So zitieren Sie einen Anhang in einem Geschäftsbrief (mit Beispielen) • BUOM

19. August 2021

Das Zitieren von Anhängen ist eine wichtige Fähigkeit für Menschen, die im Rahmen ihrer Arbeit Geschäftsbriefe verfassen. Bei Geschäftsbriefen handelt es sich bei Anhängen um zusätzliche Dokumente, die Sie dem Brief beim Versenden hinzufügen oder beifügen. Wenn Sie einen Anhang zitieren müssen, können Sie eine Reihe von Schritten befolgen, um sicherzustellen, dass der Empfänger ihn erhält. In diesem Artikel erklären wir, was ein Anhang ist, wie man ihn zitiert und geben ein Beispiel für einen Anhang in einem Geschäftsbrief.

Was ist ein Anhang in einem Geschäftsbrief?

Ein Anhang ist ein weiteres Dokument, das Sie einem Geschäftsbrief hinzufügen. In der Regel schreiben Sie Geschäftsbriefe an Personen außerhalb Ihrer Organisation, es handelt sich also häufig um offizielle Dokumente. Es ist wichtig, das richtige Format und die richtige Etikette einzuhalten, um beim Empfänger einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Anhänge unterscheiden sich von Anhängen dadurch, dass es sich bei Anhängen in der Regel um separate Dokumente handelt, während Anhänge in der Regel den Inhalt der E-Mail erweitern. Zu den Anhangstypen können Artikel, Bilder, Lebensläufe oder andere Dokumente gehören. Wenn Sie beispielsweise ein Anschreiben verfassen, können Sie Ihren Lebenslauf als Anhang hinzufügen.

Sie müssen den Anhang nicht im Text der E-Mail erwähnen. Wenn Sie stattdessen einem Geschäftsbrief Anhänge hinzufügen, ist es wichtig, diese am Ende des Dokuments zu zitieren. Der Zweck des Zitats besteht darin, den Empfänger darüber zu informieren, dass der Anhang vorhanden ist, damit er ihn nicht übersieht. Das Zitieren von Anhängen kann es den Empfängern auch erleichtern, E-Mails zu verarbeiten und den benötigten Inhalt schneller zu finden.

So verlinken Sie auf einen Anhang in einem Geschäftsbrief

In geschäftlichen E-Mails haben Links zu Anhängen ein bestimmtes Format. Es ist wichtig, sie richtig zu zitieren, um Ihre Professionalität zu zeigen. Hier sind vier einfache Schritte, die Sie befolgen können, um einen Anhang in einem Geschäftsbrief zu zitieren:

1. Fügen Sie Ihrem Brief einen Abschluss hinzu

Bevor Sie den Anhang zitieren, fügen Sie Ihrem Geschäftsbrief ein Fazit hinzu. Schreiben Sie eine Überschrift wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“. Fügen Sie dann am Ende des Dokuments Ihren Namen und Ihre Unterschrift hinzu. Es ist wichtig, diesen Schritt abzuschließen, da sich alle Anhänge normalerweise unten auf der letzten Seite des Dokuments befinden.

2. Achten Sie auf den Anhang unter Ihrer Unterschrift.

Unterhalb Ihrer Unterschrift, am linken Rand der Seite ausgerichtet, sehen Sie möglicherweise einen Anhang. Sie können das Wort „Enclosure“ vollständig schreiben oder Abkürzungen wie „Enc“ verwenden. oder „Adj.“ Sie können wählen, welche Abkürzung Sie verwenden möchten. Versuchen Sie jedoch, konsistent zu bleiben, wenn Sie regelmäßig E-Mails mit Anhängen an dieselbe Organisation senden.

3. Notieren Sie den Namen des angehängten Dokuments

Sobald Sie den Anhang bemerken, können Sie einen Dokumenttitel hinzufügen. Dies ist nicht notwendig, kann aber dazu beitragen, dass der Empfänger weiß, was ihn erwartet. Das Hinzufügen eines Dokumenttitels kann auch nützlich sein, wenn Sie mehr als ein Dokument hinzufügen, damit der Empfänger jedes Dokument finden kann. Wenn Sie Dokumentüberschriften hinzufügen möchten, stellen Sie sicher, dass die Überschriften eindeutig mit den Dokumenten übereinstimmen und für den Empfänger verständlich sind.

4. Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu

Bei Bedarf können Sie Ihrem Anhang auch eine Beschreibung hinzufügen. Dieser Schritt ist ebenfalls optional, kann aber dabei helfen, den Inhalt des Anhangs für den Empfänger zu klären. Das Hinzufügen von Beschreibungen kann auch nützlich sein, wenn Sie mehrere Dokumente einbinden, da es den Empfängern dabei hilft, das richtige Dokument zu finden und es voneinander zu unterscheiden.

Beispiele für Anhänge in Geschäftsbriefen

Das Zitieren von Anhängen kann einfacher sein, wenn Sie Beispielen folgen können. Hier sind zwei verschiedene Beispiele für die Zitierung von Anhängen in Geschäftsbriefen:

Beispiel 1

Hier ein Beispielzitat aus der Bewerbung:

*Im Lieferumfang enthalten: Produktmontageanleitung (1), Produktbilder (3)*

In diesem Beispiel wird eine Abkürzung anstelle des vollständigen Worts verwendet. Das Angebot bedeutet, dass es zwei Anhänge gibt – eine Produktmontageanleitung und Produktbilder. Die Zahlen in Klammern geben an, wie viele Dokumente von jedem Dokument vorhanden sind. Das bedeutet, dass es sich um eine Produktmontageanleitung und drei Produktbilder handelt.

Beispiel 2

Hier ist ein weiteres Beispielzitat aus der App:

*Gehäuse: 2*

Dies ist eine komprimiertere Version. Das Zitat zeigt die gleiche Anzahl an Anhängen, lässt jedoch die Beschreibungen weg. Diese Art der Bewerbungszitierung kann nützlich sein, wenn Sie Ihr Zitat einfach und prägnant halten möchten.

Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen

Hier sind einige Tipps, die Sie befolgen können, wenn Sie Anhänge in geschäftliche E-Mails einfügen:

Sei präzise

Einer der wichtigsten Tipps für das Einfügen von Anhängen in Geschäftsbriefe ist, sich so kurz wie möglich zu fassen. Klares und prägnantes Schreiben kann dazu beitragen, dass Ihr Brief für den Empfänger verständlich ist. Wenn Sie beispielsweise keinen Titel oder keine Beschreibung eines Anhangs angeben müssen, können Sie diese Informationen in der E-Mail weglassen und einfach „Anhang“ unter Ihre Signatur schreiben.

Begrenzen Sie Ihre Zäune

Es ist auch wichtig, die Anzahl der Anhänge, die Sie einem einzelnen Geschäftsbrief beifügen, zu begrenzen. Dies kann dem Empfänger helfen, jedes Dokument leicht zu finden. Versuchen Sie, Ihrem Brief nur die notwendigsten Anhänge beizufügen, da Sie in einem anderen Brief jederzeit weitere Informationen erhalten können.

Organisieren Sie alle Ihre Schränke

Noch ein Tipp: Ordnen Sie Ihre Bewerbungen in der Reihenfolge, in der Sie Ihre Zitate aufführen. Dies kann es dem Empfänger erleichtern, den gesuchten Anhang zu finden. Dies trägt auch dazu bei, dass Ihr Dokument ordentlich und professionell bleibt.

Überprüfen Sie Ihre E-Mails noch einmal

Nachdem Sie Ihren Brief geschrieben und Ihre Anhänge hinzugefügt haben, lesen Sie ihn unbedingt Korrektur und überprüfen Sie ihn, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Stellen Sie sicher, dass die Beschreibung jedes Anhangs mit dem Titel des Dokuments übereinstimmt und stellen Sie sicher, dass Ihre Anhänge in der richtigen Reihenfolge sind. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Brief zu überprüfen, können Sie sicherstellen, dass er vollkommen korrekt ist und ihn professioneller erscheinen lässt.