projekt zu kommunizieren, wenn Sie um eine Verlängerung bitten. Erklären Sie, dass Sie einen weiteren Tag benötigen, um sicherzustellen, dass das Produkt den Standards des Kunden entspricht, dass Sie auf Materialien warten, um den Auftrag korrekt abzuschließen, oder dass Sie Überstunden machen werden, um einen neuen Termin einzuhalten. Indem Sie Ihrem Vorgesetzten zeigen, dass Sie daran arbeiten, bei einem Projekt das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, auch wenn Sie mehr Zeit benötigen, können Sie eine positive Beziehung zu ihm aufrechterhalten. Wenn Ihr Engagement klar erkennbar ist, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie Ihrer Bitte nachkommen und Ihnen zukünftige Projekte anvertrauen.
5. Bieten Sie an, Ihre Fortschritte zu teilen.
Wenn möglich, bieten Sie an, einen abgeschlossenen Teil eines Projekts oder einen ersten Entwurf eines Berichts zu teilen. Mithilfe dieses Fortschrittsnachweises können Sie Ihrem Vorgesetzten und Ihrem Team zeigen, wie weit Sie bei der Fertigstellung Ihrer Arbeit gekommen sind, und ihnen sogar alle notwendigen Materialien zur Verfügung stellen, die sie möglicherweise für die Arbeit an ihrem Teil des Projekts benötigen.
Während Sie daran arbeiten, eine neue Frist einzuhalten, halten Sie Ihren Vorgesetzten über neue Versionen Ihrer Arbeit oder Fortschrittsbenachrichtigungen auf dem Laufenden. Diese Strategie zeigt, dass Sie diese zusätzliche Zeit optimal nutzen.
6. Legen Sie eine angemessene neue Frist fest.
In Ihrem Verlängerungsantrag muss genau angegeben sein, wie viel Zeit Sie benötigen und bis zu welchem Termin Sie Ihre Arbeit abschließen werden. Erwägen Sie, Ihren Vorgesetzten mit einer proaktiven Lösung zu kontaktieren, die in Ihrem Verlängerungsantrag enthalten ist. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung eines neuen Termins die Bedürfnisse des Vorgesetzten oder Kunden und die Schritte, die Sie noch unternehmen müssen, um die Arbeit abzuschließen. Sie können messen, wie lange jeder Schritt dauern wird, um eine neue erreichbare Frist festzulegen. Die von Ihnen vorgeschlagene Frist zeigt auch Ihr Engagement für Ihre Verantwortung und hilft Ihnen, das Vertrauen zu Ihrem Vorgesetzten aufrechtzuerhalten.
7. Drücken Sie Dankbarkeit aus
Drücken Sie am Ende Ihrer Anfrage und nach Erhalt der Verlängerung Ihre Wertschätzung für die zusätzliche Zeit und das Verständnis Ihres Vorgesetzten aus. Eine schnelle Entschuldigung für die Verzögerung oder die Unannehmlichkeiten kann dem Manager oder Kunden helfen, die neue Frist gnädig zu akzeptieren.
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Beispiele für Verlängerungsanträge
Verwenden Sie die folgenden Beispiele für Verlängerungsanträge, um einen Antrag auf eine neue Frist zu stellen:
Beispiel einer Dialoganfrage
„Hallo Maria, der Budgetbericht dieses Monats ist aufgrund zweier neuer Marketingkampagnen und neuer Mitarbeiterschulungen anspruchsvoller als sonst. Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen die fertigen Portionen zusenden, aber wenn ich noch zwei Tage Zeit hätte, um den vollständigen Bericht fertigzustellen, könnte ich Ihnen eine genauere Analyse geben.“
Beispiel einer formellen Anfrage per E-Mail
Betreff: Antrag auf Projektverlängerung
Sehr geehrte Frau Hernandez,
Ich sende eine E-Mail, um eine Fristverlängerung für ein Marktforschungsprojekt zu beantragen. Es dauerte länger als erwartet, auf die richtigen Quellen zuzugreifen, aber mehrere Lieferanten teilten mir mit, dass sie mich diese Woche kontaktieren würden. Ich glaube, dass die Verzögerung zu einem genaueren und umfassenderen Bericht führen wird.
Ich möchte das Projekt am Freitag, den 16. August, statt am Montag, den 12. August, einreichen. Gerne reiche ich Ihnen vor diesem Datum einen vorläufigen Bericht ein, wenn Sie ihn einsehen möchten.
Wir entschuldigen uns für die Verzögerung und danken Ihnen für Ihr Verständnis in dieser Angelegenheit.
Aufrichtig,
Allison Iwasko
Beispiel für E-Mail-Tracking
Betreff: Projektschluss 16. August.
Liebe Maria,
Diese E-Mail ist eine Fortsetzung unseres vorherigen Gesprächs und bestätigt, dass die Frist für den Haushaltsbericht dieses Monats vom 14. August auf den 16. August verschoben wurde.
Nochmals vielen Dank für die Erweiterung; Ich schätze Ihr Verständnis und Ihre Flexibilität.
Aufrichtig,
Jamie Lamasso